Como pedir pagamento a um cliente (sem passar por nenhuma saia justa)
Receber pelo serviço que você prestou é algo bem simples. Porém, muitos pequenos empresários ainda enfrentam atrasos nos pagamentos, o que pode afetar bastante o fluxo de caixa.
Mesmo que seus clientes não façam isso de propósito para prejudicar o seu negócio, a verdade é que você não pode deixar que essa situação continue acontecendo repetidamente. Muitas pessoas também procuram orientação sobre como pedir pagamento de forma profissional, especialmente quando querem evitar situações desconfortáveis.
Então, hoje vamos te mostrar como pedir o pagamento a um cliente de maneira educada. Além disso, você terá modelos que pode adaptar e usar quando quiser saber como solicitar o pagamento de uma fatura antes do prazo.
Por que você pode ter dificuldade em pedir pagamentos
Embora você talvez não goste de falar sobre dinheiro ou pedir pagamentos, a verdade é que é fundamental saber fazer isso do jeito certo. Afinal, sua pequena empresa pode correr riscos se alguns clientes simplesmente não pagarem pelos serviços prestados. Portanto, é hora de aprender como pedir o pagamento de uma fatura de forma educada.
No geral, existem três motivos principais pelos quais empresários não gostam de pedir pagamentos:
1. Medo de Confronto
Na maioria das vezes, você imagina o pior cenário possível. Porém, é importante reconhecer que o motivo mais comum para um cliente não pagar na data combinada é simplesmente porque ele esqueceu. Não há motivo para ter medo da reação do cliente.
2. Medo de parecer insistente
Mesmo que você não pareça insistente ao pedir educadamente o pagamento de uma fatura atrasada, muitos empresários e freelancers acham que serão vistos dessa forma. Eles pensam que não é fácil conseguir novos clientes e têm medo de perdê-los.
3. Não saber como proceder
Nós entendemos totalmente o seu ponto, e estamos aqui para ajudar. Afinal, criamos este artigo inteiro para te mostrar como pedir pagamento a um cliente da maneira correta.
Quando você deve pedir
Para evitar problemas ou atrasos, alguns empresários preferem enviar um e-mail uma semana antes da data de vencimento da fatura. Você pode encarar isso como um lembrete amigável do que foi acordado entre você e o cliente. Além disso, também mostra que você entrega seus serviços no prazo.
Se você não quiser seguir essa abordagem, tudo bem. Você pode simplesmente esperar que a pessoa faça o pagamento no prazo. Porém, se isso não acontecer, é hora de considerar o uso de um lembrete de pagamento.
Como pedir pagamento
Como já mencionamos, isso pode parecer intimidante para algumas pessoas. Mas o problema está na forma como você interpreta a palavra “pedir”. Você age como se o cliente precisasse concordar com algo. Mas não é o caso. Vocês já haviam combinado que você entregaria os serviços em uma data específica e o cliente pagaria também em uma data específica. Havia um acordo.
Você não está realmente pedindo; está apenas lembrando alguém que esqueceu de pagar pelos serviços que já recebeu. É por isso que a comunicação com o cliente é tão importante. Usar as palavras certas faz muita diferença em como sua mensagem será lida e interpretada.
- Seja educado: Use uma linguagem cordial e mantenha a calma na mensagem. Não acuse ou levante a voz com o cliente. Também não precisa usar frases como “desculpe incomodar” ou “odeio pedir isso”, porque você só está lembrando o cliente sobre um trabalho que você já entregou. Um tom calmo costuma gerar respostas mais rápidas.
- Seja profissional: Escreva sua mensagem de forma profissional. Isso significa ser firme sobre pagamentos atrasados e ir direto ao ponto. Não perca o tempo de ninguém. Evite linguagem emocional e foque nos fatos: data, valor e número da fatura.
- Seja persistente: Mesmo que você não receba uma resposta ao primeiro e-mail, não perca a calma nem seja agressivo. Isso não vai te levar a lugar nenhum.
Como pedir pagamento com delicadeza
Muitas pessoas não sabem como pedir pagamento de uma fatura, especialmente quando querem manter a educação. A forma mais eficaz de solicitar pagamento é enviando um e-mail. Geralmente, essa é a maneira mais simples quando você quer pedir o pagamento de forma educada. Além de ter um registro do envio, você pode anexar a fatura para garantir que o cliente tenha tudo o que precisa para pagar.
Uma coisa importante sobre esses e-mails é que eles devem ser curtos e diretos. Ainda assim, precisam incluir todos os detalhes para garantir que o cliente saiba do que se trata e faça o pagamento rapidamente.
