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O que é a automatização na gestão de projectos: As melhores ideias para automatizar os seus projectos

Flowlu Team
Flowlu Team
1 de setembro de 2023
9 min read
O que é a automatização na gestão de projectos: As melhores ideias para automatizar os seus projectos
Todos nós queremos gastar menos tempo em tarefas manuais aborrecidas e concentrarmo-nos mais na estratégia. Mas como é que se faz isso se há demasiadas tarefas de gestão para fazer? Não se preocupe, porque a automatização de projectos pode tratar de todas essas actividades regulares aborrecidas.

Originalmente, a gestão de projetos foi inventada para facilitar a vida dos gerentes de projetos e da equipe em geral. Mas, como muitas vezes acontece, até mesmo as melhores ferramentas ou metodologias às vezes podem levar ao microgerenciamento e ao esgotamento dos funcionários.

Tarefas intermináveis, gerentes sempre andando por aí perguntando sobre o status das tarefas, diferentes fluxos de trabalho para cada projeto e notificações de chat aparecendo quase a cada minuto. Isso realmente ajuda a aumentar a produtividade de alguém? Nós realmente acreditamos que não funciona assim.

E se dissermos que o problema não é seu? Você não precisa pensar em como economizar tempo fazendo suas tarefas para lidar com tarefas administrativas em vez disso. Todas as atribuições de tarefas, relatórios, notificações, envio de e-mails e uma série de outras atividades tediosas podem ser feitas automaticamente.

Se a automação da gestão de projetos ainda soa como algo mágico para você, explore este artigo para aprender como otimizar suas tarefas repetitivas, obter os melhores benefícios da robotização e aprender ideias sobre como construir um fluxo de trabalho de primeira linha.

O que é Automação da Gestão de Projetos

Simplificando, a automação da gestão de projetos funciona exatamente como parece. Com softwares específicos, todas as atividades relacionadas à gestão de projetos podem ser feitas automaticamente. No início, um gerente define as necessidades mais essenciais da equipe. Se a equipe não usa nenhum software de gestão de projetos, isso se torna outro passo no processo de encontrar um software de PM perfeito.

Uma vez encontrado o software, implementado e todos os processos automatizados, uma organização pode executar seus projetos mais rapidamente com o menor impacto do fator humano. Além de simplesmente melhorar seu desempenho e economizar tempo para os funcionários se concentrarem em atividades mais lucrativas, a automação tem alguns valores desiguais:

  • Relatórios padronizados
  • Ciclo de projeto predefinido
  • Visibilidade geral
  • Notificações regulares
  • E-mails e comentários automatizados

Na Flowlu, a automação da gestão de projetos cobre todos os essenciais, como colaboração em equipe, status do projeto, gestão de eventos, atribuição de tarefas, relações com outras entidades e basicamente qualquer atualização ou interação importante com um projeto.

Às vezes, a automação de PM vem junto com a gestão de tarefas. Na Flowlu, você pode simplesmente vincular fluxos de trabalho de tarefas e projetos, para que nenhuma ação fique fora de sua vista.

Muitas empresas oferecem ferramentas para automação de fluxo de trabalho, mas às vezes elas têm propósitos completamente diferentes e oferecem benefícios diferentes, e nem todo software pode atender às suas necessidades. Então, como você entende quais benefícios você precisa de uma ferramenta de automação de projeto?

5 Benefícios da Automação da Gestão de Projetos

Se algo não lhe traz benefícios, significa que você simplesmente não precisa disso. Então, antes de começar a escolher um novo software automatizado e encontrar os melhores exemplos de robotização, vamos rapidamente delinear os benefícios de usar ferramentas de automação.

1. Ajuda a otimizar a gestão de tarefas

A maioria dos aplicativos possui recursos muito avançados para gerenciar tarefas. Você pode atribuir tarefas aos funcionários, definir prazos, criar relações, adicionar tags ou prioridades, etc. Todas essas ferramentas são muito úteis para construir o plano de um projeto e distribuir responsabilidades, mas também podem arruinar toda a motivação dos funcionários. Você pode estar se perguntando como, mas é uma resposta bem simples. Quando você tem muitas coisas para fazer, a última coisa que você quer é perder tempo criando novas tarefas todas as manhãs, definindo prioridades, mudando status e verificando cada tarefa anterior manualmente. As automações podem libertá-lo completamente da administração de tarefas. Em vez de fazer a revisão manual regular de tarefas, você pode simplesmente configurar um fluxo de trabalho automatizado uma vez e se concentrar em uma estratégia e atividades mais importantes.

