Cómo optimizar su gestión del tiempo con OKR

Los OKR son altamente efectivos porque hacen exactamente eso. Estas herramientas invaluables nos ayudan a identificar objetivos que importan y a medir el progreso hacia ellos.

Los OKR transforman metas y aspiraciones en resultados medibles y reales. Con los OKR, los equipos pueden gestionar el tiempo y permanecer en curso hacia sus objetivos generales.

Esta guía tiene como objetivo ayudarnos a comprender mejor los OKR en la gestión del tiempo.

Aprendamos cómo establecer objetivos realistas mientras discutimos las herramientas y recursos necesarios para implementar OKR para la gestión del tiempo.

Entendiendo los OKR

Los Objetivos y Resultados Clave (OKR) son indicadores de progreso hacia los objetivos generales. Los OKR provienen de desglosar los objetivos principales en tareas más pequeñas y accionables.

Este marco de establecimiento de objetivos es una herramienta efectiva de gestión del tiempo para los equipos mientras trabajan hacia objetivos alcanzables y ambiciosos. Algunos ejemplos prácticos de OKR incluyen:

• Mejorar la participación de los empleados
• Aumentar el tráfico orgánico a su sitio web
• Crecer el conocimiento de la marca
• Impulsar el crecimiento de los ingresos

Tener OKR para toda la empresa para guiar a todos hacia los mismos objetivos. Los diferentes equipos pueden desglosarlos en pasos más pequeños, contribuyendo a los objetivos primarios.

Por lo tanto, los OKR son flexibles y adecuados para cualquier negocio, empresa u organización. Cuando se trata de gestión del tiempo, todos pueden beneficiarse de los OKR. Ya sea que formemos parte de un equipo o simplemente busquemos gestionar mejor el tiempo, este marco es una forma segura de impulsar la productividad.

La Conexión entre OKR y Gestión del Tiempo

La gestión del tiempo durante las horas de trabajo es vital en cualquier rol. Cómo gestionamos el tiempo limitado disponible determina cómo y cuándo alcanzamos nuestros objetivos.

Una gestión eficiente del tiempo nos permite hacer más en menos tiempo. Tenemos más flexibilidad para priorizar otras tareas, reduciendo el estrés mientras aumentamos la productividad.

Es una buena idea incorporar la gestión del tiempo y los OKR. Nos ayudará a aclarar cómo usar mejor nuestro tiempo, manteniéndonos enfocados y más productivos. La gestión del tiempo facilita la identificación de tareas que consumen mucho tiempo o áreas donde desperdiciamos tiempo, permitiéndonos iterar y ajustar en consecuencia.

Estableciendo Objetivos Efectivos con OKR

No hay un proceso único para establecer objetivos alcanzables. Adoptar un marco de OKR requiere una planificación adecuada antes, durante y después de decidir los OKR correctos.

Los OKR tienen dos partes: el objetivo y el/los resultado(s) clave. Un objetivo es "qué" queremos lograr o nuestro objetivo final. Inicialmente, puede no ser cuantificable, pero debe ser aspiracional, realista y preciso. Cómo agregará valor a su negocio debe estar claro.

Los resultados clave van de la mano con los objetivos. Desglosan los objetivos principales en tareas más medibles, realistas y tangibles.

Los resultados clave nos dan una idea de cómo estamos desempeñándonos. Es más fácil determinar si alcanzaremos el objetivo si nos mantenemos en el camino actual.

Al establecer objetivos prácticos, dejemos que la visión guíe los OKR en la selección de ellos. Por ejemplo, desglose las estrategias a largo plazo en metas más pequeñas alcanzables dentro de 30–90 días.

Tenga un proceso estructurado con preguntas específicas como qué significa el éxito para su negocio o compañía. Piense en los pasos más efectivos que debe tomar para hacer el mayor progreso hacia la visión u objetivo.

1. Defina Resultados Clave Claros

Cada objetivo debe tener de tres a cinco resultados clave. Estos resultados sirven como puntos de control o hitos para motivar y guiar a nuestros equipos con progreso real.

