Guía Paso a Paso para Proyectos y Sprints Ágiles

Muchas empresas implementan metodologías Ágiles en sus proyectos, buscando aumentar la productividad general. Eventualmente, los proyectos basados en Ágil son más exitosos que los tradicionales: mientras que la tasa de éxito de los proyectos Ágiles es del 42%, para los proyectos tradicionales en Cascada, esta tasa es de aproximadamente el 14%.

En este artículo, vamos a desvelar la definición de Ágil, los pasos de planificación, las diferencias con la planificación Scrum y algunos modelos y software para usar al planificar tus proyectos Ágiles.

Definición de Gestión de Proyectos Ágiles

Ágil es un enfoque flexible para la gestión de proyectos. Originalmente aplicado al proceso de desarrollo, hoy en día, Ágil es ampliamente utilizado por muchos equipos e industrias. Sin entrar en los principios de Ágil, podemos definir su idea principal como la capacidad de los proyectos para adaptarse fácilmente a cambios y nuevos requisitos.

La idea de gestión del cambio afecta a los proyectos basados en Ágil a lo largo de todo su ciclo de vida. Esto significa que, al planificar un proyecto, debes dejar espacio para los cambios. Por lo tanto, antes de iniciar un proyecto, tómate un tiempo para aprender materiales y los fundamentos de la planificación Ágil.

Primero que todo, aclaremos algunos términos.

Qué es la Planificación en Ágil

La planificación Ágil es un estilo de gestión ampliamente utilizado. En resumen, implica un enfoque iterativo, por lo que el proyecto se divide en varias fases, llamadas iteraciones. En cada iteración, hay algunas sprints. Las sprints apenas se planifican con anticipación antes de iniciar un proyecto. En la mayoría de los casos, planificar en Ágil significa que estás agregando cambios y solicitudes de las partes interesadas o propietarios al trabajo, por lo que es imposible planificar lo que está dentro de cada sprint e interacción antes de comenzar a trabajar en un proyecto.

La planificación en Ágil se basa en comentarios, solicitudes e historias de usuarios. Básicamente, podemos dividir la planificación Ágil en dos fases: planificación del proyecto y de la sprint. Estas fases requieren diferentes acciones y consisten en diferentes etapas. Analizaremos cada fase por separado en los párrafos a continuación.

Ágil tiene varias estrategias y metodologías de planificación. Una de las más populares es la planificación Scrum. Sin embargo, aunque el Scrum se considera una de las metodologías Ágiles, la planificación Ágil y Scrum son un poco diferentes.

Enfoque Scrum en la Planificación de Proyectos Ágiles

El Scrum es muy similar al enfoque de planificación Ágil, pero hay algunas diferencias conceptuales entre ellos. En palabras simples, Ágil es un marco con ideas y principios centrales, mientras que Scrum es solo una de las varias metodologías para seguir el proceso de planificación Ágil.

En algunos párrafos anteriores, mencionamos las sprints. La sprint es una práctica común en Scrum. Ayuda a evitar un planejamiento profundo al iniciar un proyecto, para que puedas adaptarte rápidamente a nuevos requisitos y cambios antes de iniciar una nueva sprint. La herramienta de planificación central en Scrum es el backlog. El backlog es el lugar donde se almacenan todas las solicitudes, historias de usuarios y otras posibles características. Las tareas en el backlog pueden ser priorizadas, divididas en diferentes categorías y literalmente segmentadas por cualquier parámetro. Esto ayuda a planificar una sprint una vez que la anterior se ha concluido. Si algunas tareas no se completan dentro de una sprint, se llevan al backlog y se marcarán como la máxima prioridad en la próxima sprint.

En general, el enfoque Scrum para la planificación de proyectos destaca los siguientes principios:

• No planifiques un proyecto en general, sino cada sprint.
• Comienza a planificar una nueva sprint inmediatamente después de que la anterior se haya concluido.
• Revisa tus resultados después de cada sprint.
• Realiza reuniones de retrospectiva después de una o dos sprints para revisar los resultados de todo el equipo.

Para entender cómo la planificación Scrum difiere de la Ágil, vamos a los pasos principales del proceso de planificación Ágil.

Etapas de Planificación de Proyectos Ágiles

Cada proyecto tiene su propio cronograma. Los proyectos tradicionales en Cascada tienen etapas y plazos estrictos, pero esa no es una opción para los proyectos Ágiles flexibles. Sin embargo, los proyectos Ágiles tienen su propia programación, y cada etapa requiere planificación. Pero espera, esta planificación no es la misma que en proyectos tradicionales, principalmente porque no necesitas planificar todo antes de que el proyecto comience.

Etapa 1. Forma expectativas claras para la entrega final de un proyecto

Antes de iniciar un proyecto, debes tener una comprensión clara del resultado final. En proyectos basados en Ágil, el resultado depende de solicitudes de las partes interesadas, usuarios (o clientes) y propietarios. Aunque sus necesidades cambien, puedes planificar acciones de forma iterativa para aplicar cambios.

Etapa 2. Define los detalles y el alcance del trabajo

No puedes decir exactamente cuándo terminarás la tarea a menos que conozcas sus detalles y los factores que pueden influir en el ETA. Entender cuánto trabajo necesita ser hecho es una de las etapas de la planificación Ágil adecuada.

Etapa 3. Forma tareas basadas en historias de usuarios

Las historias de usuarios son problemas que necesitan ser resueltos. En la mayoría de los casos, las historias son complejas y necesitan ser divididas en tareas más pequeñas. A veces, es difícil formar una tarea exacta, y necesitas completar varias actividades para resolver un problema en su lugar. Tal secuencia de tareas es épica y puede durar más de una sprint.

