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O guia definitivo para os fluxos de trabalho de projectos da Flowlu

Kelly Richardson
Kelly Richardson
Copywriter
15 de dezembro de 2020
8 min read
O guia definitivo para os fluxos de trabalho de projectos da Flowlu
A maioria das empresas executa regularmente processos semelhantes e repetíveis e executa os mesmos passos ou actividades para cada cliente. Consequentemente, os funcionários precisam de recriar os mesmos projectos sempre que um novo cliente está ansioso por adquirir um produto ou serviço da sua organização.

Para evitar perder tempo criando projetos semelhantes do zero, você pode usar seus próprios fluxos de trabalho de projetos orquestrados para agilizar as operações do dia-a-dia.

O que é fluxo de trabalho de projeto?

Um fluxo de trabalho de projeto é um padrão pré-definido de como você realiza um trabalho específico. É um conjunto pronto de etapas, marcos e tarefas para tornar a entrega do seu projeto mais eficaz. O fluxo de trabalho do projeto ajuda você a estruturar seu trabalho e acompanhar o progresso do projeto com apenas alguns cliques. Os fluxos de trabalho da Flowlu podem lembrá-lo das listas de verificação que ajudam você a entregar seu projeto passo a passo. Eles delineiam os esforços que precisam ser realizados e em que ordem.

Por que utilizar fluxos de trabalho de projeto?

O objetivo subjacente de um fluxo de trabalho de projeto é registrar todas as etapas e ações necessárias para entregar um determinado projeto. Quando você insere todas as informações vitais em um fluxo de trabalho, você pode liberar sua mente e se concentrar em coisas importantes.

Com os fluxos de trabalho de projeto, você pode economizar tempo e esforço da sua equipe. Seus colegas de equipe não precisariam construir um projeto do zero. Eles terão um plano de implementação pronto. Então, tudo o que eles precisam fazer é agir de acordo.

Os fluxos de trabalho de projeto permitem eliminar erros humanos. Ao usar uma sequência clara e pré-definida de etapas, é muito mais fácil para os funcionários evitar cometer erros e seguir os processos de trabalho aprovados.

Usando fluxos de trabalho de projeto, você mapeia as etapas necessárias para levar um projeto do início ao fim e coloca tudo em uma ordem significativa. Os fluxos de trabalho trazem estrutura para seus processos. Você pode facilmente revisar seus processos, identificar fraquezas e fazer algumas melhorias.

Se você deseja crescer seu negócio, precisará automatizar seus processos e desenvolver uma certa consistência. Os fluxos de trabalho podem ajudá-lo a fazer isso. Uma vez que você tenha criado um fluxo de trabalho para uma operação específica, cada projeto semelhante pode segui-lo. Os fluxos de trabalho também são uma ótima escolha se você precisar elaborar um sistema padronizado e fácil de implementar.

Casos de uso comuns

Obviamente, os fluxos de trabalho de projeto não são uma opção ideal para todos os negócios existentes. Alguns requerem abordagens mais individuais e soluções personalizadas. No entanto, há toneladas de operações que podem e devem usar fluxos de trabalho de projeto. Os exemplos incluem:

  • software de e-commerce
  • engenharia
  • campanhas de marketing
  • desenvolvimento de sites
  • projetos de construção
  • serviços jurídicos
  • design de interiores
  • e mais...

Se você acha que seu negócio pode colocar em prática os fluxos de trabalho de projeto, continue lendo para aprender como configurá-los na Flowlu.

Como criar e usar fluxos de trabalho de projeto

Vamos tornar isso não apenas uma instrução passo a passo maçante e pegar um exemplo do mundo real. Neste post do blog, decidimos seguir com um projeto de SEO, mas você pode colocar qualquer outra operação no lugar e ainda obter o mesmo resultado.

Antes de configurar um processo padronizado na Flowlu, faça uma chuva de ideias e enumere as principais etapas do projeto em um quadro branco ou pedaço de papel. Quebre as etapas em etapas individuais. Tente incluir o máximo de detalhes possível. Para o nosso projeto de SEO, precisaríamos de quatro etapas com listas de verificação: Avaliação, Otimização no Site, Otimização Fora do Site, Testes e Medição.

Agora vamos criar um novo fluxo de trabalho de projeto. Para criar um fluxo de trabalho, você precisa ir à seção Fluxos de Trabalho de Projeto, clicar no botão "Criar" no canto superior direito.

Na janela aberta, insira o nome do seu fluxo de trabalho. Ao criar um fluxo de trabalho, existem cinco etapas por padrão de acordo com os grupos de processos do PMBOK: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Encerramento. Nós os redefiniremos de acordo com nosso processo de SEO.

As etapas irão formar um quadro kanban, onde serão exibidas como colunas.

Agora vamos dividir nossas etapas em itens menores e criar uma lista de verificação para cada etapa. Isso guiará nosso especialista em SEO durante a implementação de cada projeto. Para criar itens menores, precisamos adicionar novos marcos. O marco é um ponto de referência ou resultado intermediário e é usado para facilitar o monitoramento do progresso de uma etapa do projeto.

Recomendamos fortemente que você confira nosso guia de decomposição do trabalho que inclui algumas dicas e truques ótimos sobre como mapear seus projetos.

Cada item pode ser criado clicando no botão Enter. Você pode usar arrastar e soltar para mover itens/etapas, excluí-los, editá-los ou adicionar novos. O número de etapas é ilimitado.

Depois de inserir as etapas e delinear suas listas de verificação (marcos), defina um conjunto de tarefas que levam à conclusão de cada marco. Você também pode relacionar suas tarefas apenas às etapas do projeto.

