¿Qué es una parte interesada en un proyecto?
Las partes interesadas son su cliente, competidor, equipo, toda la empresa en la que trabaja y aún más. Este artículo le ayudará a comprender la definición de parte interesada del proyecto, sus tipos y roles. Pero lo que más importa es que le ayudaremos a entender sus necesidades y a proporcionar un efecto positivo.
Parte Interesada del Proyecto: Definición
En pocas palabras, las partes interesadas son personas que están interesadas en su proyecto. Pero no son solo personas que quieren tener un resultado, porque serán influenciadas por sus proyectos en diferentes etapas de su ciclo de vida. Y la influencia definirá su opinión, lo cual puede ser crítico a largo plazo. Sus decisiones y aportes también afectarán su proyecto. Por lo tanto, una de las cosas importantes en la gestión de proyectos es hacer felices a sus partes interesadas y proporcionarles solo experiencias positivas.
Durante el proceso de desarrollo del proyecto, las necesidades y expectativas de las partes interesadas son diferentes. Además, la influencia de las partes interesadas puede cambiar de una etapa a otra del proyecto. Pero cuando se encuentra con un choque de intereses de las partes interesadas, ¿cómo puede manejar esta situación? ¿Cómo controlar su opinión y mantenerla positiva?
Como gerente de proyecto, debe definir claramente sus tipos, necesidades y roles para gestionarlos con éxito a lo largo del proyecto.
Tipos de Partes Interesadas
Como su opinión e influencia pueden diferir, hay tres tipos de partes interesadas. Varían en su rol en un proyecto.
Partes Interesadas Clave
Las partes interesadas clave son la audiencia más afectada por su proyecto. Podrían ser inversores o personas que hicieron algunas contribuciones durante el proceso de planificación o que aún están ayudando con sus ideas y tareas. En resumen, cualquier parte interesada puede ser clave. Pueden ser parte de un grupo focal para evaluar su proyecto, o quizás sean expertos en ciertos campos para revisar positivamente su producto o servicio y traer un efecto positivo.
En la mayoría de los casos, las partes interesadas clave juegan un papel activo en el ciclo de vida de un proyecto. El poder de las partes interesadas radica en minimizar riesgos, proporcionar recursos, desarrollo de negocios y flujo de trabajo sin problemas. Cada parte interesada clave es parte del éxito, porque definen el camino de un proyecto y le proporcionan una estrategia clara.
Partes Interesadas Internas
Como sugiere el nombre, las partes interesadas internas son personas que están directamente involucradas en el proceso de toma de decisiones del proyecto. Mayormente no tienen solo un interés financiero en su proyecto, sino también personal. Son empleados, inversores, otros departamentos de su empresa, junta directiva, equipo de gestión y muchos más.
Además, incluso un cliente puede ser una parte interesada interna. Podría preguntarse cómo, pero es completamente claro si está trabajando en el desarrollo de un producto o servicio como proveedor. En ese caso, debe confiar no solo en la opinión y decisiones de su equipo, sino también en las ideas y puntos de vista de los clientes.
Partes Interesadas Externas
Las partes interesadas externas no forman parte del equipo del proyecto y no toman decisiones, pero tienen un gran impacto en el resultado desde el exterior. Por ejemplo, pueden ser entidades gubernamentales, clientes y clientes, distribuidores, competidores, comunidades, medios de comunicación, etc.
Roles de las Partes Interesadas en la Gestión de Proyectos Puede imaginar tantos roles de partes interesadas como pueda, porque depende del proyecto, la empresa y la industria en la que trabaja, pero me gustaría mencionar algunos roles principales que pueden afectar cualquier proyecto. Aquí hay algunos ejemplos de tales roles:
- Gerentes.
- Miembros del equipo.
- Junta directiva.
- Ejecutivos.
- Inversores.
- Patrocinadores.
- Proveedores.
- Clientes.
- Usuarios.
- Proveedores.
Esta no es una lista completa de partes interesadas, pero ya podría estar asustado por el gran número de personas cuya opinión puede afectar su proyecto de manera positiva y negativa, ¿verdad? No necesita preocuparse, porque no tiene que satisfacer todas sus necesidades en conjunto, pero una estrategia integral que cubra las necesidades más esenciales es vital. Para enfocarse en una audiencia rentable y definir una estrategia adecuada, debe identificar a sus partes interesadas y analizarlas.
Los roles son únicos y tienen esferas de influencia separadas. La lista a continuación destacará alguna importancia clave de las partes interesadas:
- Definir el servicio. Están definiendo el propósito de los servicios y evaluándolo.
- Apoyar su proyecto con ideas y actualizaciones. Mayormente, las partes interesadas internas siempre están involucradas en el proceso de toma de decisiones clave y actualizaciones. Pero, ¿y si también funciona para las partes interesadas externas? Deje que sus clientes y usuarios configuren algo y manténgalos informados regularmente sobre las actualizaciones.
- Monitorear el proyecto. Cada actividad y operación puede afectar directamente no solo a las partes interesadas clave, sino que algunas de ellas también están a larga distancia. Confíe en su opinión y desarrolle su proyecto para que sea apropiado para el usuario final. Mientras las partes interesadas monitorean su servicio, se le proporcionará la información más actualizada.
