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La guía definitiva de los flujos de trabajo de proyectos de Flowlu

Kelly Richardson
Kelly Richardson
Copywriter
15 de diciembre de 2020
8 min read
La guía definitiva de los flujos de trabajo de proyectos de Flowlu
La mayoría de las empresas ejecutan con regularidad procesos similares y repetibles y realizan los mismos pasos o actividades para cada cliente. Como consecuencia, los empleados tienen que recrear los mismos proyectos cada vez que un nuevo cliente desea adquirir un producto o servicio de su organización.

Para evitar perder tiempo creando proyectos similares desde cero, puedes usar tus propios flujos de trabajo de proyectos orquestados para agilizar las operaciones diarias.

¿Qué es un flujo de trabajo de proyecto?

Un flujo de trabajo de proyecto es un patrón predefinido de cómo realizas un trabajo específico. Es un conjunto listo de etapas, hitos y tareas para hacer más efectiva la entrega de tu proyecto. El flujo de trabajo del proyecto te ayuda a estructurar tu trabajo y a rastrear el progreso del proyecto con solo unos clics. Los flujos de trabajo de Flowlu pueden recordarte a las listas de verificación que te ayudan a entregar tu proyecto paso a paso. Esbozan los esfuerzos que se deben realizar y en qué orden.

¿Por qué utilizar flujos de trabajo de proyectos?

El objetivo subyacente de un flujo de trabajo de proyecto es registrar todos los pasos y acciones necesarios para entregar un proyecto determinado. Cuando ingresas toda la información vital en un flujo de trabajo, puedes liberar tu mente y concentrarte en cosas importantes.

Con los flujos de trabajo de proyectos, puedes ahorrar tiempo y esfuerzo de tu equipo. Tus compañeros de equipo no necesitarían construir un proyecto desde cero. Poseerán un plan de implementación listo. Así que todo lo que necesitan hacer es actuar en consecuencia.

Los flujos de trabajo de proyectos te permiten eliminar errores humanos. Al usar una secuencia predefinida clara de pasos, es mucho más fácil para los empleados evitar cometer errores y apegarse a los procesos de trabajo aprobados.

Usando flujos de trabajo de proyectos, mapeas los pasos necesarios para llevar un proyecto desde el inicio hasta el final y pones todo en un orden significativo. Los flujos de trabajo aportan estructura a tus procesos. Puedes revisar fácilmente tus procesos, identificar debilidades y hacer algunas mejoras.

Si quieres hacer crecer tu negocio, necesitarás automatizar tus procesos y desarrollar cierta consistencia. Los flujos de trabajo pueden ayudarte a hacer eso. Una vez que hayas creado un flujo de trabajo para una operación específica, cada proyecto similar puede seguirlo. Los flujos de trabajo también son una excelente opción si necesitas idear un sistema estandarizado y fácil de implementar.

Casos de uso comunes

Obviamente, los flujos de trabajo de proyectos no son una opción ideal para todos los negocios existentes. Algunos requieren enfoques más individuales y soluciones a medida. Sin embargo, hay toneladas de operaciones que pueden y deben usar flujos de trabajo de proyectos. Los ejemplos incluyen:

  • software de comercio
  • electrónico ingeniería
  • campañas de marketing
  • desarrollo de sitios web
  • proyectos de construcción
  • servicios legales
  • diseño de interiores
  • y más...

Si crees que tu negocio podría poner en práctica flujos de trabajo de proyectos, sigue leyendo para aprender cómo configurarlos en Flowlu.

Cómo crear y usar flujos de trabajo de proyectos

No lo hagamos solo una instrucción paso a paso aburrida y tomemos un ejemplo del mundo real. En esta publicación del blog, decidimos ir con un proyecto de SEO pero puedes colocar cualquier otra operación en su lugar y aún obtener el mismo resultado.

