Noções básicas de contabilidade para pequenas empresas: o que acompanhar e como gerir
Resposta rápida
Se está a perguntar como fazer a contabilidade de uma pequena empresa, comece por aqui: o seu objetivo é garantir que recolhe os dados certos, obtém os números corretos e utiliza esses dados para tomar decisões. É por isso que, mesmo nas pequenas empresas, a contabilidade e a escrituração contabilística não devem ser tratadas como algo em que só pensa uma vez por ano, na época fiscal.
Antes de avançarmos, vale a pena estabelecer uma distinção clara entre escrituração contabilística e contabilidade. A primeira diz respeito aos dados que recolhe diariamente; a segunda consiste em analisar esses números e transformá-los numa estratégia de crescimento.
Porque é que ambas são importantes e quais são os princípios básicos — é isso que vai aprender hoje.
Contabilidade para pequenas empresas vs. escrituração contabilística
Já apresentámos uma breve descrição de cada uma, mas vamos abordar os princípios básicos da escrituração contabilística e analisar mais detalhadamente o que torna estes conceitos diferentes.
Escrituração contabilística
Estes princípios básicos da escrituração contabilística servem para criar a base da sua empresa. O principal objetivo é registar diariamente todas as suas transações financeiras, para que os seus números se mantenham corretos e organizados. Isto inclui tarefas simples e recorrentes, como processar salários, emitir faturas, introduzir dados e fazer reconciliações bancárias.
Tenha em mente que uma escrituração contabilística precisa é muito importante — se houver erros, a sua contabilidade também não será muito útil. Afinal, se recolher os dados errados, as suas demonstrações financeiras também estarão erradas.
Contabilidade
A contabilidade está mais focada na utilização dos dados que recolheu para criar uma estratégia de crescimento da sua empresa. Isto significa analisar, interpretar e elaborar relatórios com base nos seus dados financeiros. As tarefas comuns incluem a elaboração de orçamentos, o planeamento fiscal, a previsão financeira e a preparação de relatórios financeiros — realizados mensalmente, trimestralmente e anualmente.
Se está a lançar a sua pequena empresa, preste especial atenção à escrituração contabilística. Manter os seus registos organizados não é difícil — pode utilizar software específico para isso (por exemplo, o Flowlu acompanha todas as finanças associadas aos seus negócios ou projetos) ou contratar um freelancer para tratar disso em part-time.
Dito isto, não negligencie a contabilidade. Há momentos em que é necessário recorrer a um especialista para garantir que toma a decisão certa — como ao escolher a estrutura da sua empresa, fazer um grande investimento financeiro ou preparar-se para a época fiscal.
O que as pequenas empresas precisam de acompanhar
Dados financeiros precisos são essenciais para todas as pequenas empresas. Mas quais são os dados mais importantes a acompanhar?
#1. Receitas
Ou faturação. Refere-se ao montante de dinheiro que entra na sua empresa através da venda dos seus serviços e produtos. Precisa de conhecer as suas receitas para determinar a rentabilidade da empresa, bem como para declarar os seus impostos.
Para determinar as suas receitas, acompanhe os registos de caixa, recibos de vendas, depósitos bancários e relatórios das plataformas de comércio eletrónico.
#2. Despesas
São todos os custos que a sua empresa precisa de suportar para funcionar no dia a dia. É importante acompanhá-los porque a maioria das despesas é dedutível para efeitos fiscais, o que significa que reduz o seu rendimento tributável.
Para determinar as despesas, acompanhe o inventário, as subscrições de software, os serviços públicos, a renda, os materiais de escritório e os custos de marketing. Certifique-se de que guarda todos os recibos.
#3. Faturas
São os documentos que envia aos clientes quando fornece produtos ou serviços. Correspondem às suas contas a receber e é importante acompanhá-las de perto — as faturas não pagas são uma das principais causas de problemas de fluxo de caixa. Precisa de saber quanto cada cliente lhe deve e quando o pagamento vence.
Para acompanhar as suas faturas, consulte os respetivos números, condições de pagamento, datas de emissão e estado do pagamento.
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#4. Contas a pagar
São as faturas que recebe dos seus contratantes, fornecedores e prestadores de serviços e correspondem às suas contas a pagar. Pague as suas contas atempadamente e mantenha uma boa relação com os seus fornecedores.
Para acompanhar as suas contas, consulte as datas de vencimento, os valores em dívida e os métodos de pagamento.
#5. Folha de pagamento
Se a sua pequena empresa já tem funcionários, precisa de tratar dos seus salários, benefícios e impostos retidos na fonte. Preste especial atenção a esta área — até um pequeno erro pode resultar numa multa elevada ou numa auditoria por parte das autoridades fiscais.
Para acompanhar a folha de pagamento, consulte os salários brutos, as horas trabalhadas, os pagamentos a prestadores de serviços independentes, os bónus e os impostos retidos.
