Gestión de Tareas vs Gestión de Proyectos: ¿Cuál es la Diferencia?
- La Esencia de la Gestión de Tareas
- Definiendo el Manejo de Proyectos
- Gestión de Tareas vs. Gestión de Proyectos: 4 Diferencias Clave
- Utiliza Ambos Enfoques Juntos para Obtener los Beneficios
- Ejemplos de Gestión de Tareas y Gestión de Proyectos
- Qué Enfoque es Adecuado Para tu Equipo
- Elección de las Herramientas y el Software Correctos
- Reflexiones Finales
Durante la planificación, muchas empresas enfrentan dificultades para determinar si un paso específico del trabajo pertenece a la gestión de proyectos o a la gestión de tareas. Este es un desafío común, ya que ambos tipos comparten muchas similitudes y a menudo van de la mano.
Por otro lado, cuando los equipos combinan la gestión de tareas con la gestión de proyectos de forma desordenada, corren el riesgo de llevar el flujo de trabajo al caos total. Para quienes no quieren que su negocio se desmorone, hemos preparado una revisión útil.
La Esencia de la Gestión de Tareas
La Gestión de Tareas puede definirse como una etapa separada dentro de un flujo de trabajo. Es como un ladrillo funcional en la pared de apoyo de las actividades comerciales, especialmente de los proyectos.
El papel de la gestión de tareas es supervisar actividades a corto plazo que siguen plazos estrictos.
Si se descuida la gestión de tareas, no se obtendrá un resultado adecuado e incluso podría fracasar la etapa de un proyecto.
Por ejemplo, un programador recibe la tarea de corregir un formulario de comentarios en tu sitio web. Sin gestión de tareas, no habrá límites establecidos para la finalización ni un procedimiento de verificación del progreso. Como resultado, el trabajo puede tardar demasiado; durante ese tiempo, perderás leads y oportunidades. Y como no hay verificación, el problema podría quedar sin resolver.
Características de la Gestión de Tareas
Básicamente, el elemento fundamental de la gestión de tareas es la propia tarea. Por lo tanto, los objetivos principales de este proceso son delegar y organizar actividades específicas dentro de un proyecto o flujo de trabajo general para lograr un resultado definido dentro de un plazo establecido.
Con la gestión de tareas podrás mantener un funcionamiento fluido y controlar todas las etapas de la ejecución de una tarea:
- planificación del progreso del trabajo;
- elección de responsables;
- seguimiento de actividades;
- asistencia al responsable de la tarea;
- preparación de informes;
- verificación de resultados.
La gestión de tareas no se encarga de los riesgos comerciales potenciales. Este enfoque no incluye funciones de diagnóstico, por lo que no puede predecir los mejores o peores escenarios para el rendimiento general del negocio.
Funciones y Habilidades de un Gestor de Tareas
En un sentido amplio, un gestor de tareas es la persona que se asegura de que una tarea específica se complete por completo y a tiempo.
Según la estructura del ciclo de vida de la tarea, este especialista es responsable de todas las etapas descritas anteriormente.
Así, un gestor de tareas debe:
- Identificar tareas. Para alcanzar los objetivos empresariales, es crucial comprender las principales necesidades y problemas del flujo de trabajo actual.
- Establecer prioridades. De una amplia lista de necesidades, un verdadero profesional elige las esenciales para empezar.
- Gestionar recursos. Esto incluye recursos humanos y materiales que deben ser asignados correctamente.
- Supervisar el progreso. El gestor controla el seguimiento de la tarea: hitos, plazos y resultados.
- Apoyar a los responsables. Esta persona es el principal apoyo si el equipo enfrenta dificultades.
Para cumplir con los requisitos fundamentales, verifica si tu gestor de tareas cuenta con las siguientes competencias:
- fuertes habilidades de comunicación;
- capacidad organizativa;
- multitarea;
- conocimiento de herramientas y estrategias de gestión, incluidas las digitales;
- pensamiento analítico.
En determinadas situaciones, puedes involucrar a un gestor de tareas en aspectos del manejo de proyectos. Para entender si ambos cargos pueden ser intercambiables en tu empresa, analicemos las características esenciales del manejo de proyectos.
Definiendo el Manejo de Proyectos
El manejo de proyectos es un proceso amplio que generalmente requiere mucho más tiempo para completarse. Incluye varias tareas que avanzan simultáneamente o de manera consecutiva. Sin embargo, por lo general todas las etapas siguen un orden específico dentro de un sistema estricto de dependencias.
