Guía Completa para Enviar una Factura y Cobrar con Éxito
Probablemente ya hayas escuchado el viejo dicho: “Pide y recibirás.” Y cuando se trata de cobrar, cuanto antes solicites el pago, más rápido lo recibirás.
El proceso de enviar una factura a un cliente o emitir facturas a tus clientes es increíblemente fácil — especialmente si usas herramientas como Flowlu. Pero antes de enviarlas, necesitas saber cómo emitir una factura o cómo enviarla a una empresa. Es importante tener en cuenta que no solo necesitas crear y enviar facturas — también debes incluir un mensaje que acompañe la factura. Existen diferentes métodos que puedes utilizar para enviarlas.
La Mejor Forma de Enviar Facturas: Guía Paso a Paso
Si nunca has enviado una factura antes, puede parecer un poco intimidante — pero no tiene por qué serlo. Solo sigue estos pasos simples para enviar tu factura con confianza:
Paso #1: Condiciones de Pago
Dependiendo de tu negocio, la forma de cobrar puede ser igual o distinta para cada cliente. Por ejemplo, las preferencias del cliente, la duración del proyecto o incluso el tipo de trabajo que entregas pueden variar — o no.
Existen diferentes condiciones de pago que puedes elegir. Puedes preferir cobrar por hora, pedir un pago por adelantado o un anticipo mensual, usar pagos por hitos o cuotas basadas en fechas.
Paso #2: Calendario de Pagos
Antes de enviar una factura, debes saber cuándo enviarla exactamente. En realidad, depende de tu negocio y del servicio que ofreces. Sin embargo, en la mayoría de los casos, es recomendable solicitar un pago por adelantado antes de comenzar a trabajar. Si eliges esta opción, deberías enviar la factura tan pronto como el cliente acepte el trabajo. Puedes enviarla cuando firme un contrato online o cuando apruebe tu propuesta. Una vez recibido el pago, puedes comenzar de inmediato.
Si usas Flowlu y te preguntas cómo enviar una factura, el proceso no podría ser más fácil. Solo necesitas usar una plantilla que te guste, agregar los datos de tu empresa — como tu logo, por ejemplo — y enviar la factura al cliente.
Paso #3: Información Que Debes Incluir
Antes de enviar una factura, asegúrate de que el cliente tenga toda la información necesaria para pagarte a tiempo. Esto es lo que debe incluir toda factura:
- Título y Número de Factura: Agregar la palabra “Factura” y un número es clave para mantenerte organizado. Así sabrás exactamente a qué factura se refiere el cliente y a qué pago corresponde.
- Tus Datos de Contacto: En la parte superior, incluye tu logo, nombre, dirección, teléfono y correo electrónico. Con Flowlu, puedes configurarlo una sola vez como plantilla predeterminada y ahorrar mucho tiempo.
- Datos del Cliente: Al igual que tus datos, debes incluir el nombre, dirección, correo electrónico y teléfono del cliente en cada factura.
- Detalles del Proyecto: La factura debe describir claramente el trabajo realizado. Agrega líneas con los servicios o productos entregados y sus respectivos precios.
- Detalles del Monto: Aquí debes incluir los impuestos, descuentos aplicables y el total a pagar.
- Fecha de Vencimiento: Es fundamental. El cliente debe saber hasta cuándo tiene para pagar — y tú, cuándo esperar el cobro.
- Formas de Pago: Indica cómo puede pagar tu cliente. En algunos países o sectores, también es obligatorio incluir el número fiscal, IVA o registro empresarial. Si no estás seguro, consulta a tu contador.
Paso #4: Plantilla
Siempre es mejor usar una plantilla al enviar facturas — y con Flowlu, es muy fácil. Crea una plantilla una sola vez con tus datos, colores y diseño preferido, y reutilízala para cada nuevo proyecto.
Además, puedes usar reglas para automatizar el proceso de facturación. Ahorrarás tiempo y reducirás errores humanos.
Paso #5: Envía la Factura
Si buscas cómo enviar facturas, Flowlu te lo facilita. Tienes dos opciones para enviar una factura a una empresa:
- Enviar la factura por correo electrónico directamente al cliente
- Compartir un enlace con el cliente
Con cualquiera de estas opciones, tu cliente podrá ver la factura, descargarla, imprimir un PDF y — si activaste los pagos online — pagar directamente.
Si la envías por correo, no olvides incluir un mensaje breve. Lo ideal es tener un modelo general que puedas personalizar fácilmente. Aquí tienes un ejemplo que puedes usar tal cual o adaptar a tu estilo:
Hola [Nombre del Cliente],
Haz clic en el enlace para acceder a tu factura #[número de factura] del proyecto [nombre del proyecto].
Tu saldo actual es de [monto], y el pago completo vence el [fecha de vencimiento]. Dentro de la factura verás las opciones de pago con tarjeta o transferencia.
¡Gracias por tu colaboración! Recuerda que tu próxima factura será enviada el [fecha de próxima factura].
Si tienes alguna duda sobre el proyecto o el pago, no dudes en escribirme.
¡Gracias!
[Tu Nombre / Nombre de tu Empresa]
Paso #6: Acepta Pagos Online
Lo último que quieres es que tus clientes tengan excusas para no pagar a tiempo. Para evitar esto, debes ofrecer varias formas de pago — y lo más importante: pagos online. Con Flowlu, puedes activarlos fácilmente. Recibes más rápido y simplificas tu contabilidad.
