Conceptos Esenciales de Presupuesto y Seguimiento de Gastos para ONG
Tal vez tu organización dependa de campañas de recaudación de fondos estacionales, una combinación de pequeñas subvenciones o unos pocos grandes donantes. O quizás tus financiadores tengan requisitos estrictos de informes, o estés gestionando varios programas e iniciativas con cronogramas distintos y necesidades financieras muy diferentes.
Sea cual sea tu estructura, hay algo que siempre es cierto: la forma en que planificas y haces seguimiento del gasto de tu ONG influye directamente en tu capacidad de generar impacto.
El presupuesto de una ONG consiste en crear una estructura financiera que refleje tus valores, respalde tu estrategia y mantenga la confianza de tus colaboradores. Seamos sinceros: las finanzas no son la actividad favorita de la mayoría. Elaborar un presupuesto y hacer seguimiento de gastos puede volverse abrumador rápidamente. La capacidad limitada, los ingresos impredecibles y los requisitos de cumplimiento pueden dificultar saber por dónde empezar o cómo mejorar.
Para ayudarte, exploraremos los fundamentos del presupuesto en organizaciones sin fines de lucro. Encontrarás una guía clara y práctica para crear un presupuesto funcional y hacer seguimiento de gastos, lo que facilita mantener tus finanzas alineadas con tu misión.
Entendiendo el Presupuesto en ONGs
Antes de construir un buen presupuesto, necesitas comprender los conceptos básicos, incluido el entorno único en el que operan las ONGs. Empecemos por lo que hace que el presupuesto en ONGs sea diferente del sector con fines de lucro.
¿Qué Hace Único al Presupuesto en ONGs?
A diferencia de las empresas que se centran en las ganancias, tu ONG debe equilibrar propósito, cumplimiento y recursos limitados, todo mientras mantiene la rendición de cuentas ante los donantes y las comunidades a las que sirve.
Tu objetivo es asignar cada dólar a tu misión de forma sostenible y transparente. Eso significa invertir en programas, pagar al personal y adquirir herramientas como software de recaudación de fondos intuitivo o plataformas pensadas para ONGs, como Flowlu, para la planificación de presupuestos y proyectos.
Aquí tienes algunas formas en que los presupuestos de ONGs difieren de los de empresas:
- Los presupuestos de ONGs están orientados por la misión: Tu presupuesto debe priorizar el impacto en la comunidad, no las ganancias.
- Las fuentes de ingresos pueden ser diversas e irregulares: A diferencia de las empresas con ingresos constantes, las ONGs suelen depender de subvenciones, donaciones y campañas estacionales. Esto puede hacer que el flujo de caja sea impredecible.
- Los fondos pueden estar restringidos: Algunos fondos vienen con condiciones. Los fondos restringidos deben usarse para fines específicos (como una subvención para un programa juvenil), mientras que los fondos no restringidos ofrecen mayor flexibilidad. Tu presupuesto debe reflejar ambos.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo varían los presupuestos en ONGs. Comprender estas dinámicas te ayudará a crear un plan financiero que respalde tu trabajo.
Componentes Clave de un Presupuesto para ONGs
El presupuesto de tu ONG define de dónde vendrá el dinero y en qué se gastará. Esto es lo que debes incluir:
1. Proyecciones de Ingresos: Considera todos los ingresos esperados: subvenciones ya aprobadas, donaciones previstas, patrocinadores corporativos y cualquier ingreso que generen tus programas.
2. Categorías de Gastos: Anticipa los costos en las principales áreas operativas, como:
- Gastos Administrativos: Costos operativos relacionados con sueldos, oficina, servicios, etc.
- Gastos de Programas: Costos directos relacionados con las actividades de tu misión, como el mantenimiento de exposiciones en un museo de arte
- Gastos de Recaudación de Fondos: Costos iniciales para herramientas de recaudación y actividades para generar ingresos, como eventos y materiales promocionales
3. Fondos Restringidos vs. No Restringidos: Usa líneas separadas para mostrar cómo se utilizarán los ingresos restringidos en programas específicos y cómo los no restringidos apoyarán los gastos generales.
4. Gastos Únicos o de Capital: Si prevés compras grandes y no recurrentes (como una actualización tecnológica o reformas), inclúyelas como partidas separadas.
Al incluir todos estos elementos clave, estarás ayudando a tu equipo a tomar mejores decisiones, comunicarse con transparencia con los financiadores y adaptarse cuando surjan cambios. Cuanto más sólido sea tu presupuesto, con más seguridad podrá tu equipo avanzar en la misión.
Tipos de Presupuesto
Es probable que tu ONG gestione más de un tipo de presupuesto, cada uno con un propósito diferente. Estos son cuatro tipos comunes:
- Presupuesto Operativo Anual: Es el presupuesto general de la organización para el año fiscal. Incluye todos los ingresos proyectados y sirve para guiar tanto la gestión diaria como las decisiones estratégicas.
- Presupuestos de Programas o Proyectos: Detallan los costos de ejecutar partes importantes de tu misión, como programas o iniciativas específicas.
