Cómo WhitegloveAI Pasó del Caos en Hojas de Cálculo a un Proceso de Ventas Más Ágil con Flowlu

WhitegloveAI no es una consultora común. Con sede en Texas, ayudan a organizaciones —desde agencias gubernamentales hasta empresas privadas— a adoptar y gestionar la IA de forma responsable. De hecho, acuñaron el término Managed AI Solutions Provider™ y crearon un marco completo para guiar a las empresas en una adopción segura y estructurada de la IA.

En tan solo un año y medio, se han hecho un nombre al eliminar el ruido en torno a la IA y reemplazarlo por valor real y práctico. Pero incluso con su enfoque innovador hacia la tecnología, detrás de escena seguían usando herramientas que no estaban a la altura.

Comenzando con Hojas de Cálculo

Antes de Flowlu, WhitegloveAI utilizaba Excel para llevar el control —negocios, tareas, proyectos— todo se gestionaba en hojas de cálculo. Funcionó por un tiempo, pero a medida que el negocio creció, empezó a sentirse más como un parche que como un sistema adecuado. Para un equipo de consultoría ocupado atendiendo clientes del sector público y privado, ya no era suficiente.

Necesitábamos una forma más organizada de seguir los negocios y gestionar las tareas. No era escalable.

Por Qué Eligieron Flowlu

El equipo había probado otras herramientas, incluido Zoho, pero ninguna se sentía adecuada. Solo querían algo que no estorbara —algo que el equipo pudiera aprender rápidamente y que realmente disfrutara usar a diario. Flowlu tenía sentido. Era fácil de navegar, no rompía el presupuesto y ofrecía las herramientas necesarias sin complicaciones.

Las Herramientas que Marcaron la Diferencia

Una vez que comenzaron con Flowlu, el equipo no solo migró datos —reformularon su forma de trabajar.

Esto es lo que más utilizan:

Embudos de Ventas

Es el núcleo de sus operaciones diarias. El equipo usa embudos personalizados para seguir cada negocio desde el primer contacto hasta el cierre. Con todo en un solo lugar, pueden detectar cuellos de botella, priorizar oportunidades y mantener los negocios en movimiento sin tantas reuniones.

Seguimiento de Tareas

Ahora las tareas están vinculadas directamente a negocios y proyectos, por lo que nada se pierde. Nada de listas mentales ni notas sueltas —solo responsabilidades claras y plazos visibles de un vistazo.

Flujos de Trabajo de Proyectos

Con múltiples clientes y entregas en marcha, contar con un flujo de trabajo repetible ha sido clave. Flowlu les ayuda a definir pasos, asignar tareas y supervisar el progreso sin microgestión.

Portal del Cliente

Los clientes tienen su propio espacio para acceder a actualizaciones, archivos y facturas. Esto reduce el ida y vuelta de correos y mantiene la comunicación clara y profesional.

Automatización de Flujos de Trabajo

Las acciones rutinarias —como enviar seguimientos o actualizar estados— ahora ocurren automáticamente. Ahorra tiempo, claro, pero sobre todo ayuda a que todo avance sin omitir pasos.

Facturación

Antes, la facturación se hacía por separado —ahora forma parte del flujo de trabajo. Flowlu facilita la creación y el envío de facturas como parte del ciclo del proyecto, no como un paso aislado.

Reflexiones Finales

Todos, desde el CEO hasta los equipos de ventas y gestión de proyectos, usan Flowlu a diario. No es solo una herramienta administrativa —se ha convertido en una parte central del funcionamiento del negocio.

Aunque todavía están ajustando detalles, los resultados ya son evidentes.

“Hemos construido un proceso de ventas más sólido e incrementado los ingresos. Y al mantener nuestro embudo organizado, cerramos negocios más rápido.”

Para una empresa que vive y respira eficiencia, eso es exactamente lo que estaban buscando.