Mejores Prácticas de Gestión de Proyectos en 2024: 12 Ideas para Gestionar Proyectos Exitosamente
Aunque algunas personas piensan que ser un gestor de proyectos es pan comido, en realidad, necesitas tener hombros anchos para asumir toda la responsabilidad de un proyecto.
Los gestores de proyectos realizan muchas tareas importantes, pero en general, necesitan mantener el equilibrio entre los stakeholders, el equipo del proyecto, los objetivos, el presupuesto, el alcance y muchas otras palabras complicadas que siguen a cada proyecto, especialmente los digitales.
Si estás leyendo este artículo, probablemente ya sepas sobre herramientas de gestión de proyectos y algo de información básica sobre este tema. Pero, de hecho, la gestión de proyectos es un mar profundo, y cuanto más aprendes, más preguntas tienes.
Sin embargo, no tienes que preocuparte en absoluto. Algunos desafíos de gestión de proyectos no te harán daño si al menos sabes cómo construir un flujo de trabajo de proyecto estructurado. Para hacerlo, es mejor seguir las mejores prácticas y principios de PM. Afortunadamente para ti, hemos preparado una lista completa de ellos para el año 2024.
¿Qué es la Gestión de Proyectos y sus Prácticas?: Definición Completa
Primero, refresquemos brevemente nuestra memoria sobre la definición de lo que es la gestión de proyectos. Según el PMI, la gestión de proyectos es un conjunto de habilidades, técnicas, conocimientos y, finalmente, prácticas destinadas a hacer que los proyectos sean exitosos y entregar un resultado significativo a las personas. Por ejemplo, ayudar a los proyectos a mantenerse dentro del presupuesto, prevenir el crecimiento excesivo del alcance del proyecto y, por supuesto, lograr los resultados esperados.
En pocas palabras, la gestión de proyectos es el proceso de llevar un proyecto con éxito a través de todo su ciclo de vida y construir un equilibrio entre todos los aspectos del proyecto. De hecho, es bastante difícil explicar la gestión de proyectos en pocas frases. Consiste en muchos elementos, y uno de ellos son las prácticas de gestión.
Las prácticas son solo algunas acciones que se realizan regularmente para lograr ciertos resultados. Si quieres preguntar cómo los gestores definen qué prácticas son las mejores, la respuesta es bastante simple pero no tan obvia. Realizando algunas acciones de vez en cuando, notamos que algunas de ellas nos llevan a mejores resultados. Lo mismo ocurre con la gestión de proyectos: cuando ves que algunas acciones están dando los mejores resultados, las harás todo el tiempo para cada proyecto. Y así es como nacieron las mejores prácticas de PM.
Aunque la gestión de proyectos no es tan estricta como, por ejemplo, el desarrollo web, todavía tiene sus propios principios y recomendaciones a seguir.
Principios y Recomendaciones de Gestión de Proyectos
Algunos gestores y expertos afirman que los principios son fundamentales y deben seguirse en cualquier proyecto. Por otro lado, algunos gestores piensan que los principios son más como recomendaciones, y depende de ti decidir si debes seguirlos.
De todos modos, no podemos pasar por alto algunos principios fundamentales de gestión de proyectos que deben considerarse antes de aprender las mejores prácticas.
Dado que los principios de PM no están formalizados, nos basamos en la información de PMBOK (aunque no tiene una lista oficial de principios) y encuestas anuales de recursos como PMI y varias otras estadísticas de gestión de proyectos.
Actualmente, la mayoría de los gestores de proyectos siguen nueve principios:
- Estructura formalizada
- Comunicación regular con stakeholders e inversores
- Objetivos claros y predefinidos
- Roles estrictos del equipo
- Documentación estructurada y formal
- Proceso de gestión de riesgos predefinido
- Gestión del cambio
- Fuerte comprensión del valor del resultado
- Informes de rendimiento
- Procedimiento de aprobación paso a paso
Pero, de hecho, los principios complementan las prácticas. ¿Qué significa eso, te preguntarás? Las prácticas son acciones, mientras que los principios son ideas. Si los principios son "cómo debe ser", las prácticas son "cómo lograrlo". Por lo tanto, van de la mano y no puedes tratarlos por separado.
Y ahora es finalmente el momento de echar un vistazo más de cerca a las mejores prácticas de gestión de proyectos, ¡así que profundicemos en el tema!
La Lista de las 13 Mejores Prácticas de Gestión de Proyectos
Consejos de gestión de proyectos, ideas, metodologías y muchas otras cosas complicadas pueden desaparecer de tu mente. Los principios son más simples, por lo que es más fácil hacer que se queden en tu mente y luego implementarlos con éxito.
