Probablemente te registraste en Productive.io porque querías tomarte en serio tus márgenes. Es una herramienta potente para analizar números.
Pero después de un tiempo, podrías sentir que lo que estás gestionando es una hoja de cálculo bonita.
Las quejas más comunes de los usuarios resaltan un tema recurrente: Productive es ideal para el contador, pero puede ser un dolor de cabeza para el gestor de proyectos y el equipo creativo.
La interfaz puede sentirse rígida, el CRM se describe a menudo como "básico" y la curva de aprendizaje para los nuevos empleados es pronunciada.
Si buscas una herramienta de gestión de agencias que tu equipo realmente disfrute usar, deberías considerar soluciones alternativas.
Analicemos qué hace bien Productive, en qué falla y qué buscar en sus sustitutos.
¿De qué trata Productive?
Productive se presenta como una herramienta integral para agencias, con un enfoque muy marcado en la "facturabilidad". Trata cada acción como una transacción.
Su mayor fortaleza reside en el presupuesto y la planificación de recursos. Te indica exactamente cuánto beneficio estás obteniendo por empleado y por proyecto.
Sin embargo, este enfoque en los números a menudo se produce a expensas de la usabilidad y la creatividad.
Los usuarios comentan que, si bien los informes son excelentes, la gestión diaria de tareas se siente torpe.
Carece de funciones de "habilidades blandas", como el intercambio de conocimientos internos o la lluvia de ideas visual que los equipos creativos necesitan para realizar el trabajo que realmente genera ingresos.
¿Por qué buscar una alternativa a Productive.io?
Productive es robusto, pero no siempre es "productivo" para las personas que realizan el trabajo.
Aquí tienes tres de los principales problemas a los que se enfrentan las agencias en crecimiento.
1. La interfaz de "fatiga de hoja de cálculo"
Un sentimiento común en las redes sociales es que navegar por Productive resulta "frustrante". Requiere demasiados clics para llegar a donde quieres y la interfaz de usuario puede sentirse estática.
Así es como se ve esto en la práctica:
Tu gestor de proyectos quiere actualizar a un cliente sobre el estado del proyecto.
En Productive, para hacer una actualización simple, tienen que encontrar la tarea, cambiar el estado y luego cambiar a una pestaña separada dentro de la ventana de la tarea para registrar su tiempo.
Debido a que la herramienta está diseñada para "finanzas perfectas", les obliga a categorizar cada minuto en un "Servicio" específico antes de poder guardar.
Para cuando han satisfecho los requisitos de la base de datos y navegado por las pestañas secundarias, han perdido el impulso de lo que realmente querían decirle al cliente.
Cuando una herramienta es difícil de navegar, tu equipo deja de actualizarla. Y cuando dejan de actualizarla, tus “datos financieros perfectos” dejan de ser precisos.
2. Un CRM que parece una ocurrencia tardía
Productive tiene un embudo de ventas, pero es limitado. Trata las ventas simplemente como "pre-proyectos".
Considera este escenario común en una agencia:
Un cliente potencial descarga tu "white paper", asiste a un seminario web, solicita una propuesta, necesita tres rondas de revisiones, involucra a su director financiero en la decisión y finalmente firma después de dos meses.
El CRM básico de Productive no puede rastrear este ciclo de maduración.
No puedes configurar secuencias de seguimiento automatizadas ni activar flujos de trabajo basados en el comportamiento de los clientes potenciales, lo que significa que seguirás necesitando un CRM de terceros para gestionar el proceso de "venta" real.
3. Sin espacio para el "conocimiento"
Las agencias venden experiencia. Sin embargo, Productive ofrece muy poco en cuanto a la gestión del conocimiento.
Imagina este flujo de trabajo:
Un nuevo diseñador se une a tu equipo a mitad de proyecto. Necesita encontrar las guías de marca para la campaña de un cliente.
En Productive, pueden ver que el proyecto existe y la fecha límite, pero ¿dónde están los activos reales?
Revisan tres carpetas diferentes de Google Drive, se desplazan por dos meses de mensajes de Slack y finalmente preguntan a un colega que está de vacaciones.