- Presupuestos para Eventos: Hacen seguimiento de los costos específicos de eventos de recaudación o sensibilización. Ayudan a planificar la logística, fijar metas y evaluar el retorno de la inversión.
- Presupuestos para Propuestas de Subvenciones: Al solicitar una subvención, suele requerirse un presupuesto independiente que detalle cómo se utilizarán los fondos. Esto demuestra responsabilidad y buena gestión financiera ante los financiadores.
Mantener varios tipos de presupuestos permite a tu equipo planificar a diferentes niveles: a nivel organizacional, por programa y para propuestas específicas. Al usarlos en conjunto, estos presupuestos crean una hoja de ruta financiera integral que ayuda a priorizar recursos y operar con integridad.
Consejos para Crear el Presupuesto de Tu ONG
Crear el presupuesto de una ONG no tiene por qué ser complicado. Estos consejos te ayudarán a elaborar un plan que mantenga a tu organización enfocada, flexible y financieramente estable.
Revisa Datos Históricos
Observa la actividad financiera de tu organización en los últimos años. Trata de identificar patrones de gasto, ingresos estacionales y áreas donde las proyecciones no coincidieron con los ingresos reales. Aunque tus programas o fuentes de financiación hayan cambiado, los datos históricos te dan una base sólida para establecer cifras realistas. Herramientas como Flowlu pueden centralizar informes de gastos anteriores y registros de ingresos, facilitando esta revisión de forma más rápida y precisa.
Si tu ONG es nueva y no sabes cómo estructurar tu primer presupuesto, busca plantillas gratuitas como punto de partida. Muchas organizaciones usan plantillas básicas y las ajustan en función de sus ingresos y gastos anteriores. Aunque no sea una solución a largo plazo, una hoja de cálculo con columnas mensuales y algunas categorías clave puede ayudarte a empezar.
Involucra al Personal Clave y a los Miembros del Consejo
El presupuesto no debe ser una tarea individual. De hecho, elaborarlo de forma colaborativa mejora la precisión y el compromiso entre áreas.
Incluye al personal de programas, al equipo financiero y a los miembros del consejo (especialmente al tesorero y al comité financiero). El personal de programas puede aportar detalles sobre sus gastos, mientras que el consejo puede verificar que el presupuesto esté alineado con los objetivos y estrategias a largo plazo.
Usa Estimaciones Conservadoras de Ingresos
Es fácil ser optimista al proyectar ingresos, pero sobreestimar puede generar déficits que afecten tus programas. En su lugar, basa el presupuesto en ingresos confirmados o altamente probables, y coloca los ingresos potenciales o pendientes en una línea separada. Esta práctica te permite planificar de forma más responsable y reducir el riesgo de tener que hacer recortes a mitad de año.
Planifica el Flujo de Caja, No Solo Totales
Un presupuesto que se equilibra en el papel no garantiza operaciones fluidas. Los ingresos y los gastos no siempre ocurren al mismo tiempo, y esa diferencia puede causar dificultades importantes.
Para anticiparte, traza cuándo esperas recibir ingresos y cuándo tendrás que hacer pagos importantes durante el año. Esta visión mensual del flujo de caja te ayuda a prever períodos lentos y decidir si necesitas retrasar gastos, crear reservas o buscar otras fuentes de financiación.
Por ejemplo, si tu gala anual de recaudación —donde obtienes buena parte de los ingresos— se realiza en mayo, tal vez decidas postergar la compra de equipos hasta el verano. Este tipo de planificación evita faltantes de caja y te permite cumplir con tus compromisos.
Revisa Tu Presupuesto Durante el Año
El presupuesto debe adaptarse a medida que cambian las necesidades de la organización. Programa revisiones mensuales o trimestrales para ajustarte a nuevas oportunidades o desafíos y para asegurarte de que los recursos estén bien utilizados.
Por ejemplo, si en febrero recibes financiación inesperada, no tendrás que esperar hasta el verano para comprar ese equipo necesario. Podrías hacerlo de inmediato.
Por Qué es Importante Hacer Seguimiento de los Gastos en una ONG
Crear un presupuesto es solo el primer paso hacia la salud financiera. Registrar cómo se gasta el dinero es igual de importante. Si no haces seguimiento de los gastos, el presupuesto pierde sentido.
Veamos tres razones para controlar los gastos.
1. Cumplimiento de Requisitos Fiscales
Si tu ONG presenta el Formulario 990 o 990-EZ, debes mostrar cómo distribuyes los gastos entre programas, administración y recaudación de fondos. El IRS necesita ver registros claros y precisos, y también los quieren ver los donantes y organizaciones de control.
Registrar los gastos regularmente facilita la presentación de impuestos y evita errores que podrían poner en riesgo el estatus de exención fiscal.
2. Prevención de Errores o Mal Uso
Las ONGs con equipos pequeños y poca supervisión son más vulnerables a errores. Un sistema básico de seguimiento de gastos agrega una capa de seguridad.
