Fuera del Alcance en la Gestión de Proyectos: Dónde Trazar el Límite
Como gerente de proyectos, una de tus funciones es definir el alcance de un proyecto y asegurarte de que todo el trabajo se complete y se entregue. Pero ese trabajo está incluido dentro del alcance, no fuera de él.
Para entender qué está fuera del alcance, creemos que primero es importante definir qué es el alcance del proyecto y luego ver la definición de fuera del alcance. Para que tengas una idea clara del significado de "fuera de mi alcance", tomaremos un momento para mostrarte algunos ejemplos de tareas dentro y fuera del alcance, para que puedas ver la diferencia.
¿Qué es el Alcance de un Proyecto?
En términos simples, cuando hablamos de gestión de proyectos, el alcance se refiere a los requisitos y límites del proyecto. Podemos decir que el alcance incluye dos cosas: todos los elementos que el equipo debe abordar y el trabajo necesario para completar el proyecto.
Como puedes imaginar, el alcance de un proyecto depende de diferentes factores:
- Los objetivos del proyecto
- El trabajo necesario para alcanzar esos objetivos
- El presupuesto
- Los integrantes del equipo
Todo el trabajo directamente relacionado con el alcance definido se llama "dentro del alcance". Como PM, tu trabajo es asegurarte de que cada miembro del equipo se concentre solo en las tareas dentro del alcance.
Entonces, ¿Qué Significa Fuera del Alcance?
La definición de "fuera de mi alcance" es bastante sencilla. Se refiere a cualquier cosa que no esté incluida dentro de los límites del proyecto definidos al principio.
Por ejemplo, una tarea que no fue incluida en el plan original del proyecto y que no es relevante para alcanzar el objetivo final, se considera fuera del alcance. Piensa en todas aquellas tareas innecesarias para el éxito del proyecto. Todas ellas son consideradas trabajo fuera del alcance.
Para entender mejor el significado de "fuera de mis responsabilidades", aquí tienes un ejemplo simple. Imagina que un cliente le pide a un profesional de TI que le ayude a configurar el sistema de correo electrónico de su empresa.
Algunos de los elementos dentro del alcance de este proyecto podrían ser elegir la plataforma de correo, configurar los servidores, verificar el rendimiento y migrar los datos del sistema anterior. Sin embargo, si el cliente luego le pide que configure también su nuevo sistema CRM, eso claramente está fuera del alcance.
¿Cómo Saber si una Tarea Está Fuera del Alcance?
No hay una única razón por la que una tarea esté fuera del plan original. Pueden haber varios motivos. Aquí están los más comunes:
- No es relevante para el objetivo final.
- El cronograma es muy ajustado y no permite agregar tareas menores que puedan retrasar otras más importantes.
- Un criterio fue eliminado deliberadamente del plan original para limitar el alcance.
- Solo puedes solicitar un servicio al proveedor a la vez. Todo lo demás está fuera del alcance.
- El cliente quiere un proyecto pequeño por tener recursos limitados.
¿Qué es un Documento de Alcance del Proyecto?
En pocas palabras, el documento de alcance del proyecto es donde se detallan los límites de un proyecto específico. Este documento es similar a un plan y suele incluir:
- El objetivo
- El cronograma
- Los entregables
- Los informes
- El presupuesto
- Las restricciones
- Las exclusiones
Aquí tienes un ejemplo simple:
- Objetivo: Diseñar una aplicación móvil
- Cronograma: 4 meses desde la fecha de inicio
- Entregables: La app, el código, los gráficos y el sonido
- Informes: El PM entregará un informe cada dos semanas
- Presupuesto: $15,000
- Restricciones: Ninguna
- Exclusiones: Marketing
Ejemplos de Tareas Fuera del Alcance
Basándonos en el documento de alcance anterior, aquí tienes algunos ejemplos de solicitudes que estarían fuera de nuestras responsabilidades:
- Publicar la app en la tienda
- Crear una campaña de marketing
- Desarrollar una segunda app
- Crear un código QR
- Agregar nuevas funciones que no fueron incluidas en el alcance original
- Cambiar la funcionalidad de una característica ya existente. Dado que este es un proyecto de varios meses, ese tipo de cambio puede considerarse un intento de incluir algo fuera del alcance como si fuera parte del alcance original.