Observe que todas as tarefas criadas no fluxo de trabalho do projeto são apenas modelos. Eles serão usados para criar tarefas reais ao criar um projeto por este fluxo de trabalho. Você pode alterar quaisquer campos e informações nas tarefas criadas nos projetos — isso não mudará os modelos de tarefas.

Uma vez que você tenha preenchido todas as etapas e tarefas apropriadas, vá para as configurações do fluxo de trabalho. Adicione a descrição ao seu fluxo de trabalho, que explicará claramente aos seus funcionários quando eles devem utilizar este fluxo de trabalho. Configure os Fluxos de Trabalho de Tarefas e Automação.

Quando tudo estiver configurado, marque a caixa Ativo para ativar seu fluxo de trabalho. Bom trabalho! Você acabou de criar seu fluxo de trabalho de projeto.

Para iniciar um novo projeto por este fluxo de trabalho, você precisa adicioná-lo do quadro do projeto ou clicando no botão Novo Projeto em qualquer lugar da sua conta.

Se o projeto for adicionado do quadro, o fluxo de trabalho será automaticamente vinculado a este projeto. Caso contrário, você deve selecioná-lo na lista suspensa na seção Fluxo de Trabalho do Projeto.

Preencha os campos para o cronograma do projeto, orçamento, adicione um cliente.

Clique no botão Salvar e vá para a página principal do novo projeto. O gerente do projeto é automaticamente atribuído à pessoa que o criou.

Ao implementar seu projeto, você precisará de uma equipe que deve ser adicionada na seção Equipe.

No registro do projeto, você poderá emitir faturas para o cliente para cada etapa e acompanhar os pagamentos. As faturas emitidas podem ser enviadas imediatamente da sua conta para o cliente por link direto ou e-mail.

Você pode gerar relatórios para cada marco concluído na aba Estrutura de Trabalho. Depois que todos os marcos e relatórios forem preenchidos, você pode exportar os dados para o Word e obter um belo relatório que contém todas as informações necessárias. O relatório pode ser enviado ao cliente por e-mail para demonstrar claramente o progresso do projeto.

Quando você completar um projeto, agora pode ter certeza de que nada foi esquecido.

Se você gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, pode controlar os cronogramas e o progresso do trabalho no quadro de fluxo de trabalho. Aqui você pode facilmente ver se a equipe cumpre o prazo ou já concluiu o projeto.

A propósito, não é necessário mover manualmente o projeto de etapa em etapa. Após a conclusão de todos os marcos, o cartão do projeto é automaticamente movido para a próxima etapa. Você sempre pode movê-lo de volta se algumas tarefas exigirem alterações.

Para manter o quadro desorganizado, os projetos concluídos são enviados para o arquivo.

Agora, até mesmo os novos contratados podem realizar a otimização de SEO ou qualquer outra operação, pois podem seguir as diretrizes passo a passo — fluxos de trabalho de projeto.

Na Flowlu, você pode criar quaisquer fluxos de trabalho de projeto para atender aos processos únicos da sua equipe.

Melhores práticas

  1. Use uma variável de gerente de projeto para tarefas, o que pode ajudá-lo a economizar algum tempo na atribuição de seus colegas de equipe para realizar o trabalho. Selecione um gerente de projeto como responsável pela tarefa, colaborador ou proprietário no fluxo de trabalho do projeto. Ele será automaticamente substituído pela pessoa relevante em cada projeto criado por este fluxo de trabalho.
  2. Ao nomear marcos, utilize substantivos em vez de verbos. O marco deve definir um resultado, não uma ação sobre como realizá-lo. Cada marco pode ser alcançado por várias tarefas específicas. As tarefas podem ser modificadas durante a execução do projeto, mas o marco deve permanecer inalterado.
  3. Use o quadro de fluxo de trabalho do projeto para acompanhar o progresso de vários projetos simultaneamente. Crie conjuntos predefinidos de filtros para visualizar apenas projetos específicos de cada vez.

Considerações finais

Os fluxos de trabalho de projeto são sequências pré-definidas de certas ações que a equipe do projeto segue conforme o projeto progride da iniciação à conclusão. Eles ajudam você a eliminar erros e realizar as coisas mais rapidamente. Seus funcionários sempre sabem o que fazer a seguir, pois sempre têm um plano pronto diante deles, não importa qual projeto estejam realizando. Os fluxos de trabalho de projeto garantem que nada jamais passe despercebido.

Foto por RF._.studio: Pexels

FAQs
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Knowledge base

Um fluxo de trabalho de projeto é uma sequência predefinida de etapas, marcos e tarefas concebida para tornar a entrega do projeto mais eficiente. Estrutura o seu trabalho e permite-lhe acompanhar o progresso com facilidade, à semelhança da utilização de uma lista de verificação para garantir que cada etapa do projeto é concluída pela ordem correcta.

Os fluxos de trabalho de projeto são utilizados para documentar todos os passos necessários para a entrega do projeto, poupando tempo e esforço ao fornecer um plano pronto para os membros da equipa. Ajudam a reduzir os erros humanos, oferecendo uma sequência clara e predefinida de passos e estruturam os processos, permitindo uma fácil revisão e melhoria.

As melhores práticas incluem a utilização da variável do gestor de projectos para a atribuição de tarefas, de modo a poupar tempo, a designação de marcos com substantivos para representar resultados em vez de acções e a utilização do quadro de fluxo de trabalho do projeto para acompanhar vários projectos.

Os fluxos de trabalho do projeto fornecem orientações passo a passo, facilitando a execução de operações como a otimização de SEO por parte dos novos contratados sem experiência prévia. Para a gestão de projectos, os fluxos de trabalho asseguram a execução consistente de tarefas, ajudam a monitorizar o progresso em vários projectos e automatizam a progressão de uma fase para a seguinte, assegurando a eficiência e reduzindo as hipóteses de perder passos importantes.

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