Automatizar a atribuição de tarefas no Flowlu para o início de novos projetos
Este guia aborda como automatizar a atribuição de tarefas quando um novo projeto começa no Flowlu, para que sua equipe veja as tarefas e os responsáveis corretos desde o momento em que um projeto se torna ativo, sem necessidade de coordenação manual intermediária.
Resposta rápida
Configure um Fluxo do projeto no Flowlu com tarefas e Responsáveis predefinidos, ou adicione regras de automação que disparam quando um projeto entra em sua primeira etapa. De qualquer forma, as tarefas iniciais aparecem e são atribuídas automaticamente no momento em que um novo projeto está pronto.
Um gatilho. Uma pequena lista de tarefas. Responsáveis definidos. O projeto começa; as tarefas aparecem.
O que esta automação ajuda você a fazer
A automação de tarefas de início de projeto remove a camada de coordenação entre "o projeto existe" e "as pessoas estão trabalhando". O Gerente de projeto não precisa atribuir tarefas. A equipe não espera por instruções. A sequência de início é integrada à configuração do projeto antes da primeira reunião.
Funciona melhor para tipos de projetos recorrentes onde as etapas iniciais são previsíveis: onboarding de clientes, lançamentos de sites, início de campanhas.
O que uma boa configuração de início de projeto deve alcançar
3 coisas:
- As pessoas certas têm as tarefas certas no momento em que o projeto está ativo
- Todos podem ver suas próprias responsabilidades sem que precisem ser avisados em uma mensagem separada
- O Gerente de projeto não é o gargalo nas primeiras 48 horas
Se o seu processo atual exige uma etapa de coordenação manual antes que qualquer trabalho comece, essa é a lacuna que esta automação preenche.
Por que a atribuição manual de tarefas atrasa o início dos projetos
As mesmas tarefas iniciais são atribuídas repetidamente
A maioria dos Gerentes de projeto conhece sua sequência de início de cor. Atribuir o briefing ao estrategista. Enviar os recursos de design ao designer. Sinalizar o prazo ao desenvolvedor. A mesma atribuição de tarefas em cada projeto.
Isso é um processo de negócio sendo feito manualmente. Cada repetição é tempo gasto na configuração em vez de no trabalho em si.
Primeiras ações importantes são atrasadas ou esquecidas
A janela entre "projeto criado" e "tarefas atribuídas" é onde as coisas se perdem. Alguém assume que outra pessoa assumiu a tarefa. Uma etapa de revisão é ignorada porque ninguém a adicionou.
A automação da atribuição de tarefas fecha essa janela, removendo-a inteiramente. Não há lacuna a ser preenchida porque as tarefas já estão lá.
Membros da equipe esperam por direção em vez de começar o trabalho
Quando as tarefas iniciais não são pré-atribuídas, os membros da equipe esperam por instruções antes de começarem. O Gerente de projeto acaba se ocupando com outra coisa, a mensagem fica sem ser lida e as primeiras horas do projeto são gastas tentando descobrir quem é o responsável.
Multiplique esse atraso por 10 ou 15 projetos por mês, e o total aumenta rapidamente.
O que esta automação deve resolver
Atribuir as tarefas iniciais certas no momento certo
O gatilho importa. A atribuição automática de tarefas para projetos deve disparar no momento exato em que o projeto está pronto para começar, nem antes da confirmação do escopo, nem depois que a primeira reunião terminar.
Esse momento geralmente é quando o projeto entra em sua primeira etapa ativa (Iniciação na configuração padrão do Flowlu, ou qualquer que seja a etapa inicial que sua equipe use). Defina isso como o gatilho da etapa em seu Fluxo do projeto, e a criação de tarefas começará automaticamente a partir daí.
Tornar a responsabilidade clara desde o primeiro dia
Cada tarefa inicial precisa de um único Responsável. "Equipe de design" ou "quem estiver disponível" não funcionará aqui. A ação automática que cria a tarefa deve atribuir uma pessoa específica, com um prazo relativo à data de início do projeto.