Esperamos que estos ejemplos de dentro y fuera del alcance te hayan ayudado a distinguir entre este tipo de tareas de gestión de proyectos.
¿Qué es el Scope Creep?
Scope creep es la tendencia que tienen algunos proyectos a desviarse de su objetivo original o a volverse más grandes de lo previsto. Como ya viste en los ejemplos anteriores, muchas solicitudes fuera del alcance encajan perfectamente en esta definición.
Entonces, ¿cómo evitar el scope creep para que el proyecto se mantenga dentro de sus límites?
7 Consejos para Evitar el Scope Creep
Todos los proyectos enfrentarán desafíos inesperados. Es tarea tuya y de tu equipo resolverlos, siempre recordando que el tiempo y el presupuesto son limitados.
Aquí tienes algunos consejos que puedes seguir:
#1: Lleva un Registro Claro:
Uno de los mejores consejos es mantener toda la documentación clara y actualizada. Esto ayuda mucho a evitar el scope creep. Antes de comenzar el trabajo, asegúrate de tener un documento de alcance del proyecto firmado por ti, el cliente y las partes interesadas. Así todos saben lo que está incluido y el equipo puede consultar siempre que lo necesite.
Conforme avanza el trabajo, documenta el progreso, los recursos y cualquier cambio relevante.
Herramientas como Flowlu hacen que esta documentación sea fácil de mantener. Puedes adjuntar archivos, registrar aprobaciones y seguir los cambios sin depender de hojas de cálculo o correos electrónicos.
#2: Anticipa Cambios:
Otro gran consejo es estar preparado para solicitudes de último minuto. Antes de comenzar, define cómo responderás si un cliente pide una tarea que está fuera del alcance.
#3: Mantente Fiel a los Límites:
Los límites del proyecto se definieron en el documento de alcance. Si todos estuvieron de acuerdo, mantente firme. Si un cliente insiste en agregar algo fuera del acuerdo, puedes decidir si vale la pena cobrar aparte o rechazarlo. En la mayoría de los casos, es mejor decir no que aceptar solo por complacer.
#4: Establece Prioridades:
Desde el inicio, aclara con el cliente qué elementos son imprescindibles y cuáles son deseables. Lo que al principio parece ser esencial, muchas veces cambia cuando llega el momento de definir el presupuesto.
#5: Define Cada Entregable:
Al detallar los entregables, sé específico. Describe las características incluidas, el costo y los plazos. Cuanto más claro, mejor.
#6: Usa Automatización:
A medida que lideres más proyectos, ganarás experiencia creando documentos de alcance. Pero si estás comenzando, consulta con PMs más experimentados. Así evitarás olvidar aspectos clave.
Con el tiempo, puedes crear tu propia plantilla y usar recordatorios sobre qué incluir siempre.
#7: Revisa los Hitos del Proyecto:
Es muy importante seguir de cerca los hitos del proyecto para saber cómo vas con el cronograma, el uso de recursos y la calidad.
Acepta que no todos los proyectos se entregarán a tiempo o dentro del presupuesto. Por eso es fundamental mantener una comunicación constante con el cliente sobre el estado del proyecto.
Plataformas como Flowlu te permiten establecer hitos claros, monitorear el progreso en tiempo real y ajustar los plazos si algo cambia, sin perder de vista qué está dentro o fuera del alcance acordado.
Conclusión
Gestionar un proyecto no es tarea fácil, pero es completamente manejable, y mejorarás con la práctica. Lo mismo aplica para entender qué está fuera del alcance y cómo establecer límites claros con los clientes.
Esperamos que nuestros ejemplos de tareas dentro y fuera del alcance, junto con los consejos para evitar el scope creep, te hayan ayudado a entender mejor este concepto.
El acta de alcance del proyecto debe definirse y crearse durante la etapa de planificación. Todas las partes involucradas deben estar alineadas para que todos sepan qué esperar.
Este documento debe ser creado por el gerente de proyecto, pero el cliente también debe participar en el proceso. Recuerda que también puedes consultar con los miembros del equipo al definir las tareas que se deben realizar. Cualquier tarea fuera del trabajo definido o que cambie el objetivo del proyecto se considera fuera del alcance original.
