¿Qué es un Alcance del Proyecto y Cómo Redactarlo?

Escribir un alcance de proyecto es una parte importante del proceso de planificación de un proyecto. Ayuda a definir actividades clave, tareas, objetivos principales, presupuesto y plazos. Sin embargo, no todos los gerentes de proyecto saben qué compone el alcance del proyecto y cómo hacerlo valioso.

En el artículo de hoy, aprenderemos qué es un alcance de proyecto, cómo escribirlo y qué dificultades puedes enfrentar al hacerlo.

Qué es un Alcance de Proyecto

Básicamente, un alcance de proyecto es un documento que delinea todas las actividades, objetivos, plazos y presupuesto. En la mayoría de los casos, los principales interesados y el público también se definen en el alcance del proyecto.

Puedes pensar que la única persona responsable de escribir un alcance es el gerente de proyecto, pero, de hecho, hay más personas involucradas en este proceso. Los interesados en el proyecto también juegan un papel en la definición de un alcance, ya que definen plazos y afectan las actividades clave. Un alcance de proyecto adecuado ayuda no solo a definir el camino principal, sino también a seguirlo en todo el ciclo de vida del proyecto.

La información más valiosa de un alcance de proyecto se convierte en una declaración de alcance del proyecto.

Qué es una Declaración de Alcance del Proyecto

Una declaración de alcance del proyecto es un documento donde se establecen todas las actividades clave de un proyecto. Puedes agregarla a tu plan de proyecto o hacerla un documento individual.

La declaración de alcance del proyecto está directamente conectada con la estructura de desglose del trabajo. Esto significa que, después de que todas las declaraciones se establezcan, los gerentes de proyecto y departamentos toman todas las declaraciones y crean un plan de trabajo con actividades específicas, hitos y plazos.

Para una declaración de alcance de proyecto regular, debes incluir los siguientes puntos:

• Hitos que definen plazos para cada etapa de un proyecto. En la mayoría de los casos, un hito termina con reuniones de interesados.
• Objetivo final y entregables esperados. Esta parte de una declaración de alcance del proyecto es una de las más importantes porque ayuda a los interesados a entender qué esperar del resultado.
• Posibles dificultades que pueden afectar los plazos o el resultado final. Esto también incluye resultados negativos, como pérdidas financieras significativas.
• Presupuesto y resultados esperados.
• Criterios para estimar el éxito de cada actividad.
• Después de que un gerente de proyecto termine el borrador final de una declaración de alcance del proyecto, debe pasar por el proceso de revisión de los interesados. Después de que los interesados aprueben la declaración, se puede implementar en el plan de proyecto final o formalizarse en un documento escrito.

Además, una declaración de alcance del proyecto puede convertirse en legalmente vinculante. Esto significa que puedes crear una declaración de trabajo para agentes o freelancers basada en declaraciones de alcance del proyecto.

La declaración de alcance del proyecto está lista y ha sido aprobada por los interesados, entonces, ¿qué sigue? Un gerente de proyecto toma la versión final de la declaración para trabajar y comienza a delegar actividades a los departamentos y dar a los líderes de equipo una comprensión de lo que tienen que hacer a continuación para permanecer en los plazos y dentro del presupuesto mientras trabajan en un proyecto.

Gestión del Alcance del Proyecto

Un buen gerente de proyecto debe entender que es imposible seguir el alcance del proyecto sin fallos. Esto significa que un gerente de proyecto debe saber cómo implementar cambios en el alcance del proyecto y evitar desviaciones.

El proceso de evitar piedras de tropiezo y desviaciones es la gestión de cambios. Ya que sabes que es imposible evitar problemas inesperados, tienes que estar listo para usar todas tus habilidades de gestión de cambios para identificar rápidamente cuándo se deben hacer cambios.

Cómo gestionar un alcance?

• Intenta prever posibles desafíos y pensar en maneras de superarlos. Identifica posibles cambios y encuentra aquellos que harán el menor daño al proyecto.
• Piensa en enmiendas y cómo afectarán los resultados finales o intermedios.
• Discute posibles cambios con los interesados y obtén su aprobación. Es mucho más fácil implementar enmiendas cuando ya están aprobadas.
• Encuentra mejores plazos para implementar cambios. Por ejemplo, después de cada iteración.

Cómo Prevenir la Expansión del Alcance del Proyecto

La expansión del alcance ocurre cuando la cantidad de trabajo excede las restricciones de tiempo de tu proyecto. Por ejemplo, esto puede suceder si no definiste la declaración de alcance del proyecto. Los interesados comienzan a solicitar más contexto y agregar extras a tu trabajo. Tu equipo no esperaba tales horas extras, lo que se convirtió en retrasos.