Por ejemplo, necesitas promocionar un nuevo producto. No tiene sentido lanzar la campaña sin antes estudiar al público objetivo.
Características del Manejo de Proyectos
Mientras que la gestión de tareas es relativamente simple y directa, la gestión de proyectos es más compleja. Supervisa un conjunto de actividades operativas desde el inicio hasta la finalización. Aquí, el resultado también es fundamental, mientras que el plazo puede ajustarse en determinadas circunstancias.
Las principales etapas del manejo de proyectos incluyen:
- definición de objetivos globales;
- planificación de la estructura de trabajo;
- coordinación de los interesados;
- asignación de recursos;
- asignación de responsables de cada tarea;
- control de cada etapa;
- análisis, cierre y elaboración de informes.
Ten en cuenta que cada tarea dentro del ciclo de vida de un proyecto tiene sus propias etapas de ejecución. En consecuencia, la gestión de proyectos no se encarga de los objetivos operativos continuos. No supervisa hitos, subtareas ni otros matices del ciclo de vida de una tarea, excepto los plazos.
Habilidades y Responsabilidades de un Gerente de Proyectos
Este empleado se encarga de gestionar la ejecución general del proyecto, por lo que su lista de habilidades y responsabilidades es más amplia que las competencias de un gestor de tareas. Las cualificaciones pueden incluir más o menos requisitos, dependiendo del sector o de las particularidades técnicas de la entrega del proyecto.
En general, un gerente de proyectos debe:
- Definir objetivos. Este especialista debe comprender claramente las metas de los stakeholders y los resultados financieros esperados.
- Crear una estructura integral del proyecto. Planificar etapas, tareas, plazos, recursos y otras partes del flujo de trabajo.
- Asignar recursos. Esto incluye decidir a quién asignar y cuánto invertir.
- Prever riesgos. Un buen gerente de proyectos sabe qué actividades realmente vale la pena realizar.
- Motivar al equipo. Actúa como un líder que apoya a sus compañeros e implementa métodos para aumentar la productividad.
- Supervisar el progreso. Monitorear los hitos del proyecto, medir y analizar métricas de eficacia para futuras mejoras.
- Preparar informes. Elaborar documentación que refleje las soluciones exitosas y las fallidas.
Con base en estas competencias, se espera que un gerente de proyectos utilice:
- reglas de comunicación eficiente;
- técnicas de gestión y liderazgo;
- instrumentos de planificación de proyectos;
- herramientas de análisis digital;
- herramientas para organización de datos.
Gestión de Tareas vs. Gestión de Proyectos: 4 Diferencias Clave
Veamos los aspectos principales paso a paso para que puedas ver claramente qué hace que la gestión de tareas sea diferente de la gestión de proyectos.
#1. Alcance y Objetivos
|
Gestión de Tareas |
Gestión de Proyectos |
|
|
Alcance |
Se centra en una única actividad |
Gestiona un proceso más amplio y complejo |
|
Objetivos |
Un objetivo específico y directo |
Un propósito más amplio que conecta múltiples objetivos |
El tamaño de la tarea es relativamente pequeño. Se refiere a una actividad específica con un objetivo claro. Aunque las tareas pueden incluir subtareas o dividirse en etapas separadas, generalmente la gestión de tareas es un proceso constante con una meta rápida de alcanzar.
Por regla general, el alcance del proyecto incluye varias tareas. La gestión de proyectos abarca pasos complejos dentro de un proceso de trabajo. Cada etapa tiene objetivos intermedios que sirven a un objetivo global unificado.
#2. Plazos y Complejidad
|
Gestión de Tareas |
Gestión de Proyectos |
|
|
Plazos |
Tiempo de finalización corto con un plazo estricto |
Plazos más largos; pueden cambiar según el alcance o los recursos |
|
Complejidad |
Un tipo de trabajo; relativamente simple |
Múltiples operaciones y etapas; más complejo |
La mayoría de las tareas pueden completarse en una semana. Normalmente existe un solo tipo de trabajo, por lo que el proceso de gestión de tareas es sencillo.
La implementación de un proyecto se extiende en el tiempo. Puede llevar meses o incluso años lograr los resultados necesarios. La dificultad radica en la complejidad del proyecto y su estructura de múltiples etapas, que normalmente combina tipos de trabajo completamente diferentes.
