12 mejores herramientas para dueños de pequeñas empresas en 2025
- ¿Qué cuenta como software para pequeñas empresas?
- ¿Por qué son importantes las herramientas y el software para pequeñas empresas?
- 4 beneficios clave del software para pequeñas empresas
- 9 Funciones Clave que las Mejores Herramientas de Negocios Deben Incluir
- Las Mejores Herramientas para Propietarios de Pequeñas Empresas
- Cómo Implementar Todas Estas Herramientas y Tecnologías de Negocio
- Conclusión
Como propietario de una pequeña empresa, estás constantemente equilibrando prioridades. Algunos días, parece que apenas hay tiempo para hacer una pausa, y mucho menos para tomar decisiones cuidadosas. Entre dirigir tu equipo, mantener los proyectos en marcha, programar reuniones, estar al tanto del marketing, asegurarte de que tu sitio web funcione sin problemas y construir relaciones sólidas con los clientes — es mucho para que una sola persona lo maneje.
No tienes que llevarlo todo solo. Las herramientas modernas de gestión empresarial están diseñadas para asumir las partes repetitivas y que consumen tiempo del trabajo, de modo que puedas enfocarte en lo que más importa. Pero, ¿qué aplicaciones merecen tu atención y cómo pueden realmente marcar la diferencia?
¿Qué cuenta como software para pequeñas empresas?
El término herramientas de software para pequeñas empresas es muy genérico, ya que incluye una amplia variedad de plataformas que te ayudan a aumentar la eficiencia, gestionar tus procesos de negocio y, en última instancia, hacer crecer tu empresa.
Este tipo de herramientas pueden incluir software de comunicación, un sistema de contabilidad, una herramienta para gestionar tareas o campañas de marketing, entre muchas otras. Por lo tanto, podemos decir que los propietarios de pequeñas empresas deben buscar las mejores aplicaciones para PYMEs y no solo una única herramienta.
Aquí tienes algunas de las aplicaciones y recursos más importantes para pequeñas empresas que pueden ayudarte en tus operaciones diarias:
- herramientas de contabilidad y gestión financiera
- aplicaciones de marketing
- aplicaciones de gestión de tareas y planificación de proyectos
- herramientas de comunicación y colaboración en equipo
- plataformas de gestión de clientes (CRM)
- herramientas de atención al cliente
¿Por qué son importantes las herramientas y el software para pequeñas empresas?
Como ya mencionamos antes, las herramientas de software para propietarios de PYMEs son muy importantes porque permiten aumentar la productividad, optimizar procesos y operaciones, y automatizar tareas repetitivas.
Una de las mejores cosas de usar aplicaciones en línea para pequeñas empresas es que han evolucionado mucho. Hoy en día, es normal que las facturas se creen automáticamente o incluso se envíen de forma automática a tus clientes, por ejemplo. Lo mismo ocurre con el email marketing o la gestión de inventario.
Cuando empiezas a usar aplicaciones digitales para PYMEs, notarás aumentos en la productividad, así como mejoras en la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo y entre diferentes equipos.
Por ejemplo, una pequeña tienda online puede usar QuickBooks para hacer un seguimiento de los gastos, Mailchimp para ejecutar campañas de correo electrónico y Flowlu para gestionar pedidos y facturas — todos trabajando juntos para ahorrar tiempo y reducir errores.
4 beneficios clave del software para pequeñas empresas
Como propietario de una pequeña empresa, sabes mejor que nadie que tus recursos son limitados. Esto significa que debes ser especialmente cuidadoso al administrarlos. Aun así, invertir en las mejores aplicaciones para PYMEs es una decisión inteligente. Aquí tienes algunos de los principales beneficios:
#1: Colaboración y comunicación mejoradas
Estas herramientas deben permitir la colaboración y comunicación a través de múltiples canales como videoconferencias, chat, correo electrónico e incluso llamadas. La plataforma también debe permitir compartir archivos.
#2: Ahorra tiempo con la automatización
No hay razón para seguir repitiendo las mismas tareas manuales una y otra vez cuando puedes usar una herramienta para ahorrar tiempo y minimizar errores. La automatización puede aplicarse a muchos aspectos de tu negocio, aumentando la productividad y la eficiencia.