Dos horas de tiempo facturable quemadas antes de que puedan siquiera comenzar el trabajo de diseño real.
Puedes registrar el tiempo, ¿pero dónde guardas los PNT (procesos normalizados de trabajo), las guías de marca o los briefings creativos?
Cuando un cliente pide “esa variación del logotipo que discutimos en marzo”, tu equipo no debería ir en una búsqueda del tesoro para encontrarlo.
Terminas pagando Productive más Notion más Slack más Google Workspace. Tu equipo sigue perdiendo el tiempo saltando de uno a otro.
¿Qué buscar en una alternativa a Productive?
Si quieres una plataforma de gestión empresarial "todo en uno" que maneje tanto el dinero como la creatividad, la solución adecuada puede ofrecerte exactamente lo que necesitas.
1. Interfaz personalizable
Tu equipo no debería tener que adaptarse a diseños de software rígidos.
Productive obliga a todos a usar la misma vista, ya seas un diseñador que necesita acceso rápido a los briefings creativos o un gerente al que solo le importan los ritmos de consumo del presupuesto.
Esta es la realidad diaria:
Tu director creativo abre Productive e inmediatamente ve columnas de "horas facturables", "asignación de recursos" y "márgenes de beneficio", ninguna de las cuales le ayuda a revisar conceptos de campaña.
Mientras tanto, tu gerente de cuentas tiene que desplazarse más allá de los activos creativos y los comentarios de diseño para encontrar el estado de pago del cliente.
Busca alternativas que te permitan personalizar lo que ve cada miembro del equipo.
La plataforma adecuada permite reorganizar campos, ocultar datos irrelevantes y crear paneles específicos para cada función.
Cuando la interfaz coincida con la forma en que tu equipo realmente trabaja, dejarán de evitar el software.
2. Finanzas reales, mejor usabilidad
No deberías tener que elegir entre un seguimiento preciso de los beneficios y una interfaz usable.
La alternativa adecuada funciona así:
Un empleado registra el tiempo deteniendo el temporizador en una tarea. El sistema ya sabe que la tarea es facturable, aplica automáticamente la tarifa por hora correcta y actualiza el margen del proyecto en tiempo real.
Tus datos financieros se mantienen precisos porque tu equipo realmente utiliza la herramienta.
Una alternativa de calidad te permite realizar un seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables, emitir facturas y supervisar el flujo de caja igual que Productive, pero sin pelearte con el sistema.
3. Un verdadero espacio de trabajo "creativo"
Los proyectos no empiezan con presupuestos. Empiezan con ideas.
Esto es lo que significa en la práctica:
Durante el inicio de tu próxima campaña, tu equipo abre un mapa mental directamente en la plataforma. Hacen una lluvia de ideas visual, conectan ideas relacionadas y luego usan estos nodos para crear tareas reales del proyecto con fechas límite y asignaciones.
Sin cambiar entre software de lluvia de ideas y de gestión de proyectos.
Productive trata la creatividad como algo secundario.
Busca alternativas con herramientas de planificación visual integradas y flujos de trabajo ágiles para agencias que trabajan en sprints.
4. Portal de clientes con marca blanca
Aunque Productive te permite invitar a clientes, la alternativa adecuada te permite impresionarlos.
Imagina la experiencia de tu cliente:
Los clientes inician sesión en un portal con un dominio personalizado con tu nombre, tus colores de marca y tu logotipo.
Verifican el estado del proyecto, aprueban estimaciones y se comunican con tu equipo en los comentarios.
Este portal se siente como una extensión de tu agencia, no como una herramienta de terceros.
Estos pequeños detalles elevan la profesionalidad de tu agencia ante clientes de alto valor y hacen que la colaboración sea sencilla.
5. Automatización avanzada
Mover tareas manualmente es tiempo facturable desperdiciado.
El flujo de trabajo debería ser fluido:
Tu equipo de ventas marca un trato como "ganado" en el CRM.
El sistema crea inmediatamente el proyecto, asigna miembros del equipo según tus plantillas, genera la primera factura y envía el correo electrónico de inicio al cliente.
