Qué es el software de gestión de proyectos: definición, características y beneficios
- ¿Cuál es la definición de software de gestión de proyectos?
- ¿Quién utiliza software de gestión de proyectos?
- El propósito del software de gestión de proyectos
- 8 ventajas del software de gestión de proyectos
- 8 características clave del software de gestión de proyectos
- Los diferentes tipos de software de gestión de proyectos
- Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos
- 3 desafíos comunes que enfrentan los usuarios
- Conclusión
Como gerente de proyectos, si miras a tu alrededor y solo ves listas de tareas, hojas de cálculo y tu bandeja de entrada de correos llena, es momento de repensar la forma en que trabajas. No hay duda de que un GP siempre tiene mucho en sus manos. Pero, si no puedes hacer todo lo que necesitas, es hora de buscar un software que pueda ayudarte. Y una de esas herramientas es el software de gestión de proyectos.
Hoy hablaremos sobre el significado y propósito del software de gestión de proyectos, los beneficios de usar un software de GP y cómo se utiliza. Finalmente, te mostraremos cómo elegir el más adecuado para ti.
¿Cuál es la definición de software de gestión de proyectos?
Una definición sencilla de las herramientas de gestión de proyectos es que son sistemas que ayudan a las personas a llevar y gestionar sus proyectos. Como es fácil de entender, hay una amplia variedad de este tipo de software en el mercado.
Existen algunos más simples que ofrecen listas de verificación y calendarios fáciles de usar para asegurarte de estar organizado, mientras que hay otros más complejos que incluyen muchas funciones diferentes —desde la gestión de tareas hasta la colaboración, el soporte al cliente, funcionalidades de marketing y mucho más.
Puedes definir las herramientas de gestión de proyectos como software que ayudan a organizar, compilar, planificar y asignar recursos para GP. Con estas soluciones digitales, tus equipos siempre sabrán en qué punto están en cuanto a tareas, responsabilidades y plazos, y además podrás controlar el tiempo y los costos involucrados en el trabajo en cualquier momento.
¿Quién utiliza software de gestión de proyectos?
La verdad es que las ventajas de usar un software de GP son enormes, lo que hace que estas herramientas sean útiles para empresas de todos los tamaños y sectores.
Aunque puedas pensar que el uso de software de gestión de proyectos solo tendría sentido para grandes empresas que necesitan gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo, esto no es cierto. De hecho, los freelancers o emprendedores individuales, por ejemplo, pueden usarlo para gestionar múltiples clientes. Las instituciones educativas pueden utilizar este software para crear nuevos programas académicos, e incluso las organizaciones sin fines de lucro pueden aprovecharlo para sacar el máximo provecho de sus voluntarios.
El propósito del software de gestión de proyectos
El principal objetivo de un software de GP es ayudar a los gerentes de proyectos y a las empresas a organizar su trabajo y asegurarse de cumplir con todos los plazos.
Aunque existen muchas herramientas diferentes, como ya mencionamos, todas permiten obtener una buena visión del progreso del trabajo y del estado del proyecto. También sirven como el lugar central para ver todo sobre las tareas (completadas, pendientes, a tiempo y más), los plazos, los procesos y los recursos.
8 ventajas del software de gestión de proyectos
Entonces, ¿por qué usar un software de gestión de proyectos? En pocas palabras, encontrarás muchas ventajas al usarlo, especialmente en comparación con la época en que no contabas con una herramienta así.
Aquí tienes algunos de los beneficios más importantes que notarás:
#1: Comunicación mejorada:
Al usar un software de gestión de proyectos, notarás que la comunicación mejora. La verdad es que toda la información se almacena en un mismo lugar al que todo el equipo puede acceder.
Por ejemplo, si alguien del soporte al cliente necesita responder a un cliente, podrá consultar sus interacciones anteriores con el equipo de soporte, su historial de compras, detalles y cualquier otra información relevante, todo en un solo lugar. Esto permitirá que el agente responda más rápido y con mayor precisión, dejando a los clientes satisfechos.
#2: Mejor planificación y programación de proyectos:
Planificar proyectos puede ser complicado si aún utilizas hojas de cálculo. Si bien pueden funcionar para proyectos pequeños, en el caso de proyectos grandes o múltiples, las hojas de cálculo pueden volverse difíciles de manejar.
