Uso de Hojas de Cálculo para Tareas Empresariales: Las Ventajas y Desventajas
Las hojas de cálculo fueron y siguen siendo una de esas herramientas que muchos pequeños empresarios usan a diario. Los emprendedores las utilizan para la gestión de clientes, el seguimiento de proyectos, el control de gastos y mucho más. Algunos porque están acostumbrados, otros porque no conocen una mejor opción. Pronto, terminan manejando decenas de archivos.
De hecho, los estudios muestran que el 88% de las hojas de cálculo contienen errores, lo que puede costar tiempo y dinero a las empresas. La verdad es que las hojas de cálculo son útiles para muchas tareas. Sin embargo, no son tan buenas para otras.
En este artículo, decidimos analizar más de cerca las ventajas y desventajas de usar hojas de cálculo, así como cuándo es mejor utilizar bases de datos o incluso software.
10 Razones por las que la Gente Sigue Amando las Hojas de Cálculo
Empecemos hablando de los beneficios de las hojas de cálculo. Aquí están las ventajas más importantes:
1. Casi sin necesidad de capacitación
Una de las principales ventajas de las hojas de cálculo es que no requieren conocimientos previos ni formación. Excepto por el uso de fórmulas, lo cierto es que ingresar y registrar datos en hojas de cálculo es increíblemente fácil y sencillo, lo que las hace perfectas para integrar nuevos empleados. Al fin y al cabo, no necesitarán capacitación y podrán comenzar de inmediato.
2. Solución gratuita
Los propietarios de pequeñas empresas deben gestionar y asignar recursos de la mejor manera posible. No pueden simplemente comprar todas las herramientas que desean. A veces, deben ser creativos e intentar realizar el mismo trabajo de gestión de datos de forma gratuita, aunque lleve más tiempo. Este es el caso de las hojas de cálculo. Muchas pequeñas empresas usan Google Sheets o Microsoft Excel.
3. Fáciles de Manipular
Las empresas usan hojas de cálculo no solo para almacenar datos, sino también para analizarlos. Y las hojas de cálculo facilitan la manipulación de datos. Puedes eliminar duplicados, sumar, restar, dividir o multiplicar. Puedes buscar palabras en filas y columnas, o tomar datos de otras pestañas. Pero una hoja de cálculo es fácil de romper.
¿Quieres gestionar y revisar tus datos sin perderte entre fórmulas? Lee nuestra Guía Definitiva para Controlar los Gastos Empresariales. Muestra formas sencillas de organizar y entender tus gastos sin usar hojas de cálculo.
4. Rápidas de Incorporar al Flujo de Trabajo
Uno de los beneficios de usar hojas de cálculo es que, dado que todos saben utilizarlas, pueden integrarse fácilmente en el flujo de trabajo de un equipo. Por otro lado, si usaras un software, por ejemplo, los miembros del equipo podrían necesitar capacitación previa para manejar los sistemas de datos.
5. Totalmente Personalizables
Otra buena característica de las hojas de cálculo es que son flexibles. Puedes modificarlas como quieras. Puedes crear casi cualquier tipo de documento de datos con una hoja de cálculo. Siempre que sepas cómo trabajar con funciones y fórmulas, tienes todo lo que necesitas.
6. Muchos Modelos Disponibles
Si tú o alguien del equipo no sabe usar fórmulas y funciones y no quiere arruinar el archivo, simplemente elige una plantilla y úsala. Hay muchas para elegir (¡incluidas las gratuitas!), disponibles tanto para Google Sheets como para Excel.
7. Colaboración Sencilla
Aunque muchas herramientas ya ofrecen funciones de colaboración, pocas pueden superar a las hojas de cálculo, simplemente porque cualquiera en el equipo puede editarlas. Claro que esto supone que estés usando Google Sheets en línea y no una hoja guardada solo en tu computadora. En ese caso, no hay colaboración en absoluto.
8. Visualización de Datos
Puedes crear gráficos y tablas con hojas de cálculo. Sin embargo, esto suele ir más allá del conocimiento común. La verdad es que, si no eliges bien tus datos, probablemente obtendrás un error.
