Documentación Interna: Mejores Prácticas, Ejemplos y Herramientas para Crear Documentos de Equipo

Anastasia Dornell

Escritora

1 de noviembre de 2025

24 lectura mínima

A medida que las empresas crecen, tienden a acumular una gran variedad de información valiosa. Desde buenas prácticas hasta procedimientos, conocimiento de los clientes o incluso el know-how, la información se dispersa entre documentos, correos electrónicos archivados, Slack y muchas otras herramientas que utilizan las empresas.

En los equipos remotos o híbridos, el conocimiento a menudo vive en mensajes o en la mente de las personas, en lugar de en sistemas. Si no existe una documentación adecuada del equipo o una cultura de intercambio de conocimiento, las empresas pierden tiempo y productividad cada día. La documentación interna ayuda a mantener a todos alineados, incluso cuando los equipos trabajan por separado.

Lamentablemente, esto hace que los empleados tengan las mismas dudas y preguntas una y otra vez, sin mencionar que siguen cometiendo los mismos errores. La verdad es que esto es muy fácil de resolver: solo necesitas usar documentación interna del equipo.

Aunque puedas pensar que crear documentación interna es una tarea complicada que llevará mucho tiempo, puedes estar seguro de que aporta muchos beneficios.

¿Qué es la Documentación Interna?

En pocas palabras, un documento interno es un registro escrito de todo lo que tus empleados necesitan saber sobre tu empresa. La documentación interna del equipo debe incluir buenas prácticas, procedimientos, guías, procesos internos y cualquier cosa que ayude al equipo a obtener las referencias necesarias para realizar su trabajo.

A diferencia de la documentación externa (como un manual de usuario, por ejemplo), que se distribuye a los clientes cuando compran tu producto, la documentación interna es solo para consulta de los miembros del equipo.

Ten en cuenta que un ejemplo de documento interno puede ser cualquier cosa: texto, listas de verificación, diagramas, imágenes, tutoriales en video o cualquier otro formato que tenga sentido incluir.

5 Tipos de Documentación Interna

Como ya mencionamos anteriormente, existen muchos tipos diferentes de documentación interna. Aquí están los más comunes:

#1: Documentación de Procesos

Como su nombre indica, este tipo de documentación debe incluir los procesos, flujos de trabajo y procedimientos de tu empresa. Asegúrate de incluir tutoriales, guías paso a paso, listas de verificación e incluso PNT (procedimientos normalizados de trabajo).

#2: Documentación de Proyectos

El objetivo principal de este tipo de documentación es asegurar que todos comprendan los objetivos del proyecto, el plan general y los recursos asignados. Este tipo de documentación puede recopilarse de reuniones, propuestas, planes de proyecto y casos de negocio.

#3: Documentación Técnica

Incluye todos los documentos relacionados con los productos: desde el código fuente hasta los procesos de desarrollo, los requisitos del producto, la arquitectura, la infraestructura interna, las preguntas frecuentes y más.

#4: Documentación de RR. HH.

Este tipo de documentación se refiere a los materiales creados por el equipo de recursos humanos y compartidos con el resto de la empresa. Incluye políticas de RR. HH., guías para la selección y contratación de candidatos, documentación de incorporación, materiales de formación y manuales del empleado, entre otros.

#5: Documentación de Equipo

Este tipo de documentación es válida solo para un equipo específico, lo que significa que no necesita ser vista por toda la empresa. Su objetivo principal es ayudar a los miembros del equipo a realizar su trabajo, e incluye respuestas predeterminadas, organigramas y otros materiales.

¿Por Qué es Importante la Documentación Interna?

La triste realidad es que la mayoría de las empresas solo perciben los efectos negativos de la falta de documentación interna cuando ya es demasiado tarde, generalmente cuando enfrentan una crisis que podría haberse evitado fácilmente con un simple software de documentación interna.

Los estudios demuestran que los empleados pasan unas dos horas al día buscando la información o los documentos necesarios para completar sus tareas. Cuando no existe documentación interna, todo este tiempo se desperdicia y una gran cantidad de conocimiento importante se pierde en chats, correos electrónicos y carpetas.