Antes de enviar um e-mail ao cliente, confirme algumas coisas:
- A pessoa para quem você está enviando o e-mail é quem concordou com o pagamento ou é a responsável por realizá-lo.
- Confirme que você tem o documento correto.
- Verifique o valor devido. Os números da fatura e do e-mail precisam coincidir.
- O nome do projeto e os serviços prestados estão corretos.
Essas etapas também ajudam quando você não sabe como pedir o comprovante de pagamento, especialmente quando precisa confirmar o recebimento após o cliente enviar o valor. Agora que você já tem todas as informações em mãos, é hora de escrever e enviar o e-mail. Aqui vão alguns modelos que você pode editar facilmente:
1. Uma semana antes do vencimento
Perceba que não é obrigatório enviar esse e-mail. Alguns empresários e freelancers preferem fazer isso para lembrar o cliente com antecedência que o pagamento será necessário em uma semana.
Assunto: Só um aviso rápido: Fatura [#] vence na próxima semana
Oi [Client Name],
Espero que você esteja bem! Foi um prazer colaborar com você no nosso projeto recente e só queria enviar um lembrete amigável de que a fatura [#] vence daqui a uma semana.
Você pode visualizar a fatura aqui: [Invoice Link]. A página também inclui todas as opções de pagamento disponíveis para sua conveniência.
Se algo não estiver claro — seja sobre a fatura, formas de pagamento ou o trabalho realizado — é só me avisar. Estou aqui para ajudar.
Obrigada(o),
[First Name]
2. Data de vencimento
Assunto: Fatura de [Detalhes do Projeto/Número da Fatura]
Olá [Client’s Name],
Espero que você esteja bem. Foi ótimo trabalhar com você em [breve descrição do projeto], e fico feliz que conseguimos finalizar tudo sem problemas.
Segue em anexo a fatura pelos meus serviços. Conforme combinado, o total é de [total amount], e o pagamento pode ser feito via [preferred payment method: PayPal, cartão de crédito, etc.] até [due date].
Obrigada(o) novamente pela oportunidade de colaborar e, desde já, agradeço pelo pagamento dentro do prazo — ficarei feliz em trabalharmos juntos em futuros projetos.
[Your preferred signoff],
[Your Name/Signature]
3. Um dia de atraso
Assunto: Lembrete amigável: Fatura [#] de [Project Name] em atraso
Oi [Client’s Name],
Espero que você esteja bem. Queria enviar um lembrete rápido de que o pagamento referente a [Project Name] — Fatura [#] — ficou em atraso a partir de ontem ([date]). De acordo com meus registros, o saldo pendente é de [Amount Due].
Anexei a fatura para sua conveniência, e o pagamento pode ser feito usando o(s) seguinte(s) método(s): [Payment Methods/Link].
Se você tiver alguma dúvida ou se algo não estiver claro, é só me avisar — estou aqui para ajudar. Obrigada(o) e espero que possamos trabalhar juntos novamente no futuro.
[Your Name/Email Signature]
4. Uma semana de atraso
Lembre-se: você não deve enviar e-mails de cobrança todos os dias. Porém, se o cliente não responder e não tiver pago ainda, faz sentido enviar outro após uma semana.
Assunto: Lembrete amigável: Fatura [#] de [Project Name] com uma semana de atraso
Oi [Client’s Name],
Espero que sua semana esteja indo bem. De acordo com meus registros, ainda não recebi o pagamento da Fatura [#] referente a [Project Name], e ela agora está com uma semana de atraso. O saldo pendente é de [Amount Due].
Se você estiver lidando com uma empresa em vez de uma pessoa física, adicione esta linha:
Você poderia verificar esse pagamento para mim? Se houver outra pessoa com quem eu deveria falar sobre o pagamento, por favor, me avise.
Se vocês já tiverem concordado com taxas por atraso, adicione esta linha:
Conforme meus termos de pagamento, cobro uma taxa de atraso de [Late Fee Amount] para faturas vencidas, aplicada após [Number of Agreed Days] dias.
Anexei a fatura aqui para facilitar: [Payment Options/Link].
Você poderia me informar quando posso esperar o pagamento? Se precisar de algo da minha parte para iniciar ou agilizar o processo, é só me avisar.
Um abraço,
[Your Name/Email Signature]
5. Um mês de atraso
Nesse estágio, seu tom precisa ser mais sério — mas sem ser rude. Mantenha a etiqueta profissional do início ao fim.