Flowlu aúna la colaboración entre equipos, la gestión de clientes y proyectos, el intercambio de conocimientos y el seguimiento financiero, todo en un mismo lugar. Con Flowlu, puede automatizar las tareas repetitivas que le ralentizan. Confíe en los informes en tiempo real para obtener información sobre lo que funciona y lo que puede mejorar. Flowlu ofrece varias visualizaciones de tareas, como Kanban, listas o calendarios, para que pueda visualizar el trabajo de la forma que mejor se adapte a su equipo. Con todos los datos en un solo lugar, tomar decisiones con conocimiento de causa es más sencillo que nunca. El objetivo es reducir el esfuerzo de las tareas diarias, para que pueda concentrarse en lo que realmente importa: hacer crecer su negocio y ofrecer valor a sus clientes.
Smartsheet
Seguimiento de proyectos con un toque familiar de hoja de cálculo
La interfaz de estilo hoja de cálculo de Smartsheet facilita el seguimiento de proyectos, la colaboración con equipos y la automatización de flujos de trabajo. Desde detallados diagramas de Gantt hasta sencillas listas de tareas, se adapta a las necesidades de cualquier equipo. Gestiona todo, desde la estrategia a gran escala hasta las tareas cotidianas, en un espacio de trabajo flexible.
ProofHub
Control exhaustivo del proyecto
ProofHub ofrece una plataforma todo en uno para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. Planifique, organice y entregue proyectos de forma eficiente, manteniendo la comunicación centralizada. Con funciones como el calendario de tareas, las pruebas en línea y el chat integrado, tu equipo se mantendrá conectado y sincronizado. Es una solución integral que aporta claridad y control a tus flujos de trabajo.
Zoho One
Paquete empresarial completo
Zoho One es una plataforma empresarial completa con más de 40 aplicaciones integradas, que cubren todos los ámbitos, desde las ventas al marketing, pasando por la gestión de proyectos. Agiliza tus operaciones manteniendo todas tus herramientas bajo un mismo nombre de usuario. Personaliza y amplía la plataforma a medida que crece tu negocio, sin preocuparte por la complejidad de gestionar varios sistemas.
Trello
Gestión de equipos ágiles
Los clásicos tableros y tarjetas de Trello hacen que sea fácil (e incluso un poco divertido) ver tus proyectos de un vistazo. Crea, organiza y mueve tareas a través de tu flujo de trabajo con sólo unos clics. Tanto si se trata de una lista de tareas personales como de un proyecto de equipo, Trello mantiene todo sencillo y justo donde lo necesitas.
Jira
Gestión ágil de proyectos para equipos de desarrollo
Jira está diseñado para equipos de desarrollo que necesitan herramientas potentes para el seguimiento de tareas, errores y características. Es compatible con las metodologías Scrum y Kanban, y ofrece una gran personalización y funciones de generación de informes. Automatiza los flujos de trabajo y obtén visibilidad del progreso de tu proyecto, al tiempo que te integras a la perfección con tus herramientas existentes.
ActiveCollab
Herramienta todo en uno para equipos inteligentes
ActiveCollab te ayuda a gestionar tareas, controlar el tiempo y colaborar con tu equipo, todo en un mismo lugar. Su interfaz intuitiva hace que la gestión de proyectos se sienta sin esfuerzo, lo que le permite centrarse en hacer las cosas. Desde la asignación de tareas hasta la facturación a los clientes, ActiveCollab cubre todos los aspectos de su flujo de trabajo.
WorkflowMax
Gestor del ciclo de vida del proyecto
WorkflowMax gestiona todo el ciclo de vida de sus proyectos, desde la generación de contactos hasta la facturación. Perfecto para empresas de servicios, simplifica el seguimiento del tiempo, la gestión de tareas y los informes financieros. Con información detallada sobre la rentabilidad de los proyectos, siempre sabrá en qué punto se encuentra su negocio.
Dubsado
Herramienta de proyecto centrada en el cliente
Dubsado combina CRM, gestión de proyectos y facturación en una potente plataforma diseñada para empresas orientadas al cliente. Desde el envío de contratos hasta la gestión de las comunicaciones con los clientes, Dubsado automatiza las tareas rutinarias para que puedas centrarte en ofrecer un gran trabajo. Su interfaz limpia hace que sea fácil hacer un seguimiento de los proyectos, calendarios y facturas en un solo lugar.