9. Ideales para Documentos Financieros
Cuando necesitas crear un documento financiero, como un estado de flujo de efectivo, presupuestos empresariales o incluso balances, las hojas de cálculo son una gran solución para gestionar datos financieros.
10. Integraciones con Otras Herramientas
Es importante señalar que las integraciones solo están disponibles en hojas de cálculo en línea como Google Sheets. Sin embargo, existen muchas herramientas y aplicaciones que permiten esta integración.
Como puedes ver, aunque hay muchas ventajas en usar hojas de cálculo, también tienen limitaciones, y por eso pueden ser suficientes solo en las primeras etapas de una startup. El uso continuo de hojas de cálculo, incluso por pequeñas empresas, puede afectar seriamente la gestión de datos de toda la organización.
13 Desventajas de Usar Hojas de Cálculo
A continuación, algunas de las desventajas más importantes de las hojas de cálculo:
1. Pésimas para la Gestión de Clientes
Muchas empresas comienzan con una hoja de cálculo simple para guardar los contactos de sus clientes. Escribes nombres, correos, teléfonos y tal vez una nota. Al principio parece suficiente, pero pronto aparecen los problemas.
- Los datos de los clientes pueden perderse: Si guardas hojas de cálculo solo en tu disco local, un accidente puede borrar toda la información.
- Sin historial: No puedes ver llamadas, correos o reuniones anteriores. Los detalles importantes se pierden.
- Sin embudo de ventas: Las hojas de cálculo no muestran las etapas de ventas ni las oportunidades. No sabes qué leads son nuevos, quién está por comprar o cuáles se han perdido.
- Difícil hacer seguimiento: Debes recordarlo todo por tu cuenta. Las hojas de cálculo no envían recordatorios ni alertas.
- Datos desordenados: Cuando muchas personas editan el archivo, se producen errores. Las versiones antiguas y la información faltante hacen que sea difícil confiar en los datos.
Aquí es donde un sistema CRM adecuado resulta útil, al mantener todos los acuerdos, seguimientos e historiales de clientes en un solo lugar.
2. No Son Seguras
A diferencia de otras herramientas para pequeñas empresas, las hojas de cálculo no son seguras. Pueden compartirse fácilmente con cualquiera. Imagina a un empleado descontento enviando una hoja con la información de tus clientes a un competidor.
No se trata solo de un empleado molesto. Los archivos también pueden enviarse fuera de la empresa por error o compartirse con personas que no deberían tener acceso. Las hojas de cálculo no tienen niveles de permisos, registros de auditoría ni acceso basado en roles. Una vez compartidas, cualquiera puede ver o modificar los datos.
3. La Visualización de Datos No Es Sencilla
Sí, ya dijimos que puedes crear gráficos y tablas con hojas de cálculo. Pero también mencionamos que se necesita mucho conocimiento sobre fórmulas y funciones. Además, lleva demasiado tiempo crear visualizaciones de datos que a menudo no valen la pena.
Incluso si logras crear gráficos, no se actualizan en tiempo real. Debes actualizarlos manualmente y, si los datos cambian en otro archivo, tendrás que volver a conectarlos o importarlos. Esto ralentiza la toma de decisiones.
¿Quieres paneles que se actualicen solos y tengan sentido a primera vista? Echa un vistazo a “Cómo Crear un Panel Empresarial para Información en Tiempo Real” en Flowlu. Te guía para visualizar tus datos con claridad, sin pelearte con las fórmulas.
4. No Son Intuitivas
No nos malinterpretes. Aún decimos que las hojas de cálculo son familiares y personalizables. Pero piensa en esas enormes hojas con miles de filas y columnas. ¿Cómo hacer que todos esos datos sean fáciles de leer si apenas puedes verlos?
Para hojas pequeñas, son simples. Pero cuando crecen, se vuelven abrumadoras. Miles de filas, fórmulas ocultas y demasiadas pestañas confunden incluso a los usuarios más experimentados.