Si aún no estás convencido de utilizar documentación interna, aquí tienes los principales beneficios para tu empresa:

#1: Mejora la Comunicación y el Conocimiento

No hay duda de que la comunicación y el intercambio de conocimiento dentro del equipo mejoran con la documentación interna. Permite que todos estén en sintonía. Y cuando un miembro del equipo tiene una duda, simplemente puede consultar la base de conocimiento. Según una investigación reciente, alrededor del 46% de los empleados afirma tener dificultades para encontrar la información necesaria para realizar su trabajo de forma eficiente.

#2: Mejora la Incorporación

El proceso de incorporación de nuevos empleados no siempre es sencillo. Sin embargo, pocas empresas realmente se enfocan en ofrecer una buena experiencia de incorporación. Con la documentación interna, esto puede cambiar. Al disponer del conocimiento adecuado, los nuevos empleados pueden comenzar a trabajar rápidamente.

#3: Previene Errores

Si tu equipo conoce bien todos los procesos, puedes estar seguro de que se evitarán errores. Esto es especialmente importante al desarrollar productos tecnológicos. Con buena documentación interna, los empleados no necesitan depender siempre del ingeniero responsable: pueden resolver problemas por sí mismos y evitar fallos.

#4: Aumenta la Productividad

Cuando un miembro del equipo tiene una duda, no necesita perder tiempo preguntando a sus compañeros o superiores. Solo debe consultar la documentación interna y continuar. Esto aumenta la productividad, ya que todos ahorran tiempo: tanto quien pregunta como quien responde. De hecho, un informe reciente encontró que el 83% de los empleados vuelve a crear archivos porque no puede encontrarlos. Con documentación bien organizada, nadie pierde tiempo haciendo el mismo trabajo dos veces.

#5: Mejora el Aprendizaje

Es importante que tu empresa tenga un proceso de documentación definido, ya que puede ser muy útil en el futuro. Por ejemplo, cuando un empleado participa en un proyecto, debería documentar lo que aprendió. Un buen proceso de documentación ayuda a la empresa a evitar cometer los mismos errores y a aprovechar mejor los recursos.

#6: Decisiones Más Rápidas

Cuando existe intercambio de conocimiento, las decisiones se toman más rápido. A menudo, un problema debe repetirse varias veces antes de que la empresa actúe. Sin embargo, con herramientas de documentación interna, ese tiempo no se desperdicia y las decisiones pueden tomarse de inmediato. Las empresas actúan con agilidad.

#7: Fácil Acceso a la Información

Una de las principales ventajas de la documentación colaborativa es que todos en la empresa pueden acceder fácilmente a la información. Los empleados no necesitan pasar horas buscando lo que necesitan en correos electrónicos, Slack, mensajes u otras herramientas.

Buenas Prácticas de Documentación Interna

#1: Hazla Accesible

Si utilizas un software de documentación interna, asegúrate de que la información esté disponible y accesible para todos en la empresa.

Al crear la estructura de la documentación, usa nombres claros y fáciles de identificar para los archivos.

#2: Lenguaje Claro

No hay necesidad de complicar las instrucciones simples. En lugar de usar jerga técnica y acrónimos, mantén el lenguaje lo más claro posible para que todos comprendan qué deben hacer.

Cuando crees tus documentos, evita que sean abrumadores. Para ello, considera usar listas con viñetas y subtítulos.

#3: Usa Recursos Visuales y Ejemplos

Como mencionamos antes, la documentación interna no tiene que ser solo texto. Las imágenes y los ejemplos pueden facilitar mucho la comprensión, así que agrégalos siempre que sea necesario.

#4: Los Detalles Importan

Cuando eres responsable de una tarea específica, puedes olvidar incluir pasos que te parecen obvios. Añade todos los detalles posibles. También es útil pedirle a alguien que no conozca la tarea que revise el documento para ver si puede seguirlo. Si no puede, debes ser más específico.

#5: Comparte la Responsabilidad

La documentación interna no debe ser creada por una sola persona. Es mejor pedir contribuciones: cuanto más familiarizado esté un empleado con la tarea, mejor será su aporte y el resultado final.

#6: Documento en Evolución

Recuerda que la documentación interna nunca está completamente terminada. Los cambios en el entorno laboral son constantes, por lo que es fundamental mantenerla actualizada y fácil de editar.

#7: Publica la Documentación Interna

Cuando completes un documento interno, hazlo accesible para todos los empleados. Es recomendable mantener una base de conocimiento central de fácil acceso.

Una vez publicada la información, verifica que se muestre correctamente, especialmente si incluye imágenes, videos u otros elementos visuales.