Assunto: Lembrete amigável: Fatura [#] de [Project Name] – Um mês em atraso
Oi [Client’s Name],
Este é meu acompanhamento em relação ao pagamento em atraso da Fatura [#] referente a [Project Name]. O valor de [Amount Due] está agora com um mês (30 dias) de atraso. Você poderia me atualizar sobre quando devo esperar esse pagamento? Meu primeiro lembrete foi enviado em [date].
Se você assinou um contrato com o cliente e ele inclui termos sobre taxa de atraso, adicione esta linha:
Observação: Este pagamento está atrasado há [Number of Agreed Days] dias e está sujeito a uma taxa de atraso de [Late Fee Amount], conforme descrito em nosso contrato.
Se você quiser mencionar lembretes anteriores sobre taxas de atraso, adicione esta linha:
Como mencionei no meu e-mail anterior, uma taxa de atraso pode ser aplicada daqui em diante, já que o pagamento está com mais de 30 dias de atraso.
Anexei a fatura aqui para sua conveniência: [Payment Methods/Link]. Você pode realizar o pagamento usando as opções disponíveis no link.
Se precisar de algo da minha parte para iniciar ou agilizar o pagamento, é só me avisar.
Obrigada(o),
[Your Name/Email Signature]
Conheça seus direitos antes de avançar
Antes de dar o próximo passo, é importante entender seus direitos básicos como prestador de serviços. Você não precisa ser um especialista em leis, mas algumas coisas valem a pena lembrar.
- As leis variam conforme o país e o estado. Em alguns lugares, é obrigatório ter acordos escritos sobre taxas de atraso ou prazos específicos para lembretes de pagamento.
- Taxas de atraso precisam ser combinadas previamente. Se isso não estiver no contrato ou nos termos da fatura, pode ser mais difícil aplicar.
- Mantenha tudo por escrito. Guarde e-mails, mensagens e cópias das suas faturas. Isso ajuda caso você precise comprovar suas tentativas de cobrança.
- Seja consistente com seu processo. Use as mesmas etapas de acompanhamento para todos os clientes — isso te ajuda a ser justo e organizado.
- Se necessário, consulte um advogado. Uma conversa rápida pode te ajudar a entender suas opções sem precisar se comprometer com algo mais complexo.
O que fazer se o cliente ainda não pagar
Infelizmente, isso às vezes acontece. Mas, acima de tudo, você precisa tentar manter a calma, porque a razão está do seu lado. Aqui estão os passos que você deve seguir agora:
1. Peça pelo telefone
A razão pela qual a maioria das pessoas prefere usar e-mail é porque não é tão pessoal. Então, talvez você não se sinta muito confortável falando ao telefone com um cliente, mas é importante entender que, às vezes, você precisa fazer o que precisa ser feito.
A verdade é que ligar para o seu cliente é a forma mais rápida e direta de resolver a situação. Mesmo que você não goste de falar ao telefone, sempre ajuda verificar tudo antes para garantir que você tem as informações necessárias com você. Aqui estão alguns pontos a considerar antes de pegar o telefone:
- Ligar para a pessoa certa
- Se apresentar (você não precisa ser extremamente formal; depende da relação que tem com o cliente)
- Saber exatamente o que você quer
- Falar com calma e não deixar as emoções interferirem
- Ir direto ao ponto; você não quer perder tempo e também não quer fazer o cliente perder tempo
- No final da conversa, você deve resumir tudo
Se ajudar, você pode criar um pequeno roteiro para garantir que não vai esquecer nenhum detalhe.
2. Envie uma DM ou mensagem de texto
Às vezes, o cliente não atende o telefone. Talvez ele esteja ocupado, em uma reunião, dirigindo ou simplesmente não atenda um número que não reconhece. Ele pode até não gostar de falar ao telefone. Independentemente da razão, o que importa é que você precisa pedir o pagamento que já está atrasado.
Então, você pode enviar uma DM (Facebook, Instagram, Twitter ou outra plataforma) ou pode enviar uma mensagem de texto ao cliente, caso tenha o número dele.
Novamente, certifique-se de incluir o nome do projeto, o número da fatura, a data de vencimento e pergunte quando você pode esperar o pagamento.
3. Use opções de terceiros
Se a empresa continuar sem responder seus e-mails, ligações e mensagens — ou se ainda não tiver pago — você pode buscar ajuda de um advogado ou de uma empresa de cobrança. Se optar por um advogado, considere avisar ao cliente que você entrará com um processo. Isso é o empurrão que algumas pessoas precisam para pagar, evitando que você gaste tempo e dinheiro na justiça.
