Cómo Crear un Brief de Proyecto: Pasos Sencillos + Plantillas Listas para Usar
- ¿Qué Es un Brief de Proyecto?
- Brief de Proyecto vs. Plan de Proyecto: ¿Cuál Es la Diferencia?
- ¿Cuál Es el Objetivo de un Brief de Proyecto?
- ¿Quién Debe Escribir el Brief de Proyecto?
- ¿Qué Debe Incluir un Brief de Proyecto?
- 9 Componentes Clave de un Brief de Proyecto
- Guía Paso a Paso para Escribir un Brief de Proyecto Claro
- Ejemplos de Brief de Proyecto
- Conclusión
Incluso los proyectos pequeños no ocurren por arte de magia. Hay mucho trabajo antes de que vean la luz del día. Y, aun cuando están aprobados, siguen necesitando bastante planificación y coordinación.
Con tanta información que puede perderse fácilmente, necesitas escribir un brief de proyecto al que tanto el equipo como los stakeholders puedan acceder. Necesitas un documento que sirva como referencia siempre que alguien tenga preguntas sobre el proyecto. Y ese documento es el brief de proyecto.
¿Qué Es un Brief de Proyecto?
En pocas palabras, un brief de proyecto es un documento que reúne todos los elementos importantes del proyecto para tu equipo y para los stakeholders. A diferencia del plan de proyecto, que responde quién, qué, cuándo, dónde y por qué, el brief es un documento más conciso. Sin embargo, su extensión depende de la complejidad (o simplicidad) del proyecto.
Un brief de proyecto es similar a otros tipos de briefs que puedas usar, como un brief creativo, uno de negocio o uno estratégico, pero se centra específicamente en los detalles del proyecto.
Como regla general, los gerentes de proyecto deben comenzar creando un brief justo al inicio del proyecto.
Brief de Proyecto vs. Plan de Proyecto: ¿Cuál Es la Diferencia?
Un brief de proyecto es una visión general rápida que explica el porqué, qué y quién del proyecto. Un plan de proyecto va más profundo y desglosa el cómo, cuándo y los pasos detallados. Muchos equipos usan ambos porque cumplen funciones distintas.
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Brief de Proyecto |
Plan de Proyecto |
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Visión general de alto nivel |
Hoja de ruta detallada |
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Explica metas, alcance y stakeholders |
Explica tareas, cronogramas y dependencias |
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Fácil de leer y compartir |
Usado para la ejecución diaria del proyecto |
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Creado al inicio |
Actualizado durante todo el proyecto |
¿Cuál Es el Objetivo de un Brief de Proyecto?
En general, un briefing ofrece una visión completa de los elementos clave del proyecto. Al hacerlo, ayuda a mantener a todos alineados y enfocados en los mismos objetivos.
Hay 3 beneficios principales de contar siempre con un brief de proyecto:
1. Aporta Información Clave con Claridad
El brief debe incluir todos los factores, elementos, recursos e ideas importantes del proyecto de una forma clara, asegurando que tanto el equipo como los stakeholders lo comprendan bien.
2. Une a los Equipos
Cuando el gerente de proyecto presenta el brief en la reunión inicial, el equipo se conecta más. Todos quieren ver su rol, cómo van a colaborar y cuándo.
3. Reduce Confusión y Riesgos
Al escribir el brief, no deberías hacerlo solo. Es mejor pedir opiniones para reducir riesgos y evitar pérdida de tiempo.
¿Quién Debe Escribir el Brief de Proyecto?
Aunque el gerente de proyecto es el responsable de redactar el brief, no debería hacerlo solo. Debe solicitar ayuda de otras personas, como el account manager o el equipo de ventas, por ejemplo, para completar la información relacionada con sus áreas.
Es responsabilidad del gerente de proyecto crear un documento accesible y fácil de entender tanto para el equipo como para los stakeholders.
¿Qué Debe Incluir un Brief de Proyecto?
Puedes ver un brief de proyecto como un resumen ejecutivo. Debe describir todo el proyecto, pero de forma extremadamente concisa.
Como mencionamos antes, la extensión puede variar y los formatos también. Aun así, un brief debería incluir los siguientes temas:
- Título
- Información de contacto del cliente, incluyendo dirección y tipo de negocio
- Contexto, resultados y alcance del proyecto
- Procesos y procedimientos del proyecto
- Metas del proyecto
- Otros detalles como cronograma, fases, pasos de revisión y público objetivo.