Los resultados clave deben ser:

• Realistas
• Medibles
• Específicos
• Ambiciosos o agresivos
• Limitados en el tiempo

2. Especifique la Estrategia, Misión, Visión y Objetivos

La mejor manera de optimizar los beneficios de los OKR es entender claramente nuestros objetivos de negocio, estrategias, visión y misión. Nuestros OKR deben estar sincronizados con nuestros objetivos, ya que sirven como un mapa de ruta para alcanzarlos.

3. Tenga OKR Simples

Los OKR solo pueden ser alcanzables si son fáciles de entender. Tener numerosos objetivos hace que sea desafiante implementarlos y priorizarlos. Al establecer metas, deberíamos comenzar con OKR organizacionales y luego desglosarlos en OKR enfocados en el equipo.

Es óptimo mantener cinco o menos objetivos, cada uno acompañado por tres resultados clave.

4. Analice Elementos Clave del Negocio

Los métodos que utilizamos para alcanzar nuestros objetivos dependen del entorno empresarial. Es esencial evaluar varios aspectos de nuestras operaciones diarias, como los procesos comerciales y la estructura de gestión.

5. Fomente la Participación de los Empleados

A veces, puede ser desafiante incluir a todos los miembros del equipo en el proceso de establecimiento de objetivos. En tal caso, cada empleado debe estar claro sobre quién es responsable de rastrear y definir los OKR en cada nivel. Deben saber qué resultados clave o proyectos priorizar y cómo cada persona contribuye hacia el objetivo final. Los beneficios de la implementación de OKR también deben estar claros.

6. Permita que los Miembros del Equipo Participen en el Establecimiento de Objetivos

Permitir que los empleados participen activamente en la definición de objetivos fomenta un sentido de propiedad y responsabilidad.

Los miembros individuales del equipo pueden centrarse en iniciativas que involucren conjuntos de habilidades particulares.

7. Determine los OKR Antes de Cada Trimestre

El mejor momento para definir objetivos organizacionales o empresariales es al menos dos semanas antes de que comience cada trimestre. Hacerlo permite tiempo suficiente para implementar los OKR y lograr los resultados clave antes de comenzar un nuevo ciclo de OKR.

8. Integre los OKR Organizacionales y Departamentales

Los objetivos departamentales varían de los objetivos empresariales o de la compañía. Sin embargo, ambos deben alinearse para apoyar los objetivos generales y tener los mejores resultados. Integrar una plataforma de gestión de OKR es una excelente manera de acceder a herramientas que ayudarán a crear objetivos alcanzables.

Creando Resultados Clave que Impulsan la Productividad

Los resultados clave en el marco de OKR describen las medidas que usamos para evaluar el desempeño de cada objetivo. Estos resultados definen precisamente lo que queremos lograr y sirven como hitos en el camino hacia el éxito. Por lo tanto, deben ser numéricos, limitados en el tiempo y tener un trasfondo de datos.

Al delinear los OKR, los resultados clave y los objetivos deben alinearse, complementarse y equilibrarse para lograr resultados significativos. Si hay un desequilibrio en un extremo, el otro inevitablemente fallará.

Mientras que los objetivos son inspiradores y aspiracionales, los resultados clave deben ser desafiantes, accionables y medibles. Considere preguntas como:

• ¿Son los resultados clave independientes de consecuencias no deseadas?
• ¿Son demasiado fáciles o difíciles de alcanzar?
• ¿Serán los resultados cualitativos y cuantitativos?

Implementando OKR para la Gestión del Tiempo

A menudo nos volvemos más enfocados y productivos si entendemos cómo usar mejor nuestro tiempo disponible. Si gestionamos efectivamente nuestro tiempo, podemos aumentar la productividad y alcanzar nuestros objetivos más rápidamente.

Recuperamos el control total sobre cómo gastamos el tiempo y cómo afecta nuestro progreso hacia los objetivos. También es una excelente manera de prevenir la procrastinación mientras aumentamos la eficiencia.