Antes de configurar un proceso estandarizado en Flowlu, haz una lluvia de ideas y enumera las principales etapas del proyecto en una pizarra o pieza de papel. Divide las etapas en pasos individuales. Intenta incluir tantos detalles como sea posible. Para nuestro proyecto de SEO, necesitaríamos cuatro etapas con listas de verificación: Evaluación, Optimización en el Sitio, Optimización Fuera del Sitio, Pruebas y Mediciones.

Ahora vamos a crear un nuevo flujo de trabajo de proyecto. Para crear un flujo de trabajo, necesitas ir a la sección Flujos de Trabajo de Proyectos, hacer clic en el botón "Crear" en la esquina superior derecha.

En la ventana abierta, ingresa el nombre de tu flujo de trabajo. Cuando creas un flujo de trabajo, hay cinco etapas por defecto según los grupos de procesos de PMBOK: Iniciación, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, Cierre. Redefiniremos estas según nuestro proceso de SEO.

Las etapas darán forma a un tablero kanban, donde se mostrarán como columnas.

Ahora desglosemos nuestras etapas en elementos más pequeños y creemos una lista de verificación para cada etapa. Esto guiará a nuestro especialista en SEO mientras implementa cada proyecto. Para crear elementos más pequeños necesitamos agregar nuevos hitos. Un hito es un punto de referencia o resultado intermedio y se utiliza para facilitar el monitoreo del progreso de una etapa del proyecto.

Recomendamos encarecidamente consultar nuestra guía de desglose del trabajo que incluye algunos consejos y trucos excelentes sobre cómo mapear tus proyectos.

Cada elemento se puede crear haciendo clic en el botón Enter. Puedes usar arrastrar y soltar para mover elementos/etapas, eliminarlos, editarlos o agregar nuevos. El número de pasos es ilimitado.

Una vez que hayas ingresado las etapas y delineado sus listas de verificación (hitos), define un conjunto de tareas que conduzcan a la finalización de cada hito. También puedes relacionar tus tareas solo con las etapas del proyecto.

Ten en cuenta que todas las tareas creadas en el flujo de trabajo del proyecto son solo plantillas. Se utilizarán para crear tareas reales al crear un proyecto por este flujo de trabajo. Puedes cambiar cualquier campo e información en las tareas creadas en los proyectos; esto no cambiará las plantillas de tareas.

Una vez que hayas completado todos los pasos y tareas apropiados, ve a la configuración del flujo de trabajo. Agrega la descripción a tu flujo de trabajo, que explicará claramente a tus empleados cuándo deben utilizar este flujo de trabajo en particular. Configura los Flujos de Trabajo de Tareas y Automatización.

Cuando todo esté listo, marca la casilla Activo para activar tu flujo de trabajo. ¡Buen trabajo! Acabas de crear tu flujo de trabajo de proyecto.

Para iniciar un nuevo proyecto por este flujo de trabajo, necesitas agregarlo desde el tablero del proyecto o haciendo clic en el botón Nuevo Proyecto en cualquier lugar de tu cuenta.

Si el proyecto se agrega desde el tablero, entonces el flujo de trabajo se vinculará automáticamente a este proyecto. Si no, debes seleccionarlo de la lista desplegable en la sección Flujo de Trabajo del Proyecto.

Completa los campos para la línea de tiempo del proyecto, presupuesto, agrega un cliente.

Haz clic en el botón Guardar y ve a la página principal del nuevo proyecto. El gerente del proyecto se asigna automáticamente a la persona que lo creó.

Mientras implementas tu proyecto, necesitarás un equipo que debería agregarse en la sección Equipo.

En el registro del proyecto, podrás emitir facturas al cliente por cada etapa y rastrear los pagos. Las facturas emitidas pueden enviarse inmediatamente desde tu cuenta al cliente por enlace directo o correo electrónico.

Puedes generar informes para cada hito completado en la pestaña Estructura de Trabajo. Después de que todos los hitos e informes estén completados, puedes exportar los datos a Word y obtener un hermoso informe que contiene toda la información necesaria. El informe se puede enviar al cliente por correo electrónico para demostrar claramente el progreso del proyecto.

