Seis meses después de lanzar Smart Team, Daniel Mallén se encontraba en una encrucijada. Su agencia de comunicación profesional, con sede en España y Argentina, se especializaba en marketing digital B2B para empresas industriales. Al principio, Daniel dependía de hojas de cálculo en SharePoint, chats improvisados y correos electrónicos. Funcionaba... hasta que dejó de funcionar.
Sobre Smart Team
Smart Team es más que una agencia de marketing tradicional. Se especializan en ayudar a empresas industriales y B2B a gestionar el marketing y las ventas de forma más sencilla. Las empresas contratan a Smart Team para que se encargue de su marketing digital.
Ayudan a las empresas a generar leads, mejorar el SEO, gestionar el email marketing y aumentar el alcance en redes sociales. Smart Team utiliza automatización y datos para evitar interrupciones, de modo que los clientes puedan concentrarse en su trabajo principal.
Demasiadas herramientas y poca organización
Al principio, todo era lo suficientemente simple como para gestionarlo sin software especializado. Pero cuando empezamos a tener más trabajo, todo se volvió caótico muy rápido. Teníamos demasiadas hojas de cálculo y ninguna forma clara de saber qué hacía cada quien.
Daniel MallénDirector de Smart Team
Smart Team necesitaba una solución más sencilla para gestionar los proyectos de sus clientes, hacer seguimiento de tareas y organizar las ventas. Daniel Mallén no era nuevo en el mundo del software empresarial. Su experiencia previa con ERPs como Productive y Holded lo había dejado escéptico ante la mayoría de las soluciones de gestión de proyectos.
Las herramientas que usé antes no me convencieron. Eran demasiado complejas para nuestras necesidades o demasiado caras para nuestro presupuesto.
Daniel MallénDirector de Smart Team
Encontrar una solución efectiva
El punto de inflexión llegó de una fuente inesperada: un modelo de lenguaje que consultaba habitualmente para soluciones tecnológicas. Cuando Daniel explicó sus problemas, le sugirió Flowlu, una herramienta que nunca había escuchado antes. Flowlu ofrecía gestión de proyectos, CRM y seguimiento de tareas, todo por un precio accesible para Smart Team.
Lo que me llamó la atención de inmediato fue la promesa de facilidad de uso y un precio justo. Justamente esas eran las dos cosas que faltaban en todas las demás soluciones que habíamos visto.
Daniel MallénDirector de Smart Team
En lugar de cambiar todo de golpe, Smart Team comenzó probando las funciones de CRM de Flowlu. Fue una buena decisión. Vieron resultados de inmediato. El CRM de Flowlu simplificó la comunicación con los clientes y el seguimiento de oportunidades. Facilitó las interacciones y ayudó al equipo de Daniel a gestionar las ventas con menos esfuerzo y más precisión.
Daniel ya estaba familiarizado con herramientas de gestión de proyectos, así que comenzar con Flowlu fue fácil. Lo que no esperaba era que su equipo se adaptara tan rápido. Normalmente, las nuevas herramientas ralentizan las cosas al principio, pero con Flowlu todo fluyó sin problemas.
El éxito del piloto les dio confianza para ampliar el uso. En solo unas semanas, todo el equipo ya utilizaba Flowlu para proyectos, tareas y la gestión del embudo de ventas.
Proyectos claros y menos estrés
Implementar Flowlu simplificó por completo cómo opera Smart Team. Antes, los proyectos estaban atrapados en correos y hojas de cálculo desordenadas. Ahora tienen cronogramas claros, tareas asignadas y todos saben lo que deben hacer. Incluso el embudo de ventas, que antes era confuso, ahora es fácil de seguir y gestionar.
Hemos podido organizar nuestros proyectos mucho mejor y hemos notado un aumento en la productividad. Como responsable de supervisar todo, Flowlu me ha facilitado el día a día y me ha ahorrado mucho tiempo en reuniones y correos.
Daniel MallénDirector de Smart Team
Pero la transformación fue más allá de la organización. Por primera vez, Smart Team empezó a trabajar con plazos definidos. Los miembros del equipo podían ver sus tareas con claridad y entender cómo encajaban en el proyecto general. En lugar de una comunicación desordenada, comenzaron a gestionar proyectos de forma clara y profesional.
Hoy, Smart Team trabaja con fechas límite claras, lo que ha aumentado significativamente su eficiencia. Más importante aún, Daniel puede monitorear fácilmente todos los procesos internos, incluidos los proyectos de clientes. Con tareas claramente asignadas y visibles, dedica menos tiempo a supervisar y más a hacer crecer el negocio.
Los clientes notan la diferencia
Los clientes de Smart Team no ven lo que ocurre detrás de escena, pero notan los resultados. Los proyectos avanzan más rápido, las entregas llegan a tiempo y todo se siente más confiable. En el sector industrial B2B, esa consistencia silenciosa es clave.
Los clientes de Smart Team —empresas industriales acostumbradas a trabajar con agencias grandes— ahora disfrutan de la agilidad de una startup combinada con la organización de una empresa consolidada.
Daniel Mallén compartió que Flowlu les está ayudando a tener visibilidad sobre indicadores clave por primera vez. Dice que están construyendo desde cero, y es precisamente ahí donde Flowlu más los está ayudando.
Para muchas agencias pequeñas, el problema no es optimizar sistemas existentes, sino crearlos desde el inicio. Smart Team no buscaba mejorar su gestión de proyectos; buscaba tener una.
Smart Team ya está viendo mejoras en la visibilidad del embudo comercial, asignación de tareas y responsabilidades internas, y en la incorporación de proyectos y servicios recurrentes.
Lecciones para equipos pequeños con hambre de crecer
La experiencia de Smart Team ofrece aprendizajes valiosos para otras agencias pequeñas de servicios profesionales que enfrentan desafíos similares. El consejo de Daniel Mallén es claro y bien fundamentado:
Capacita bien a tu equipo para asegurar una implementación rápida y sin fricciones. La facilidad de uso de Flowlu es una gran ventaja, y la incorporación debe ser directa. La mayoría de las herramientas generan fricción durante esta etapa, pero Flowlu te permite hacerla mucho más sencilla.
Daniel MallénDirector de Smart Team
Su recomendación para agencias que están considerando Flowlu es simple: los equipos pequeños de servicios profesionales que quieren crecer encontrarán en Flowlu una gran ayuda para estructurar procesos internos. Es lo suficientemente flexible para distintas necesidades y tan fácil de usar que el equipo puede comenzar a sacarle provecho de inmediato, sin entrenamientos complicados.
Palabras finales
Hoy en día, Smart Team utiliza Flowlu para gestionar su embudo de ventas, flujos de trabajo de proyectos, tareas y CRM. No están usando todas las funciones todavía —facturación, automatizaciones y reportes avanzados pueden esperar. Y ese es el punto. Eligieron lo que necesitaban, en el momento justo, sin sumar herramientas ni costos innecesarios.
"Todos lo usamos", dice Daniel Mallén con sencillez al ser consultado sobre la adopción en el equipo. "Todos lo usamos."
Para una empresa que comenzó con comunicación improvisada y hojas de cálculo dispersas, esa afirmación representa una transformación total. Smart Team encontró su ritmo, y con él, la base para el crecimiento escalable que buscaban.
En el competitivo mundo del marketing B2B, los clientes buscan confiabilidad y profesionalismo. Smart Team se dio cuenta de que su mayor ventaja no era hacer algo revolucionario. Era simplemente hacer lo básico, pero hacerlo muy bien. Y, muchas veces, la mejor herramienta es aquella que tu equipo realmente quiere usar.