Por suerte, cuentas con sistemas de gestión de proyectos para ayudarte a planificar y programar todas las tareas relacionadas con cada uno de los proyectos que estés gestionando. Esto también será de gran ayuda para priorizar y asignar trabajo a diferentes miembros del equipo.
#3: Colaboración mejorada:
Un proyecto suele requerir que miembros de diferentes departamentos trabajen juntos. Algunos incluso pueden estar trabajando de forma remota. Así que, si existe un sistema que facilite la colaboración, ¿por qué no usarlo?
Pasarse completamente al trabajo remoto puede ahorrar a una empresa con unos 50 empleados hasta 500 000 USD al año en alquiler, servicios y suministros de oficina. Es una gran parte del presupuesto liberada para el crecimiento y la innovación.
#4: Conclusión más rápida de proyectos:
Cuando todo está organizado y el trabajo de los miembros del equipo y los recursos están bien distribuidos, tus proyectos se completarán más rápido.
#5: Delegación eficiente de tareas:
Como gerente de proyectos, necesitas delegar tareas. Es parte de tu trabajo. Sin embargo, sin un software de gestión de proyectos, puede que ni siquiera sepas quién está disponible para hacerlas. Al usar uno, podrás asignar trabajo rápidamente y configurar el software para que envíe una alerta notificando al miembro del equipo que el plazo para completar una tarea específica se acerca.
#6: Optimización del presupuesto:
Aunque elaborar un presupuesto no sea una tarea sencilla, cuanta más información tengas, mejor será tu estimación. Y un software de gestión de proyectos es clave, ya que te permite saber lo que está ocurriendo en todo momento.
#7: Acceso y compartición fácil de archivos:
Al usar un software de gestión de proyectos, compartir y acceder a archivos será más fácil que nunca. Después de todo, todo está centralizado en el mismo lugar seguro.
#8: Aumento de la productividad:
La productividad también aumentará gracias a todos los beneficios del uso de un sistema de gestión de proyectos que acabamos de mencionar.
8 características clave del software de gestión de proyectos
Si te preguntas por qué usar un software de gestión de proyectos, debes tener en cuenta que su uso va mucho más allá de la comunicación y las herramientas de gestión de tareas.
Aquí tienes las principales características que debe ofrecer un software de gestión de proyectos:
#1: Colaboración:
Es importante que la herramienta que elijas incluya diferentes tipos de soluciones de colaboración. Piensa en este software como el punto central para la colaboración del equipo. Por lo tanto, debes asegurarte de que permita compartir y comentar, enviar mensajes, asignar y delegar tareas, entre otras funciones.
#2: Plantillas de planificación de proyectos:
Como gerente de proyectos, no tienes tiempo que perder. Por eso, empezar cada plan de proyecto desde cero es agotador. Busca un software que ya incluya plantillas que te ayuden a ahorrar tiempo. También puede ser útil que permita crear tus propias plantillas adaptadas a tu negocio.
#3: Automatización:
Y ya que hablamos de ahorrar tiempo, las funciones de automatización son fundamentales en un software de gestión de proyectos. Al fin y al cabo, permiten optimizar procesos y aumentar la eficiencia general.
#4: Tableros Kanban y diagramas de Gantt:
Aunque puedas preferir una forma más simple de visualizar tus proyectos, cada gerente de proyectos tiene su propia preferencia. La realidad es que el software de GP debe incluir diferentes tipos de visualizaciones, pero dos de las más populares —y que siempre deben estar presentes— son los tableros Kanban y los diagramas de Gantt. Mientras el primero es muy útil para mantener las tareas categorizadas y priorizadas, el segundo muestra cómo se relacionan las tareas con el proyecto en su conjunto.
#5: Integraciones:
Este es otro recurso que siempre debe estar presente en el software de gestión de proyectos que elijas, pero el tipo de integración necesaria varía de un gerente de proyectos a otro. Puede ser un calendario específico, una herramienta de seguimiento del tiempo que use tu cliente, un software de contabilidad o cualquier otra herramienta que quieras seguir utilizando.
#6: Gestión de recursos:
La asignación de recursos es una parte muy importante de tu trabajo como GP, y por eso un sistema de gestión de proyectos también debe ayudarte con esta tarea. Busca uno que te permita programar tus proyectos utilizando los datos y otros recursos disponibles.