Los tres objetivos principales de la gestión del tiempo son actuar, priorizar y planificar. Estos objetivos apuntan a agilizar el trabajo y mejorar la productividad. Al implementar OKR para la gestión del tiempo, es vital tener en cuenta estos objetivos para garantizar el éxito.

Mientras no hay una manera universal de implementar OKR, la gestión del tiempo se vuelve más manejable cuando:

1. Asignamos o Delegamos tareas

Una gestión efectiva del tiempo requiere que sepamos cómo y cuándo asignar tareas. Delegar tareas a otros miembros del equipo debe depender de áreas de experiencia, capacidades y habilidades.

Los OKR son limitados en el tiempo, lo que ayuda al decidir las tareas a delegar. Hacerlo libera tiempo valioso, que puede dedicarse a evaluar estrategias y otras tareas intensivas en tiempo o desafiantes.

Antes de asignar tareas, describa expectativas claras, comparta comentarios y agradezca la finalización oportuna.

2. Priorizamos Diferentes Tareas

La mayoría de las personas abordan la gestión del tiempo con una lista de tareas para guiar el día. Aunque las listas de tareas son efectivas en algunas áreas, el mejor movimiento es considerar qué tareas deben ir primero. Organizar las tareas en orden de importancia ahorra tiempo mientras mejora la eficiencia.

Incorporar el marco de OKR al priorizar tareas es un movimiento inteligente. Cada resultado clave tiene un marco de tiempo específico, lo que facilita la gestión del tiempo.

3. Establecemos Plazos Realistas

Una gestión efectiva del tiempo requiere un buen entendimiento de cuánto tiempo lleva cada tarea. Este conocimiento es valioso al establecer plazos realistas para esas tareas. Aunque está bien tener plazos ambiciosos, sea realista con sus expectativas.

Los OKR pueden ser herramientas invaluables ya que nos ayudan a cumplir con los plazos. Desglosar los objetivos en tareas más pequeñas facilita lograr los resultados clave a tiempo.

4. Definimos Objetivos SMART

Establecer objetivos SMART es otra excelente manera de

gestionar el tiempo de manera efectiva. SMART significa específico, medible, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo.

Tales objetivos son fáciles de definir y accionar, especialmente si usamos OKR para gestionar el tiempo.

5. Manejamos Primero las Tareas Más Desafiantes

Podemos mejorar significativamente la gestión del tiempo priorizando las tareas difíciles. Podríamos usar menos tiempo y energía al manejar primero las tareas desafiantes antes de abordar las más sencillas.

Hay una técnica popular conocida como "Comerse la Rana". La base de este concepto es completar primero las tareas que más tememos. Es una herramienta útil para aquellos con el hábito de procrastinar.

Los OKR pueden ser útiles al decidir cómo priorizar tareas difíciles. Tener plazos realistas no solo mejora las habilidades de gestión del tiempo sino que también aumenta la productividad.

6. No Hacemos Multitareas

Hacer multitareas a menudo va en contra de una adecuada gestión del tiempo. Trabajar en múltiples tareas simultáneamente significa tomar tiempo para pasar de una a otra. Este tiempo desperdiciado puede acumularse, llevando a plazos perdidos.

En lugar de hacer multitareas, integramos OKR para ayudar a gestionar el tiempo y cumplir con los plazos.

7. Eliminamos Distracciones

Para la mayoría de nosotros, el impulso de revisar las redes sociales, mensajes de texto y llamadas es a menudo distractor. Estas distracciones regulares afectan la gestión del tiempo ya que desvían la atención de las tareas clave.

Cuando se usan de manera correcta, los OKR pueden ayudarnos a permanecer enfocados. Establezca marcos de tiempo específicos para varias tareas e intente completarlas antes de tomar descansos para ponerse al día con su dispositivo.

Monitoreando y Adaptando su Gestión del Tiempo con OKR

El éxito del marco de OKR depende en gran medida de nuestra capacidad para rastrear o monitorear el progreso. El seguimiento implica medir el avance hacia la consecución de los objetivos y metas que delineamos.

