Guia Passo a Passo para Projetos e Sprints Ágeis

Muitas empresas implementam metodologias Ágeis em seus projetos, buscando aumentar a produtividade geral. Eventualmente, projetos baseados em Ágil são mais bem-sucedidos do que os tradicionais: enquanto a taxa de sucesso de projetos Ágeis é de 42%, para os projetos tradicionais em Cascata, essa taxa é de cerca de 14%.

Neste artigo, vamos desvendar a definição de Ágil, as etapas de planejamento, as diferenças com o planejamento Scrum e alguns modelos e softwares a serem usados ao planejar seus projetos Ágeis.

Definição de Gestão de Projetos Ágeis

Ágil é uma abordagem flexível para a gestão de projetos. Originalmente aplicada ao processo de desenvolvimento, hoje em dia, Ágil é amplamente utilizado por muitas equipes e indústrias. Sem entrar nos princípios do Ágil, podemos definir sua ideia principal como a capacidade dos projetos de se adaptarem facilmente a mudanças e novos requisitos.

A ideia de gestão de mudanças afeta projetos baseados em Ágil durante todo o seu ciclo de vida. Isso significa que, ao planejar um projeto, você deve deixar espaço para mudanças. Então, antes de iniciar um projeto, reserve um tempo para aprender materiais e os fundamentos do planejamento Ágil.

Primeiro de tudo, vamos entender alguns termos.

O que é Planejamento em Ágil

O planejamento Ágil é um estilo de gestão amplamente utilizado. Em resumo, implica uma abordagem iterativa, então o projeto é dividido em várias fases, chamadas iterações. Em cada iteração, há algumas sprints. As sprints são mal planejadas antecipadamente antes de iniciar um projeto. Na maioria dos casos, planejar em Ágil significa que você está adicionando mudanças e solicitações de partes interessadas ou proprietários ao trabalho, então é impossível planejar o que está dentro de cada sprint e interação antes de começar a trabalhar em um projeto.

O planejamento em Ágil é baseado em feedback, solicitações e histórias de usuários. Basicamente, podemos dividir o planejamento Ágil em duas fases: planejamento do projeto e da sprint. Essas fases requerem ações diferentes e consistem em diferentes etapas. Analisaremos cada fase separadamente nos parágrafos abaixo.

O Ágil tem várias estratégias e metodologias de planejamento. Uma das mais populares é o planejamento Scrum. No entanto, mesmo o Scrum sendo considerado uma das metodologias Ágeis, o planejamento Ágil e Scrum são um pouco diferentes.

Abordagem Scrum no Planejamento de Projetos Ágeis

O Scrum é muito semelhante à abordagem de planejamento Ágil, mas existem algumas diferenças de conceito entre eles. Em palavras simples, Ágil é uma estrutura com ideias e princípios centrais, enquanto o Scrum é apenas uma das várias metodologias para seguir o processo de planejamento Ágil.

Nos parágrafos acima, mencionamos sprints. Sprint é uma prática comum no Scrum. Ajuda a evitar um planejamento aprofundado ao iniciar um projeto, para que você possa se adaptar rapidamente a novos requisitos e mudanças antes de iniciar uma nova sprint. A ferramenta de planejamento central no Scrum é o backlog. O backlog é o local onde todas as solicitações, histórias de usuários e outras possíveis funcionalidades são armazenadas. As tarefas no backlog podem ser priorizadas, divididas em diferentes categorias e literalmente segmentadas por quaisquer parâmetros. Isso ajuda a planejar uma sprint assim que a anterior é concluída. Se algumas tarefas não forem concluídas dentro de uma sprint, elas são levadas para o backlog e serão marcadas como a mais alta prioridade na próxima sprint.

Em geral, a abordagem Scrum para o planejamento de projetos destaca os seguintes princípios:

• Planeje não um projeto geral, mas cada sprint.
• Comece a planejar uma nova sprint imediatamente após a conclusão da anterior.
• Revise seus resultados após cada sprint.
• Realize reuniões de retrospectiva após uma sprint ou duas para revisar os resultados de toda a equipe.

Para entender como o planejamento Scrum difere do Ágil, vamos para as principais etapas do processo de planejamento Ágil.

Etapas de Planejamento de Projetos Ágeis

Cada projeto tem seu próprio cronograma. Projetos tradicionais em Cascata têm etapas e prazos estritos, mas essa não é uma opção para projetos Ágeis flexíveis. No entanto, projetos Ágeis têm sua própria programação, e cada etapa requer planejamento. Mas espere, esse planejamento não é o mesmo que em projetos tradicionais, principalmente porque você não precisa planejar tudo antes do início do projeto.

Etapa 1. Forme expectativas claras para a entrega final de um projeto

Antes de iniciar um projeto, você deve ter uma compreensão clara do resultado final. Em projetos baseados em Ágil, o resultado depende de solicitações de partes interessadas, usuários (ou clientes) e proprietários. Mesmo que suas necessidades estejam mudando, você pode planejar ações iterativamente para aplicar mudanças.

Etapa 2. Defina os detalhes e o escopo do trabalho

Você não pode dizer exatamente quando terminará a tarefa, a menos que conheça seus detalhes e os fatores que podem influenciar o ETA. Entender quanto trabalho precisa ser feito é uma das etapas do planejamento Ágil adequado.

Etapa 3. Forme tarefas com base em histórias de usuários

Histórias de usuários são problemas que precisam ser resolvidos. Na maioria dos casos, as histórias são complexas e precisam ser divididas em tarefas menores. Às vezes, é difícil formar uma tarefa exata, e você precisa completar várias atividades para resolver um problema. Tal sequência de tarefas é épica e pode durar mais de uma sprint.