Los principios resumen cosas complejas, por lo que si no quieres perder tiempo implementando metodologías completas en tu proceso de gestión de proyectos, aquí tienes la lista de los 12 mejores principios de gestión de proyectos para respaldar tus iniciativas:
Realizar una Iniciación Adecuada
Antes de que el proyecto siquiera comience, necesitas realizar una iniciación. Básicamente, necesitas asegurar a la alta dirección que tu proyecto entregará un buen valor tanto para el negocio como para el cliente final. La iniciación te ayuda a ti y a los stakeholders a entender si importa antes de entrar en la fase de planificación. ¿Cómo realizar una iniciación adecuada para que tu proyecto sea aprobado? Es bastante simple:
- Crea un caso de negocio que será resuelto por el resultado de tu proyecto.
- Entiende quiénes son tus stakeholders clave y comienza a presentarles tu propuesta.
- Realiza una investigación de viabilidad.
- Sabe a quién quieres ver en el equipo del proyecto.
Mantener a todos en la misma página y tener una comprensión clara de por qué tu proyecto tendrá éxito es la primera mejor práctica.
Solicitar la opinión de los stakeholders
No solo importa tu opinión, sino también los objetivos comerciales. Para lanzar un proyecto exitoso, los resultados esperados deben estar centrados en el cliente. Si te adhieres al enfoque centrado en el cliente, pedir comentarios a los stakeholders es una práctica muy buena. De esta manera, puedes tener una comprensión clara de lo que debes entregar al final de un ciclo.
Los comentarios de los stakeholders pueden resolver muchos problemas antes de que siquiera aparezcan: puedes entender qué problema debe resolver tu producto, qué competidores valoran más tus stakeholders, entre muchas otras cosas que descubres cuando el proyecto termina y tienes el producto final.
Definir hitos y fases del proyecto
No lograrás ningún objetivo si no tienes un plan formal para un proyecto. Antes de comenzar un proyecto, divídelo en pequeños pasos que deban tomarse para lograr el resultado final. Estos pequeños objetivos o ciertos puntos en una línea de tiempo se llaman hitos.
Los gerentes experimentados conocen el valor de los hitos. No solo ayudan a crear una estructura de desglose del flujo de trabajo, sino que también son útiles en la comunicación con los stakeholders y en la elaboración de informes. En pocas palabras, con los hitos, puedes dividir un proyecto en fases más pequeñas. Una vez que alcanzas la fase, completas un hito.
Establecer un alcance y objetivos del proyecto
La gestión del alcance del proyecto es un campo completo por explorar en la gestión de proyectos. Pero, para simplificar, un alcance te ayuda a responder las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos intermedios?
- ¿Cuál es el producto final?
- ¿Qué estándares sigue el equipo?
- ¿Cuáles son las principales restricciones?
El alcance y los objetivos te ayudarán a ti y al equipo a evitar acciones y decisiones innecesarias durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Formar un equipo de proyecto
Un equipo de proyecto puede constar de muchos profesionales diferentes. Pero las habilidades son inútiles si una persona no sabe qué hacer. En un equipo, la jerarquía es importante. Todas las acciones y cambios deben ser aprobados por quienes son responsables de ellos para evitar errores. Por ejemplo, si tienes varios desarrolladores involucrados, tómate un tiempo para elegir a uno de ellos para el rol de líder de equipo. En este caso, otros desarrolladores sabrán quién es responsable de la aprobación de tareas y revisiones de código.
Iniciar reuniones regulares
Aunque el equipo puede tener diferentes roles, como analistas, mercadólogos, desarrolladores, diseñadores, etc., cada miembro del equipo debe estar al tanto del curso principal. La mayoría de los equipos de desarrollo realizan reuniones regulares para mantener a todos involucrados en las noticias principales sobre el producto o la trayectoria del proyecto. Las reuniones regulares o standups son muy buenas prácticas y se pueden realizar fácilmente de forma virtual a través de software de llamadas en conferencia como Zoom o Microsoft Teams para mantener fácilmente a todo tu equipo informado. Solo unas pocas palabras sobre lo que se ha hecho y cuál es el próximo paso para cada departamento serán completamente suficientes.
Realizar una planificación de recursos
Tus ideas son probablemente fantásticas y no puedes esperar para ponerlas en práctica. Sin embargo, todos enfrentamos la realidad de que los recursos son limitados y no puedes dar vida a tus ideas al máximo.
Para evitar decepciones, planifica tus recursos con anticipación. Y esto aplica no solo a los recursos financieros y materiales, sino también a los recursos humanos. A menudo sucede que una persona participa en varios proyectos, y necesitas considerar todos los aspectos al planificar un proyecto.