5. Pésimas para la Gestión de Proyectos
Muchas pequeñas empresas intentan usar hojas de cálculo para proyectos. Al principio parece sencillo: creas una lista de tareas, escribes quién debe hacerlas y añades una fecha límite. Pero los problemas llegan rápido.
- Difícil ver el progreso: Una hoja grande con cientos de filas no muestra qué tareas están retrasadas o terminadas. Debes desplazarte y buscar constantemente.
- Sin vista de proyecto: No puedes ver las tareas en una línea de tiempo o tablero. No hay diagrama de Gantt, tablero Kanban ni calendario.
- Sin responsabilidad clara: Si algo sale mal, no es fácil saber quién era el responsable. Los comentarios en las celdas se pierden y la gente olvida actualizar.
- Demasiadas versiones: Los miembros del equipo envían archivos de un lado a otro. Pronto, nadie sabe cuál es la versión más reciente.
Para proyectos pequeños, las hojas de cálculo pueden funcionar. Pero cuando tu equipo crece y los proyectos se vuelven más grandes, solo generan estrés.
Piensa en el lanzamiento de un sitio web con tareas de diseño, contenido, marketing y desarrollo. Una hoja de cálculo no mostrará qué tarea depende de otra. Si una se retrasa, no verás el problema hasta que sea demasiado tarde. Por eso muchos equipos cambian a herramientas de gestión de proyectos como Flowlu, donde puedes ver tareas, plazos y progreso en un solo lugar.
6. Propensas a Errores
No hay duda aquí: los datos en las hojas de cálculo se ingresan manualmente, lo que las hace propensas a errores. Y como todos saben cómo editar una hoja, muchas personas la modifican, haciendo que los datos sean aún más susceptibles a fallos.
El problema es que, incluso si la hoja contiene un error, no te lo dirá. Así que seguirás usándola como siempre. En cambio, si utilizaras un programa de base de datos, la herramienta te alertaría si hay un error o incluso podría corregirlo automáticamente.
Un pequeño error tipográfico, un cero de más o una fórmula faltante pueden cambiar los resultados por completo. En algunos casos, las empresas han perdido dinero porque los datos financieros en hojas de cálculo contenían errores no detectados. Un ejemplo famoso: JPMorgan perdió 6 mil millones de dólares en 2012 en parte por un error en una hoja de cálculo.
7. Poca Responsabilidad y Colaboración
Uno de los grandes problemas de las hojas de cálculo es que no favorecen el trabajo en equipo. Si alguien edita una celda, no hay una responsabilidad clara y, a menudo, no puedes saber quién cambió los datos o por qué. Incluso con el historial de versiones, es difícil seguir las decisiones o aprobaciones.
La colaboración también es limitada. Los equipos pueden escribir en el mismo archivo, pero no hay una forma estructurada de asignar tareas, dejar comentarios o gestionar flujos de trabajo. Las notas se pierden entre las celdas, se pasan por alto las actualizaciones y las personas siguen enviando archivos de un lado a otro. Pronto, nadie sabe cuál es el archivo correcto. Esto hace que los proyectos sean más lentos, aumenten los errores y el equipo se frustre.
8. Los Informes Son Casi Imposibles:
Para tener buenos informes, necesitas buenos datos. Pero ¿cómo obtener reportes útiles cuando incluso una hoja pequeña es complicada? Y, siendo honestos, cuanto más complejos sean tus datos, más complejo será generar los informes.
Las hojas de cálculo pueden mostrar totales y sumas. Pero los informes empresariales reales requieren combinar datos de ventas, proyectos y finanzas. Con hojas de cálculo, terminas con muchos archivos que debes unir manualmente. Esto lleva tiempo y aumenta los errores.
9. No Puedes Escalar con Hojas de Cálculo
Si tienes una pequeña empresa, tu objetivo principal es crecer. Para crecer, necesitas herramientas que crezcan contigo. Más clientes, más proyectos y más transacciones hacen que las hojas sean más lentas y difíciles de manejar. No están diseñadas para miles de registros, varios equipos o flujos de trabajo complejos.