Cómo Identificar y Analizar Partes Interesadas
El proceso de identidad y análisis de las partes interesadas es la base de cada proyecto. Además, es una de las partes esenciales, porque se realiza justo después de que se establecen el acta de constitución del proyecto y el alcance. Aquí están los pasos esenciales del análisis de partes interesadas que le ayudarán a construir una fuerte estrategia de gestión de partes interesadas:
Paso 1. Identifique sus partes interesadas
Para identificar a sus partes interesadas, debe comprender el objetivo principal del proyecto y qué necesidades cubre. Revise el alcance de su proyecto y el acta de constitución. Esto le ayudará a definir tanto las partes interesadas internas como externas.
Es importante señalar que no todas las partes interesadas están involucradas en la interacción con su producto o servicio desde el principio, algunas de ellas vendrán más tarde. Pero eso no significa que no tenga que pensar en la comunicación con tal cohorte desde el inicio del proyecto. Haga el trabajo preliminar primero y sus partes interesadas estarán contentas más tarde.
Paso 2. Priorícelas
Como se mencionó antes, hay un tipo como una parte interesada clave. Uno de los pasos más importantes de su camino como gerente de proyecto es definir a sus partes interesadas clave. ¿Por qué necesita enfocarse en las partes interesadas clave? Esto se debe a que están tomando decisiones clave e inversiones en su proyecto, por lo que enfocar sus recursos en hacerlas felices es una prioridad principal. Pero es esencial no solo influir en ellas de la manera correcta, sino también hacerlo en el momento adecuado.
Hay una manera simple pero efectiva de priorizar las partes interesadas: una cuadrícula de poder/interés. Tal análisis consta de dos preguntas simples, pero una vez que las responda, definirá a sus partes interesadas clave para enfocarse en ellas. Aquí están estas preguntas:
¿Qué influencia tienen?
¿Qué tan importante es su opinión? ¿Y cuánta influencia tienen sobre otras partes interesadas, el equipo del proyecto y el resultado final? Como hemos mencionado, la influencia puede ser tanto positiva como negativa, por lo que es mejor considerar todos los riesgos.
¿Cómo afecta su proyecto a ellas?
¿Están directamente afectadas por su proyecto o solo están ligeramente conectadas? ¿Son sus competidores o parte del equipo? ¿Los resultados de su proyecto las afectarán de manera financiera?
A medida que su poder e interés en su proyecto crecen, debe mantener una comunicación más cercana con ellas. Si son partes interesadas clave con una gran influencia, es esencial mantenerlas satisfechas, mientras que solo el interés conduce a proporcionarles más información (por ejemplo, en las redes sociales). Aún si su interés y poder son bajos, solo manténgalas monitoreadas, porque quién sabe, tal vez se convertirán en sus partes interesadas clave más tarde.
3. Mantenga una conexión más cercana con sus partes interesadas
Una vez que haya encontrado a sus partes interesadas y las haya priorizado, debe construir una conexión fuerte con ellas para entender sus necesidades y expectativas.
Hablando de partes interesadas clave, tal actividad puede involucrar una reunión personal con inversores o influyentes. Pero, ¿de qué necesita discutir? Hay algunos consejos para ayudarlo a entender las expectativas de las partes interesadas:
Pregunte sobre qué esperan realmente de su proyecto y sobre su experiencia. ¿Qué proyecto están definiendo como exitoso? Defina tanto los resultados positivos como negativos y cómo les afectará. También es crucial prevenir choques de intereses. Sus partes interesadas clave podrían tener diferentes expectativas y prioridades. Por eso tiene que realizar no solo una reunión cara a cara, sino quizás todo el consejo de partes interesadas.
Analícelas no solo con las expectativas del proyecto, sino también con sus especificidades culturales e incluso políticas para prevenir conflictos. No necesita complacer a sus partes interesadas. A veces es importante bajar sus expectativas. Manténgalas siempre involucradas e informadas, incluso con actualizaciones internas de su equipo, porque solo de esta manera podrá construir y gestionar una conexión fuerte con las partes interesadas.
Resumen
Las partes interesadas están altamente afectadas por su proyecto, pero funciona en ambos sentidos, por lo que tiene que desarrollar y mantener su estrategia de comunicación con las partes interesadas del proyecto. Es una de las tareas clave para cada gerente de proyecto, porque los proyectos pueden verse afectados de manera positiva y negativa. Cumpla con sus perspectivas pero no olvide el propósito de los proyectos. Gestionar las partes interesadas es sobre equilibrio, por lo que una vez que las define y analiza, se convierte en una carrera eterna para mantener cubiertas sus necesidades.
Una parte interesada en un proyecto es una persona o grupo interesado en el proyecto, que se ve influido por sus distintas fases y cuyas decisiones y aportaciones pueden repercutir significativamente en el resultado del proyecto. Su satisfacción es crucial para el éxito del proyecto.
Los tres tipos principales de partes interesadas son las partes interesadas clave, que tienen un interés y una influencia significativos en el proyecto; las partes interesadas internas, que participan directamente en el proceso de toma de decisiones; y las partes interesadas externas, que influyen en el proyecto desde fuera sin poder directo de decisión.
Identificar y analizar a las partes interesadas es crucial porque ayuda a comprender sus necesidades, expectativas y niveles de influencia. Esta información es esencial para priorizar la participación de las partes interesadas y adaptar las estrategias de comunicación para garantizar que el proyecto se ajusta a sus intereses y maximiza los resultados positivos.