#6. Impostos
É importante saber que é responsável por mais do que apenas o imposto anual sobre o rendimento. Como estes valores podem acumular-se, pode ser útil reservar uma percentagem das suas receitas ao longo do ano.
Para acompanhar os seus impostos, tenha em conta estes tipos:
- impostos sobre a folha de pagamento
- impostos locais sobre imóveis empresariais
- impostos trimestrais estimados sobre o rendimento pagos
- imposto sobre vendas cobrado aos clientes
#7. Ativos
Esta categoria inclui tudo o que tem valor e que pertence à sua empresa. É importante acompanhar os seus ativos, especialmente se estiver a solicitar um empréstimo.
Pode acompanhá-los consultando o inventário disponível, veículos, equipamentos, imóveis, dinheiro no banco e propriedade intelectual.
#8. Passivos
São todos os valores que a sua empresa deve a terceiros. Para determinar o valor da sua empresa, precisa de calcular o seu capital próprio, o que significa conhecer tanto os seus passivos como os seus ativos.
Os passivos podem ser acompanhados através dos saldos de cartões de crédito, contratos de arrendamento de longo prazo, empréstimos empresariais e linhas de crédito em aberto.
Relatórios e processos contabilísticos básicos
Uma boa gestão financeira depende de uma estrutura sólida e de dados organizados. Os relatórios e os processos são os dois elementos que ajudam as empresas a obter uma visão clara das suas finanças, manter o orçamento saudável e tomar as próximas decisões de forma ponderada.
Como ponto de partida, apresentamos os 5 pilares básicos da contabilidade:
1: Demonstração de resultados
Também conhecida como Demonstração de Resultados. Mede o desempenho financeiro da sua empresa durante um período específico — um ano, um trimestre ou apenas um mês.
Em termos simples, esta demonstração mostra se a sua empresa está a gerar ou a perder dinheiro depois de contabilizar os seus custos.
Como determinar o seu lucro líquido:
Subtraia as suas despesas das suas receitas.
2: Balanço
Veja o Balanço como uma fotografia tirada no último dia de cada mês — mostra quanto a sua empresa possui e quanto deve. Em última análise, ao consultar o balanço, pode perceber quanto sobraria se encerrasse a empresa hoje e pagasse todas as suas dívidas.
Como determinar os seus ativos:
Some os seus passivos e o seu capital próprio.
3: Demonstração de fluxos de caixa
Mostra o movimento efetivo de dinheiro que entra e sai das suas contas bancárias durante um período específico. O problema é que, mesmo com uma demonstração de resultados positiva, a sua empresa pode ainda assim entrar em falência se ficar sem dinheiro.
Esta demonstração divide todos os movimentos de caixa em 3 categorias:
- Atividades de financiamento — investimentos dos proprietários e empréstimos
- Atividades operacionais — vendas e custos diários
- Atividades de investimento — compra de ativos, como equipamentos
Como determinar o seu fluxo de caixa líquido:
Some o seu dinheiro proveniente das atividades operacionais, de investimento e de financiamento.
4: Reconciliação bancária
Consiste em comparar os extratos dos seus cartões de crédito e contas bancárias com os dados do seu software de contabilidade. É uma tarefa importante para garantir que não existem cobranças fraudulentas ou erros bancários e para identificar eventuais recibos em falta.
Como fazer:
Compare o saldo do seu extrato bancário com o saldo da sua contabilidade e, em seguida, ajuste os cheques pendentes, os depósitos pendentes e quaisquer comissões bancárias até que os dois coincidam.
5: Fecho do mês
É uma simples lista de tarefas a concluir no final de cada mês. Depois de o mês ser fechado, os dados não serão alterados. Esta lista evita que as transações se percam entre meses.
Como fazer:
Reconcilie todas as contas, reveja as faturas e contas pendentes, registe as transações em falta e, em seguida, feche a contabilidade desse mês.
Ferramentas, erros e boas práticas
Acompanhar as suas finanças empresariais pode evitar muitas dores de cabeça. Fazê-lo regularmente evita desperdícios de tempo e dinheiro — em poucas palavras, é isto que significa contabilidade para pequenas empresas.
Mas a contabilidade para pequenas empresas não é igual para todos os tipos de organizações ou setores. Algumas empresas conseguem gerir-se com folhas de cálculo, enquanto outras precisam de software dedicado. Então, qual é o seu caso?
Quando pode utilizar folhas de cálculo?
Utilizar folhas de cálculo como o Google Sheets ou o Microsoft Excel pode ser suficiente para algumas empresas. Verifique se alguma destas situações se aplica à sua:
- É freelancer ou trabalha por conta própria e tem poucas transações por mês.
- Utiliza a contabilidade de caixa, registando as transações apenas quando o dinheiro entra ou sai efetivamente da sua conta.
- Tem despesas simples e trabalha com, no máximo, 5 clientes por mês.
Mesmo que as folhas de cálculo sejam adequadas ao seu caso, tenha em conta que são propensas a erros, uma vez que dependem da introdução manual de dados.
Quando deve utilizar software?