Favro
Colaboración ágil en equipo
Favro ayuda a los equipos a adaptarse y escalar con flujos de trabajo flexibles y colaboración en tiempo real. Gestione sprints, proyectos y hojas de ruta con una plataforma intuitiva que crece con su equipo. Controla el progreso, ajusta las prioridades y colabora entre departamentos, todo desde una herramienta adaptable.
Scoro
Gestión empresarial completa
Scoro combina la gestión de proyectos, la facturación y la generación de informes en una única experiencia. Gestione sus tareas, controle el tiempo y obtenga información en tiempo real sobre la rentabilidad de los proyectos con la plataforma todo en uno de Scoro. ¿Dirige una agencia creativa o una empresa de servicios profesionales? Scoro le ayuda a optimizar todos los aspectos de su negocio con facilidad.
LiquidPlanner
Programación predictiva de proyectos
LiquidPlanner utiliza la programación predictiva para ofrecer a los equipos una visión clara de los plazos y los recursos. Se ajusta dinámicamente a medida que cambian las prioridades, garantizando que su equipo se centre en las tareas más importantes. Las herramientas de previsión en tiempo real de la plataforma le permiten gestionar la incertidumbre y tomar decisiones con conocimiento de causa.
Basecamp
Colaboración en equipo simplificada
Basecamp facilita la colaboración de los equipos manteniendo todo organizado en un solo lugar: tareas, archivos y mensajes. Con su interfaz limpia y su diseño intuitivo, nunca te sentirás abrumado por el desorden. Es una herramienta sencilla para equipos que necesitan una forma sencilla de mantenerse sincronizados.
Nifty
Seguimiento de proyectos en tiempo real
Nifty combina la gestión de tareas, la colaboración y los plazos de los proyectos en una plataforma intuitiva. Planifica y realiza el seguimiento de tus proyectos de principio a fin con actualizaciones en tiempo real que mantienen a todos alineados. La interfaz fácil de usar de Nifty y sus funciones de automatización la hacen ideal para equipos en crecimiento que necesitan flexibilidad.
ProjectLibre
Gestor de proyectos de código abierto
ProjectLibre es una alternativa gratuita y de código abierto a costosas herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Project. Con sólidas funciones como diagramas de Gantt, seguimiento de tareas y gestión de recursos, es ideal para equipos con un presupuesto limitado. ProjectLibre es lo bastante potente para gestionar proyectos complejos, pero lo bastante sencillo para el uso cotidiano.
Bitrix24
Colaboración empresarial integrada
Bitrix24 combina la gestión de proyectos, comunicación y CRM en una única plataforma integrada. Gestione tareas, colabore con su equipo y mantenga la información del cliente organizada, todo sin salir de la aplicación. Diseñado para equipos pequeños y grandes organizaciones por igual, Bitrix24 ofrece las herramientas que necesita para agilizar las operaciones.
TeamGantt
Gestión sencilla del diagrama de Gantt
TeamGantt simplifica la planificación de proyectos con su intuitiva interfaz de diagrama de Gantt de arrastrar y soltar. Visualice sus tareas, establezca dependencias y mantenga a su equipo alineado con los plazos, todo ello con una configuración mínima. Es perfecto para los equipos que quieren una manera fácil de seguir el progreso del proyecto sin software complicado.
Plutio
Gestión de empresas autónomas
Plutio está pensado para autónomos y pequeños equipos que necesitan una solución todo en uno para gestionar tareas, clientes y facturas. Ofrece todo lo que necesitas para llevar tu negocio a la perfección, incluido el seguimiento de proyectos y la comunicación, sin necesidad de cambiar de herramienta. Los flujos de trabajo personalizables te permiten gestionar los proyectos a tu manera, y la facturación integrada te ayuda a cobrar más rápido.
Microsoft Project
Planificación avanzada de proyectos
Microsoft Project es una herramienta completa para planificar, programar y gestionar proyectos de cualquier tamaño. Con sus potentes diagramas de Gantt, herramientas de gestión de recursos y funciones de generación de informes, es la plataforma a la que recurren los gestores de proyectos de todo el mundo. Personalice sus flujos de trabajo, asigne recursos y realice un seguimiento del progreso con datos en tiempo real.