#3. Colaboración y Stakeholders
|
Gestión de Tareas |
Gestión de Proyectos |
|
|
Colaboración |
Varios empleados, equipos pequeños |
Especialistas de varios departamentos, equipos grandes |
|
Stakeholder |
Generalmente el empleador, líder de equipo o un equipo interno |
Equipos internos, empleador, clientes y a veces socios externos |
Como una tarea es una unidad pequeña de trabajo, a menudo 1–3 trabajadores son suficientes para completarla. No se requiere una colaboración profunda. Por eso, un gestor de tareas suele supervisar las actividades de una sola persona. Generalmente, el stakeholder es el empleador.
La gestión de proyectos coordina a una variedad de especialistas: gestores, directores de departamento, programadores, analistas de datos, diseñadores, redactores publicitarios, entre otros. Con mayor frecuencia, el stakeholder es un cliente.
#4. Recursos y Gestión de Dependencias
|
Gestión de Tareas |
Gestión de Proyectos |
|
|
Recursos |
Requiere solo unos pocos recursos |
Involucra una amplia variedad de recursos |
|
Gestión de Dependencias |
Dependencias mínimas y simples |
Una amplia red de interacciones y actividades interdependientes |
Aunque las herramientas, el software o el equipo pueden ser opcionales, el principal recurso de la gestión de tareas es la mano de obra. Existen interdependencias dentro de las etapas del ciclo de vida de la tarea, como subtareas, secuencias o aprobaciones. Pero en general, la gestión de tareas no coopera con otras áreas de gestión para completar una asignación concreta.
En contraste, las dependencias de los proyectos son complejas y multinivel. El proceso de gestión incorpora muchos recursos, como mano de obra, finanzas, equipos, instalaciones, etc. Por ello, un gestor de proyectos está siempre en estrecha conexión con distintos departamentos: Marketing, Ventas, Finanzas, Recursos Humanos, etc.
Utiliza Ambos Enfoques Juntos para Obtener los Beneficios
Las personas suelen mezclar estos dos procesos porque, en efecto, tienen mucho en común. En las empresas pequeñas, ambos pueden ser intercambiables porque:
- Constituyen una parte esencial de la planificación y desarrollo empresarial.
- Trabajan en la priorización de tareas.
- Proporcionan una gestión integral del flujo de trabajo.
- Requieren sólidas habilidades de organización, comunicación y liderazgo.
- Dividen los procesos operativos en partes más pequeñas.
- Son responsables de la asignación de recursos.
- Determinan posibles cuestiones significativas para la empresa.
Cuando aplicas correctamente ambos enfoques, todos los procesos empresariales funcionan sin problemas. Los equipos trabajan eficazmente en los proyectos de los clientes: resuelven cuestiones esenciales en menos tiempo, logran resultados sólidos y satisfacen plenamente las necesidades de las partes interesadas. La retroalimentación positiva trae nuevas oportunidades y aumenta el beneficio general de la empresa.
Gerente de Tareas vs. Gerente de Proyectos: ¿Son Opuestos?
En realidad, no. Están tan interconectados como los dos enfoques en los que se basan. Ambas posiciones trabajan juntas.
Un gerente de proyectos siempre colabora con un gerente de tareas y delega asignaciones a los gerentes de tareas de diferentes departamentos. Todos ellos trabajan hacia el mismo objetivo dentro de un proyecto. Un gerente de tareas se enfoca en pasos específicos y supervisa todas las etapas que deben ser completadas por determinados responsables a tiempo. También se encarga de los resultados y, en última instancia, reporta al gerente de proyectos.
Ejemplos de Gestión de Tareas y Gestión de Proyectos
Para ver la diferencia con más claridad, veamos un ejemplo.
Imaginemos que vamos a preparar una sala de recreación para nuestros colegas.
La gestión de proyectos puede incluir los siguientes pasos:
- Elegir un espacio.
- Planificar los costos de preparación.
- Buscar un diseñador de interiores.
- Seleccionar una empresa de arquitectura.
- Asesoría de ingeniería.
- Contratar a un grupo de trabajadores de construcción.
- Procedimientos de aceptación.
Cada punto incluye una gran cantidad de trabajo que se subdividirá en partes más pequeñas.
Así, llegamos a la gestión de tareas.