10. No Son Aptas para Dispositivos Móviles:
Aunque no siempre necesites revisar los datos fuera de la oficina, tu equipo sí puede necesitarlo. Eso significa llevar un portátil cada vez que salgan. Y cuando regresan, deben subir la hoja para compartir los datos. Sí, puedes abrirla en el móvil, pero las tablas grandes en pantallas pequeñas son difíciles de usar. Editar celdas es lento y corres el riesgo de romper fórmulas.
11. Sin Automatización
Las hojas de cálculo no pueden enviar recordatorios, crear tareas recurrentes ni ejecutar acciones cuando cambian los datos. Todo depende del trabajo manual. Esto lleva a plazos incumplidos y tareas olvidadas.
Por ejemplo, un gerente de ventas que use hojas debe recordar todas las fechas de seguimiento. Si se olvida una, un cliente potencial puede no volver nunca. Con software, los recordatorios y correos automatizados conectados a los campos de datos evitan estas situaciones.
¿Cansado de hacerlo todo manualmente? Lee la “Guía para Procesos Empresariales Más Inteligentes con Flowlu.” Explica cómo configurar automatizaciones simples que mantienen las tareas en marcha por sí solas.
12. Sin Integración Entre Áreas del Negocio
Las hojas de cálculo no conectan proyectos, ventas, finanzas y comunicación. Cada hoja está aislada. Terminas gestionando archivos separados para clientes, tareas, presupuestos y facturas, en lugar de tener un sistema integrado.
Al analizar los pros y los contras de las hojas —pero sobre todo sus limitaciones—, podrías pensar que deberían dejarse de lado y reemplazarse por otra herramienta. Sin embargo, no siempre es así. De hecho, hay ocasiones en las que sí deberías usar hojas de cálculo.
13. No Están Hechas para Almacenar Conocimiento
Muchas pequeñas empresas también intentan usar hojas de cálculo para guardar procedimientos, listas de verificación o procedimientos operativos estándar (SOP). Al principio parece funcionar, pero pronto aparecen los problemas:
- Los archivos se llenan de demasiadas pestañas y versiones.
- Es difícil buscar o encontrar el paso correcto cuando lo necesitas.
- Los nuevos empleados tienen dificultades para entender el proceso porque falta contexto.
- Las actualizaciones importantes pueden pasarse por alto, haciendo que la gente siga instrucciones obsoletas.
Las hojas de cálculo se crearon para números, no para conocimiento. No pueden organizar guías, documentos y procesos de manera clara y fácil de buscar. Una herramienta con una base de conocimiento dedicada es mucho mejor para almacenar y compartir esta información, garantizando que tu equipo trabaje siempre con la versión correcta.
Cuándo Usar una Hoja de Cálculo
Aquí hay algunos casos en los que deberías usar una hoja de cálculo:
1. Cuando Estás Empezando un Negocio
Si estás iniciando tu negocio, puedes optar por usar hojas de cálculo. Al fin y al cabo, tienen muchas ventajas, especialmente que son gratuitas y fáciles de usar. Incluso puedes usarlas para datos de contacto de clientes, ya que al principio tendrás pocos, algo manejable. Sin embargo, a medida que tu negocio crezca, deberías reemplazarlas por una base de datos.
2. Cuando No Existe una Herramienta Específica para lo que Necesitas
A veces no existe una herramienta para lo que necesitas. Tal vez gestionas muchos proyectos al mismo tiempo y algunas personas trabajan en varios. Si quieres tener una visión general, una hoja puede ayudarte. No necesitas revisar proyecto por proyecto: basta con usar fórmulas para obtener lo que buscas.
3. Cuando Necesitas Gestionar un Conjunto de Datos Grande
Cuando necesitas manipular un conjunto de datos grande, las hojas de cálculo son una de las mejores soluciones. Incluso con una gran cantidad de datos, sigue siendo fácil ver lo que quieres.