Además, Flowlu te notifica cuando se realiza un pago — ¡incluso cuando el cliente abre una factura pero aún no ha pagado! Así tienes un control total sobre tus cobros.
¿Envías la misma factura cada mes (o cada dos semanas)? Deja de hacerlo manualmente. Con la función de facturación recurrente de Flowlu puedes:
- Programar el envío automático
- Repetir los mismos conceptos de facturación
- Recibir alertas cuando las facturas sean vistas o pagadas
Ideal para freelancers, agencias o cualquier persona que facture regularmente. Tú te mantienes organizado. Ellos también.
Paso #7: Haz Seguimiento de Tus Facturas
Con Flowlu es muy fácil seguir todas tus facturas. Puedes revisar cuáles ya fueron pagadas, cuáles están por vencer y cuáles ya vencieron. En este último caso, es momento de enviar otro mensaje — un correo recordatorio, como el que veremos a continuación.
Paso #8: Envía Correos de Recordatorio de Pago
Un recordatorio amable funciona muy bien. ¿Pero qué pasa si el cliente aún no paga?
Aquí tienes una plantilla de recordatorio amigable que puedes enviar después de la fecha de vencimiento:
Asunto: Recordatorio amable: Factura #[1234] – [Nombre del Proyecto]
Hola [Nombre del Cliente],
¡Espero que estés bien! Quería hacer un seguimiento de la factura #[1234] correspondiente al proyecto [Nombre del Proyecto], con fecha de vencimiento el [Fecha de Vencimiento], según nuestros registros.
Si ya realizaste el pago, no es necesario hacer nada más — ¡muchas gracias! Si aún no lo has hecho, puedes pagar aquí: [Insertar enlace].
Si tienes dudas o necesitas algo más, estoy a tu disposición.
¡Gracias nuevamente!
[Tu Nombre]
Consejo: Programa un segundo recordatorio unos días después si el pago aún no ha llegado. Luego, considera una llamada o mensaje por otro canal.
¿Y Si el Pago No Llega?
Si ya hiciste varios seguimientos y no tuviste respuesta, puedes hacer lo siguiente:
- Paso 1: Envía un aviso final (ej. “Último Aviso: Pago Atrasado”).
- Paso 2: Ofrece un plazo de gracia corto — “Por favor, realiza el pago en los próximos 5 días hábiles.”
- Paso 3: Menciona los próximos pasos (por ejemplo, pausar el proyecto o recurrir a cobranza — solo si es necesario).
Sé profesional, no personal. Estás administrando un negocio — no cobrando una ronda de cervezas.
Errores Comunes al Emitir Facturas
Incluso los más experimentados cometen errores. Evita los siguientes:
- Olvidar la fecha de vencimiento – Sin fecha límite, no hay urgencia.
- No indicar cómo pagar – No hagas que el cliente adivine.
- Descripciones vagas – “Servicios prestados” no dice nada. Sé específico.
- Enviar sin contexto – Siempre incluye un mensaje breve y claro.
Los pequeños detalles = pagos más rápidos.
Resumen
Cobrar no debería ser complicado. Con Flowlu, puedes crear, enviar y hacer seguimiento de tus facturas sin esfuerzo. Es rápido, flexible y te ayuda a lucir tan profesional como eres — mientras le das a tus clientes una forma más fácil de pagar.
Envía tu próxima factura con Flowlu — simple, inteligente y lista para cuando tú lo estés.
No importa si eres freelance, tienes una empresa o gestionas varios negocios: el proceso para enviar una factura es el mismo. La única diferencia puede estar en los impuestos que debas cobrar.
Hay varias formas de enviar una factura. Puedes enviarla directamente por correo electrónico o compartir un enlace donde tu cliente pueda verla, descargarla, imprimirla y pagarla. Con Flowlu, ambas opciones están disponibles.
La mayoría de las facturas no requieren firma, pero algunos clientes podrían querer una copia firmada para sus archivos. Si es así, simplemente envía la factura por correo para que la firmen — ya sea de forma digital o imprimiéndola y firmándola manualmente.
La forma más fácil es con Flowlu. Puedes crear una plantilla personalizada con todos tus datos y usar reglas de automatización para completarla correctamente cada vez. El resultado: una factura profesional, coherente y lista para enviarse por correo en minutos.
Cuando tienes muchos clientes, la facturación se vuelve un caos. Flowlu lo hace más fácil: puedes crear plantillas, seguir pagos y gestionar todo desde un solo lugar. Solo haz clic para enviarla por correo. ¿Necesitas hacer seguimiento? Programa recordatorios por email. No tienes que buscar en hilos de correo: todo está ahí. Incluso puedes usar múltiples monedas e idiomas.
Sí, y ahorra muchísimo tiempo. Flowlu permite automatizar la facturación: configúralo una vez y se enviarán las facturas cuando el trabajo esté terminado. También puedes enviar recordatorios automáticos para facturas sin pagar. Ya no se te escapará nada. Todo funciona en segundo plano y tú puedes enfocarte en tu trabajo. Incluso sabrás cuándo el cliente abrió el correo.
Facturar por email puede volverse confuso rápidamente. Con Flowlu, todo queda registrado y vinculado al cliente, incluso las respuestas por correo. No tienes que escarbar en hilos largos para saber qué pasó. Envía la factura, revisa el historial y mantén todo ordenado en un solo lugar. Facturar no tiene por qué ser un problema.