En herramientas de gestión de proyectos como Flowlu, estas secciones aparecen como campos dentro de tu proyecto, lo que facilita actualizarlas y compartirlas. Si necesitas incluir información que aún no esté allí, siempre puedes agregarla usando los campos personalizados.
9 Componentes Clave de un Brief de Proyecto
1. Título y Descripción del Proyecto
El título debe ser claro, y la descripción del brief debe ser breve. Debe mencionar el propósito principal del proyecto y el problema que resolverá.
2. Metas y Objetivos del Proyecto
Es importante incluir tanto las metas como los objetivos. Recuerda añadir objetivos SMART.
3. Alcance del Proyecto
Debes ser muy claro sobre lo que está incluido y lo que no está en el proyecto para evitar el scope creep y gestionar expectativas.
4. Entregables
También debes mencionar los resultados —tangibles e intangibles— que generará el proyecto.
5. Cronograma
Asegúrate de añadir fechas de inicio y fin, puntos de control y hitos. Por cierto, las herramientas de PM hacen este cronograma visual con diagramas de Gantt.
6. Stakeholders
Debes incluir a todos los stakeholders que puedan influir en el resultado del proyecto, así como los miembros del equipo, con sus roles y responsabilidades.
7. Recursos y Presupuesto
Ningún brief de proyecto está completo sin mencionar el presupuesto asignado a recursos específicos como materiales, personal y equipos.
8. Restricciones
Aquí debes incluir lo que puede afectar el presupuesto. Por ejemplo, recursos limitados, plazos estrictos o limitaciones financieras.
9. Criterios de Éxito
Para cerrar el briefing, necesitas definir qué hará que el proyecto sea considerado un éxito.
Guía Paso a Paso para Escribir un Brief de Proyecto Claro
Paso #1: Visión General del Proyecto
Debes comenzar reuniendo datos sobre el cliente, su negocio, su base de clientes y el contrato.
Paso #2: Objetivos del Proyecto
Esto es muy útil para comprender el proyecto por completo. Necesitas analizar los entregables y también usar objetivos SMART.
Paso #3: Cronograma del Proyecto
Aquí debes definir el período en el que tendrás los entregables. Esto significa que tendrás que establecer una fecha de inicio y describir la línea de tiempo completa. En este paso, es importante identificar los hitos más importantes.
Si estás usando un workspace como Flowlu, este es el momento de agregar tus hitos y vincularlos a las tareas.
Paso #4: Público Objetivo
Aunque puedas pensar que incluir el público objetivo en el brief no es necesario, no es así. Además de saber qué harás y cuándo, necesitas saber para quién lo haces. Esto garantiza que el proyecto pueda considerarse exitoso al final. Incluso si cumples con el presupuesto y el cronograma, si los entregables no cumplen con las expectativas del público objetivo, se puede considerar que el proyecto ha fallado.
Paso #5: Stakeholders y Miembros del Equipo
Por último, debes asegurarte de que tanto los stakeholders como los miembros del equipo tengan todo lo que necesitan. Por ejemplo, será necesario definir responsabilidades y roles, incluir los recursos del proyecto, definir el presupuesto y otros detalles relevantes.
Ejemplos de Brief de Proyecto
Brief de Proyecto #1: App de Bienestar y Mindfulness para Adolescentes
1. Título
MindBoost: Una App Diaria de Bienestar y Mindfulness para Adolescentes
2. Visión General del Proyecto
MindBoost es una aplicación móvil que ayuda a adolescentes a desarrollar hábitos emocionales saludables mediante prácticas guiadas de mindfulness, actividades rápidas de bienestar y un registro de estado de ánimo.
3. Objetivos
- Introducir prácticas de mindfulness
- Fomentar habilidades saludables de afrontamiento
- Impulsar la conciencia emocional
- Personalizar contenido según los hábitos del usuario
4. Alcance
La app incluye ejercicios guiados, un registro de estado de ánimo, actividades cortas y recomendaciones personalizadas. Excluye terapia, soporte en tiempo real y contenido para menores de 13 años.
5. Público Objetivo
Adolescentes de 13 a 18 años, además de padres, orientadores escolares y organizaciones de bienestar juvenil.
6. Restricciones
Presupuesto de US$ 80,000, cronograma de 8 meses y cumplimiento con leyes de privacidad infantil.
7. Stakeholders
- La firma de desarrollo WellTech Studios;
- Psicólogos especializados en adolescentes y expertos en bienestar;
- Grupos escolares para pruebas piloto.