Por ejemplo, en la tarea «elegir un espacio», el gerente debe verificar la finalización de los siguientes pasos:
- Examinar todas las salas de la oficina.
- Elegir aquellas con ciertos parámetros: metros cuadrados, número de ventanas, puertas, etc.
- Preparar una lista de opciones adecuadas.
Está claro que una tarea específica completada dentro de un proyecto sirve a un objetivo general. Pero, al mismo tiempo, ambos tienen sus etapas y subobjetivos únicos. Mientras el gerente de proyectos supervisa la visión global, el gerente de tareas es responsable de pasos específicos. Trabajando juntos, crean una «construcción» integral.
Qué Enfoque es Adecuado Para tu Equipo
Utiliza Solo la Gestión de Tareas
Si trabajas por cuenta propia o diriges un equipo pequeño. En ese caso, no necesitas múltiples etapas ni complicaciones — solo pueden confundir el flujo de trabajo. El alcance de la gestión de tareas es suficiente para estructurar los asuntos diarios y controlar cada paso de la implementación dentro de un pequeño grupo de trabajadores.
Implementa Tanto la Gestión de Tareas Como la de Proyectos
La elección correcta para empresas medianas y grandes. Lo esencial aquí es separar, pero no mezclar, ambos enfoques. Haz que interactúen, no que sean intercambiables. Asegúrate de que un gerente de proyectos supervise todo el proceso, mientras que el gerente de tareas se encargue de las etapas específicas dentro del flujo de trabajo.
Cualquiera que sea el enfoque que elijas, el siguiente paso es seleccionar la herramienta y el software más adecuados.
Elección de las Herramientas y el Software Correctos
El mercado digital está lleno de soluciones convenientes para hacer que tu gestión de tareas y gestión de proyectos sea más eficiente. El software moderno facilita los procesos de trabajo mediante la automatización.
Algunas herramientas digitales se especializan únicamente en la gestión de tareas, formando un grupo de los llamados rastreadores de tareas.
Ejemplos incluyen Trello o Microsoft To Do. Configura un conjunto básico de herramientas digitales para la gestión de tareas, como creación, colaboración y control de tareas, registro de tiempo, Kanban, comunicación y, opcionalmente, keylogger. Además de esos instrumentos, muchas empresas utilizan hojas de cálculo como un método comprobado de gestión de tareas.
Estas herramientas funcionan mejor para equipos pequeños y para quienes gestionan un negocio unipersonal.
La mayoría de las soluciones modernas son productos de software complejos que ofrecen tanto herramientas de gestión de tareas como de gestión de proyectos. Por ejemplo, Flowlu ha desarrollado funcionalidades para gestionar cualquier parte de tu flujo de trabajo. Puedes elegir en qué trabajar: rastrear tareas por separado o controlar todas las etapas de grandes proyectos.
Las corporaciones que gestionan múltiples proyectos también deberían prestar más atención a las herramientas de gestión de riesgos.
Las soluciones integradas son adecuadas para empresas medianas y grandes.
Reflexiones Finales
Recuerda siempre que las tareas y los proyectos son partes de un mismo proceso, aunque su gestión requiera enfoques separados.
A veces no hay nada de malo en intercambiar ambos tipos, pero para las empresas grandes esa mezcla puede resultar confusa.
Elige la gestión de tareas para trabajos específicos y la gestión de proyectos para cuestiones complejas con implementación prolongada.
Sin un sistema de gestión adecuado, las empresas enfrentan:
- Estimación incorrecta del alcance del trabajo. Esto puede llevar a omitir etapas esenciales del flujo de trabajo.
- Malentendido de los objetivos. Esto provoca resultados incorrectos e incluso la pérdida del proyecto completo.
- Mala comunicación. Esto genera malentendidos y una ejecución incorrecta de los objetivos.
- Ausencia de roles y responsabilidades. Las tareas individuales pierden el control de su ciclo de vida.
- Mala selección de herramientas. El flujo de trabajo se vuelve confuso.
¡Estamos seguros de que sí! Una vez que pruebes herramientas digitales para automatizar tareas rutinarias, nunca querrás volver a los métodos antiguos de gestión.
Si trabajas solo o con un equipo pequeño, el software digital funcionará tan bien como un asistente real. En las empresas grandes, las herramientas especializadas solo funcionan de manera eficiente cuando cooperan con gestores reales.
