Prepararse para la temporada de impuestos: una guía para organizaciones sin fines de lucro
Has pasado por el proceso de obtener el estatus 501(c)(3) para tu organización sin fines de lucro — ¡felicidades! Es un gran logro y un paso muy importante para preparar a tu organización para una gestión financiera eficaz. Sin embargo, esto no significa que tu organización nunca más tendrá que tratar con el IRS.
Para conservar el estatus de exención fiscal, deberás presentar el Formulario 990 todos los años. Además de ser obligatorio para el cumplimiento normativo, también es una forma de promover la transparencia con los colaboradores, ya que estas declaraciones son de acceso público.
Preparar a tu organización para la temporada de impuestos puede resultar abrumador, especialmente con todas las demás responsabilidades que tienes, pero aquí te explicamos lo que necesitas saber para empezar.
Qué deben presentar las organizaciones sin fines de lucro
El Formulario 990 (que explicaremos con más detalle a continuación) es el principal documento anual que debes presentar para mantener el estatus fiscal de tu organización. Según el estado en el que esté registrada tu organización y si has contratado empleados o prestadores de servicios, también puede ser necesario presentar formularios adicionales, que abordaremos más adelante en esta sección.
Formulario 990
El Formulario 990 funciona como una especie de boletín de calificaciones para tu organización, ya que permite al gobierno y a tus colaboradores ver cómo estás gestionando las finanzas y confirma que sigues cumpliendo los requisitos para la exención fiscal.
Al completar el Formulario 990, deberás informar datos como:
- Actividades y gobernanza: tu misión y actividades principales, cuántos empleados tienes, cuántos miembros con derecho a voto forman parte del consejo, entre otros.
- Ingresos: cuánto proviene de donaciones y subvenciones, cuáles fueron los ingresos por servicios del programa durante el año, y si hubo ingresos por inversiones u otras fuentes.
- Gastos: gastos de recaudación de fondos, programas y administración. También deberás informar los cinco salarios más altos de la organización y otros datos financieros, según corresponda.
Como regla general, si tu organización es exenta de impuestos, deberás presentar el Formulario 990. Sin embargo, existen algunas excepciones. Las organizaciones religiosas, las entidades gubernamentales y las organizaciones políticas no están obligadas a presentarlo.
Existen cuatro tipos de Formularios 990, y la versión que debe presentar tu organización depende de los ingresos brutos y del total de activos.
Consulta la tabla a continuación para saber qué versión del Formulario 990 corresponde a tu organización:
Los Formularios 990-N y 990-EZ son versiones más cortas para organizaciones pequeñas y medianas. Debido a su mayor complejidad financiera, las fundaciones privadas deben presentar el Formulario 990-PF, que es más completo.
Existen sanciones por no presentar el Formulario 990, incluida la pérdida del estatus de exención fiscal si no se presenta durante tres años consecutivos. Por eso, es fundamental estar preparado para cumplir con esta obligación.
Como se mencionó anteriormente, los Formularios 990 están disponibles públicamente durante al menos tres años después de su presentación. Además, la información suele ser utilizada por bases de datos del sector sin fines de lucro, como Guidestar. Cuando posibles donantes investigan tu organización, estos formularios les muestran cómo gestionas las finanzas y cumples con las regulaciones federales.
Puede que no sea la estrategia más llamativa, pero es una forma comprobada de demostrar que tu organización es confiable y merece apoyo.
Formularios fiscales estatales
El Formulario 990 cubre muchos requisitos y muchos estados aceptan una copia como cumplimiento normativo. Sin embargo, hay excepciones. Algunos estados (como California y Nueva York) exigen información y presentaciones adicionales. Consulta con el departamento de impuestos de tu estado o con un asesor fiscal para asegurarte de cumplir con los requisitos locales.
Formularios para empleados y contratistas
Probablemente hayas recibido un Formulario W-2 de empleadores anteriores, y ahora los roles se invierten. Por cada empleado contratado, tu organización debe emitir un Formulario W-2 antes del 31 de enero de cada año para que puedan presentar correctamente su declaración personal.