Quando a equipe abre o projeto, vê tarefas com nomes. Sem ambiguidade, sem necessidade de mensagens de acompanhamento.
Reduzir o trabalho de configuração manual para Gerentes de projeto e equipes de operações
Para equipes que gerenciam um alto volume de projetos, é aqui que o tempo realmente retorna. Um Gerente de projeto configurando 5 novos projetos por semana pode gastar de 30 a 45 minutos apenas na atribuição inicial de tarefas.
Com a automação de fluxos de trabalho para atribuição de tarefas, esse tempo de configuração cai para quase zero. Você constrói o fluxo uma vez, e ele roda em cada novo projeto que corresponda ao gatilho.
Como automatizar a atribuição de tarefas quando um novo projeto começa
Aqui está o processo passo a passo para configurar isso no Flowlu.
Passo 1. Definir o gatilho para o início do projeto
Vá em Projetos → Fluxos do projeto no Flowlu. Selecione o fluxo que você deseja automatizar e decida como quer atribuir as tarefas.
Existem dois caminhos aqui:
- Se as suas tarefas iniciais forem as mesmas para cada projeto deste tipo, sem condições extras, abra as configurações do fluxo e defina o Modo de criação de tarefas para "Criar todas as tarefas ao criar um novo projeto". Adicione as tarefas às etapas relevantes. As tarefas serão atribuídas no momento em que um projeto for criado a partir desse fluxo, sem necessidade de regras adicionais.
- Se você precisar que as tarefas sejam disparadas em uma mudança de etapa específica (por exemplo, apenas quando um projeto for movido para a primeira fase onde o trabalho real começa), configure uma regra de automação. Abra a guia de Automação e configure a regra para disparar nessa etapa. Use este caminho quando as tarefas devam ser criadas apenas sob certas condições.
Passo 2. Identificar as tarefas iniciais padrão e os responsáveis
Antes de configurar qualquer coisa no Flowlu, escreva as 4 a 6 tarefas que sempre acontecem no início deste tipo de projeto. Para uma agência digital, a lista pode ser assim:
- Revisão do briefing: atribuída ao estrategista, prazo de 1 dia.
- Documento de kickoff preparado: atribuído ao Gerente de projeto, prazo de 2 dias.
- Solicitação de recursos de design: atribuída ao designer, prazo de 3 dias.
- Ambiente de desenvolvimento pronto: atribuído ao desenvolvedor líder, prazo de 3 dias.
Cada tarefa precisa de um nome, um responsável e um prazo relativo. No Flowlu, o local onde você adiciona essas informações depende do caminho escolhido no Passo 1.
Para o Modo de criação de tarefas: vá para a aba Estrutura de trabalho e adicione cada tarefa diretamente com seu responsável e prazo.
Para regras de automação: vá para a aba Automação e adicione-as como ações automáticas.
Quando o gatilho dispara, cada ação cria uma tarefa e a atribui à pessoa responsável. Você pode atribuir a um usuário específico ou usar variáveis como "Projeto: Gerente de projeto" para atribuir com base em quem está gerenciando cada projeto.
A gestão de tarefas do Flowlu cobre todas as opções de responsáveis e prazos disponíveis.
Passo 3. Adicionar prazos e testar o fluxo em um projeto real
Defina as datas de vencimento relativas à data de início ou término do projeto. Isso funciona para ambos os caminhos e mantém os prazos vinculados ao cronograma do projeto sem ajustes manuais.
Em seguida, teste em um projeto novo e real antes de liberar para a equipe. Crie o projeto, dispare o fluxo e confirme se cada tarefa aparece com o responsável e a data de vencimento corretos.
É aqui que você identifica exceções: responsáveis que foram nomeados mas estão indisponíveis, conflitos de prazos ou tarefas que não se aplicam a este tipo de projeto.
Uma agência executava 12 projetos de clientes por mês. Cada um começava com a mesma sequência: briefing de estratégia, preparação de kickoff, solicitação de design e escopo técnico. O gerente de projeto gastava cerca de uma hora na atribuição de tarefas no início de cada projeto.