#7: Panel de control e informes:
Cuando quieras revisar el estado de tu proyecto, debes consultar el panel de control y los informes. La herramienta debe mostrarte toda la información sobre un proyecto, incluyendo el rendimiento del equipo, los costos, los recursos y el cronograma, de forma organizada. Los informes pueden ayudarte a evaluar si existen cuellos de botella y formas de mejorar los procesos de trabajo.
#8: Aplicación móvil:
No hay duda de que las aplicaciones móviles son muy prácticas, y esto también aplica a las aplicaciones de software de gestión de proyectos. Asegúrate de que la app funcione tanto en sistemas iOS como Android, y que sea intuitiva y fácil de usar.
Los diferentes tipos de software de gestión de proyectos
Según el tamaño y el sector de tu empresa o negocio, algunos software de gestión de proyectos pueden ser más adecuados que otros. Estos son los diferentes tipos:
#1: Basado en la nube (SaaS):
El software de gestión de proyectos basado en la nube se instala en los servidores del proveedor y se accede a él a través de Internet. Como es fácil de entender, esto permite ahorrar en costos iniciales y de mantenimiento, al mismo tiempo que ofrece escalabilidad y flexibilidad.
Este tipo de software es ideal para empresas de todos los tamaños.
Ejemplo: Flowlu, Asana, Trello, ClickUp, Wrike, Monday.
#2: Local (On-Premise):
El software local se instala en los servidores de tu empresa. En este caso, tendrás que invertir tanto en mantenimiento de TI como en recursos de hardware, pero a cambio obtendrás mayor personalización y seguridad.
Este tipo de software es más adecuado para empresas que desean tener un control total sobre sus proyectos.
Ejemplo: Microsoft Project Server, JIRA Server (Data Center), Redmine, Primavera P6 (by Oracle).
#3: Específico para la industria:
Como indica su nombre, este tipo de software está diseñado para una industria específica. Debe incluir optimización de flujos de trabajo y cumplimiento de estándares.
Ejemplo: Buildertrend o Procore (para construcción), Workamajig o FunctionFox (para agencias creativas), PracticePanther o Clio (para equipos legales), JIRA (para equipos de desarrollo), MediTask (para salud).
#4: Especializado:
Las herramientas de gestión de proyectos especializadas se enfocan únicamente en partes específicas de la gestión de proyectos. Pueden centrarse exclusivamente en la colaboración o en el seguimiento de tareas, por ejemplo. Estas soluciones suelen utilizarse como complemento de otras y mejoran aspectos específicos de la gestión del trabajo.
Ejemplo: Discord para comunicación, Toggl Track para control de tiempo, Miro para lluvia de ideas de marketing y colaboración visual, Google Sheets para informes.
#5: Integrado:
Mientras que el tipo anterior de software de gestión de proyectos solo incluye una parte de la gestión de proyectos, este tipo reúne varias funciones en una sola plataforma. Por ejemplo, puede incluir asignación de recursos, programación, facturación e informes.
Ejemplo: Flowlu, Zoho Projects, Teamwork, Smartsheet, Scoro y Wrike.
#6: Código abierto (Open-Source):
El software de código abierto es una gran ayuda para empresas que están comenzando y no tienen recursos para invertir en un software de gestión de proyectos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que se requiere un alto conocimiento técnico no solo para implementar este tipo de sistema, sino también para mantenerlo.
Ejemplo: OpenProject, Taiga, Odoo y ProjectLibre.
Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos
Revisando lo que acabamos de explicar, es normal sentirse un poco abrumado con la cantidad de información e incluso intimidado. Al fin y al cabo, quieres asegurarte de elegir el mejor software para tu negocio. Así que no hay necesidad de estresarse. Estamos aquí para ayudarte en el proceso de decisión.
Estos son los factores clave que debes considerar antes de tomar una decisión final:
#1: Las necesidades de tu negocio:
Cada empresa es diferente, y nadie conoce la tuya mejor que tú. Piensa en el perfil de tus clientes, el tamaño de tu equipo, la duración y el tipo de la mayoría de tus proyectos e incluso en tus objetivos comerciales. Además, reflexiona sobre la forma en que prefieres comunicarte con los clientes y cómo puedes mejorar tus procesos internos.
#2: La metodología de tu negocio:
Es importante tener en cuenta que todas las empresas tienen su forma de trabajar. Siguen un método que les funciona, y esto es perfectamente normal. No importa si tu negocio es más reactivo y necesita flexibilidad o si es más proactivo y requiere un flujo de trabajo bien definido con documentación y registros, existen excelentes sistemas de gestión de proyectos para ambos casos.