Cuando completes un proyecto, ahora puedes estar seguro de que no se pasa por alto nada.

Si gestionas varios proyectos a la vez, puedes controlar los plazos y el progreso del trabajo en el tablero de flujo de trabajo. Aquí puedes ver fácilmente si el equipo cumple con el plazo o si ya ha completado el proyecto.

Por cierto, no es necesario mover manualmente el proyecto de etapa en etapa. Una vez que se completan todos los hitos, la tarjeta del proyecto se mueve automáticamente a la siguiente etapa. Siempre puedes moverla de vuelta si algunas tareas requieren cambios.

Para mantener el tablero despejado, los proyectos completados se envían al archivo.

Ahora, incluso los recién contratados pueden llevar a cabo la optimización de SEO u otra operación, ya que pueden seguir pautas paso a paso: flujos de trabajo de proyectos.

En Flowlu, puedes crear cualquier flujo de trabajo de proyecto para satisfacer los procesos únicos de tu equipo.

Mejores prácticas

  1. Usa una variable de gerente de proyecto para tareas, lo que puede ayudarte a ahorrar tiempo al asignar a tus compañeros de equipo para realizar el trabajo. Selecciona un gerente de proyecto como asignado de tarea, colaborador o propietario en el flujo de trabajo del proyecto. Será automáticamente sustituido por la persona relevante en cada proyecto creado por este flujo de trabajo.
  2. Al nombrar hitos, utiliza sustantivos en lugar de verbos. El hito debe definir un resultado, no una acción sobre cómo realizarlo. Cada hito se puede lograr mediante varias tareas específicas. Las tareas pueden modificarse durante la ejecución del proyecto, pero el hito debe permanecer intacto.
  3. Usa el tablero de flujo de trabajo del proyecto para rastrear el progreso de varios proyectos simultáneamente. Crea conjuntos predefinidos de filtros para ver solo proyectos específicos a la vez.

Reflexiones finales

Los flujos de trabajo de proyectos son secuencias preestablecidas de ciertas acciones que el equipo del proyecto sigue a medida que el proyecto avanza desde la iniciación hasta la finalización. Te ayudan a eliminar errores y a hacer las cosas más rápido. Tus empleados siempre saben qué hacer a continuación, ya que siempre tienen un plan listo frente a ellos, sin importar el proyecto que estén llevando a cabo. Los flujos de trabajo de proyectos aseguran que nunca se pase por alto nada.

Foto por RF._.studio: Pexels

FAQs
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Knowledge base

El flujo de trabajo de un proyecto es una secuencia predefinida de etapas, hitos y tareas diseñada para que la entrega del proyecto sea más eficiente. Estructura el trabajo y permite realizar un seguimiento del progreso con facilidad, de forma similar al uso de una lista de comprobación para garantizar que cada paso del proyecto se completa en el orden correcto.

Los flujos de trabajo de proyectos se utilizan para documentar todos los pasos necesarios para la entrega de un proyecto, ahorrando tiempo y esfuerzo al proporcionar un plan listo para usar a los miembros del equipo. Ayudan a reducir los errores humanos al ofrecer una secuencia de pasos clara y predefinida, y estructuran los procesos para facilitar su revisión y mejora.

Las mejores prácticas incluyen el uso de la variable del gestor de proyectos para la asignación de tareas con el fin de ahorrar tiempo, nombrando los hitos con sustantivos para representar los resultados en lugar de las acciones, y el uso del tablero de flujo de trabajo del proyecto para realizar un seguimiento de múltiples proyectos.

Los flujos de trabajo de proyectos proporcionan directrices paso a paso, lo que facilita a los nuevos empleados la realización de operaciones como la optimización SEO sin experiencia previa. Para la gestión de proyectos, los flujos de trabajo garantizan la ejecución coherente de las tareas, ayudan a supervisar el progreso de varios proyectos y automatizan la progresión de una etapa a la siguiente, lo que garantiza la eficiencia y reduce las posibilidades de omitir pasos importantes.

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