#8: Revisa tu Base de Conocimiento

Como ya dijimos, un documento interno nunca está totalmente terminado. Las cosas cambian constantemente, así que asegúrate de revisar tu documentación interna al menos una vez por trimestre.

Cómo Crear un Sistema de Documentación

¿Listo para comenzar a crear tu documentación interna? Solo necesitas seguir estos pasos para garantizar una colaboración eficiente:

Paso #1: Identifica los Procesos Clave

Comienza identificando los procesos más importantes. No es necesario documentar todo: algunos eventos aleatorios pueden dejarse fuera.

Paso #2: Crea una Plantilla

Las plantillas pueden ser de gran ayuda al crear documentación interna, ya que aseguran la coherencia entre todos los documentos.

Al crear una plantilla, asegúrate de incluir los siguientes elementos:

• El motivo por el que existe el proceso
• Los principales responsables del proceso
• Los recursos o software necesarios para completarlo

Paso #3: Almacena los Procesos

Además de definir los procesos, es importante determinar dónde se almacenarán. De esta manera, todos podrán acceder fácilmente a la documentación interna.

Considera crear una base de conocimiento central y fácil de buscar.

Paso #4: Revisión y Limpieza

Con el tiempo, es normal que las cosas se desordenen un poco. Programa revisiones periódicas para asegurarte de que todos los documentos estén en el lugar correcto y actualizados. Puedes hacerlo, por ejemplo, una vez cada trimestre.

Plantillas y Ejemplos de Documentación Interna

Para facilitar el inicio, puedes usar plantillas sencillas para diferentes tipos de documentación interna. Las plantillas te ayudan a mantener la coherencia y aseguran que cada proceso o guía incluya toda la información importante. Aquí tienes algunos ejemplos que puedes adaptar a tu empresa:

1. Plantilla de Documentación de Procesos

2. Plantilla de Documentación de Proyectos

3. Plantilla de PNT (Procedimiento Normalizado de Trabajo)

Si ya utilizas un sistema de gestión del conocimiento, puedes guardar estas plantillas dentro de tu base de conocimiento y compartirlas con tu equipo. Si no, sigue leyendo para conocer las mejores herramientas para tu equipo.

Principales herramientas y software de documentación interna

Cuando creas documentación interna, contar con la herramienta adecuada es muy importante. Cada plataforma tiene su propia forma de organizar, colaborar y compartir información. Aquí encontrarás algunas de las mejores herramientas que pueden ayudar a tu empresa a mantener el conocimiento claro y de fácil acceso.

1. Flowlu

Flowlu es una plataforma empresarial todo-en-uno que hace que la documentación interna sea muy fácil de gestionar. Tiene una base de conocimiento ya integrada, por lo que los equipos pueden almacenar procedimientos, documentación de RR. HH., políticas de la empresa, documentación técnica y buenas prácticas junto con proyectos y tareas. Todo permanece conectado en un solo lugar, y ayuda a las personas a encontrar lo que necesitan muy rápido. La herramienta es muy completa: incluye CRM integrado, gestión de proyectos, facturación, automatización de flujos, mapas mentales y permisos de acceso a documentación flexibles. Los precios comienzan desde USD 9 por usuario/mes.

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2. Confluence

Confluence, de Atlassian, es un software muy popular para documentación interna entre equipos. Este software permite que los equipos colaboren, comenten y editen en tiempo real, lo cual es muy útil cuando varias personas trabajan juntas. Se integra perfectamente con Jira, así que es ideal para desarrolladores y equipos de producto. Sin embargo, algunos usuarios encuentran que la interfaz es un poco complicada al principio, y puede llevar tiempo configurarla. Los precios comienzan desde USD 6,05 por usuario por mes.

3. Notion

Notion es una herramienta flexible y atractiva para crear cualquier tipo de documentación. Puedes construir wikis, procedimientos o bases de datos usando texto, imágenes y tablas. Es muy fácil de personalizar, y todo se ve limpio y organizado. No obstante, cuando hay muchas páginas, debe existir una buena estructura para que no se vuelva confuso. Los precios comienzan en USD 10 por usuario/mes.

4. Document360

Document360 está diseñado especialmente para documentación y bases de conocimiento. Tiene un editor sencillo y permite organizar y hacer seguimiento de cómo los empleados utilizan el contenido. La interfaz es moderna y clara, e incluye historial de versiones para controlar las actualizaciones. Aún así, cuenta con menos integraciones en comparación con otras herramientas. Los precios comienzan desde USD 149 por proyecto/mes.