Uma empresa de cobrança é uma companhia que te ajuda a receber em troca de uma porcentagem. Essa porcentagem costuma ficar entre 20% e 35% do valor devido. Você só precisa fornecer a fatura e os serviços que entregou.
Observe que, se você optar por usar uma empresa de cobrança, é quase certo que perderá o cliente.
Como evitar pedir pagamentos no futuro
Nenhuma solução é 100% garantida. Porém, existem algumas ações que podem te ajudar a evitar atrasos nos pagamentos.
1. Assine um contrato
Se você tem um contrato, fica muito mais seguro, mesmo que precise recorrer a um advogado para receber.
2. Envie a fatura antes mesmo de começar o trabalho
Você pode se perguntar por que deveria fazer isso. Mas a razão é simples: você esclarece todos os detalhes sobre o trabalho contratado e os termos que foram acordados entre você e seu cliente.
Na fatura, você deve incluir os serviços que entregará ao cliente, quando irá entregá-los, quanto cobrará, os termos de pagamento e os métodos de pagamento disponíveis.
Se você precisa de uma forma simples de fazer isso, pode usar o gerador de faturas gratuito da Flowlu para criar uma fatura limpa sem precisar criar uma conta.
3. Sempre inclua os termos de pagamento
Você deve mencionar claramente quando e como espera ser pago pelos seus serviços no contrato e na fatura. Apenas escolha os termos com os quais você se sente confortável.
4. Peça um adiantamento
Se o projeto que você vai começar for muito grande, talvez seja uma boa ideia pedir um depósito antecipado. Isso também ajuda quando você não sabe como pedir pagamento parcial no início de um projeto. Qualquer valor entre 10% e 50% costuma funcionar bem.
5. Cobre juros por atrasos
Quando você usa um contrato, pode adicionar uma cláusula onde afirma que cobrará juros por pagamentos atrasados. Defina uma taxa. Por exemplo, você pode cobrar 6% extra quando o pagamento estiver com 30 dias de atraso.
6. Métodos de pagamento
Quanto mais métodos de pagamento você aceitar, melhor. Isso garante que os clientes possam escolher a forma que preferem.
7. Boa comunicação do início ao fim
Manter uma boa comunicação durante todo o projeto é uma parte muito importante do trabalho. Assim, seu cliente sempre saberá o que está acontecendo — e também se sentirá mais comprometido a pagar em dia.
8. Automatize lembretes para não precisar fazer acompanhamento manual
Se você quer evitar enviar vários lembretes de pagamento por conta própria, pode usar um software de faturamento para cuidar disso por você. Lembretes automáticos te ajudam a manter consistência e tornam o processo menos desconfortável tanto para você quanto para o cliente.
Ferramentas como o Flowlu permitem configurar faturas recorrentes, lembretes agendados e links de pagamento simples. Seu cliente recebe a mensagem certa no momento certo, e você não precisa checar o calendário ou reescrever o mesmo e-mail. Você também pode usar o portal do cliente para compartilhar faturas, detalhes do projeto e o status do pagamento em um só lugar.
A automação não tira o toque pessoal. Ela apenas mantém tudo organizado e te ajuda a receber sem estresse.
Conclusão
Mesmo que ninguém goste de lidar com isso, pagamentos atrasados fazem parte de qualquer negócio. Porém, a forma como você lida com eles faz toda a diferença. Isso pode significar receber todo o pagamento mais rápido ou, em alguns casos, receber aos poucos se o cliente estiver enfrentando dificuldades.
Quando estiver nessa situação, tente manter a calma e não deixe que as emoções afetem você ou sua escrita. Basta usar os modelos de e-mail acima para pedir pagamento de forma profissional.
E se você quiser evitar acompanhamentos manuais, o Flowlu pode cuidar dos seus lembretes de fatura. É uma maneira simples de se organizar e receber mais rápido.
Aqui você encontra como pedir pagamento a um cliente de forma simples e educada. O ideal é começar enviando um e-mail. Certifique-se de incluir todos os detalhes na mensagem e anexar a fatura. Sua mensagem deve ser direta, educada e profissional.
Você até pode enviar um SMS, mas é melhor começar com um e-mail e depois ligar para o cliente. Se ele não responder ou continuar sem pagar, aí sim você pode tentar enviar um SMS.
Sim, pode. Mas você sempre pode procurar um advogado e abrir um processo contra o cliente ou contratar uma empresa de cobrança para ajudar.
