Llamadas Iniciales con el Cliente: Cómo Marcar el Ritmo Correcto Desde el Primer Día
¿Sigues usando documentos estáticos o largos hilos de correo para alinear un proyecto? Eso ya quedó en el pasado. Hoy, una buena llamada de inicio es tu mejor herramienta para alinear a todos y empezar la incorporación del cliente con claridad y seguridad.
¿Pero Qué Es una Llamada de Inicio?
En pocas palabras, una llamada de inicio marca el comienzo de un proyecto justo después de que tú y tu cliente hayan definido los servicios que vas a entregar y hayan llegado a un acuerdo.
Si eres dueño de un negocio, este es el momento ideal para asegurarte de que todo esté bien alineado. Puedes presentar a tu equipo, hacer preguntas y resolver dudas desde el principio.
La verdad es que no basta con decir que es una llamada fácil o rápida. Es una llamada para aclarar todos los detalles y completar la información que aún falte.
Qué Esperar de una Llamada de Inicio
En Flowlu, nuestro equipo de Customer Success tiene mucha experiencia con estas llamadas y nos aseguramos de capacitar a todos para que sepan cómo llevarlas a cabo y dar seguimiento correctamente.
Es vital saber qué esperar. Pero no existe una receta mágica. No se trata de seguir un guion palabra por palabra, sino de adaptarlo a cada cliente, sabiendo exactamente dónde estás, adónde vas y qué acciones debes asignar.
Recuerda que no estarás solo en la llamada; el cliente también tendrá expectativas y su propia agenda. Cuanto antes sepas lo que espera, mejor será la relación.
Aunque estés preparado, las cosas no siempre salen como esperas. Así que prepárate para preguntas técnicas, problemas de comunicación, retrasos, asistentes inesperados, ajustes de último minuto y decir que no cuando sea necesario.
Checklist Antes de la Llamada
Un repaso rápido antes de la reunión:
- Contrato firmado
- Pago recibido
- Entregables y cronograma acordado
- Equipo interno informado
- Cliente recibió la agenda
- Herramientas y accesos listos (Zoom para la llamada, Flowlu para el seguimiento)
- Historial del cliente y preguntas revisadas
- Preguntas para generar confianza preparadas
Prepárate como un Profesional
Estas llamadas pueden ser estresantes, así que ir sin prepararte no debería ser una opción.
En Flowlu siempre decimos que debemos estar listos para nuestros clientes y cumplir con sus expectativas. Esto es lo que nuestros equipos hacen para prepararse:
#1: Revisa Todos los Documentos
Antes de la llamada, asegúrate de tener todo lo necesario:
- Contrato firmado
- Pago inicial o retainer recibido
- Fecha límite de entregas finales establecida
- Entregables definidos
Repásalos para tener presente lo que el cliente espera y lo que vas a entregar. Ya convertiste al lead en cliente — una gran parte del trabajo ya está hecha.
#2: Establece tus Objetivos
Con toda la información lista, es hora de definir los objetivos de la llamada.
Lo más importante es asegurarse de que tú y el cliente estén perfectamente alineados. Esto implica:
- Definir el objetivo del proyecto
- Crear un plan de acción con entregables clave
- Establecer un cronograma del proyecto
- Confirmar las preferencias de comunicación
#3: Prepara los Materiales
Cuanto mejor te prepares, más fluida será la reunión. Tener todo listo permite que el cliente se enfoque en lo que aún falta.
- Correos intercambiados sobre el proyecto
- Notas de conversaciones previas
- Preguntas que aún quieras hacer
- Respuestas a formularios previos
Usa una herramienta como Flowlu para enlazar notas, correos y plantillas de tareas en un solo lugar. Así no tienes que buscar en distintas pestañas o correos.
#4: Reunión Interna de Inicio
En esta reunión, todos los involucrados deben entender bien los objetivos y tareas. Úsala para repasar tu preparación y asegurarte de que nada falte.
Antes de llamar al cliente, haz una reunión interna en el espacio de proyecto en Flowlu para revisar objetivos, asignar tareas y actualizar la agenda en tiempo real.
Agenda de la Llamada de Inicio
Cuando envíes la invitación a la reunión, incluye la agenda para que el cliente sepa qué esperar.
