6 passos para uma implementação de CRM bem sucedida

Kelly Richardson

18 de outubro de 2022

9 min read

O software CRM é uma parte essencial de qualquer negócio, especialmente quando se trata de PMEs. Esse software ajuda a aumentar a produtividade, otimizar processos e melhorar a comunicação tanto com a equipe quanto com os clientes. Para funcionar de maneira eficiente e gerar o maior lucro para o seu negócio, o software CRM deve atender completamente aos seus objetivos e ser integrado com outras ferramentas frequentemente usadas para a gestão empresarial. Para configurar todos os processos do zero, você deve realizar uma implementação de CRM.

No artigo de hoje, vamos revelar o que é uma implementação de CRM, por que você precisa dela e como realizá-la em apenas seis etapas.

O que é Implementação de CRM?

Implementação é o processo de integrar o seu negócio com um CRM específico. Esse processo inclui várias etapas, desde a análise até a pós-revisão. Uma parte significativa do seu sucesso futuro depende exatamente da implementação do CRM, porque define quão produtivamente você vai trabalhar com essa ferramenta e quão suaves serão seus processos.

Seguindo as melhores práticas, uma implementação eficiente de CRM consiste em seis etapas, que incluem:

• Análise.
• Pesquisa.
• Montagem de uma equipe de implementação.
• Migração.
• Integração.
• Testes.

Para conduzir uma implementação bem-sucedida, você deve focar primeiro em seus objetivos alvo. Na maioria dos casos, encontrar um CRM apropriado não é o primeiro passo do seu plano de negócios e você começa a procurar um software específico depois que seu fluxo de trabalho já está estabelecido. Isso significa que você também deve considerar sua situação atual, porque um software CRM não deve interromper e mudar completamente seu fluxo de trabalho, ele deve complementar e aprimorar suas atividades já existentes.

Nesse caso, uma implementação integra um CRM específico ao seu fluxo de trabalho, automatiza fluxos de trabalho e constrói estratégias de vendas com base em ações automatizadas. Como a maioria das equipes já usou algum software antes, uma das etapas da implementação é a migração de dados, que ajuda a economizar tempo com a entrada manual de dados.

Por Que Você Precisa Disso?

Como mencionado anteriormente, uma implementação de CRM é um processo de configuração de software para atender às necessidades do seu negócio. Não é suficiente apenas comprar uma assinatura, porque todos os negócios são diferentes e têm necessidades distintas.

Sem uma implementação adequada, levará muito tempo e esforço para descobrir como os processos do CRM funcionam. Isso significa que levará mais tempo para a integração e a produtividade da sua equipe diminuirá significativamente durante esse período. Além disso, algumas ações importantes serão impossíveis sem integrações. Você gastará muito tempo alternando entre páginas, verificando suas caixas de e-mail não integradas e olhando o calendário em outros aplicativos.

Se você gerencia tarefas e problemas no Excel ou em softwares específicos de gerenciamento de tarefas, precisará migrar seus dados para os novos aplicativos e, às vezes, uma simples importação de CSV não é suficiente, então você precisará integrar-se com outras soluções.

Parece uma bagunça total, certo? Isso acontece com empresas que pulam o processo de implementação do CRM. Para evitar tais problemas e obstáculos, o software CRM deve ser adequadamente implementado no seu fluxo de trabalho.

Quanto Tempo Leva a Integração do CRM?

Depende principalmente do tamanho do seu negócio. Se você tem processos simples e não tem muitos clientes, a implementação não levará muito tempo porque seus processos podem ser facilmente otimizados.

Negócios com processos complexos provavelmente usaram algum software CRM antes, então levará mais tempo para implementar tudo, porque os processos de migração de dados e integração precisam de algum tempo para serem preparados.

Também depende se você tem especialistas para ajudá-lo. Por exemplo, você pode atribuir a implementação a um de seus funcionários ou montar uma equipe de implementação inteira. Mas, na maioria dos casos, é melhor solicitar serviços de implementação da equipe do CRM que você pretende usar. Por um preço acessível, um gerente atencioso analisará seu negócio, migrará dados, configurará integrações e integrará você e sua equipe.

De acordo com estimativas, em pequenas empresas a implementação leva de um a três meses. Quanto às grandes empresas, não há limites de tempo estritos, mas a linha mínima é de cerca de meio ano.

6 Etapas Básicas para uma Implementação de CRM

O processo de implementação é uma revisão total para cada negócio. Para proporcionar uma implementação suave e otimizar processos de forma eficaz, existem 6 etapas chave, que ajudam você a construir uma estratégia sólida.

Etapa 1. Definir Objetivos e Analisar Seu Negócio

Antes de tudo, você deve entender claramente suas necessidades e processos atuais. Em resumo, um CRM deve complementar seus processos já em funcionamento. Pense em como o CRM pode melhorar seu fluxo de trabalho, não em como ele pode mudá-lo.

Depois de definir os principais objetivos, a próxima etapa é a pesquisa de mercado. Esta etapa é importante, mas muito complicada também. O mercado está sobrecarregado com ferramentas que se adequam a diferentes negócios. Algumas delas funcionam em campos específicos, enquanto algumas soluções são tudo-em-um. Mas o que você deve escolher? Quando você está embaraçado de riquezas, foque em suas necessidades. Você precisa de um CRM com um monte de integrações das quais você nunca ouviu falar? É melhor encontrar uma solução que atenda exatamente às suas necessidades, sem quaisquer recursos desnecessários que interrompam seu trabalho.