Airtable
Base de datos de tareas flexible
Airtable combina la sencillez de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos para ofrecerle un espacio de trabajo flexible para gestionar cualquier proyecto. Organice sus tareas, datos y proyectos de una manera que tenga sentido para su equipo, con vistas personalizables y potentes automatizaciones. La adaptabilidad de Airtable lo hace perfecto para todo, desde la planificación de contenidos hasta el desarrollo de productos.
Redmine
Seguimiento de tareas de código abierto
Redmine es una herramienta de gestión de proyectos versátil y de código abierto diseñada para equipos que necesitan flexibilidad. Realiza el seguimiento de problemas, tareas y plazos mientras se integra perfectamente con tus herramientas favoritas. Ideal para gestionar el desarrollo de software o ejecutar sprints ágiles, Redmine ofrece una experiencia personalizable que se adapta a su flujo de trabajo.
Planview
Gestión de proyectos empresariales
Planview (antes Clarizen) ofrece una gestión de proyectos de nivel empresarial con sólidas funciones diseñadas para operaciones a gran escala. Es perfecta para equipos que necesitan herramientas avanzadas de seguimiento, asignación de recursos y colaboración en una plataforma centralizada. Planifique, ejecute y entregue proyectos complejos a la vez que obtiene información en tiempo real sobre cada aspecto de su flujo de trabajo.
Accelo
Automatización del negocio de servicios
Accelo está diseñado para empresas de servicios que necesitan gestionar proyectos, clientes y facturación en un solo lugar. Realice un seguimiento del tiempo, automatice los flujos de trabajo y mantenga los proyectos dentro de los plazos previstos, al tiempo que garantiza la satisfacción del cliente. Accelo integra todas las partes del proceso de prestación de servicios, desde la generación de clientes potenciales hasta la facturación.
Avaza
Colaboración en equipo basada en la nube
Avaza reúne la gestión de proyectos, la colaboración en equipo y la facturación en una única plataforma basada en la nube. Organiza tareas, controla el tiempo y gestiona las comunicaciones con los clientes sin necesidad de herramientas independientes. Su interfaz limpia y sus potentes funciones la convierten en una gran opción para los equipos que buscan simplificar los flujos de trabajo y aumentar la productividad.
Paymo
Control del tiempo con facturación
Paymo está diseñado para equipos y autónomos que necesitan gestionar proyectos, controlar el tiempo y gestionar la facturación desde una plataforma central. Es perfecto para las empresas que desean una forma sencilla de controlar las tareas, los plazos y la facturación a los clientes. El seguimiento y los informes en tiempo real de Paymo le ofrecen una visibilidad completa del progreso y la rentabilidad de los proyectos. Es una solución todo en uno para quienes desean gestionar el trabajo y los pagos sin esfuerzo.
HoneyBook
Automatización de los procesos de los clientes
HoneyBook ofrece una solución completa de gestión de clientes para autónomos y pequeñas empresas. Desde propuestas y contratos hasta pagos, te ayuda a agilizar todo el proceso con tus clientes. Sus funciones de automatización te facilitan la incorporación y la facturación, para que puedas centrarte en hacer un gran trabajo.
YouTrack
Seguimiento del desarrollo ágil
YouTrack ofrece una experiencia de gestión ágil de proyectos adaptada a los equipos de desarrollo. Realiza el seguimiento de tareas, errores y sprints con flujos de trabajo personalizables y funciones avanzadas de generación de informes. Sus potentes funciones de búsqueda y actualizaciones en tiempo real mantienen a tu equipo al tanto de cada tarea.
Asana
Flujos de trabajo simplificados
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a organizarse y hacer un seguimiento de las tareas. Es ideal para planificar, asignar responsabilidades y visualizar los plazos de los proyectos con una interfaz sencilla. Con funciones como tableros, listas e integraciones, Asana facilita la gestión de proyectos grandes y pequeños.