8. Presupuesto
- US$ 40,000 para el desarrollo de la app
- US$ 20,000 para la producción de contenido (audio, video, diseño)
- US$ 10,000 para pruebas piloto y ciclos de retroalimentación
- US$ 5,000 para marketing
9. Cronograma
Diseño en el mes 1, prototipo para el mes 3, piloto en los meses 4–6, lanzamiento en el mes 8.
10. Riesgos Potenciales y Estrategia de Comunicación
Los riesgos clave incluyen retrasos relacionados con privacidad, problemas técnicos y baja participación. El equipo usará reuniones semanales y reportes mensuales para mantenerse alineado.
Puedes crear un brief de proyecto como este directamente en Flowlu usando la descripción del proyecto, campos, hitos y secciones personalizadas.
Brief de Proyecto #2: Programa de Compartición de Herramientas en el Barrio
1. Título
ToolShare Collective: Red Comunitaria de Compartición de Herramientas
2. Visión General del Proyecto
ToolShare Collective creará un programa de compartición de herramientas que permitirá a los residentes acceder fácilmente a herramientas esenciales para reparaciones en el hogar, jardinería y proyectos DIY. El objetivo es reducir costos individuales, apoyar la sostenibilidad y fortalecer los lazos comunitarios.
3. Objetivos
- Establecer tres centros de herramientas completamente equipados
- Fomentar la colaboración y la confianza comunitaria
- Ofrecer talleres trimestrales sobre mantenimiento básico del hogar y uso seguro de herramientas
4. Alcance
El proyecto asegurará espacios comunitarios, creará un inventario compartido, implementará un sistema digital de reservas y organizará talleres.
No proporcionará equipos de nivel profesional, servicios de reparación a domicilio ni alquiler comercial de herramientas.
5. Público Objetivo
Residentes locales, especialmente inquilinos, nuevos propietarios y personas sin acceso a herramientas.
6. Restricciones
Presupuesto de US$ 60,000, cronograma de 9 meses y cumplimiento con regulaciones locales de seguridad y responsabilidad.
7. Stakeholders
Asociaciones vecinales, ferreterías locales, voluntarios comunitarios y la oficina municipal de desarrollo.
8. Presupuesto
Herramientas y almacenamiento, preparación de espacios, desarrollo del sistema de reservas, talleres y promoción, más un pequeño fondo de contingencia.
9. Cronograma
- Centros seleccionados en los meses 1–2
- Inventario comprado e instalado para el mes 4
- Sistema digital lanzado para el mes 5
- Piloto y talleres en el mes 6
- Operación completa para el mes 9
10. Riesgos Potenciales
Baja participación de voluntarios, pérdida o daño de herramientas y adopción lenta al inicio.
11. Estrategia de Comunicación
Reuniones vecinales, carteles comunitarios, actualizaciones por correo electrónico y una página web dedicada.
Conclusión
Esperamos que ahora comprendas la importancia de escribir un brief de proyecto. Y lo más importante: ahora sabes cómo redactar uno tú mismo.
Arriba puedes ver todos los elementos clave que debes incluir y cómo presentarlos. También mostramos dos ejemplos diferentes de briefs que puedes usar como referencia o incluso convertir en una plantilla lista para usar.
Y recuerda: un brief de proyecto no debe vivir en un documento estático. Mantenerlo conectado a tu trabajo garantiza que tu equipo siga alineado a medida que el proyecto avanza. Para mantener tu brief vinculado a tareas, cronogramas y miembros del equipo, prueba herramientas de gestión de proyectos como Flowlu. Es completamente gratis de probar y no requiere compromiso.
La persona responsable de crear el brief es el gerente del proyecto. Sin embargo, no debería hacerlo solo. Debe pedir la ayuda de los stakeholders clave.
La idea principal del brief es que sea un documento conciso con toda la información importante y que pueda ser consultado por el equipo y los stakeholders en cualquier momento. Debe tener un buen nivel de detalle, pero sin abrumar. En esencia, debe incluir el alcance, el cronograma, las entregas y los objetivos del proyecto.
Un brief de proyecto no es algo que escribes una vez y olvidas. Debes actualizarlo cada vez que algo crítico cambie, como el alcance, las fechas límite o los stakeholders. Los proyectos pequeños pueden necesitar una o dos actualizaciones, mientras que los más grandes o largos pueden requerir una revisión rápida cada pocas semanas.
La mayoría de los briefs tardan entre 30 minutos y un par de horas, según el tamaño del proyecto y cuánta información ya tengas. Si tus objetivos, alcance y cronograma están claros, el proceso es rápido. Si necesitas aportes de otras personas, puede tomar un poco más, pero esa claridad inicial suele ahorrar tiempo más adelante.