Cuándo Usar una Base de Datos en su Lugar
En pocas palabras, una base de datos es un programa que almacena, organiza y recupera datos. Aquí tienes algunas situaciones en las que deberías usar una base de datos en lugar de una hoja de cálculo:
1. Hacer que la Información de Clientes Esté Disponible para Todos
Si quieres asegurarte de que todos en tu empresa puedan acceder a los datos importantes de los clientes, deberías usar una base de datos, ya que se puede acceder desde múltiples dispositivos.
2. Cuando Quieres Escalar
Aunque las hojas de cálculo son útiles para almacenar datos cuantitativos, las bases de datos están diseñadas para datos cualitativos. Y cuando tu empresa crece, deberías usar una base de datos en lugar de hojas para gestionar más clientes de forma eficiente.
3. Se Integra con Otras Herramientas
A diferencia de las hojas de cálculo, las bases de datos pueden integrarse con otras herramientas, como software de marketing, por ejemplo.
Por Qué Usar Software en Lugar de Hojas de Cálculo
A medida que tu negocio crece, también crecerá el número de hojas y el tamaño de las que ya tienes. Esto muestra que es hora de pasar al software. Existen muchos tipos de soluciones en el mercado que pueden ayudar a tu empresa. Están las más completas —los sistemas CRM (Customer Relationship Management)— y otras para nómina, RR. HH. o contabilidad.
Al usar software en lugar de hojas, pondrás fin a las tareas manuales, los errores y los cálculos complejos. Como puedes imaginar, esto te ahorra un tiempo valioso que puedes dedicar a tareas más importantes. Pero eso no es todo. En realidad, usar programas en lugar de hojas también te permite obtener mejores perspectivas para tomar decisiones más acertadas.
Cuándo Usar Software en Lugar de Hojas de Cálculo
Es aquí donde las herramientas todo en uno que combinan CRM, gestión de proyectos, finanzas y conocimiento muestran su verdadero valor.
1. Procesos de Nómina:
Si usas hojas para gestionar la nómina, sabes que el proceso toma demasiado tiempo y es propenso a errores. En cambio, si usas herramientas en la nube para la nómina, tu trabajo será más rápido, eficiente y automatizado.
Al usar estas aplicaciones, no solo pagas a tus empleados, sino que también automatizas los cálculos de impuestos al mismo tiempo. Además, nunca tendrás que preocuparte por los cambios legales, ya que estos programas se actualizan regularmente para garantizar el cumplimiento.
Si usas hojas para la nómina, no solo estás perdiendo tiempo, sino también poniendo en riesgo información personal sensible.
2. Gestionar Facturas:
Usar un sistema contable es una gran opción para gestionar facturas. No solo crearás facturas más rápido y fácilmente, sino que también usarás los datos correctos.
Si aún usas hojas para esta tarea, sabes que debes tener cuidado con la información importada del banco, ya que podría no estar conciliada.
Con software para gestionar facturas, también puedes generar documentos con tu marca, haciéndolos más profesionales. Pero lo más importante es que puedes recibir extractos bancarios, hacer seguimiento de pagos y calcular y presentar declaraciones de impuestos.
3. Hacer Seguimiento de Pagos
Es normal que las empresas tengan facturas impagas. Sin embargo, al usar hojas de cálculo, es difícil mantener el control de esos datos. En cambio, con un sistema basado en la nube, puedes recibir alertas sobre pagos atrasados y automatizar mensajes a los clientes.
4. Mantener Gastos Bien Detallados:
Aunque sea fácil encontrar información sobre un gasto específico, también puedes necesitar guardar el comprobante. Por eso necesitas una forma de almacenar estos datos. La realidad es que todo puede volverse abrumador si solo usas hojas. Con software, puedes encontrar cualquier gasto fácilmente y además escanear o fotografiar recibos para guardarlos en un mismo lugar.
5. Gestionar Proyectos y Tareas
Las hojas pueden listar tareas, pero no mostrar plazos en una línea de tiempo ni notificar retrasos. Con software, puedes asignar tareas, establecer prioridades y ver el progreso en un tablero Kanban o un diagrama de Gantt. Esto hace que los datos del proyecto sean claros para todo el equipo.
