Guia Completo para Enviar uma Fatura e Receber o Pagamento
Você provavelmente já ouviu o velho ditado: “Peça e receberá.” E quando se trata de receber pagamentos, quanto antes você pedir, mais rápido vai receber.
O processo de enviar uma fatura para um cliente ou emitir faturas para clientes é extremamente fácil — especialmente se você usar ferramentas como o Flowlu. Mas antes de enviar faturas, é importante entender como emitir uma fatura ou como enviá-la para uma empresa. Vale lembrar que você não precisa apenas criá-las e enviá-las — também é necessário incluir uma mensagem junto com a fatura. Existem diferentes formas de envio que você pode utilizar.
Melhor Forma de Enviar Faturas: Guia Passo a Passo
Se você nunca enviou uma fatura antes, isso pode parecer um pouco intimidador — mas não precisa ser. Basta seguir estes passos simples para enviar sua cobrança com confiança:
Passo #1: Condições de Pagamento
Dependendo do seu negócio, a cobrança dos seus clientes pode ser igual ou variar de cliente para cliente. Por exemplo, as preferências do cliente, a duração do projeto ou até mesmo o tipo de trabalho entregue podem mudar — ou não.
Há várias condições de pagamento que você pode escolher. Você pode preferir cobrar por hora, solicitar um pagamento adiantado ou um contrato de recorrência, usar parcelas baseadas em marcos do projeto ou com datas fixas.
Passo #2: Cronograma de Pagamento
Antes de enviar uma fatura, você precisa saber o momento certo de enviá-la. Isso vai depender do seu tipo de negócio e do serviço prestado. Porém, na maioria dos casos, o melhor é solicitar um pagamento antecipado antes de iniciar o trabalho. Se for essa a sua escolha, envie a fatura assim que o cliente aprovar o trabalho. Você pode emitir a fatura logo após a assinatura de um contrato online ou ao aceitar sua proposta. Assim que o pagamento for feito, comece imediatamente.
Se você estiver usando o Flowlu e quer saber como enviar uma fatura, o processo é muito simples. Basta usar um modelo pronto, adicionar os dados da sua empresa — como o logotipo, por exemplo — e enviar a fatura para o cliente.
Passo #3: Informações Que Devem Estar na Fatura
Antes de enviar uma fatura, certifique-se de que o cliente tenha tudo que precisa para efetuar o pagamento em dia. Veja o que deve constar em toda fatura:
- Título e Número da Fatura: Incluir o título “Fatura” e um número é essencial para manter a organização. Assim, você saberá exatamente a qual cobrança o cliente está se referindo.
- Seus Dados de Contato: No topo da fatura, inclua seu logotipo, nome, endereço, telefone e e-mail. Com o Flowlu, você pode configurar essas informações uma vez só e usar como modelo padrão, economizando tempo.
- Dados do Cliente: Assim como os seus dados, é importante incluir nome, endereço, e-mail e telefone do cliente na fatura.
- Detalhes do Projeto: Sempre descreva o serviço prestado. Adicione itens de linha com os produtos ou serviços fornecidos e seus respectivos preços.
- Detalhamento dos Valores: Aqui, inclua impostos, descontos aplicáveis e o valor total a ser pago.
- Data de Vencimento: É essencial informar até quando o pagamento deve ser feito — e quando você pode esperar receber.
- Formas de Pagamento: Indique como o cliente pode pagar. Em alguns casos, é necessário incluir CNPJ, inscrição estadual ou dados fiscais. Em caso de dúvida, consulte seu contador.
Passo #4: Modelo
Sempre use um modelo ao enviar uma fatura — e com o Flowlu, isso é muito fácil. Você pode criar um modelo com seus dados, cores preferidas e layout personalizado e reutilizá-lo sempre, em vez de começar do zero a cada novo projeto.
Além disso, é possível automatizar o envio das faturas com regras predefinidas. Isso economiza tempo e evita erros manuais.
Passo #5: Envie a Fatura
Se você quer saber como enviar faturas, o Flowlu é novamente uma ótima opção. Você tem duas formas de envio:
- Enviar por e-mail diretamente para seus clientes
- Compartilhar um link com seus clientes
De qualquer forma, os clientes poderão visualizar, baixar, imprimir em PDF e — se o pagamento online estiver ativado — pagar diretamente.
Se for enviar por e-mail, lembre-se de incluir uma mensagem curta. A melhor prática é criar um modelo genérico que possa ser adaptado rapidamente para cada cliente. Há muitos exemplos disponíveis, e aqui está um que você pode usar como está ou ajustar ao seu estilo:
Olá [Nome do Cliente],
Clique no link abaixo para acessar a sua fatura #[número da fatura] referente ao projeto [nome do projeto].
O saldo atual é de [valor], e o pagamento completo deve ser feito até [data de vencimento]. Na fatura, você encontrará opções de pagamento via cartão e transferência bancária.
Obrigado pela colaboração! A próxima fatura será enviada em [data da próxima fatura].
Qualquer dúvida sobre o projeto ou pagamento, é só me chamar.
Abraços,
[Seu Nome/Nome da Empresa]
Passo #6: Aceite Pagamentos Online
A última coisa que você quer é dar desculpas para o cliente não pagar em dia. Para evitar isso, ofereça diferentes formas de pagamento — e principalmente, pagamentos online. Com o Flowlu, isso é possível. Assim, você recebe mais rápido e facilita a contabilidade.