Etapa 4. Puebla el backlog

Una vez que las historias de usuarios se dividen en tareas y épicas, es hora de poblar el backlog. Crea tareas con títulos y descripciones claras, para que cada miembro del equipo pueda entender qué hacer. Cuando todas las tareas y épicas están en el backlog, establece prioridades, asigna personas responsables y estima el esfuerzo de cada tarea en puntos de historia.

Paso 5. Planifica sprints

Normalmente, cada sprint es igual a la iteración. Los sprints también tienen cronogramas estrictos, por ejemplo, dos o tres semanas. Simplemente no puedes poner todas tus tareas en un sprint, es exactamente por eso que necesitas planificación de backlog y prioridades. Las tareas con mayor prioridad se llevan al sprint primero, luego vienen las más antiguas.

Paso 6. Elabora documentación

En la documentación, explica los principios y reglas principales de un proyecto. Esto ayuda tanto a los equipos como a las partes interesadas a entender el enfoque de un proyecto y solicitar solo cambios posibles. La documentación también puede cambiar con el tiempo, pero en general, necesita ser clara y significativa desde el principio.

Pasos para la Planificación de Sprints Ágiles

Hemos descubierto qué es la planificación Ágil, y ahora es momento de sumergirnos en la planificación de sprints. Puedes pensar que es un tema completamente diferente, pero, de hecho, la planificación de sprints es parte de la planificación Ágil en su conjunto. Aquí están los pasos que los equipos Ágiles siguen para planificar un nuevo sprint:

Paso 1. Programar una reunión de retrospectiva

Una vez que un sprint se completa, es hora de una retrospectiva. La retrospectiva es una reunión regular del equipo donde todos los miembros discuten las tareas, dificultades y problemas que ocurrieron durante el sprint. Tales reuniones ayudan a prevenir errores futuros y a entender qué tareas necesitan ser llevadas al próximo sprint.

Paso 2. Discutir historias de usuarios

Después de cada sprint, probablemente recibirás solicitudes e informes de usuarios, partes interesadas y propietarios. Como mencionamos anteriormente, existen las historias de usuarios. Discute todas las historias de usuarios recientes con los miembros del equipo para decidir si necesitan ser llevadas al próximo sprint o si tal vez valen la pena trabajar en ellas en las últimas etapas de desarrollo.

Paso 3. Dividir historias y épicas en tareas menores

A veces sucede que no puedes cubrir una historia de usuario o una tarea durante un sprint, por lo que se convierte en una épica. Divide actividades complejas en tareas menores y asígnalas a tus compañeros de equipo. Pero también es importante considerar quién fue responsable de la tarea compleja original. ¿Tal vez valga la pena asignar a esta persona como seguidor responsable de esta tarea?

Paso 4. Analizar tus esfuerzos

El análisis es una parte importante de la planificación. Antes de planificar un nuevo sprint, analiza el tiempo necesario para completar las tareas anteriores, sus estimaciones en puntos de historia y el número de miembros del equipo que participaron. Esto te ayudará a gestionar sabiamente los recursos humanos y de tiempo al planificar las actividades futuras.

Paso 5. Herramientas para la Planificación Ágil y la Gestión de Proyectos

Existen muchas herramientas diferentes para la gestión de equipos Ágiles. Comenzando con un simple tablero blanco y notas adhesivas en los años 90, las herramientas Ágiles han hecho un enorme progreso. Ahora, no necesitas tener físicamente todo a tu alrededor, y ni siquiera necesitas trabajar con tus compañeros de equipo en una sola oficina.

Aquí hay algunas herramientas básicas de planificación Ágil para usar en Flowlu:

• Backlog

Como se mencionó anteriormente, el backlog es un lugar donde creas tareas, estableces prioridades y analizas si la tarea vale la pena llevarla al sprint. En Flowlu, tienes un backlog para cada uno de tus proyectos. Esto evita que un proyecto se vuelva desordenado y no categorizado.

• Tablero Interactivo

Todos los equipos y empresas tienen requisitos diferentes, por lo tanto, es importante tener la posibilidad de definir etapas personalizadas, gestionar las tarjetas de tareas y visualizar todo el flujo de trabajo. En Flowlu, puedes gestionar tus proyectos con un práctico tablero Kanban. En el tablero, puedes filtrar tareas por sprints, responsables, prioridades, etc.

• Gráfico de Burndown

El gráfico de burndown es una herramienta ampliamente utilizada entre los equipos Ágiles. Este gráfico te permite ver la rapidez con la que tu equipo está completando tareas. En comparación con gráficos tradicionales, los gráficos de burndown muestran resultados positivos si disminuyen, ya que reflejan el número de tareas que necesitan ser realizadas.

• Gráfico de Gantt

El gráfico de Gantt proviene de las metodologías tradicionales de gestión de proyectos. Sin embargo, en Flowlu, también puedes verlo como parte del módulo Ágil. Ayuda a entender cuánto tiempo fue necesario para completar cada sprint o épica.

• Modelo de Retrospectiva

La retrospectiva es esencial para todos los equipos Ágiles, pero pocos gestores saben cómo dirigir tales reuniones. Si no tienes ideas sobre qué preguntar a tu equipo, el constructor de modelos de retrospectiva de Flowlu te ayudará a planificar las preguntas y toda la reunión.

Planificación Ágil: Por Qué La Necesitas

Planificar tu proyecto de acuerdo con el método Ágil puede ayudarte a adaptarte fácilmente a los cambios e implementar nuevas ideas o tecnologías en tu flujo de trabajo. ¿Por qué vale la pena? Simplemente, mantiene a todos tus colegas de equipo comprometidos y proporciona transparencia a todos los procesos, para que puedas entender la razón de las dificultades y manejarlas rápidamente.