#3: Mantén tus tareas/proyectos en marcha
Como propietario, necesitas estar al tanto de todas las tareas y proyectos que tu empresa tiene en curso. Para ello, necesitas herramientas tecnológicas que te permitan gestionar tareas, hacer un seguimiento del progreso de los proyectos y determinar si tus recursos se están utilizando de manera efectiva.
#4: Obtén información valiosa
Cuando usas software tecnológico para pequeñas empresas, se vuelve más fácil obtener información valiosa sobre tus procesos y tu negocio en general, lo que te permite tomar mejores decisiones.
9 Funciones Clave que las Mejores Herramientas de Negocios Deben Incluir
A esta altura, probablemente estés dándole vueltas a la cabeza, preguntándote en qué herramientas invertir. Con tantos tipos diferentes de aplicaciones para pequeñas empresas disponibles, ¿cómo elegir las correctas?
Aquí tienes algunas de las funciones clave que las plataformas esenciales para PYMEs deben incluir:
#1: Personalización
Las mejores aplicaciones de negocios online deben ser totalmente personalizables. No hablamos solo de paneles, sino también de flujos de trabajo e informes. Las aplicaciones deben adaptarse a tu negocio, no al revés.
#2: Buena Interfaz
Una interfaz simple y fácil de usar es fundamental. No querrás perder más tiempo del necesario tratando de entender cómo funciona la herramienta. Quieres abrirla y empezar a usarla.
#3: Funciones de Colaboración & Comunicación
Las mejores aplicaciones online para PYMEs incluyen múltiples canales que permiten la comunicación entre los miembros del equipo. Videoconferencias, chat, correo electrónico, mensajes instantáneos e incluso notificaciones deben formar parte del paquete.
#4: Automatización
Más que nunca, la automatización es clave. Para las pequeñas empresas, donde el tiempo es tan importante, necesitas usar la automatización tanto como sea posible. Así que asegúrate de elegir software que ya la incluya.
#5: Integraciones
Cuantas más, mejor. La verdad es que probablemente ya estés acostumbrado a algunas herramientas, y el hecho de adoptar nuevas no significa que debas dejar de usar las antiguas. Las mejores aplicaciones para pequeñas empresas permiten integraciones con muchos programas y apps populares.
#6: Soporte al Cliente
Antes de elegir una herramienta, asegúrate de que tenga un buen soporte al cliente para ayudarte cuando lo necesites.
#7: Analíticas & Reportes
Para un propietario de PYME que necesita estar al tanto de todo, tener analíticas e informes es fundamental. No solo muestran cómo está funcionando tu negocio, sino que también ofrecen insights valiosos para ayudarte a tomar mejores decisiones.
#8: Escalabilidad & Flexibilidad
El software que elijas debe ser flexible y escalable. Esto te permitirá seguir usándolo durante muchos años.
#9: Seguridad
Los datos son más importantes que nunca, y como propietario de una pequeña empresa es tu responsabilidad garantizar que no haya filtraciones. Por eso, es importante elegir aplicaciones digitales que incluyan copias de seguridad automáticas, controles de acceso seguros y encriptación de datos.
Las Mejores Herramientas para Propietarios de Pequeñas Empresas
Como ya mencionamos antes, las aplicaciones para pequeñas empresas se pueden dividir en múltiples categorías. Para facilitarte las cosas, te mostraremos algunas de las mejores herramientas en cada categoría. Ten en cuenta que algunas (como Flowlu o Basecamp) abarcan varias categorías, lo cual es ideal si buscas una solución todo en uno.
Herramientas de Contabilidad & Gestión Financiera
#1: QuickBooks
QuickBooks es un software de contabilidad en la nube diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas.
Con QuickBooks, puedes gestionar fácilmente tu inventario, hacer un seguimiento de gastos e ingresos, dividir los gastos en categorías fiscales y crear informes financieros personalizados. Esta herramienta también incluye funciones de facturación.
QuickBooks comienza en unos 20 USD/mes para el plan Simple Start.
#2: Wave
Wave es otro software financiero potente para PYMEs, y lo mejor es que es gratuito.
Wave viene con múltiples funciones, incluyendo contabilidad básica, escaneo de recibos y facturación. Sin embargo, si estás dispuesto a pagar una tarifa adicional, también puedes acceder a servicios profesionales de contabilidad y nómina.
