¿Cómo formar a más de 10.000 vendedores en toda Europa y liderar más de 1.500 talleres sin perder de vista todos los detalles de cada uno?
Para Bićanić Consulting, todo comenzó con hojas de cálculo, que funcionaron bien durante mucho tiempo, hasta que el volumen y la complejidad de su trabajo superaron de forma natural lo que un sistema manual podía soportar.
Bićanić Consulting se especializa en formación consultiva en ventas B2B y ayuda a las empresas a mejorar la forma en que venden productos y soluciones complejas y de alto valor. Sus programas se basan en experiencia real de campo, incluidas más de 5.000 reuniones de ventas B2B, y cuentan con la confianza de marcas reconocidas a nivel mundial comoDaikin, Siemens, Erste Bank, Telekom, Merck & Milipore, Roche Diagnostics, Allianz, Grawe y A1.
A medida que sus programas de formación crecían, el trabajo entre bastidores crecía con ellos. Coordinar sesiones, preparar materiales y hacer seguimiento de múltiples proyectos de clientes requería mucha más estructura de la que Excel podía ofrecer. Cada vez más tareas administrativas se colaban en su día a día y los detalles importantes eran más fáciles de pasar por alto.
Fue entonces cuando el equipo decidió que necesitaba un único lugar claro y fiable para gestionarlo todo.
El momento en que las hojas de cálculo llegaron a su límite
Excel había formado parte de su flujo de trabajo durante años. Ayudaba a hacer seguimiento de sesiones de formación, actualizaciones de clientes y planes internos. Pero, a medida que más programas se ejecutaban en paralelo, la herramienta empezó a estorbar. Cada nuevo proyecto significaba una pestaña más; cada actualización debía hacerse a mano. Incluso encontrar el archivo correcto llevaba más tiempo del necesario.
Usamos Excel durante años, pero a medida que nuestras operaciones crecieron, se volvió demasiado lento y limitado. Necesitábamos algo más estructurado.
Danijel BićanicPropietario de Bićanić Consulting
Lo que les faltaba era una visión clara de su día. Buscaban un único espacio para centralizar tareas, plazos y conversaciones con clientes, y una forma sencilla de entender la semana por delante sin tener que rebuscar entre archivos. Igual de importante, el sistema debía reflejar cómo se desarrolla realmente su trabajo de formación: planificar sesiones, impartirlas y hacer el seguimiento con los clientes después.
Un sistema que encajara con su trabajo diario
El equipo de Bićanić Consulting probó varias herramientas a lo largo del tiempo, pero la mayoría eran demasiado pesadas para el uso diario o no encajaban con la forma en que realmente trabajan. Lo que buscaban era algo sencillo: una única solución de software para toda su información, un diseño visual claro que se entendiera al instante y un sistema que no requiriera semanas de aprendizaje.
Su equipo de ventas y los consultores externos ayudaron a definir estos criterios.
Después de descubrir la plataforma de gestión del trabajo Flowlu en LinkedIn y probarla con algunos procesos internos, la decisión fue clara. Flowlu reunió todo lo que necesitaban en un solo lugar y encajó con la forma en que ya les gustaba trabajar.
La transición duró alrededor de un mes. No hubo una configuración complicada y, una vez organizados el calendario y los flujos de trabajo, Flowlu se convirtió rápidamente en su espacio de trabajo diario compartido.
Qué cambió después de Flowlu
Un calendario que reúne todo en una sola vista
El calendario con códigos de color se convirtió rápidamente en la función a la que más recurre el equipo. Lo que antes era un proceso manual ahora es una vista sencilla de todos los eventos de formación, plazos y reuniones.
Desde una sola pantalla, pueden ver qué requiere atención ahora, qué viene a continuación y cómo encaja cada proyecto en la semana. Este único cambio eliminó una cantidad significativa de trabajo administrativo repetitivo.
Entrega de proyectos con menos pasos
Los flujos de trabajo de proyectos aportaron estructura a programas de formación con múltiples etapas. Cuando las tareas fueron más fáciles de seguir y el equipo pudo coordinarse sin pasos adicionales, los plazos de los proyectos se acortaron. Ahora entregan los programas entre un 10% y un 15% más rápido.
La información de ventas en un solo lugar
Los embudos de ventas reunieron todos los leads, conversaciones y seguimientos en un solo lugar. Con los contactos y las notas organizados, el equipo notó menos malentendidos y una reducción aproximada del 25% en la comunicación repetida.
Menos tiempo dedicado al trabajo manual
La información centralizada y las vistas visuales de tareas ayudaron a reducir el trabajo manual en todo el equipo. Ahora dedican entre un 20% y un 30% menos de tiempo a tareas administrativas.
El CEO, el equipo de ventas, los responsables de proyecto y los socios externos trabajan en Flowlu todos los días. Al trabajar todos con la misma estructura, la alineación mejoró de forma natural y el equipo ya no necesita tantos seguimientos para mantenerse coordinado.
Resultados de un vistazo
30% menos tiempo dedicado al trabajo administrativo
15% más rapidez en la entrega de proyectos de formación
25% menos seguimientos internos
Todas las tareas y plazos visibles en un solo lugar
Un espacio de trabajo compartido para todo el equipo
Las herramientas que más usan en Flowlu
El equipo utiliza varios módulos de Flowlu a diario.
El calendario con códigos de color es ahora el primer lugar donde el equipo revisa su día, porque ofrece una visión rápida de lo que viene.
Los embudos de ventas mantienen todas las conversaciones con clientes en un solo lugar y facilitan los seguimientos.
Los flujos de trabajo de proyectos guían cada etapa de la entrega de la formación.
Los paneles y los informes ofrecen actualizaciones rápidas de estado sin trabajo manual adicional.
En conjunto, estas herramientas ofrecen al equipo una visión completa tanto de la actividad de ventas como de los proyectos de formación, sin necesidad de cambiar entre distintos sistemas.
Flowlu se convirtió en nuestro lugar para ver eventos, plazos y tareas de un solo vistazo. El calendario es la función que usamos todos los días. Nos ayuda a mantenernos organizados y a gestionar nuestra agenda de forma mucho más eficiente.
Danijel BićanicPropietario de Bićanić Consulting
El resultado
Hoy, Flowlu respalda la estructura detrás de las operaciones de formación en expansión de Bićanić Consulting. Con menos tiempo dedicado al trabajo administrativo y una coordinación más sencilla, el equipo de Bićanić Consulting puede centrarse en ofrecer programas de formación de alta calidad.
En Flowlu, estamos convencidos de que cualquier equipo que todavía dependa de hojas de cálculo puede lograr el mismo nivel de orden y visibilidad. Las herramientas de Flowlu ofrecen una forma más clara y organizada de gestionar agendas, proyectos y ventas. También puedes probar todas las funciones gratis durante siete días y comprobar cómo funciona para tu equipo.