Ejemplo de agenda:
- Bienvenida e instrucciones
- Información administrativa (accesos, canales de comunicación, etc.)
- Revisión del alcance del proyecto y objetivos
- Definición del cronograma y hitos clave
- KPIs y cómo se medirá el éxito
- Riesgos y posibles bloqueos
- Próximos pasos
Preguntas útiles para hacer:
- ¿Hay otros involucrados que deba conocer?
- ¿Podrías explicar tus objetivos con más detalle?
- ¿Debo conocer algún riesgo?
- ¿Cuál es tu canal de comunicación preferido?
- ¿Qué KPIs quieres usar para medir el éxito?
- ¿Prefieres actualizaciones diarias, semanales o mensuales?
En cuanto a la duración: cuanto más breve, mejor. No debería durar más de 30 minutos, solo el tiempo necesario para hacer y responder las preguntas clave.
Y no olvides algo esencial: generar conexión. Muestra entusiasmo genuino, responde con claridad y da espacio al cliente para hablar. Cuanto más comparta sobre sus objetivos, mejor entenderás lo que realmente busca.
Después de la Llamada
Una vez terminada la llamada, todavía queda un paso: enviar un correo de resumen con lo discutido. No asumas que el cliente recordará todo.
Este correo no tiene que ser bonito, sino útil. Usa listas, enlaces destacados, menciona personas con @ y resalta lo importante.
Plantilla de correo:
Asunto: [Resumen] Inicio del Proyecto – [Nombre del Cliente] & [Tu Empresa]
Hola [Nombre del Cliente],
¡Gracias por una gran llamada de inicio! Aquí va un breve resumen de lo que cubrimos:
Objetivo del Proyecto: [Insertar objetivo]
Cronograma: [Insertar fechas e hitos clave]
Comunicación: [Canal preferido y frecuencia]
KPIs: [Lista]
Preguntas Pendientes:
- [Pregunta 1]
- [Pregunta 2]
Próximos Pasos:
- [Tarea tuya] – para el [fecha]
- [Tarea del cliente] – para el [fecha]
Avísame si quieres agregar o ajustar algo. ¡Con muchas ganas de empezar!
Saludos,
[Tu Nombre]
Si usas Flowlu, puedes publicar este resumen en el feed del proyecto y etiquetar al equipo con @ para las tareas. Así todos estarán al tanto — sin más hilos de correo.
En Resumen
Las llamadas de inicio no tienen por qué ser estresantes. Con preparación y experiencia, todo fluye mejor. Y sí, es normal estar nervioso al principio — pero mejora con el tiempo.
No veas esta llamada como un trámite aburrido. Es una conversación clave con tu cliente que garantiza que están en sintonía.
Recuerda: cada cliente es diferente. Adáptate. La mejor llamada de inicio es aquella donde tanto tú como el cliente terminan contentos y motivados. Usa Flowlu para asignar tareas, seguir entregas y centralizar toda la información del proyecto. El objetivo no es solo comenzar un proyecto — es comenzar una colaboración.
Estas llamadas aseguran que todos estén alineados desde el arranque del proyecto. Se repasan los objetivos, el cronograma, lo que hay que hacer para completar el proyecto y cómo se mantendrá la comunicación. Es como revisar el mapa antes de un viaje por carretera.
Por lo general, la dirige el jefe de proyecto o la persona responsable del proyecto. Se encarga de guiar la conversación, responder preguntas y asegurarse de que todos sepan qué sigue durante la implementación.
Cuando termina la llamada, empieza el trabajo real. Se envía un resumen rápido, se confirman los próximos pasos y se arranca el proyecto según lo conversado.
No tiene que ser eterna — entre 20 y 30 minutos suele ser suficiente. El objetivo es aclarar lo esencial del proyecto y dejar tiempo para preguntas sin saturar a nadie.
Asegúrate de que el contrato esté firmado, que el alcance y el cronograma estén acordados y que tu equipo esté bien informado. Ten una agenda clara, repasa correos o notas anteriores y apunta las preguntas que aún necesitas hacer. Una herramienta como Flowlu puede ayudarte a tener todo del proyecto bien organizado en un solo lugar.