Wave es gratis para las funciones principales, con complementos de pago opcionales.
##FINANZAS##
Herramientas de Marketing
#3: Mailchimp
El email marketing sigue siendo un canal fuerte para muchas industrias. Si lo usas, quizá quieras revisar Mailchimp.
Con Mailchimp, tendrás acceso a cientos de plantillas editables con función de arrastrar y soltar, correos generados por IA y automatización de campañas a través de la herramienta Customer Journey Builder.
Cuando hablamos de marketing —y especialmente de email marketing— las pruebas A/B son cruciales. Encontrarás esta función en Mailchimp, junto con analíticas e informes.
El precio de Mailchimp comienza en unos 13 USD/mes para el plan Essentials.
#4: Typeform
Para sacar el máximo provecho de tus campañas de marketing, necesitas conocer bien a tu audiencia —y Typeform puede ayudarte.
Typeform te permite crear formularios y encuestas que se convierten en experiencias atractivas que fomentan la finalización. Esto te ayuda a ofrecer mejores experiencias, servicios y productos a tus clientes.
Typeform comienza en unos 17 USD/mes.
Para una mirada más profunda, aquí tienes nuestra guía completa de herramientas de automatización de marketing para emprendedores.
Herramientas de Gestión de Tareas & Planificación de Proyectos
#5: Motion
Cuando busques aplicaciones para propietarios de negocios que te ayuden a planificar y organizar tu día, deberías revisar Motion.
Con Motion, puedes crear tareas con un solo clic y luego programarlas o incluso hacerlas recurrentes. También podrás aprovechar las plantillas de proyectos incluidas, y el Asistente de Reuniones con IA te ayudará a programar citas y reuniones.
Motion se integra con muchas otras aplicaciones, lo que lo convierte en una gran solución.
El precio de Motion comienza en 12 USD por usuario/mes.
#6: Trello
Probablemente ya hayas oído hablar de Trello, ya que es una herramienta muy popular entre los propietarios de PYMEs. En caso de que no lo conozcas, Trello es una herramienta de gestión de proyectos que puede ayudarte a manejar diferentes proyectos al mismo tiempo.
Trello te permite crear tareas con campos personalizados, checklists, archivos adjuntos y fechas de vencimiento. También puedes ver tus proyectos de diferentes maneras, incluyendo tarjetas, listas y tableros.
Al igual que Motion, Trello también admite múltiples integraciones.
Trello comienza en unos 5 USD por usuario/mes en el plan Standard.
#7: Miro
Cuando busques más claridad para definir un plan o estrategia, Miro es la herramienta a utilizar.
Miro te permite transformar fácilmente conceptos e ideas abstractas en visuales que todos pueden entender. Con esta aplicación, tu planificación estratégica mejorará y será más fácil mantener a todos alineados.
Miro ofrece un plan gratuito, con planes de pago desde 8 USD por usuario/mes.
##PROYECTOS##
Herramientas de Comunicación y Colaboración en Equipo
#8: Slack
Slack es una de las mejores herramientas tecnológicas para PYMEs. La verdad es que la comunicación es clave en el mundo actual, y el correo electrónico está lejos de ser el canal más eficaz de comunicación. Aquí es donde entra Slack.
Puedes ver Slack como tu centro de comunicación, que ofrece chat en equipo e individual, así como canales privados y públicos. Una de sus funciones más destacadas — Slack Huddles — incluye mensajería, reacciones, uso compartido de pantalla y llamadas de audio y video, todo en tiempo real.
Slack comienza en unos 7,25 USD por usuario/mes en el plan Pro.
#9: Zoom
Si ya estás acostumbrado a las videoconferencias, entonces necesitas Zoom. Aunque muchos descubrieron esta poderosa herramienta solo durante la pandemia de COVID-19, rápidamente ganó popularidad y se convirtió en esencial para millones de personas en todo el mundo. Y aunque la pandemia terminó, Zoom llegó para quedarse como una de las principales plataformas de productividad para pequeñas empresas.
Zoom es la herramienta perfecta para reuniones, ya que puede albergar hasta 1.000 participantes durante un máximo de 30 horas. También tienes la opción de grabar reuniones, usar el chat, obtener resúmenes e ideas generados por IA y aprovechar encuestas durante la reunión, coanotación y pizarras digitales.