6. Gestionar Relaciones con Clientes
Una hoja con nombres y correos solo es una lista de contactos. No muestra etapas de ventas, historial de clientes ni recordatorios de seguimiento. Con aplicaciones, puedes mantener todos los datos en un solo lugar, seguir oportunidades y ver en qué etapa del embudo está cada cliente. Esto te ayuda a cerrar más ventas y brindar un mejor servicio.
Conclusión
Ahora más que nunca, los pequeños empresarios deben usar la tecnología para hacer crecer sus negocios. Afortunadamente, los proveedores están haciendo todo lo posible para ofrecer excelentes herramientas a precios accesibles.
Es importante recordar que las hojas de cálculo no son ni un salvador ni un villano. Todavía pueden ser útiles en ciertas situaciones. Sin embargo, cuando quieres ahorrar tiempo, automatizar procesos, mantener registros precisos y trabajar desde cualquier lugar, deberías considerar los sistemas basados en la nube.
Las hojas son útiles, pero no suficientes para un negocio en crecimiento. Funcionan para tareas simples al inicio, pero cuando el equipo crece, aparecen los problemas: datos perdidos, errores, falta de reportes y dificultad para gestionar proyectos o clientes.
Para proyectos, las hojas no te muestran el panorama completo. Para clientes, no ofrecen historial, embudo ni recordatorios. Aquí es donde el software se vuelve esencial.
Una hoja puede funcionar para un freelancer con cinco clientes. Pero para un equipo que maneja 50 proyectos y cientos de clientes, pronto se convierte en un cuello de botella.
Con Flowlu, tienes todo en un solo lugar:
- Gestión de proyectos con tareas, plazos, diagramas de Gantt y tableros Ágiles.
- CRM para hacer seguimiento de clientes, oportunidades y embudos de ventas.
- Herramientas financieras para gestionar facturas, gastos y pagos.
- Colaboración y automatización para ahorrar tiempo y evitar errores.
Así que conserva las hojas para trabajos pequeños y simples. Pero si quieres ahorrar tiempo, hacer crecer tu negocio y trabajar de forma más inteligente, cambia a un sistema como Flowlu.
Usar herramientas de automatización ofrece muchas ventajas. Eliminar datos propensos a errores y la entrada manual son factores clave. Además, obtendrás una solución más económica, flexible y fácil de usar que te permite ahorrar tiempo.
No. Hay muchos beneficios en usar hojas de cálculo de Excel. Por ejemplo, si recién comienzas un negocio, puedes usar hojas de cálculo sin problema. En esa etapa, la escalabilidad de datos, la integración con otras apps o la colaboración en tiempo real no son una prioridad.
Las hojas de cálculo sirven para una lista simple de tareas, pero no para la gestión real de proyectos. No muestran plazos en una línea de tiempo, no envían recordatorios y no permiten que el equipo trabaje en tiempo real. Herramientas como Flowlu ofrecen diagramas de Gantt, tableros Kanban y paneles de proyecto para gestionar mejor el trabajo y los datos.
Puedes escribir los nombres y correos electrónicos de los clientes en una hoja de cálculo, pero no puedes hacer seguimiento de llamadas, acuerdos o etapas de ventas. Las hojas de cálculo tampoco te recuerdan hacer seguimientos. Un CRM como Flowlu guarda todo el historial y los datos de los clientes en un solo lugar, muestra los embudos de ventas y te ayuda a cerrar más tratos.
Cuando tu equipo crece, tienes muchos clientes o necesitas informes de datos, es momento de dejar las hojas de cálculo. En ese punto, sistemas como Flowlu te ahorran tiempo, reducen errores y te dan un mejor control.
Sí. Las hojas de cálculo siguen siendo útiles para cálculos rápidos, listas simples o tareas únicas con datos. Pero para la gestión diaria de proyectos, clientes y finanzas, el software es la mejor opción.