5. Nuclino

Nuclino es una herramienta simple y ligera que ayuda a los equipos a colaborar y documentar todo en tiempo real. Es rápido y fácil de usar, lo que lo hace perfecto para equipos que no necesitan demasiadas funcionalidades. Sin embargo, no es ideal para grandes empresas que requieren control de acceso complejo o mucha personalización. Los precios comienzan en USD 5 por usuario/mes.

6. BookStack

BookStack es un software de código abierto que organiza contenido como libros y capítulos. Es muy bueno para mantener la información estructurada y clara. Puedes alojarlo tú mismo, lo que da control total sobre tus datos y diseño. El único punto a considerar es que necesitas algunos conocimientos técnicos para la instalación. BookStack es gratuito.

7. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una herramienta robusta y confiable usada por muchas grandes empresas. Se integra muy bien con Microsoft 365, y permite que los equipos almacenen, compartan y gestionen todos sus documentos en un solo lugar. Es segura y llena de funcionalidades, pero para equipos pequeños puede parecer demasiado compleja. Los precios comienzan desde USD 5 por usuario/mes.

8. Guru

Guru funciona como un asistente inteligente que mantiene el conocimiento de la empresa listo para todos. Se conecta con herramientas como Slack o Chrome, para que los empleados puedan encontrar respuestas sin salir de su trabajo. Las sugerencias de IA ayudan bastante, pero puede sentirse limitado para equipos que requieren estructuras documentales muy amplias. Los precios comienzan en USD 5 por usuario/mes.

9. Tettra

Tettra ayuda a los equipos a compartir conocimiento rápidamente y permanecer alineados. Se conecta fácilmente con Slack y Microsoft Teams, para que todos puedan hacer preguntas o sugerir actualizaciones. Es sencillo y fácil de usar, pero no tiene muchas opciones para personalizar la apariencia de las páginas. Los precios comienzan en USD 8 por usuario/mes.

10. Slite

Slite es una excelente herramienta para equipos que quieren escribir notas, compartir ideas y construir documentación interna en un solo lugar. Es limpia y moderna, con un editor muy intuitivo. Funciona muy bien para equipos pequeños y medianos, pero cuando hay demasiado contenido, la función de búsqueda podría ser mejor. Los precios comienzan en USD 8 por usuario/mes.

11. Bit.ai

Bit.ai te permite crear documentación hermosa e interactiva. Puedes insertar vídeos, enlaces o imágenes dentro de tus páginas, haciendo la información más visual y fácil de entender. Es bastante moderna y agradable de usar, pero la interfaz puede requerir un poco de tiempo para acostumbrarse. Los precios comienzan en USD 8 por miembro/mes.

12. Stonly

Stony ayuda a crear guías interactivas paso a paso en lugar de documentos estáticos. Es excelente para onboarding y capacitación porque muestra cada acción claramente al usuario. Es muy efectiva, pero no es ideal si necesitas documentación larga o detallada. Los precios comienzan en USD 83 por mes para equipos pequeños.

13. Helpjuice

Helpjuice es un software completo para construir bases de conocimiento internas. Tiene una búsqueda muy rápida, diseño limpio y análisis detallados para ver cómo los empleados usan el contenido. Es potente y profesional, pero el precio puede ser alto para pequeñas empresas. Los precios comienzan desde USD 120 por mes para hasta cuatro usuarios.

Construyendo una Cultura de Documentación

Si tu empresa aún no tiene documentación interna en marcha, es hora de comenzar. Como mostramos arriba, la documentación interna es muy importante y aporta una amplia gama de beneficios para tu empresa.

Aunque puede que te sientas un poco abrumado y no sepas por dónde empezar, solo toma un proceso a la vez y sigue adelante. Crea una plantilla con los elementos que mencionamos y pide a tus empleados que te ayuden a crear y describir los procesos.

Comienza hoy documentando un proceso sencillo y compartiéndolo con tu equipo. Verás lo rápido que las cosas se vuelven más claras y eficientes. Si estás listo para organizar todo en un solo lugar, prueba crear tu primera documentación interna dentro de Flowlu. Es rápido, simple y mantiene todo el conocimiento de tu negocio conectado.

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