Hitos: ¿Qué son y por qué los necesitas en la Gestión de Proyectos?
En este artículo, descubriremos qué es un hito y por qué lo necesitas para rastrear tu progreso. Además, averiguaremos cómo usarlo en la práctica y cómo los hitos pueden mejorar tu gestión de proyectos.
Definición de Hitos
Originalmente, el término hito se utilizaba para marcar la distancia recorrida. En la gestión de proyectos, los hitos describen la distancia recorrida también. En pocas palabras, representa actividades completadas durante la fase específica.
Sin embargo, los hitos no son solo una herramienta para establecer etapas simplemente. Los hitos también ayudan a establecer actividades, monitorear ingresos y gastos, preparar informes para la oficina central y los interesados, establecer plazos y realizar reuniones de chequeo. En ese caso, los hitos también son una herramienta poderosa cuando se trata de programación y análisis, ya que puedes recopilar métricas para un período específico.
Cómo los Hitos Difieren de Otros Componentes de la GP
Mientras que otras actividades como las tareas muestran solo pequeños pasos hacia el objetivo principal, los hitos muestran actividades clave del proyecto. Los hitos difieren de los objetivos y las iteraciones también.
Otras actividades de gestión de proyectos están principalmente relacionadas con acciones específicas, pero los hitos muestran la cronología. El inicio y el fin de un hito pueden estar relacionados con un evento, tarea importante o entrega. Pero en la mayoría de los casos, los hitos definen fases de un proyecto.
Pero, ¿cómo entender cómo los hitos son diferentes de otros componentes de la gestión de proyectos, como: tareas, objetivos e iteraciones? La siguiente lista te ayudará a definir los otros componentes clave de un proyecto y cómo los hitos son diferentes de ellos.
Tareas
Incluso una tarea grande es solo una parte de la etapa o fase completa de un proyecto. Las tareas mapean solo pequeños pasos hacia el objetivo principal, mientras que los hitos son una parte importante de un proyecto. En pocas palabras, las tareas definen partes manejables del proyecto y los hitos definen cronologías. Las tareas están incluidas en el hito, tienen plazos y pasos definidos, pero el hito ayuda a medir el tiempo gastado y analizar las actividades al final.
Objetivos
Un objetivo es el blanco principal. Puedes tener algunos de ellos en tu proyecto, pero los objetivos definen algo grande. Mientras que los objetivos representan resultados futuros, los hitos muestran acciones ya realizadas. Por ejemplo, puedes tener un proyecto de promoción en redes sociales. Durante ese proyecto, tienes el objetivo de ejecutar con éxito un nuevo curso para tus seguidores. En ese caso, el hito puede ser alcanzar 50,000 seguidores. Al alcanzar el hito, puedes estimar tus esfuerzos, tiempo gastado y recursos necesarios.
Iteraciones
Una iteración es una etapa predefinida durante el desarrollo o producción de un proyecto. Después de cada iteración, obtienes una parte de un producto o su prototipo. Las iteraciones ayudan a mostrar entregables a los interesados u otros departamentos. Mientras que después de la iteración obtienes un resultado material (o digital si hablamos de desarrollo de software), los hitos muestran principalmente cronologías y definen eventos clave. De todos modos, a veces pueden coincidir. Por ejemplo, una versión beta de un proyecto puede ser un hito también.
En resumen, los hitos difieren de otros componentes de la gestión de proyectos en que pueden reflejar un período de tiempo específico.
Beneficios de los Hitos
Como se mencionó, los hitos son herramientas poderosas para definir cronologías y estimar esfuerzos, así como analizar y planificar estrategias futuras.
- Mejora de la gestión del tiempo y la planificación
Como los hitos ayudan a definir eventos importantes y fechas clave, ayuda a construir una mejor estructura para un proyecto en el futuro. Además, ayuda a estimar el tiempo requerido para completar cada etapa de un proyecto. Los hitos se utilizan frecuentemente en diferentes metodologías de gestión de proyectos para estimar el tiempo. Por ejemplo, es una herramienta para el Método del Camino Crítico. Los hitos también se utilizan en los Diagramas de Gantt.
- Mejor colaboración del equipo
En la mayoría de los casos, hay muchos departamentos y equipos involucrados en un proyecto. Tienen que mantenerse en el plazo y planificar su flujo de trabajo, así como comunicarse con otros departamentos. Como los hitos definen actividades clave, es fácil indicar si ha llegado el momento de pedir feedback del otro departamento.
- Identificación de desafíos
Para alcanzar un hito, debes realizar tareas y actividades predefinidas. Si no cumples con un plazo, puedes identificar qué tareas son obstáculos. Al monitorear los hitos, puedes entender qué está interrumpiendo tu flujo de trabajo. Como todos los hitos están vinculados entre sí, no puedes comenzar la siguiente etapa sin completar la anterior, lo que te ayuda a concentrarte en las actividades actuales y deshacerte de las interrupciones de una etapa en curso.