Zoom comienza en 13,33 USD por usuario/mes en el plan Pro.
#10: Basecamp
Basecamp es otra herramienta popular que puede mejorar la comunicación del equipo y al mismo tiempo optimizar la gestión de proyectos.
Con Basecamp, tus empleados pueden compartir archivos, chatear, colaborar con clientes y gestionar tareas — todo desde un solo lugar.
Basecamp comienza en 15 USD por usuario/mes (o una tarifa fija de 299 USD/mes para usuarios ilimitados).
¿Quieres profundizar en cómo fortalecer el trabajo en equipo? Revisa nuestra guía completa: Colaboración en Equipos 2025: Formas de Construir Cohesión
Herramientas de Gestión de Clientes (CRM)
#11: Flowlu
A diferencia de las aplicaciones de propósito único, Flowlu combina gestión de proyectos, CRM, facturación y colaboración en una sola plataforma. Esto es perfecto para emprendedores que prefieren una solución todo en uno.
Con un panel simple e intuitivo, puedes gestionar todo tu negocio en un solo lugar. Desde proyectos y tareas hasta clientes, facturas y pagos — puedes optimizar flujos de trabajo, mejorar la colaboración y comunicación, hacer seguimiento del tiempo, generar informes y mucho más.
Una de las mejores cosas de Flowlu es su flexibilidad, opciones de personalización y escalabilidad.
Flowlu comienza en unos 19 USD/mes en el plan Solo.
Herramientas de Atención al Cliente
#12: Zendesk
Zendesk es uno de los nombres más conocidos en atención al cliente.
Esta solución todo en uno te ayuda a ofrecer excelentes experiencias al cliente y a construir relaciones duraderas con tus clientes.
Zendesk proporciona un espacio de trabajo unificado donde puedes acceder a todas las interacciones con clientes. Cuenta con un sistema de tickets integrado con solución de voz. También puedes añadir agentes de IA 24/7 para soporte y usar la base de conocimientos integrada para organizar tus recursos.
Zendesk comienza en 19 USD por agente/mes en el plan Support Team.
¿Quieres ver cómo el soporte mejora aún más cuando CRM y ticketing se combinan? No te pierdas nuestra guía completa: ¿Qué es un sistema de tickets en CRM? (Y por qué tu equipo te lo agradecerá al usarlo)
Cómo Implementar Todas Estas Herramientas y Tecnologías de Negocio
La verdad es que no necesitas todas estas herramientas de productividad. Como se mencionó antes, debes determinar tus necesidades y presupuesto y luego decidir qué aplicaciones son más importantes. Muchas de las mejores herramientas para pequeñas empresas que mencionamos arriba se integran con otras, así que se trata de identificar qué categorías son prioritarias para ti y luego probar las opciones disponibles.
Conclusión
No hay duda de que la vida de los propietarios de pequeñas empresas no es fácil. Sin embargo, cuando utilizan los mejores softwares de gestión para PYMEs, todo se vuelve mucho más sencillo.
Piensa en tus necesidades y objetivos, y prueba una herramienta a la vez. Si prefieres evitar gestionar múltiples aplicaciones, Flowlu reúne muchas de estas funciones en una sola plataforma. Si no estás seguro de por dónde empezar, prueba Flowlu con una prueba gratuita.
No hay un número específico de herramientas que debas usar. Evalúa tus necesidades y luego elige el software que mejor se adapte a tu situación.
Es fácil sentirse abrumado al intentar usar demasiadas herramientas a la vez. En su lugar, céntrate en los tipos de herramientas que realmente necesitas. Empieza con una a la vez. Pronto verás que la mayoría son fáciles de usar, y muchas permiten integraciones entre ellas, lo que hace la gestión aún más sencilla.
Las mejores aplicaciones para pequeños empresarios en 2025 incluyen soluciones para contabilidad, marketing, gestión de proyectos, comunicación, CRM y atención al cliente. Entre las opciones más populares están QuickBooks y Wave para finanzas, MailChimp y Typeform para marketing, Trello y Motion para planificación de tareas, Slack y Zoom para comunicación, Flowlu para CRM y Zendesk para atención al cliente. La combinación adecuada depende del tamaño de tu empresa, la industria y el presupuesto.