Si has contratado prestadores de servicios durante el último año fiscal, ellos también recibirán un formulario. Puede tratarse, por ejemplo, de un recaudador de fondos freelance o un abogado que haya colaborado en un acuerdo específico. Todo contratista que haya recibido más de USD 600 debe recibir un Formulario 1099. Al igual que el W-2, este debe emitirse antes del 31 de enero, independientemente del ejercicio fiscal de la organización.
Si no tienes claro qué formularios debes presentar o emitir, siempre es recomendable consultar con un profesional fiscal para confirmar que tu organización cumple con las regulaciones estatales y federales.
Qué deben hacer las organizaciones sin fines de lucro para los donantes
Además de preparar los formularios de la organización, también debes emitir recibos anuales a los donantes a más tardar el 31 de enero del año siguiente, para que puedan declarar sus donaciones. La buena práctica es emitir recibos durante todo el año, especialmente para donaciones únicas, aunque algunas organizaciones optan por enviarlos de forma anual, como en el caso de donaciones mensuales recurrentes.
Para que un donante pueda declarar una contribución benéfica, el monto debe ser de USD 250 o más y contar con un comprobante por escrito. La donación puede ser monetaria o en especie, y cada tipo tiene requisitos distintos.
Donaciones monetarias
Los comprobantes de donaciones monetarias suelen ser sencillos. El recibo anual debe incluir:
1. Nombre de la organización
2. Monto de la donación
3. Declaración sobre contraprestación:
- Si no se entregaron bienes ni servicios a cambio de la donación, debe indicarse explícitamente
- Si se entregaron bienes o servicios, se debe incluir una descripción y una estimación razonable de su valor
Donaciones en especie
Para donaciones en las que la organización recibe algo distinto al dinero (bienes, servicios o activos intangibles), el comprobante es ligeramente diferente.
Debes incluir el nombre de la organización y la declaración sobre contraprestación, pero en lugar del valor monetario, solo una descripción de la donación. La organización no puede indicar el valor de la donación en especie; ese espacio debe quedar para que el propio donante lo complete.
Tanto en donaciones monetarias como en especie, este es un buen momento para reforzar la relación con tus colaboradores. Junto con el recibo, agradece su generosidad y comparte el impacto que ayudaron a generar durante el año.
Plazos fiscales para organizaciones sin fines de lucro
Ya mencionamos un plazo clave: el 31 de enero, para empleados, contratistas y donantes. Ahora veamos el plazo para presentar el Formulario 990.
La respuesta corta es: depende.
El factor determinante es el cierre del ejercicio fiscal de tu organización. Si no lo recuerdas, puedes encontrarlo en los estatutos, en el Formulario 1023, en el Formulario SS-4 o en declaraciones anteriores del Formulario 990.
La fecha límite para presentar el Formulario 990 suele ser cinco meses y medio después del cierre del ejercicio fiscal. Por ejemplo, si el ejercicio termina el 31 de diciembre, el plazo es el 15 de mayo. Si termina el 30 de junio, el plazo es el 15 de noviembre. Puedes consultar el calendario oficial del IRS aquí.
Si cumplir con plazos exigentes no es posible, puedes solicitar una prórroga de seis meses presentando el Formulario 8868.
Con la prórroga, tendrás tiempo suficiente para presentar el Formulario 990, incluso si deseas realizar una auditoría financiera independiente antes. Pero no lo dejes pasar: existen sanciones por presentar tarde y, como mencionamos, no presentar durante tres años consecutivos implica la pérdida de la exención fiscal, además de posibles multas.
Cómo prepararse para la temporada de impuestos durante todo el año
Independientemente de cuándo venza el plazo de tu organización, tomar algunas medidas ahora puede facilitar mucho el proceso en el futuro.
Aquí tienes algunos consejos que puedes aplicar desde hoy:
1. Mantén registros precisos y accesibles
Las declaraciones fiscales se basan en información clara y correcta. Establecer un sistema financiero sostenible desde el inicio hace una gran diferencia.
