8 funciones de gestión de proyectos de Flowlu que debe utilizar
Hoy en día, la gestión de proyectos se utiliza ampliamente en numerosas áreas: construcción, desarrollo de software, publicidad, derecho y muchas otras, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Y la razón principal de tal popularidad es su conveniencia, transparencia y consistencia en la gestión de procesos.
Aunque Flowlu es ahora una plataforma todo en uno, originalmente fue ideada como una herramienta de PM. Los proyectos de Flowlu acumulan datos importantes sobre las tareas, flujo de efectivo, equipo, clientes, plazos, tiempo invertido, documentos, comentarios, eventos y progreso del trabajo.
Con tanta información y plazos limitados, las personas pueden encontrar engorroso hacer seguimiento de todos los pequeños detalles. Por eso es tan importante centralizar y organizar tus proyectos. Flowlu te ayudará a simplificar el trabajo en equipo y unificar tus procesos. En esta entrada de blog, veamos las características más efectivas para gestionar proyectos en Flowlu.
1. Crear Flujos de Trabajo de Proyectos
Si realizas procesos similares (por ejemplo, desarrollo de sitios web, construcción) repetidamente, crea una plantilla de proyecto y refleja todas las etapas de trabajo y actividades requeridas. En lugar de crear proyectos una y otra vez cada vez que comienzas uno nuevo, Flowlu te da la capacidad de preconfigurar la estructura del proyecto. Crear proyectos usando los flujos de trabajo de Flowlu es un juego de niños. Inicia nuevos proyectos en segundos y asegúrate de que cada etapa te lleve a ti y a tus clientes al resultado deseado.
Además, los flujos de trabajo de proyectos vienen con un tablero especial para gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo. Aquí, los líderes de equipo pueden evaluar la carga de trabajo del equipo de un vistazo, así como rastrear los ingresos y plazos próximos.
Guía >> Cómo Crear un Flujo de Trabajo de Proyecto
2. Seguimiento del Tiempo
Al realizar una tarea, tus compañeros de equipo pueden usar un rastreador de tiempo para registrar cuánto tiempo invirtieron en ella. Luego, el gerente de proyecto evaluará los resultados y la eficiencia del equipo, analizará la carga de trabajo y cobrará a los clientes según el trabajo realizado.
Con los informes detallados, siempre estarás al tanto de los logros de todos y su participación en los proyectos. Usa el rastreador de tiempo y los informes para recompensar a los empleados más efectivos, dar bonificaciones y analizar su desempeño.
3. Dar Acceso Externo a Tus Proyectos
Con el portal del cliente, puedes proporcionar acceso a cualquier proyecto en tu cuenta de Flowlu a un usuario externo. Por ejemplo, usa el portal del cliente para mostrar el progreso y los gastos del proyecto a un inversor, para mantener a un cliente al día sobre el progreso del proyecto o para conectar a freelancers al equipo del proyecto.
El acceso externo a los proyectos pone las cosas en perspectiva para tus clientes, así como te ayuda a coordinar el trabajo y asegurar la transparencia empresarial.
4. Planificar el Flujo de Efectivo del Proyecto
En los proyectos de Flowlu, puedes planificar tu flujo de efectivo delineando los costos y los ingresos esperados. Calcula automáticamente la rentabilidad del proyecto basándote en los datos ingresados. A medida que el proyecto avanza, registra los costos reales y los pagos del cliente y compáralos contra los resultados reales.
El Pronóstico de Flujo de Efectivo es un gráfico que te ayuda a analizar visualmente el flujo de efectivo. Muestra los saldos planificados y reales y las brechas de flujo de efectivo esperadas. Los clientes de Flowlu usan la previsión de flujo de efectivo para determinar la rentabilidad del proyecto de antemano y planificar el flujo de efectivo de manera más eficiente. Esta funcionalidad te permite estar al tanto de todos los riesgos y mantenerte dentro del presupuesto planificado.
5. Utilizar Listas Personalizadas
Además de las opciones y módulos clásicos, Flowlu ofrece listas personalizadas. Estas son tablas (o hojas) que pueden modificarse para ingresar cualquier dato y adaptarse a las preferencias individuales de tu empresa. Puedes personalizar fácilmente los nombres de las columnas y su número según lo necesites.