- Entregables regulares a los interesados
Los interesados están interesados en la salida regular. Es mucho más fácil mantenerlos al tanto del cronograma y preparar informes basados en hitos. No es necesario informar a los interesados sobre tareas pequeñas e insignificantes, así como tampoco es bueno presentarles solo el objetivo final. Con los hitos, pueden asegurarse de que el proyecto se completará a tiempo y estar familiarizados con todas las actividades clave.
- Análisis e informes
Los informes son más precisos porque puedes observar las actividades para una cronología específica y estimar cómo las pequeñas tareas y otros componentes del proyecto afectaron los eventos clave del hito. Por ejemplo, en Flowlu, puedes rastrear tareas y flujo de efectivo relacionados con el hito. Es útil no solo para informar, sino también para planificar proyectos futuros.
Cómo Establecer Hitos
Los hitos pueden agregarse a cualquier tipo de proyecto. De todos modos, su número y eventos clave dependen del tipo de proyecto, su industria, el tamaño del equipo y otras dependencias.
Originalmente, hay cinco hitos promedio:
- Iniciación
- Planificación
- Implementación
- Monitoreo
- Cierre
Si es necesario, puedes cambiar y agregar nuevos hitos a tu proyecto, pero en la mayoría de los casos, esta lista es apropiada para todos los proyectos.
Para establecer hitos, tienes que entender tus fechas clave y actividades. Es importante recordar que los hitos están estrechamente relacionados con reuniones con inversores y partes interesadas, ya que necesitas ejecutarlas después de que se complete cada fase.
Para rastrear el progreso de manera fluida pero sin sobrecargar un proyecto con múltiples hitos por completar, es importante no agregar solo unos pocos hitos, porque te impedirá estimar el progreso correctamente. De lo contrario, cuando hay demasiados hitos, puedes confundirte y confundir a tus partes interesadas también. Mapea solo las actividades clave de tu proyecto basadas en eventos importantes o entregables.
Una vez que se establecen todos los hitos, el gerente del proyecto es responsable de llevar a cabo reuniones regulares tanto con las partes interesadas como con el equipo del proyecto. Como los hitos se basan en eventos clave, también deben mencionarse en la documentación del proyecto.
Ejemplos de Hitos en Proyectos
Como se mencionó anteriormente, los hitos del proyecto están relacionados principalmente con eventos clave, reuniones con partes interesadas o resultados significativos.
Por lo tanto, podemos definir los siguientes hitos como ejemplos:
- Aprobación del proyecto
- Fechas de inicio y fin de cualquier etapa
- Tareas críticas o significativas con un gran efecto en el resultado final
- Reuniones con partes interesadas
- Ensamblaje del equipo
- Aprobación del diseño
- Alcanzar el objetivo
- Gestión financiera
- Un prototipo de producto o un nuevo módulo
Los resultados de todos los hitos deben reflejarse en informes para las partes interesadas. Esto no solo ayudará a asegurar que el flujo de trabajo sea fluido, sino que también te ayudará a rastrear la productividad.
Para Resumir
Los hitos te ayudan a alcanzar el objetivo final de un proyecto paso a paso. Si todos los hitos están correctamente establecidos y te ayudan a seguir el camino correcto. De todos modos, son solo una herramienta en todo un arsenal de trucos de gestión de proyectos, pero te ayudarán a estar preparado para situaciones inesperadas y evitar errores.
Para ejecutar un proyecto con éxito, también tienes que seguir metodologías específicas de GP, gestionar a las partes interesadas y mejorar la comunicación con el equipo.
Los hitos del proyecto son puntos o eventos significativos dentro del cronograma de un proyecto que denotan un logro o una fase de trabajo que se ha completado. Se utilizan para rastrear el progreso y resaltar momentos clave en el ciclo de vida del proyecto.
Los hitos se identifican analizando el alcance del proyecto y desglosando el trabajo en componentes clave. Eventos como la finalización de una fase importante, tareas críticas o el logro de objetivos específicos pueden considerarse hitos.
Los hitos son importantes porque proporcionan una indicación clara del progreso, ayudan a alinear los esfuerzos del equipo, facilitan la comunicación con las partes interesadas y pueden usarse como puntos de control para evaluar la salud y la dirección del proyecto.
Los hitos representan logros significativos o fases y no implican acciones directas, mientras que las tareas son las acciones específicas o elementos de trabajo que deben completarse para alcanzar un hito. Los hitos sirven como marcadores de progreso, mientras que las tareas son los pasos tomados para lograr ese progreso.