Esto no solo implica buenas prácticas financieras, sino también organización interna. ¿Registras todas las donaciones en un solo lugar? ¿Anotas los gastos a tiempo? ¿El equipo sabe dónde entregar los comprobantes?
Contar con una fuente centralizada y segura para toda esta información evita muchos problemas a largo plazo. Esto implica almacenar registros y realizar procesos financieros, como reportes y presupuestos, en una plataforma contable dedicada, no en hojas de cálculo.
Muchas organizaciones sin fines de lucro utilizan una plataforma de operaciones como Flowlu para centralizar documentos financieros, registros de donaciones, contratos y el control de gastos en un solo lugar seguro. Al mantener presupuestos, informes y documentos de respaldo conectados al mismo sistema que tu equipo usa a diario, reduces el estrés de última hora cuando llega la temporada de impuestos.
2. Automatiza procesos siempre que sea posible
Si ya utilizas herramientas de gestión de donantes, operaciones o comunicación, revisa si estás aprovechando todo su potencial. ¿Tu CRM puede generar y enviar recibos automáticamente? ¿Tu proveedor de RR. HH. puede encargarse de los W-2?
Si repites la misma información en varios formularios, probablemente exista una forma de automatizar el proceso. Solo asegúrate de que los datos de la organización, donantes y colaboradores estén protegidos y se utilicen correctamente.
3. Ten claro a quién pedir ayuda si la necesitas
Aunque aún no sea momento de presentar la declaración, evalúa el contexto. ¿El plazo coincide con una temporada especialmente ocupada, como la preparación para Giving Tuesday? ¿Habrá otras prioridades compitiendo por tu atención?
Además del tiempo, ¿te sientes seguro registrando correctamente los datos financieros? ¿Algún miembro del consejo o voluntario es contador o especialista fiscal? ¿Tiene sentido trabajar con una firma contable especializada en organizaciones sin fines de lucro?
Estas son preguntas clave para definir el mejor enfoque para tu organización en esta etapa.
Cuando la preparación de impuestos abarca varios roles o equipos, contar con responsabilidades claras y buena visibilidad marca una gran diferencia. Algunas organizaciones sin fines de lucro consideran útil explorar software de gestión de proyectos diseñado para ONG para organizar mejor tareas, plazos y la colaboración.
A medida que tu organización crece, un excelente recurso es la página del IRS sobre el ciclo de vida de una organización exenta, que describe las interacciones entre el IRS y organizaciones como la tuya. Mantener el cumplimiento presentando el Formulario 990 y otros documentos fiscales es solo uno de los pasos clave —junto con los programas y el desarrollo— para avanzar en la misión de tu organización.
La preparación para la temporada de impuestos no empieza en abril. Empieza con la forma en que gestionas las finanzas y las operaciones durante todo el año. Herramientas online como Flowlu ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a centralizar registros financieros, asignar responsabilidades y controlar plazos, haciendo que los envíos anuales sean mucho menos estresantes.
Si una organización sin fines de lucro no presenta el Formulario 990 a tiempo, puede enfrentar sanciones económicas del IRS. Más importante aún, no presentar el formulario durante tres años consecutivos provoca la pérdida automática del estatus de exención fiscal. Si sabes que no podrás presentar a tiempo, enviar el Formulario 8868 permite solicitar una prórroga de seis meses y evitar riesgos innecesarios.
Sí. Incluso las organizaciones muy pequeñas generalmente deben presentar alguna versión del Formulario 990 cada año. Las organizaciones con menores ingresos brutos pueden calificar para presentar el Formulario 990-N o 990-EZ, que son más cortos y sencillos, pero la presentación sigue siendo obligatoria para mantener la exención fiscal.
La mejor manera es mantener los registros financieros organizados y actualizados durante todo el año. Esto incluye registrar donaciones y gastos de forma constante, guardar los documentos importantes en un solo lugar y asignar claramente las responsabilidades de reportes y cumplimiento. El uso de sistemas centralizados y recordatorios para fechas clave puede reducir considerablemente el estrés cuando llega la temporada de impuestos.