Opte por um software de contabilidade quando precisar de:
- Registar as despesas dos funcionários e processar a folha de pagamento.
- Gerir o inventário que precisa de ser acompanhado e atualizado em tempo real.
- Passar mais de algumas horas por semana a introduzir manualmente dados dos extratos bancários.
Algumas opções populares a considerar incluem QuickBooks, Xero, FreshBooks e Flowlu. Todas abrangem funcionalidades essenciais, como faturação, acompanhamento de despesas e relatórios, embora sejam diferentes em termos de preço, facilidade de utilização e funcionalidades adicionais, como a integração com projetos ou CRM.
Porque é que utilizar ferramentas específicas pode ser a melhor opção
Cada vez mais ferramentas permitem gerir as suas finanças e operações diárias em conjunto, num único local.
Eis por que razão deve experimentar o Flowlu:
1. É adequado tanto para empresas como para profissionais independentes
Mesmo que esteja a gerir uma empresa maior, o Flowlu pode ser uma alternativa mais simples e conveniente às folhas de cálculo. E, se estiver a gerir projetos mais pequenos, ajuda-o a acompanhar o seu orçamento de forma clara e simples.
2. Disponibiliza um criador de documentos financeiros — desde a criação personalizada até à automatização completa
Crie a sua própria fatura (ou orçamento) e guarde-a como modelo, ou utilize um dos modelos já disponíveis.
3. Mantém as suas finanças no contexto
Associe todos os documentos financeiros a uma oportunidade ou projeto específico, para não ter de procurar dados por toda a plataforma.
4. Reúne e prepara os seus resultados por si
O Flowlu fornece relatórios detalhados. Pode ter uma visão geral ou aprofundar dados específicos de um projeto: fluxo de caixa, faturas e orçamentos, pagamentos e despesas recorrentes, gestão de inventário e até previsões de fluxo de caixa.
Em vez de utilizar uma ferramenta separada para cada tarefa, o Flowlu permite-lhe fazer tudo num só lugar: acompanhar as suas finanças no contexto dos projetos, criar documentos financeiros, integrar sistemas de pagamento úteis, automatizar o envio e obter relatórios detalhados.
5 erros de contabilidade de pequenas empresas
#1: Misturar fundos pessoais e empresariais
Este é um erro que muitos freelancers e profissionais independentes cometem. É mais fácil e rápido continuar a utilizar a mesma conta bancária para despesas pessoais e empresariais. Mas, quando chega a época fiscal ou se for sujeito a uma auditoria fiscal, isto pode transformar-se num pesadelo — não terá a mesma proteção de responsabilidade que teria enquanto sociedade ou LLC (Sociedade de Responsabilidade Limitada).
#2: Não guardar recibos inferiores a 75 $
Certifique-se de que guarda todos os seus recibos, independentemente do valor. Não confie apenas nas descrições dos extratos bancários — muitas vezes são demasiado vagas.
#3: Classificar incorretamente os trabalhadores
Cada trabalhador deve ser classificado corretamente. Não classifique alguém como prestador de serviços independente em vez de funcionário regular apenas para poupar nos impostos sobre a folha de pagamento.
#4: Ignorar os relatórios financeiros
Deve consultar os seus números regularmente, não apenas uma vez por ano, na época fiscal. Consulte a sua demonstração de resultados mensalmente e o seu fluxo de caixa semanalmente.
#5: Adiar as reconciliações
Faça reconciliações regularmente — adiá-las facilita a perda de recibos e dificulta a identificação de subscrições duplicadas.
Faça cada número contar
Não deve encarar os princípios básicos da contabilidade para pequenas empresas apenas como mais uma tarefa ou obrigação — veja-os como uma vantagem competitiva. Conhecer os princípios básicos da contabilidade da sua pequena empresa é essencial para evitar estrangulamentos e problemas inesperados.
Quer utilize folhas de cálculo, software de contabilidade ou uma ferramenta completa como o Flowlu, lembre-se de que a consistência é fundamental — deve ser o primeiro item da sua lista de verificação contabilística.
Perguntas frequentes
É o processo de acompanhar, registar, analisar e reportar todas as transações financeiras de uma empresa.
Embora algumas pessoas utilizem os dois termos indistintamente, são diferentes.
A contabilidade consiste em desenvolver uma estratégia com base nos dados recolhidos através da escrituração contabilística.
A escrituração contabilística consiste no registo diário das transações de uma empresa.
Os registos mais importantes são os de receitas, despesas, impostos sobre o emprego e extratos bancários.
Sim — dependendo da empresa, as folhas de cálculo podem ser suficientes para gerir a contabilidade. Dito isto, tenha em conta que estes sistemas dependem inteiramente da introdução manual de dados, o que pode originar erros. Na verdade, um único erro pode colocar em risco todos os seus dados financeiros.
Receitas e despesas → semanalmente
Demonstração de resultados e fluxo de caixa → mensalmente
Reconciliação completa e fecho do mês → todos os meses, sem exceção.