Las expansiones de alcance pueden afectar negativamente no solo los plazos, sino también los presupuestos y la calidad del resultado final. También puede reducir la motivación del equipo, ya que una gran cantidad de trabajo inesperado es una fuente importante de estrés para los empleados.

Puedes evitar simplemente las expansiones de alcance escribiendo una declaración adecuada. Cuando todas las actividades clave están establecidas, los interesados no buscarán agregar más y más detalles al proyecto y el equipo puede concentrarse en el plan del proyecto.

Cómo Escribir un Alcance de Proyecto: Pasos Clave

Paso 1. Define metas y objetivos

Antes de comenzar a trabajar en el proyecto, debes entender claramente qué esperar al final. Piensa en tus metas y objetivos principales. Es crítico enfocarse en una cosa porque eso te permite entregar mejores resultados sin desperdiciar recursos en metas inalcanzables.

Paso 2. Planifica el presupuesto y los recursos

Establece cuántos recursos financieros y humanos tienes para el proyecto futuro. Sin entender cuántos recursos tienes, puedes quedarte fácilmente sin ellos. Además, el tamaño de un equipo importa. No puedes asignar miles de tareas si tienes un equipo de diez personas.

Primero, cuenta tus recursos actuales y luego divídelos para que coincidan con cada actividad. Los recursos son una parte importante de una declaración de alcance porque tus interesados necesitan saber cuánto de sus recursos se gastará en los proyectos.

Paso 3. Haz un borrador de la declaración de alcance del proyecto

Como se mencionó, una declaración de alcance del proyecto define lo que vas a hacer durante el proyecto y en lo que no te vas a concentrar. Tal declaración no tiene un plan estricto, puedes hacerla como una lista de verificación, un párrafo o el documento entero.

Simplemente, tus interesados y equipo deben entender qué recibirán al final del proyecto, cuánto tiempo llevará completar todo y cuántos recursos gastarás en él.

Paso 4. Obtén la aprobación de los interesados

Una vez que el borrador esté listo, puedes mostrárselo a tu interesado para su aprobación. Pueden tener su propia visión, así que prepárate para algunos cambios. De cualquier manera, es mejor discutir todos los detalles adicionales y extras antes de comenzar a trabajar en el proyecto.

Paso 5. Prepárate para posibles cambios

Como un buen gerente de proyecto, prepárate para posibles cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La gestión de cambios es una habilidad poderosa, porque no puedes predecir resultados como comentarios negativos de los clientes o cambios en tu equipo.

La mejor manera es discutir el proceso de aprobación con los interesados antes de comenzar a trabajar en un proyecto. En ese caso, si los cambios son necesarios, puedes decidir fácilmente qué hacer. Puedes crear un formulario específico para que los interesados puedan realizar una revisión completa si se hace una solicitud de cambio.

Paso 6. Presenta un alcance de proyecto al equipo

Después de que los interesados aprueben el alcance del proyecto, es hora de presentarlo a tu equipo. Se familiarizarán con todas las actividades futuras, posibles cambios, plazos y tareas clave. Además, obtendrán una comprensión clara de lo que los interesados esperan como resultado final.

Ejemplo de un Alcance de Proyecto

Sabemos que puede ser una tarea difícil escribir un alcance de proyecto por primera vez, por lo que puedes usar nuestra plantilla para preparar tu nuevo alcance:

• Introducción. Visión general completa de un proyecto futuro para aclarar cómo y para qué se inicia este proyecto.
• Alcance del proyecto. Qué se va a hacer durante el proyecto. Define las actividades clave y el cronograma. Esto ayudará a tu equipo a concentrarse en lo que realmente necesita hacer y alcanzar los hitos a tiempo.
• Entregables esperados. En esta sección, debes definir qué se hará al final del proyecto. Porejemplo, el departamento de marketing podría preparar un artículo de promoción de 3000 palabras y un video de YouTube de 5 minutos con una reseña del producto.
• Criterios. Qué se debe hacer para que el proyecto sea aprobado. Puede ser una lista simple con casillas de verificación. Una vez que todas las casillas estén marcadas, el proyecto está listo.
• Exclusiones. Junto con lo que necesitas hacer, es mejor aclarar qué no está incluido en el proyecto. Esto ayudará al equipo a concentrarse en las actividades clave, y los interesados no esperarán resultados que aún no se esperan.
• Restricciones. En las restricciones, debes señalar las limitaciones más vitales: qué no se puede cambiar o agregar. Las restricciones pueden referirse a cualquier parte de un proyecto: presupuesto, tareas, actividades de marketing, etc.

Puntos Clave

Un alcance de proyecto es una parte importante del proceso de planificación de un proyecto. Puedes omitir este paso, pero en ese caso, no esperes que tu proyecto tenga resultados claros y esté listo para enfrentar toneladas de imprevistos. Con un alcance de proyecto, puedes estar preparado para cualquier cambio, y tu equipo sabrá exactamente qué hacer.