Usando o Flowlu, você também será notificado sempre que um pagamento for recebido — ou até quando a fatura for visualizada mas não paga. Isso te dá controle total sobre seu negócio.
Se você envia a mesma fatura todo mês (ou a cada duas semanas), pare de fazer isso manualmente. Com a função de faturas recorrentes do Flowlu, você pode:
- Agendar envios automáticos
- Repetir os mesmos itens de cobrança
- Receber notificações quando forem visualizadas ou pagas
Ideal para freelancers, agências ou qualquer pessoa que cobre regularmente. Você se mantém organizado. Seus clientes também.
Passo #7: Acompanhe Suas Faturas
Com o Flowlu, acompanhar todas as suas faturas é muito fácil. Você consegue ver quais foram pagas, quais estão prestes a vencer e quais estão atrasadas. Nesse último caso, é hora de enviar uma nova mensagem — um e-mail de lembrete de pagamento, como veremos a seguir.
Passo #8: Envie Lembretes de Pagamento
Um lembrete educado funciona muito bem. Mas e se o cliente ainda não pagou?
Aqui está um modelo de lembrete amigável que você pode enviar após o vencimento:
Assunto: Lembrete amigável: Fatura #[1234] do projeto [Nome do Projeto]
Olá [Nome do Cliente],
Espero que esteja tudo bem! Estou entrando em contato sobre a fatura #[1234] do projeto [Nome do Projeto], que venceu em [Data de Vencimento], segundo nossos registros.
Se já tiver feito o pagamento, desconsidere — muito obrigado! Se ainda não, você pode pagar aqui: [Inserir link].
Se tiver alguma dúvida ou precisar de algo, estou à disposição.
Obrigado novamente,
[Seu Nome]
Dica: Programe um segundo lembrete para ser enviado alguns dias depois, se o pagamento ainda não tiver sido feito. Depois disso, considere uma ligação ou mensagem por outro canal.
Quando o Pagamento Não Acontece: E Agora?
Se você já fez follow-up algumas vezes e nada aconteceu, aqui está o que pode fazer:
- Passo 1: Envie um aviso final firme e educado (ex: “Último lembrete: Pagamento em atraso”).
- Passo 2: Ofereça um prazo de tolerância curto — “Por favor, efetue o pagamento em até 5 dias úteis.”
- Passo 3: Mencione os próximos passos (ex: pausar o projeto ou acionar cobrança — apenas se necessário).
Mantenha a postura profissional, não leve para o lado pessoal. Você está gerenciando um negócio — não cobrando os amigos do bar.
Erros Comuns na Emissão de Faturas
Mesmo os mais experientes cometem deslizes. Fique atento a estes:
- Esquecer de incluir a data de vencimento – Sem prazo, sem urgência.
- Não informar formas de pagamento – Não faça o cliente adivinhar como pagar.
- Descrições genéricas – “Serviços prestados” não diz muita coisa. Seja claro.
- Enviar a fatura sem contexto – Sempre inclua uma mensagem objetiva.
Pequenos detalhes = pagamentos mais rápidos.
Resumo
Receber não precisa ser complicado. Com o Flowlu, você pode criar, enviar e acompanhar faturas sem burocracia. É rápido, flexível e te ajuda a parecer tão profissional quanto você realmente é — enquanto facilita o pagamento para seus clientes.
Envie sua próxima fatura com o Flowlu — simples, inteligente e pronto para você.
Não importa se você é freelancer, tem uma empresa ou gerencia vários negócios — o processo de envio da fatura é o mesmo. A principal diferença será nos impostos que você precisa cobrar.
Existem diferentes formas de enviar uma fatura para pagamento. Você pode enviar por e-mail diretamente ou compartilhar um link onde o cliente poderá visualizar, baixar, imprimir e pagar. Com o Flowlu, as duas opções estão disponíveis.
A maioria das faturas não exige assinatura, mas alguns clientes podem querer uma para registro. Nesse caso, basta enviar a fatura por e-mail para que eles possam assiná-la — digitalmente ou imprimindo e assinando manualmente.
A maneira mais simples é usando o Flowlu. Você pode criar um modelo personalizado com todas as suas informações e usar regras de automação para preenchê-lo corretamente sempre — garantindo um visual profissional e pronto para ser enviado aos clientes em minutos.
Com muitos clientes, a emissão de faturas pode virar uma bagunça. O Flowlu facilita esse processo — você cria modelos, acompanha pagamentos e gerencia tudo em um só lugar. Basta clicar para enviar por e-mail. Precisa fazer follow-up? Programe lembretes automáticos. Não precisa mais procurar em conversas de e-mail — tudo está centralizado. Até mesmo diferentes moedas e idiomas são suportados.
Sim, e isso economiza muito tempo. Com o Flowlu, você automatiza tudo: configure uma vez e as faturas serão enviadas assim que o trabalho estiver concluído. Também é possível enviar lembretes automáticos para faturas em aberto. Nada de esquecer! Tudo funciona em segundo plano enquanto você foca no que importa. E você ainda pode ver quando o cliente abriu o e-mail da fatura.
Faturas enviadas por e-mail podem se perder facilmente. Com o Flowlu, todo o histórico fica vinculado ao cliente — até mesmo as respostas por e-mail. Você não precisa mais vasculhar conversas para saber o que está acontecendo. Envie a fatura, acompanhe tudo com clareza e mantenha tudo organizado em um só lugar. Faturar não precisa ser complicado.