Na sua pirâmide de valor, um processo deve ocupar o primeiro lugar, enquanto a tecnologia é apenas uma ferramenta.

Etapa 2. Realizar Pesquisa

Uma vez que você estabeleceu objetivos e eliminou todas as desnecessidades, é hora de escolher a solução certa entre a variedade de opções.

Esses 4 pontos chave ajudarão você a encontrar a solução certa:

• Tem todos os seus essenciais, mas não está sobrecarregado com ferramentas irrelevantes.
• É fácil de usar.
• Oferece assinaturas acessíveis.
• Integrado com seus aplicativos frequentemente usados.

É uma situação comum quando acontece de encontrar algumas ferramentas que atendem a todos os pontos mencionados acima, mas elas provavelmente vão ter preços diferentes, então é melhor experimentar a mais acessível, se for bem equipada.

Também é importante mencionar que alguns CRMs são criados para indústrias específicas. Por exemplo, existem CRMs para agentes de viagens, especialistas em marketing, equipes de vendas, corretores de hipotecas, educação, consultores de negócios e mais. Então, se você trabalha em uma indústria que requer CRM, tente algo para o seu setor ou tente usar uma solução tudo-em-um, porque ela se adapta a todos os negócios.

Etapa 3. Formar uma Equipe de Implementação

Você escolheu um CRM e comprou uma assinatura ou um teste gratuito. O que vem a seguir? O próximo passo é designar pessoas responsáveis pela implementação. Pode ser uma pessoa ou uma equipe inteira, depende do tamanho do seu negócio.

Geralmente, a equipe de implementação inclui os chefes de cada departamento. Eles entendem claramente as necessidades de seus escritórios, quais ferramentas eles usam e que tipo de integrações eles precisam. Também é importante ter uma visão sobre os usuários médios, porque mesmo que um CRM seja implementado por especialistas, ele será usado por funcionários médios e precisa ser eficaz e fácil de entender.

Como mencionado, alguns negócios usam serviços de implementação por especialistas em CRM. A maioria desses softwares fornece seus próprios especialistas para ajudá-lo a implementar tudo e integrar sua equipe. Às vezes, essa abordagem é a certa, porque ninguém conhece o sistema melhor do que seus gerentes e desenvolvedores.

Etapa 4. Migração de Dados

Você provavelmente estava usando algum software de gerenciamento antes de comprar um novo CRM, então a próxima etapa é migrar seus dados de um aplicativo para outro.

A maioria das soluções oferece apenas uma simples importação e exportação de CSV, então você pode facilmente transferir seus dados com listas do Excel. Mas e se não houver uma maneira fácil de migrar?

Alguns CRMs já ajustaram integrações com ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos ou software de contabilidade. Por exemplo, no Flowlu, você pode importar tarefas e problemas do Trello e Jira com apenas um clique.

Mas as informações mais importantes que precisam ser integradas são e-mail e agendamento. A maioria das soluções tem integrações diretas com aplicativos como Gmail e Google Calendar. Se não houver integração direta, você pode usar IMAP para vinculação de e-mail.

Como você precisa estar em contato com todos os processos mesmo quando está fora do escritório, a sincronização bidirecional é essencial, para que você possa acompanhar os compromissos adicionados no CRM diretamente no seu aplicativo de agendamento, como o Google Calendar.

Etapa 5. Integrar Sua Equipe

Uma vez que tudo está configurado e todos os dados são migrados, é hora de familiarizar sua equipe com o novo software. Escolha uma pessoa para integrar os outros e construa um manual de instruções passo a passo para seus funcionários.

A maioria dos CRMs tem um módulo de integração com treinamento guiado, ou você pode adicionar listas de verificação com os pontos mais importantes de conhecer o sistema.

Não tenha medo de usar o conhecimento e incentive seus funcionários a fazer o mesmo. A base de conhecimento é uma ferramenta importante para armazenamento de FAQ. Como cada software tem seu próprio armazenamento de conhecimento com guias e manuais, você também pode construir um interno com documentos relacionados ao seu negócio, fluxos de trabalho e cultura corporativa.

Usar um centro de ajuda e construir sua própria base de conhecimento interna é uma parte importante da integração, pois também ajuda novos contratados a se integrarem rapidamente aos seus processos.

Etapa 6. Revisar e Realizar Testes

Um novo CRM está implementado e sua equipe está integrada, mas não é o fim. Os próximos meses após a implementação são os mais importantes. Realize reuniões regulares, peça a seus funcionários e líderes de equipe que preparem relatórios curtos com problemas e solicitações.

O processo de implementação é difícil e complicado e não termina com o início do uso. A maioria dos problemas ocultos provavelmente aparecerá durante os próximos meses, então esteja preparado para resolvê-los.

O Que Vem a Seguir?

As coisas mais importantes na implementação são simples: focar em seus objetivos, comunicar-se regularmente com a equipe de implementação e salvar conhecimento para compartilhá-lo com futuros funcionários.

A implementação do CRM é uma parte importante do ciclo de vida do negócio. Ela define seu sucesso futuro e quão lucrativo o CRM será. Construa uma estratégia passo a passo com nosso guia e economize dinheiro, tempo e recursos humanos na implementação.

Para facilitar a integração, o Flowlu está oferecendo serviços de implementação e configuração de nossos especialistas para analisar seu negócio com precisão, migrar dados e integrar cuidadosamente sua equipe.

Kelly Richardson

18 de outubro de 2022

9 min read