Etapa 4. Povoe o backlog

Uma vez que as histórias de usuários são divididas em tarefas e épicas, é hora de povoar o backlog. Crie tarefas com títulos e descrições claras, para que cada membro da equipe possa entender o que fazer. Quando todas as tarefas e épicas estão no backlog, defina prioridades, atribua pessoas responsáveis e estime o esforço de cada tarefa em pontos de história.

Etapa 5. Planeje sprints

Normalmente, cada sprint é igual à iteração. As sprints também têm cronogramas estritos, por exemplo, duas ou três semanas. Você simplesmente não pode colocar todas as suas tarefas em uma sprint, é exatamente por isso que você precisa de planejamento de backlog e prioridades. Tarefas com maior prioridade são levadas para a sprint primeiro, depois vêm as mais antigas.

Etapa 6. Elabore documentação

Na documentação, explique os principais princípios e regras de um projeto. Isso ajuda tanto as equipes quanto as partes interessadas a entender o foco de um projeto e solicitar apenas mudanças possíveis. A documentação também pode mudar de tempos em tempos, mas no geral, precisa ser clara e significativa desde o início.

Etapas de Planejamento de Sprints Ágeis

Descobrimos o que é planejamento Ágil, e agora é hora de mergulhar no planejamento de sprints. Você pode pensar que é um tópico completamente diferente, mas, na verdade, o planejamento de sprints faz parte do planejamento Ágil como um todo. Aqui estão as etapas que as equipes Ágeis seguem para planejar uma nova sprint:

Etapa 1. Agendar uma reunião de retrospectiva

Uma vez que uma sprint é concluída, é hora de uma retrospectiva. A retrospectiva é uma reunião regular da equipe onde todos os membros discutem tarefas, dificuldades e problemas que ocorreram durante a sprint. Tais reuniões ajudam a prevenir erros futuros e entender quais tarefas precisam ser levadas para a próxima sprint.

Etapa 2. Discutir histórias de usuários

Após cada sprint, provavelmente você receberá solicitações e relatórios de usuários, partes interessadas e proprietários. Como mencionamos anteriormente, existem as histórias de usuários. Discuta todas as histórias de usuários recentes com os membros da equipe para decidir se elas precisam ser levadas para a próxima sprint ou se talvez valham a pena trabalhar nelas nas últimas etapas de desenvolvimento.

Etapa 3. Dividir histórias e épicas em tarefas menores

Às vezes acontece que você não pode cobrir uma história de usuário ou uma tarefa durante uma sprint, então ela se torna uma épica. Divida atividades complexas em tarefas menores e atribua-as aos seus colegas de equipe. Mas também é importante considerar quem foi responsável pela tarefa complexa original. Talvez valha a pena atribuir essa pessoa como seguidor responsável por essa tarefa?

Etapa 4. Analisar seus esforços

A análise é uma parte importante do planejamento. Antes de planejar uma nova sprint, analise o tempo necessário para completar as tarefas anteriores, suas estimativas em pontos de história e o número de membros da equipe que participaram. Isso ajudará a gerenciar sabiamente os recursos humanos e de tempo ao planejar as atividades futuras.

Etapa 5. Ferramentas para Planejamento Ágil e Gestão de Projetos

Existem muitas ferramentas diferentes para a gestão de equipes Ágeis. Começando com um simples quadro branco e post-its nos anos 90, as ferramentas Ágeis fizeram um enorme progresso. Agora, você não precisa ter fisicamente tudo ao seu redor, e nem mesmo precisa trabalhar com seus colegas de equipe em um único escritório.

Aqui estão algumas ferramentas básicas de planejamento Ágil para usar no Flowlu:

• Backlog

Como foi dito antes, o backlog é um lugar onde você cria tarefas, define prioridades e analisa se a tarefa vale a pena ser levada para a sprint. No Flowlu, você tem um backlog para cada um dos seus projetos. Isso impede que um projeto fique bagunçado e não categorizado.

• Quadro Interativo

Todas as equipes e empresas têm requisitos diferentes, portanto, é importante ter a possibilidade de definir etapas personalizadas, gerenciar os cartões de tarefas e visualizar todo o fluxo de trabalho. No Flowlu, você pode gerenciar seus projetos com um prático quadro Kanban. No quadro, você pode filtrar tarefas por sprints, responsáveis, prioridades, etc.

• Gráfico de Burndown

O gráfico de burndown é uma ferramenta amplamente utilizada entre as equipes Ágeis. Este gráfico permite que você veja a rapidez com que sua equipe está concluindo tarefas. Em comparação com gráficos tradicionais, os gráficos de burndown mostram resultados positivos se eles diminuírem, pois refletem o número de tarefas que precisam ser feitas.

• Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt foi retirado das metodologias tradicionais de gestão de projetos. No entanto, no Flowlu, você também pode vê-lo como parte do módulo Ágil. Ele ajuda a entender quanto tempo foi necessário para completar cada sprint ou épica.

• Modelo de Retrospectiva

A retrospectiva é essencial para todas as equipes Ágeis, mas poucos gestores sabem como conduzir tais reuniões. Se você não tem ideias sobre o que perguntar à sua equipe, o construtor de modelos de retrospectiva do Flowlu ajudará você a planejar as perguntas e toda a reunião.

Planejamento Ágil: Por Que Você Precisa Dele

Planejar seu projeto de acordo com o método Ágil pode ajudá-lo a se adaptar facilmente a mudanças e implementar novas ideias ou tecnologias no seu fluxo de trabalho. Por que vale a pena? Simplesmente, mantém todos os seus colegas de equipe engajados e proporciona transparência a todos os processos, para que você possa entender a razão das dificuldades e lidar com elas rapidamente.