Wrike
Alineación del equipo en tiempo real
Wrike está diseñado para equipos que necesitan una visibilidad detallada de sus proyectos. Ofrece herramientas para la gestión de tareas, seguimiento del tiempo, y la colaboración en tiempo real, todo desde una sola plataforma. Los paneles e informes personalizables de Wrike hacen que sea fácil mantener a todos alineados y al tanto de los plazos.
Monday
Gestión visual de tareas
Monday es una herramienta visual de gestión de proyectos que se adapta al flujo de trabajo de tu equipo. Permite realizar un seguimiento de los proyectos, configurar automatizaciones y gestionar desde las tareas diarias hasta los grandes proyectos en una interfaz colorida y fácil de usar. Su flexibilidad la hace ideal para equipos de todos los tamaños que buscan agilizar sus procesos.
ClickUp
Centro de productividad personalizable
ClickUp es una plataforma de productividad integral en la que puedes gestionar tareas, documentos, objetivos y mucho más. Está diseñada para reemplazar varias aplicaciones al combinar la gestión de proyectos, la comunicación y la automatización en un solo lugar. Las vistas personalizables y las amplias integraciones ayudan a los equipos a adaptar su espacio de trabajo a sus necesidades.
Teamwork
Seguimiento de proyectos de principio a fin
Teamwork es una plataforma de gestión de proyectos diseñada para optimizar la colaboración en equipo. Permite a las empresas gestionar tareas, controlar el tiempo y estar al tanto de los plazos de los proyectos con facilidad. Con sus funciones centradas en el cliente, Teamwork simplifica la gestión de proyectos complejos y la coordinación de todos los miembros.
Preguntas frecuentes
Consulta la mayoría de las respuestas a las preguntas más frecuentes. Puedes encontrar aún más información en la base de conocimientos.
Productive es genial para calcular números, pero la mayoría de los equipos encuentran frustrante su uso diario.
La interfaz se siente tosca, el CRM es bastante básico y poner al día a las nuevas personas lleva una eternidad.
Las agencias quieren algo que rastree las finanzas igual de bien, pero que no haga que su equipo quiera evitar registrar el tiempo.
La mayoría de las agencias logran mover todo a Flowlu en 2-3 semanas. Podemos ayudarte a importar tus proyectos, clientes y otros datos. Tus resultados permanecen intactos, simplemente obtienes una mejor experiencia de aquí en adelante.
Sí, eso es exactamente para lo que lo construimos.
Manejamos todo lo que necesitan las empresas de servicios profesionales: planificación de recursos, entrega de proyectos, seguimiento del tiempo, facturación y previsión.
Flowlu funciona muy bien para agencias de marketing, consultores de TI, bufetes de abogados y cualquier negocio que facture por tiempo y experiencia.
La curva de aprendizaje es mucho más corta que la de Productive.
Dado que todos pueden personalizar su vista, tus diseñadores solo ven cosas de diseño y tus gestores de proyectos se centran en los cronogramas y presupuestos.
La mayoría de la gente lo entiende en su primera semana en lugar de luchar durante un mes.
Te damos herramientas visuales de planificación de recursos para que puedas ver quién está saturado y quién tiene disponibilidad.
Facilita el equilibrio de las cargas de trabajo sin quemar a las personas ni dejar dinero sobre la mesa.
Absolutamente. Establece tarifas por hora para diferentes personas, tareas o proyectos, y calcularemos los márgenes de beneficio a medida que se registre el tiempo.
Obtienes un seguimiento del margen en tiempo real en cada trabajo: sin esperar a los informes de fin de mes para ver si estás ganando dinero.
Nuestro equipo te ayuda a mover todo: historiales de proyectos, información de clientes, registros financieros.
Mantienes todos tus datos históricos mientras mejoras la forma en que trabaja tu equipo.
A diferencia de las funciones de ventas básicas de Productive, construimos un CRM adecuado.
Puedes gestionar tu embudo de ventas, configurar seguimientos automatizados y convertir tratos ganados en proyectos con un solo clic.
No más pagar por múltiples herramientas.
Sí. Obtienes un portal de cliente de marca blanca que funciona en tu dominio.
Los clientes pueden verificar el progreso, aprobar estimaciones y enviar mensajes a tu equipo.