Depois que passaram a usar o Flowlu para automatizar a atribuição de tarefas do projeto, a passagem de bastão mudou. O projeto entrava em sua primeira etapa, e 4 tarefas surgiam com responsáveis específicos e prazos já definidos.
A carga de trabalho da equipe ficava visível desde o primeiro minuto. O tempo de configuração caiu de 60 minutos para cerca de 5.
Erros comuns na atribuição automatizada de tarefas
Automatizar um processo inicial pouco claro
Se as etapas iniciais da sua equipe variam de projeto para projeto, automatizá-las apenas tornará a inconsistência automática. Antes de construir qualquer automação de atribuição de tarefas, gaste 20 minutos escrevendo as 4 a 6 tarefas que devem acontecer no início de cada projeto deste tipo. Essa lista é o que você está automatizando.
Atribuir tarefas demais de uma só vez
Um padrão comum é automatizar todas as tarefas possíveis, não apenas as iniciais. O resultado é um projeto que abre com 20 tarefas já atribuídas, o que parece esmagador e corrói a confiança no sistema.
As tarefas automatizadas de kickoff do projeto devem cobrir apenas a primeira etapa. Tarefas que dependem de trabalhos anteriores, ou que precisam de informações do cliente, são melhor adicionadas manualmente ou acionadas por uma automação posterior na próxima mudança de status.
Esquecer de atualizar o fluxo após mudanças no processo
Quando seu processo muda, a automação não se atualiza sozinha. Equipes que configuram isso e nunca revisitam acabam atribuindo tarefas a pessoas que já saíram, ou pulando etapas adicionadas meses depois.
Uma solução prática: revise cada fluxo de automação uma vez por trimestre. 10 minutos por fluxo são suficientes para mantê-lo atualizado. Para uma visão mais ampla do que é possível ao adotar essa abordagem em mais de um processo, o guia sobre automação de processos de negócio cobre o território mais amplo.
Conclusões finais
Como é a automação mínima útil
A versão mais simples da automação de tarefas de início de projeto que realmente economiza tempo tem 3 elementos: um Fluxo do projeto com tarefas e Responsáveis predefinidos, o modo de criação de tarefas ou gatilho de etapa correto configurado, e um teste em um projeto real antes do lançamento.
Não é necessária uma lógica de ramificação complexa. Um fluxo, uma pequena lista de tarefas, Responsáveis definidos. Isso remove inteiramente a etapa de atribuição manual.
Quando este caso de uso economiza mais tempo
Isso funciona melhor quando a mesma sequência inicial se repete em muitos projetos e quando uma pessoa (geralmente o Gerente de projeto ou líder de operações) faz a atribuição manualmente todas as vezes.
Para equipes com alto volume de projetos e tipos de projetos consistentes, esta é uma das maneiras mais rápidas de reduzir a sobrecarga de coordenação sem alterar a forma como o trabalho real é feito.
Configure esta automação no Flowlu para que cada novo projeto comece com responsabilidades claras e menos coordenação manual.
No Flowlu, você utiliza um Fluxo do projeto: seja definindo modelos de tarefas com o modo "Criar todas as tarefas ao criar um novo projeto", ou adicionando regras de automação ao fluxo que disparam quando um projeto entra em sua primeira etapa. Cada regra cria uma tarefa e a atribui a uma pessoa ou função específica.
Aquelas que sempre acontecem no início de cada projeto do mesmo tipo: revisão do briefing, preparação do kickoff, transferências iniciais e configuração de ambiente. Tarefas que dependem da conclusão de trabalhos anteriores, ou que exigem informações do cliente, são melhor tratadas manualmente ou por meio de uma automação posterior.
Aquelas que sempre acontecem no início de cada projeto do mesmo tipo: revisão do briefing, preparação do kickoff, transferências iniciais e configuração de ambiente. Tarefas que dependem da conclusão de trabalhos anteriores, ou que exigem informações do cliente, são melhor tratadas manualmente ou por meio de uma automação posterior.