2.Garante colaboração contínua

Trabalhar em um projeto é sempre um esforço de equipe e você não pode ficar de fora. Mas temos certeza absoluta de que você não quer começar o seu dia com mensagens intermináveis no chat de trabalho ou enviando e-mails para seus clientes ou colegas até a tarde. As automações não deixarão você perder nenhuma mensagem e também podem otimizar seus e-mails. Por exemplo, se você precisa escrever um e-mail de acompanhamento para o cliente no final do projeto, você pode fazer isso automaticamente para todos os seus clientes definindo uma regra uma vez.

3. Reduz gargalos

Gargalos são naturais, especialmente quando a equipe se gerencia sem quaisquer ferramentas automatizadas. Um sênior pode simplesmente esquecer de aprovar ou revisar a tarefa de um júnior porque ele não recebeu uma notificação. É uma situação muito comum. E se a tarefa não for aprovada, ela para todo o fluxo de trabalho. Evitar gargalos é bastante simples com automações. Cada membro da equipe receberá uma notificação se a tarefa precisar de aprovação. E se um projeto atingir uma nova etapa, todas as novas tarefas serão criadas automaticamente, então os colegas de equipe não têm que esperar até o gerente criar uma atribuição para os membros da equipe.

4. Fornece melhor visibilidade

É importante analisar seu desempenho e fazer relatórios uma vez que o projeto atinge um marco. É difícil coletar os dados brutos manualmente cada vez e processá-los depois. Por que você faria isso se painéis e relatórios automatizados já existem? Relatórios em tempo real não só economizarão seu tempo, mas também mostrarão as informações mais atualizadas sobre seu desempenho em relação ao projeto.

5. Lida com integrações com outros aplicativos

Você provavelmente já tem muitas ferramentas ou aplicativos que adora usar. Eles podem não cobrir automação e gestão, mas ainda são uma parte importante do seu projeto. Por exemplo, muitas equipes preferem colaborar via Slack. Na Flowlu, você pode simplesmente automatizar mensagens do Slack que precisam ser enviadas depois que seus projetos atingirem um certo ponto. Além disso, webhooks de saída ajudarão você a ficar notificado sobre todas as atualizações feitas dentro da Flowlu em qualquer aplicativo externo que você use.

Agora, terminamos com os benefícios! Vamos passar para as melhores dicas e práticas sobre como encontrar o software perfeito de automação de fluxo de trabalho de projeto.

Como Escolher uma Ferramenta de Automação de Fluxo de Trabalho de Projeto

Primeiro, vamos considerar por que você precisa de uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho de projeto. Pergunte a si mesmo qual parte do seu fluxo de trabalho precisa ser automatizada, ou talvez você precise automatizar seu projeto geral, da atribuição de tarefas às finanças.

Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a descobrir o que precisa ser automatizado e que tipo de software você precisa:

  • Qual é a parte mais demorada do meu trabalho?
  • Quantas tarefas repetitivas eu tenho?
  • Eu preciso revisar as tarefas depois que elas são concluídas?
  • Quanto tempo eu gasto em comunicação e gestão?

Na maioria dos casos, as empresas requerem que as seguintes atividades relacionadas ao projeto sejam automatizadas:

  • Atribuição de tarefas
  • CRM
  • Faturamento
  • Gestão do conhecimento
  • Comunicação
  • Alocação de recursos
  • Fluxos de trabalho

Claro, estes são apenas alguns exemplos, e você pode automatizar muito mais do que isso. A maioria dos aplicativos com automações oferece apenas um ou dois dos tipos mencionados acima. Felizmente, softwares de gestão de negócios tudo-em-um como a Flowlu podem lidar com todas essas atividades de uma vez sem nenhuma integração lateral. Não queremos dizer que usar integrações ou gerenciar um projeto em vários aplicativos é ruim, mas leva muito mais tempo, dinheiro e esforço quando você está gerenciando tudo em um único aplicativo.

