Caso de uso: Flowlu para la gestión de proyectos

Flowlu es un software de gestión de proyectos en línea que ayuda a llevar un registro de todos los detalles de los proyectos, monitorear la carga de trabajo y colaborar con tu equipo. En Flowlu, todos los datos del proyecto se almacenan de forma segura en la nube. Como resultado, siempre ves la versión final del progreso del trabajo sin importar desde dónde accedas a tu información o desde qué dispositivo. 

¿Quieres aprender cómo usar Flowlu eficazmente para la gestión de proyectos y configurar tus proyectos? ¡Comencemos!

Paso 1: Crear Estados de Tarea

Lo primero que debes hacer es personalizar los estados de tarea que se muestran en el Tablero Kanban en cada proyecto. Para ello, navega a Configuración del Sistema > Tareas > Flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo de tareas representan procesos en tu empresa y definen qué etapas debe seguir tu tarea hasta alcanzar una etapa de finalización.

Paso 2: Añadir Campos Personalizados

Sabemos que todos los procesos de negocio son únicos y, a veces, algunos campos básicos simplemente no son suficientes. Por eso, Flowlu ofrece campos personalizados para registrar la información específica de tu empresa. Por ejemplo, usando campos personalizados, puedes añadir más de un cliente al proyecto, adjuntar una guía de la Base de Conocimientos, asignar una categoría de proyecto o poner cualquier otra información. 

Paso 3: Añadir Clientes

Cada proyecto puede vincularse a un cliente específico de tu CRM. Puedes añadirlos manualmente o importar tu base de clientes en bloque.

Paso 4: Invitar a tu Equipo

Para asegurar una colaboración eficaz, invita a tus compañeros de equipo a la cuenta de la empresa y asígnales un nivel de acceso de Empleado al módulo Proyectos. En este caso, no verán ningún dato financiero en tus proyectos y no podrán editar ninguna información. Sin embargo, podrán realizar tareas, ver el progreso del proyecto, dejar comentarios y subir archivos. 

Los permisos pueden asignarse después de añadir un usuario o con antelación — usando grupos de usuarios. 

Paso 5: Configurar los Ajustes para tus Proyectos

Si vas a Configuración del Portal > Proyectos > Configuración general, encontrarás algunos ajustes adicionales que pueden ayudarte a personalizar aún mejor tus proyectos. 

• Si deseas que tu proyecto pase a la siguiente etapa una vez que se completen todos los hitos en la etapa actual, activa esta configuración.
• Si deseas que tus gerentes de proyecto accedan a todos los proyectos y no solo a los suyos, marca esta configuración.
• Si deseas que tus compañeros de equipo puedan eliminar proyectos activos (no solo los archivados), activa esta configuración.
  

También recomendamos usar opciones de gestión financiera en proyectos y activarla allí. Siempre puedes desactivarla para un proyecto particular. 

Esta sección también incluye algunas opciones de personalización como cambiar el color del borde para los proyectos atrasados o incluir imágenes de portada de la tarjeta del proyecto en el tablero.

Paso 6: Habilitar Notificaciones

Elige qué notificaciones te gustaría recibir sobre las actualizaciones del proyecto . Flowlu ofrece notificaciones de navegador, web (en la aplicación), móviles y por correo electrónico.

Paso 7: Crear un Proyecto

Una vez que configuremos toda la información necesaria, podemos empezar a crear nuestro primer proyecto. 

• Introduce el nombre del proyecto y elige una prioridad.
• Puedes conectar tu proyecto a un espacio de trabajo. Si no ves esta opción, instala el módulo Espacios de trabajo. 
• Introduce una descripción detallada.
• Selecciona un cliente y un gerente de proyecto. Ten en cuenta que solo los usuarios con nivel de acceso Administrador o Gerente de proyecto al módulo Proyectos pueden ser seleccionados como gerente de proyecto.
• En Flujo de Trabajo del Proyecto, elige Proyecto Personalizado.
• En Flujo de Trabajo de Tareas, selecciona tu flujo de trabajo de tareas preconfigurado. 
• Añade un equipo de proyecto y activa el chat del proyecto. No podrás activarlo después de crear tu proyecto.
• Coloca tu proyecto en una cartera, si quieres observar toda la información relacionada con proyectos con metas y estrategias similares a la vez. Puedes aprender más sobre carteras en esta guía.
  
• Habilita la gestión financiera. Puedes aprender más sobre la gestión financiera en esta guía.
• Selecciona las fechas de inicio y fin del proyecto. 
• Completa los campos personalizados, si tienes alguno. 
• Guarda tu proyecto. ¡Hurra, acabas de crear tu primer proyecto en Flowlu!

Paso 8: Planificar tus Procesos

Después de crear tu proyecto, es hora de armar un plan de proyecto. Ve a la Orden de trabajo y desglosa tu proyecto en etapas principales e hitos. Añade tareas para cada hito. Después de cerrar todas las tareas , el hito se cierra automáticamente. Lo mismo ocurre con las etapas, después de alcanzar todos los hitos, el proyecto pasa a la siguiente etapa. 

Paso 9: Asignar Tareas y Monitorear el Progreso

Flowlu ofrece varias vistas para visualizar el progreso del proyecto: el Tablero Kanban, Gantt, tabla o una lista por responsables. Dirígete a Tareas (tarjeta del proyecto) y elige la vista de tareas que mejor te funcione. Usa arrastrar y soltar para poner la vista preferible en primer lugar.

Asigna tareas del proyecto a los compañeros de equipo relevantes y sigue su rendimiento. Consejo: Puedes asignar tareas en bloque usando la vista de lista. 

En el tablero, puedes crear tareas adicionales haciendo clic en el botón “Agregar Tarea” en la parte inferior de la primera columna de tu flujo de trabajo. O bien, utiliza el botón "Crear" en la esquina superior derecha. 

A medida que ejecutas tu proyecto, simplemente arrastra y suelta tus tarjetas a las siguientes etapas. O bien, cambia su etapa desde su página detallada. 

Consejo: Puedes etiquetar las tarjetas de tareas usando etiquetas para una mejor organización en el tablero.

Los proyectos de Flowlu te permiten subir documentos, colaborar en el chat del proyecto, crear eventos, dejar notas, crear tareas basadas en los comentarios y sugerencias del cliente, registrar gastos y emitir facturas. Todo está conectado a tu proyecto y se muestra en su tarjeta. 

Paso 10: Completar un Proyecto

Una vez que logres todas las etapas, puedes completar el proyecto como exitoso. También puedes pausar el proyecto o cerrarlo como fallido. Los proyectos completados se pueden restaurar fácilmente desde el Archivo de Proyectos cuando quieras.

¿Quieres impulsar aún más tu gestión de proyectos? Te recomendamos consultar estos recursos:

• Flujos de trabajo de proyectos (plantillas para procesos similares)
• Rastreador de tiempo (temporizador para seguir el tiempo empleado y emitir facturas basadas en el trabajo realizado)
• Listas personalizadas (tablas para registrar cualquier dato)