Establecer estándares de calidad
De alguna manera, necesitas medir el resultado de los miembros del equipo. No puedes ser un experto en diseño, desarrollo, mercadotecnia y otros campos al mismo tiempo, por lo que necesitas tener estándares formalizados para entender si el resultado intermedio puede ser aprobado.
En la mayoría de los casos, los estándares de calidad se establecen para cada fase. Una vez que alcanzas un hito, necesitas estimar si el resultado tiene buena calidad. Para establecer estándares, puedes seguir los consejos a continuación:
- Divide el proyecto en fases con entregables claros.
- Mide cuán exitosos fueron tus proyectos anteriores y sus entregables en cada fase.
- Formaliza el proceso de calificación y mantenlo claro para todos. Es mejor que esté documentado para que todos puedan trabajar según estos principios.
- Pide el apoyo de los stakeholders al establecer estándares. Pueden llamar tu atención sobre puntos que quizás no hayas notado.
Mantener todos los cambios formales
Incluso si creas un plan perfecto, siempre debes estar preparado para solicitudes de cambio. Pueden surgir literalmente de la nada, pero siempre están llegando, incluso si parece que todo está bien ahora. Tú, como gerente, siempre debes estar listo para aceptarlos.
Y, para facilitar la vida de tu equipo, una de las mejores prácticas es mantener todos los cambios formales y documentados. Algunas personas siempre se refieren a documentos mientras trabajan, y pueden usar información desactualizada si no has actualizado la documentación.
Mantener la gestión de riesgos
Antes de comenzar un proyecto, tómate un tiempo para imaginar los peores escenarios. ¿Qué pasa si te excedes del alcance? ¿Qué pasa si algunos de tus compañeros de equipo se van? Algunos casos pueden ser completamente inesperados, pero algunos de ellos pueden predecirse.
Según estadísticas de gestión de proyectos, algunos proyectos fallan debido a cambios para los cuales no estaban preparados. Por ejemplo, el 39% de las iniciativas no exitosas fallan porque la estructura de la empresa cambia, mientras que el 37% de ellas falla debido a cambios en los objetivos.
Crear una documentación
Puede que cuentes la documentación como algo aburrido, pero de hecho, es extremadamente importante. Incluso si tú, como gerente, conoces cada detalle sobre el proyecto, otros miembros del equipo pueden estar más interesados en sus responsabilidades directas si no conocen todos los detalles.
Para llenar los vacíos de memoria, una documentación adecuada es una solución de primera. Los empleados siempre pueden volver a la documentación si necesitan aclarar los estándares de calidad, el ciclo de vida, el conjunto de herramientas de software y otros detalles. Es aún mejor si tu documentación está integrada con herramientas de gestión de proyectos, como en Flowlu.
Realizar revisiones de desempeño y retrospectivas
La retrospectiva es una práctica común en los equipos de desarrollo. Pero al igual que los standups, las retrospectivas pueden ser útiles para cualquier equipo o departamento. Esta práctica puede ayudarte a ti y a tu equipo a mirar hacia atrás a los éxitos anteriores, errores y reflexionar sobre tus propias acciones. Pero no es solo una buena práctica personal, también ayuda a otros profesionales a aprender de los errores de otras personas.
Algunos gerentes incluso crean escenarios de retrospectiva para establecer un ambiente informal. Si no sabes qué escenarios usar en nuestra retrospectiva, Flowlu tiene un constructor de plantillas de retrospectiva donde puedes elegir entre varios temas.
Cómo gestionar tu proyecto como profesionales
Completar un proyecto sin pérdidas es un verdadero desafío. De todos modos, puedes evitar algunos de estos desafíos siguiendo las mejores prácticas y principios de gestión de proyectos. Si sientes que alternas entre todos ellos, el software de gestión de proyectos puede ser una ayuda para ti. Para explorar cómo ciertas herramientas pueden ayudarte a trabajar según los mejores principios y prácticas de gestión, comienza a usar Flowlu con una prueba ilimitada de 14 días y asegura un soporte poderoso para tu proyecto.
Las mejores prácticas más importantes en gestión de proyectos incluyen:
- Crear un plan de proyecto claro y completo.
- Comunicarse eficazmente con los interesados.
- Gestionar los riesgos.
- Supervisar el progreso y realizar ajustes según sea necesario.
- No tener un plan de proyecto claro.
- No comunicarse eficazmente con los interesados.
- No gestionar los riesgos.
- No supervisar el progreso y realizar ajustes según sea necesario.
Hay varias herramientas y recursos disponibles para ayudarte a gestionar tus proyectos de manera más efectiva. Algunas opciones populares incluyen:
- Software de gestión de proyectos.
- Herramientas de colaboración.
- Herramientas de seguimiento de tiempo.