As Melhores Ideias para Melhorar Sua Automação de Fluxo de Trabalho de Projeto

Bem, agora entendemos os benefícios da automação de projeto. Você está agora pronto para tomar ações reais, certo? Mas não se apresse, porque você provavelmente enfrentará uma pergunta muito comum mesmo depois de ter toda a teoria: "Por onde devo começar?".

Mesmo que não conheçamos suas necessidades específicas, ainda temos algumas boas ideias para considerar ao automatizar seu fluxo de trabalho de projeto.

1. Criar Modelos ou Diferentes Fluxos de Trabalho

Você pode ter projetos parecidos ou trabalhar com diferentes indústrias. Por exemplo, agências de marketing podem trabalhar com clientes da construção até serviços jurídicos, e cada projeto exigirá um tratamento especial.

Em vez de criar automações para projetos repetitivos ou para cada indústria manualmente, use diferentes fluxos de trabalho. Uma vez que o fluxo de trabalho é criado e as automações são definidas, você pode distribuir novos projetos para fluxos de trabalho e evitar criar automações manualmente novamente. E se precisar de alguma alteração, você pode simplesmente criar ou deletar algumas automações no fluxo de trabalho.

2. Tornar um Hábito Verificar o Painel

Mesmo depois de configurar todas as automações, é importante acompanhar como seu projeto está se saindo. E não falamos apenas de tarefas, mas também das finanças e produtividade de cada funcionário individual. E se algumas automações não foram configuradas corretamente e os números nos seus gráficos de análise caíram?

Painéis ajudam você a manter um olho no pulso de seus projetos sem criar relatórios sobrecarregados.

3.Definir Automações para Administradores Primeiro

RH, contadores e gerentes têm muitas tarefas manuais repetitivas que podem facilmente ser otimizadas com automações. Relatórios e faturamentos regulares podem ser feitos com menos envolvimento humano. Por que você precisa fazer mais e perder tempo com coisas como pagamentos recorrentes ou atribuir tarefas ao integrar novos contratados? Apenas economize o tempo de seus gerentes uma vez e veja como isso impulsiona a produtividade geral da equipe.

Além disso, ferramentas avançadas como automação de processos robóticos e automação de processos de negócios podem otimizar processos de administração em uma empresa inteira, até mesmo contratações, salários e eventos regulares.

Resumo da Automação de Projeto

É difícil se livrar da mentalidade de "você precisa dar todo o seu tempo e esforços para alcançar algo" e confiar em automações robóticas, mas uma vez que você tenta, você entende que é um must-have definitivo para equipes de todos os tamanhos e indústrias.

Se você não sabe por onde começar, explore a automação da gestão de projetos em sua melhor forma com a Flowlu. Seja o que for que você precise automatizar: tarefas, fluxos de trabalho de projetos, faturamento, gestão do conhecimento, folhas de pagamento, alocação de recursos, comunicação com clientes e a equipe — a Flowlu pode lidar com tudo isso.

FAQs
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Knowledge base

A automatização de projectos é a utilização de software para automatizar tarefas repetitivas e manuais na gestão de projectos. Isto pode libertar os gestores de projectos e os membros da equipa para se concentrarem em trabalho mais estratégico e criativo, e pode ajudar a melhorar a eficiência e a precisão.

Se está à procura de formas de melhorar a eficiência e a produtividade dos seus projectos, a automatização de projectos é uma excelente opção a considerar. Com as ferramentas e o planeamento certos, é possível automatizar muitas das tarefas repetitivas que ocupam o seu tempo, libertando-o para se concentrar em coisas mais importantes.

O Flowlu é uma excelente opção a considerar para a automatização de projectos. Trata dos fluxos de trabalho de tarefas e projectos, da faturação, da atribuição de recursos, dos canais de vendas e da comunicação com os clientes e a equipa.

Flowlu Team
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