Las listas ofrecen un amplio espectro de opciones. Uno de nuestros usuarios, una empresa desarrolladora de aplicaciones móviles, utiliza campos personalizados para varios propósitos. Por ejemplo, crearon una lista de dispositivos móviles en los que prueban sus aplicaciones. También hay una tabla con los desarrolladores, que incluye información sobre sus calificaciones y especialización. La usan en los Problemas del Proyecto para especificar la persona responsable de arreglar los errores.
Guía >> Cómo Crear una Lista Personalizada
6. Aislar Notas de los Clientes
Creamos la sección de Problemas del Proyecto para comentarios de los clientes sobre un proyecto. Esto simplifica enormemente la gestión de proyectos, ya que no necesitas crear tareas adicionales para los comentarios y puedes monitorear su implementación por separado en el proyecto. Nada se pasa por alto.
Los Problemas del Proyecto tienen su propio tablero de progreso. Aquí puedes encontrar los pequeños errores o sugerencias para mejorar. Puedes modificar los estados (en progreso, completado, etc.) y los tipos de problemas (mejora, característica, error, etc.). Lo realmente genial de esta función es que tanto los miembros de tu equipo como los usuarios externos pueden enviar problemas del proyecto.
7. Agregar Campos Personalizados
Los campos personalizados te permiten agregar cualquier información que desees más allá de lo que contienen los campos estándar. Úsalos para dejar enlaces a tutoriales de la base de conocimientos, indicar cómo prefieren tus clientes comunicarse con tu equipo o dejar cualquier otra nota valiosa.
Los campos personalizados vienen con una plétora de tipos, incluyendo fecha y hora, lista desplegable, precio, porcentaje, texto plano, fórmula. Úsalos y modifícalos según sea necesario para tener todos los datos que necesitas para tu proyecto al alcance de la mano.
8. Visualizar la Estructura del Trabajo
Haz un seguimiento de las etapas del proyecto, hitos y tareas en la sección de Estructura del Trabajo. Dividir tu proyecto en etapas críticas y hitos agiliza el proceso de trabajo.
La visualización del proceso es útil para una mejor comprensión del progreso y para construir una EBS (Estructura de Desglose del Trabajo). Este método de planificación se utiliza para simplificar y dividir un gran objetivo en partes más claras, pequeñas y alcanzables. Hace que las tareas de todos sean más definidas y transparentes.
Quizás quieras aprender más >> Qué es GTD y Cómo Usar Flowlu para Ello
Para Resumir
Gestionar proyectos en Flowlu hará que tus procesos sean más centralizados y despejados, y te ayudará a alcanzar tus objetivos de la manera más eficiente posible. Usando una solución de gestión de proyectos, puedes trabajar en más proyectos simultáneamente sin perder la calidad.
Los proyectos también te ayudarán a calcular el tiempo invertido y pronosticar el flujo de efectivo de tu empresa de manera más confiable. Y la flexibilidad y personalización de Flowlu asegura que puedas integrarlo en prácticamente cualquier área de negocio, ya que se adapta a diferentes objetivos de trabajo.
Explora todas las características de proyectos de Flowlu con un periodo de prueba gratuito de 14 días. Y si tienes preguntas, estaremos encantados de guiarte en nuestro chat de soporte.
Sí, tus compañeros de equipo pueden utilizar el cronómetro de Flowlu para registrar el tiempo empleado en cada tarea. Los jefes de proyecto pueden así evaluar la eficiencia del equipo, analizar la carga de trabajo y facturar a los clientes en consecuencia. Esta función también permite generar informes detallados para revisar los logros y el rendimiento del equipo.
Flowlu ofrece un portal de clientes que te permite dar acceso a tus proyectos a usuarios externos. Esta función es ideal para compartir el progreso y los gastos del proyecto con inversores, mantener a los clientes al día o colaborar con autónomos, garantizando la transparencia y una coordinación optimizada.
En Flowlu, puedes planificar el flujo de caja de tu proyecto detallando los costes e ingresos previstos, y el sistema calculará automáticamente la rentabilidad del proyecto. A medida que avanza el proyecto, puedes registrar los gastos reales y los pagos de los clientes para compararlos con las cifras previstas, utilizando el gráfico de previsión de tesorería para realizar un análisis visual.