Al revisar y aprobar gastos con frecuencia, es más fácil detectar irregularidades. Por ejemplo, puedes notar pagos duplicados o compras no autorizadas antes de que se conviertan en un problema serio.
3. Cumplimiento de Condiciones de Subvenciones
Las subvenciones suelen tener reglas específicas sobre cómo se debe gastar el dinero y cómo reportarlo. Si no llevas un registro claro, puedes perder la subvención o perjudicar futuras solicitudes.
Hacer un seguimiento detallado de los gastos garantiza el uso correcto de los fondos y te proporciona la documentación necesaria cuando llega el momento de informar a los financiadores.
Consejos para Hacer Seguimiento de Gastos
Hacer seguimiento de los gastos convierte tu presupuesto en una herramienta útil para mantener tus finanzas bajo control. Te brinda la información necesaria para tomar decisiones inteligentes, rendir cuentas y evitar correcciones de último minuto al presentar informes.
Con las herramientas y estrategias adecuadas, el seguimiento de gastos se convierte en un hábito útil en lugar de una carga. Veamos cómo puedes mejorar este proceso en tu ONG.
Invierte en la Tecnología Adecuada
Las hojas de cálculo pueden funcionar para organizaciones pequeñas que recién comienzan. Pero a medida que tu ONG crece, también lo hace la complejidad de tus finanzas. Invertir en un buen software de gestión de recursos puede ahorrarte tiempo y reducir problemas.
Una buena plataforma marca la diferencia. Busca funciones como:
- Contabilidad por fondos
- Seguimiento específico por subvención o programa
- Flujos simples de aprobación de gastos
- Integración con tus herramientas de recaudación de fondos o gestión de donantes
- Informes y paneles personalizables y compartibles
Las herramientas adecuadas hacen que el seguimiento de gastos no se sienta como una tarea pesada. Cuando los sistemas están conectados y los datos son fáciles de consultar, tu equipo puede centrarse en tomar decisiones alineadas con la misión. Por ejemplo, Flowlu ofrece seguimiento de proyectos, planificación de presupuestos y flujos de aprobación que puedes personalizar para el trabajo de tu ONG.
Haz Seguimiento y Conciliación de Gastos Regularmente (No Solo al Final del Año)
Esperar hasta fin de año fiscal para organizar tus gastos puede causar confusión, pérdida de información y estrés innecesario. Hacer seguimiento regularmente te da una visión más clara de la salud financiera de tu organización durante el año, y te permite detectar problemas antes de que escalen.
Crea una rutina para registrar y revisar gastos de forma semanal o quincenal. Luego, compara mensualmente los extractos bancarios con tus registros internos para asegurarte de que todo coincida. Esto facilitará mucho la declaración de impuestos, los informes de subvención y las presentaciones ante el consejo.
Implementa un Proceso Confiable para Aprobar Gastos
Sin un proceso claro de aprobación, los gastos pueden volverse desordenados o pasar desapercibidos. Define un sistema que mantenga a tu equipo alineado sobre cómo gastar. En tu política, establece pautas claras sobre:
- Quién puede hacer compras en nombre de la ONG
- Cuándo se requiere aprobación previa
- Quién puede aprobar gastos
- Qué comprobantes o notas se deben adjuntar para reembolsos o uso de tarjeta
Documentar y reforzar estas reglas deja claro lo que se espera y ayuda a minimizar errores. Con el tiempo, fomentarás una cultura de disciplina financiera en tu organización.
Empieza a Mejorar Tu Presupuesto y Seguimiento de Gastos
Presupuestar donaciones y hacer seguimiento de los gastos ayuda a generar confianza y demuestra a los donantes que gestionas bien los recursos.
Contar con procesos financieros sólidos ofrece claridad y control, incluso cuando los ingresos cambian o surgen imprevistos. No necesitas cifras perfectas para avanzar en tus proyectos; solo necesitas consistencia y colaboración.
Aprende con la práctica y mantente abierto a mejorar el proceso con el tiempo. El esfuerzo que dediques hoy al presupuesto y control de gastos será la base de mayor estabilidad e impacto mañana. Si necesitas una forma simple de gestionar las finanzas, proyectos y subvenciones de tu ONG en un solo lugar, Flowlu puede ayudarte a mantener todo organizado.
Sí. Incluso las ONG pequeñas o nuevas se benefician de tener un presupuesto básico. Ayuda a planificar con anticipación, tomar decisiones informadas y demostrar a los financiadores que manejan el dinero de forma organizada y responsable.
Los fondos restringidos deben usarse para un propósito específico establecido por el donante o la subvención (como un programa para jóvenes o la compra de equipos). Los fondos no restringidos pueden utilizarse donde la organización más los necesite, como en sueldos del personal o alquiler.
Porque muestra en qué se está gastando realmente el dinero y si eso coincide con tus planes y compromisos. También ayuda a cumplir con las normas del IRS, detectar errores a tiempo y cumplir con los requisitos de las subvenciones.