#3: Funciones y requisitos:
Nuevamente, esto varía mucho de una empresa a otra. Incluso puedes compartir el mismo sector con otras empresas, pero necesitar funciones diferentes.
Lo mejor que puedes hacer es elaborar una lista de todos los requisitos y capacidades que realmente necesitas para asegurarte de que la herramienta elegida los cubra todos.
Herramientas como Flowlu te permiten comenzar de forma sencilla y luego ampliar a funciones avanzadas como automatización, facturación o una base de conocimientos integrada. De esta manera, no estarás limitado a más de lo que realmente necesitas.
#4: Integraciones:
Probablemente ya estés acostumbrado a trabajar con algunas herramientas junto a tu equipo y no quieras cambiarlas. La buena noticia es que no es necesario. Solo tienes que comprobar si el software de gestión de proyectos que elijas permite integrarse con esas herramientas.
#5: Usabilidad y soporte:
No hay duda de que utilizar un nuevo software siempre implica una curva de aprendizaje. Sin embargo, cuanto más pequeña sea y más intuitiva sea la herramienta, mejor. Además, debes asegurarte de que, si surgen dudas o problemas, haya un equipo de soporte disponible para ayudarte a ti y a tu equipo.
#6: Flexibilidad y escalabilidad:
Cuando busques una herramienta de gestión de proyectos, busca una que puedas utilizar durante los próximos años. Este es el tipo de software que no cambias con frecuencia. Por lo tanto, es mejor elegir uno que permita flexibilidad y escalabilidad, es decir, que pueda adaptarse a tu negocio y no al revés.
#7: Precio:
El precio siempre es un factor importante para las empresas. Sin embargo, no es necesario optar por la herramienta más cara ni por la gratuita. Lo ideal es saber exactamente lo que necesitas y, a partir de ahí, decidir entre las opciones que ofrezcan las funciones que buscas.
#8: Configuración:
Dependiendo del tipo de sistema de gestión de proyectos que elijas, la configuración puede ser más fácil y rápida o más compleja y lenta.
3 desafíos comunes que enfrentan los usuarios
#1: El costo:
Puedes encontrar herramientas de gestión de proyectos en todos los niveles de precio, incluso gratuitas. Sin embargo, lo mejor para tu negocio es buscar la que se adapte a tus necesidades, sin elegir la más cara o la gratuita solo por ello.
#2: Funciones adicionales:
Muchos empresarios tienden a elegir un sistema de gestión de proyectos basándose en la cantidad de funciones que ofrece, incluso si no las necesitan. Esto no es lo ideal y solo hará que pierdas tiempo. Cuantas más funciones tenga una herramienta, más compleja y difícil será de aprender y usar.
#3: Capacitación:
Si eres nuevo en este tipo de herramientas, elegir una que ya incluya capacitación puede ser una buena idea. Esto te ahorrará tiempo a ti y a tu equipo.
Conclusión
En última instancia, un sistema de gestión de proyectos solo será bueno para tu empresa si puede adaptarse a ella.
Aunque existan muchos tipos y funciones diferentes de herramientas de gestión de proyectos, ciertamente no necesitas todas. Haz una lista de los elementos esenciales y las necesidades de tu negocio, las herramientas que deseas seguir usando con este nuevo software y elige la que mejor se adapte a tus criterios.
Flowlu cumple con muchos de estos requisitos para equipos en crecimiento que buscan un único sistema para proyectos, tareas, CRM y facturación de clientes, todo en un solo lugar.
Al final, necesitas elegir la que tenga más sentido para tu negocio, no el tipo más popular.
Debes ver este software como una herramienta que te ayuda a gestionar tus proyectos y a asegurarte de completarlos a tiempo. Por lo tanto, es una inversión, no un gasto. El tamaño de ese gasto depende de tus necesidades.
Las funciones que necesitas dependerán de tu negocio, pero la mayoría de los usuarios busca gestión de tareas, intercambio de archivos, control de tiempo, colaboración en equipo e informes. Es importante centrarse solo en las funciones que respalden tu flujo de trabajo real.
Sí, y deberían. Las pequeñas empresas pueden beneficiarse tanto como las grandes. La herramienta adecuada te ayuda a mantenerte organizado, evitar retrasos y aprovechar mejor a tu equipo, incluso si son pocas personas.