Después del seguimiento viene la actualización y alineación de procesos basados en datos en tiempo real.

Cuando se trata de gestión del tiempo, monitorear los OKR y compartir el progreso aumenta las posibilidades de éxito. Como resuena el autor de The Gap and The Gain, Dan Sullivan, solo puedes lograr el progreso que mides.

Asegure la Transparencia

Al monitorear los OKR, es esencial asegurar que todos tengan acceso a los datos clave de OKR, incluyendo:

• Actualizaciones de OKR sobre el progreso para fomentar comentarios y motivar al equipo
• Propiedad de OKR donde todos saben quién es responsable de los OKR y quién lidera para asegurar el trabajo en equipo y la responsabilidad
• Explicación de los objetivos y resultados clave donde los objetivos comerciales, del equipo, departamentales e individuales estén claros.
• OKR relevantes en cada ciclo, plazos próximos y hitos clave
• La alineación visual de OKR destaca cómo los OKR contribuyen a los objetivos generales. Asegúrese de que cada persona entienda cómo sus esfuerzos se vinculan con el panorama general.

Programe Reuniones de Seguimiento Regulares

Las reuniones de seguimiento regulares aseguran un progreso consistente, retroalimentación efectiva y revisión del desempeño. Estas reuniones pueden ser semanales o quincenales, durante las cuales los equipos evalúan el progreso de OKR y lo que aprendieron. Evalúe las puntuaciones de OKR y cómo afectan la confianza y resalte qué priorizar en las próximas semanas.

Estas discusiones mantienen a todos alineados y brindan una oportunidad para abordar cualquier problema antes de que se convierta en un problema.

Defina la Puntuación de OKR y los Puntos de Referencia

Los resultados clave son diferentes y algunos son más fáciles de lograr que otros. Necesitamos puntuación y puntos de referencia porcentuales para estos resultados clave para mantenernos actualizados sobre el progreso.

La puntuación de OKR define cómo sabemos que logramos el resultado clave. Puede ser un método binario con respuestas de sí y no o una escala de calificación con uno y cero. Calculamos la finalización obteniendo el promedio de la calificación de los resultados clave.

Herramientas y Recursos para Implementar la Gestión del Tiempo OKR

Diferentes herramientas de gestión de OKR están disponibles para asegurar una integración sin problemas. Estas herramientas nos ayudan a cuantificar el éxito en la gestión del tiempo, monitorear el progreso, alinear equipos y establecer objetivos ambiciosos.

Plataformas avanzadas, como Flowlu, vienen con características innovadoras como tableros de seguimiento del progreso, informes y análisis, y herramientas de colaboración. Con una amplia personalización, es fácil definir detalles y valores particulares para ir con objetivos y metas específicos.

Obtenemos una plataforma optimizada para asegurar la alineación y claridad. El seguimiento del desempeño en tiempo real aporta transparencia y responsabilidad para el éxito definitivo.

Conclusión

Tenemos tiempo limitado cada día, y debemos aprender a gastar cada minuto sabiamente. Al adoptar OKR, podemos mejorar nuestras habilidades de gestión del tiempo y ser más productivos.

Podemos hacer más y alcanzar nuestros objetivos de manera más eficiente con la robusta herramienta de gestión de OKR de Profi.co. El tablero personalizable es fácil de usar, permitiéndonos monitorear el progreso. Además, los mapas de calor en tiempo real ayudan a identificar posibles problemas antes de que afecten el progreso.

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Acerca del Autor

Sasi Dharan es Gerente de Marketing en Profit.co. Tiene una década de experiencia en gestión de proyectos, consultoría de excelencia operativa y marketing digital. Le apasiona crear nuevos enfoques para la conciencia de marca y la generación de demanda. Le encanta aprender nuevas tecnologías y estrategias en marketing y desplegarlas en su organización. También es un ávido viajero y motociclista que ha viajado casi 7000 millas en un año.