Conceptos básicos de contabilidad para pequeñas empresas: qué controlar y cómo gestionarlo
Respuesta rápida
Si se pregunta cómo llevar la contabilidad de una pequeña empresa, empiece por aquí: su objetivo es asegurarse de recopilar los datos adecuados, obtener las cifras correctas y utilizar esos datos para tomar decisiones. Por eso, incluso las pequeñas empresas no deberían tratar la contabilidad y el registro contable como algo en lo que solo se piensa una vez al año, durante la temporada fiscal.
Antes de continuar, conviene establecer una distinción clara entre el registro contable y la contabilidad. El primero se centra en los datos que recopila cada día; la segunda consiste en analizar esas cifras y convertirlas en una estrategia de crecimiento.
Por qué son importantes ambos y cuáles son los conceptos básicos: eso es lo que aprenderá hoy.
Contabilidad para pequeñas empresas vs. registro contable
Ya hemos dado una breve descripción de cada uno, pero vamos a repasar los conceptos básicos del registro contable y analizar con más detalle qué hace que sean conceptos diferentes.
Registro contable
Estos conceptos básicos del registro contable tienen como objetivo crear los cimientos de su empresa. El objetivo principal es registrar diariamente todas sus transacciones financieras, para que sus cifras se mantengan precisas y organizadas. Esto incluye tareas sencillas y recurrentes, como gestionar las nóminas, emitir facturas, introducir datos y realizar conciliaciones bancarias.
Tenga en cuenta que un registro contable preciso es muy importante: si contiene errores, su contabilidad tampoco será de mucha utilidad. Al fin y al cabo, si recopila datos incorrectos, sus estados financieros también serán incorrectos.
Contabilidad
La contabilidad se centra más en utilizar los datos que ha recopilado para desarrollar una estrategia de crecimiento para su empresa. Esto implica analizar, interpretar y elaborar informes a partir de sus datos financieros. Entre las tareas habituales se incluyen la elaboración de presupuestos, la planificación fiscal, las previsiones financieras y la preparación de informes financieros, que se realizan mensual, trimestral y anualmente.
Si está poniendo en marcha su pequeña empresa, preste especial atención al registro contable. Mantener sus registros en orden no es difícil: puede utilizar un software específico para ello (por ejemplo, Flowlu realiza un seguimiento de todas las finanzas vinculadas a sus negocios o proyectos) o contratar a un freelancer para que se encargue de ello a tiempo parcial.
Dicho esto, no descuide la contabilidad. Hay momentos en los que conviene recurrir a un especialista para asegurarse de tomar la decisión correcta, como al elegir la estructura de su empresa, realizar una gran inversión financiera o prepararse para la temporada fiscal.
Qué deben controlar las pequeñas empresas
Los datos financieros precisos son fundamentales para todas las pequeñas empresas. Pero ¿qué datos son más importantes de controlar?
#1. Ingresos
O facturación. Se refiere a la cantidad de dinero que entra en su empresa por la venta de sus servicios y productos. Necesita conocer sus ingresos para determinar su rentabilidad, así como para presentar sus impuestos.
Para determinar sus ingresos, haga un seguimiento de los registros de caja, recibos de ventas, depósitos bancarios e informes de las plataformas de comercio electrónico.
#2. Gastos
Son todos los costes que su empresa debe cubrir para funcionar en el día a día. Es importante controlarlos porque la mayoría de los gastos son deducibles fiscalmente, lo que significa que reducen sus ingresos imponibles.
Para determinar los gastos, haga un seguimiento del inventario, las suscripciones de software, los servicios públicos, el alquiler, los suministros de oficina y los costes de marketing. Asegúrese de conservar todos los recibos.
#3. Facturas
Son los documentos que envía a los clientes cuando entrega productos o servicios. Representan sus cuentas por cobrar, y es importante controlarlas de cerca: las facturas impagadas son una de las principales causas de problemas de flujo de caja. Necesita saber cuánto le debe cada cliente y cuándo vence el pago.
Para controlar sus facturas, revise sus números, condiciones de pago, fechas de emisión y estado del pago.
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#4. Facturas de proveedores
Son las facturas que recibe de sus contratistas, proveedores y vendedores, y representan sus cuentas por pagar. Pague sus facturas a tiempo y mantenga una buena relación con sus proveedores.
Para controlar sus facturas, consulte las fechas de vencimiento, los importes pendientes y los métodos de pago.
#5. Nómina
Si su pequeña empresa ya tiene empleados, debe encargarse de sus salarios, beneficios e impuestos retenidos. Preste especial atención a esta área: incluso un pequeño error puede provocar una multa considerable o una auditoría por parte de las autoridades fiscales.
Para controlar su nómina, consulte los salarios brutos, las horas trabajadas, los pagos a contratistas independientes, las bonificaciones y las retenciones fiscales.
#6. Impuestos
Es importante saber que es responsable de algo más que el impuesto anual sobre la renta. Como estos importes pueden acumularse, puede considerar reservar un porcentaje de sus ingresos a lo largo del año.
Para controlar sus impuestos, tenga en cuenta estos tipos:
- impuestos sobre la nómina
- impuestos locales sobre la propiedad empresarial
- impuestos trimestrales estimados sobre la renta pagados
- impuesto sobre las ventas cobrado a los clientes
#7. Activos
Esta categoría incluye todo lo que tiene valor y que pertenece a su empresa. Es importante controlar sus activos, especialmente si está solicitando un préstamo.
Puede controlarlos consultando el inventario disponible, vehículos, equipos, bienes inmuebles, efectivo en el banco y propiedad intelectual.
#8. Pasivos
Son todas las obligaciones que su empresa tiene con terceros. Para determinar cuánto vale su empresa, debe calcular su patrimonio neto, lo que implica conocer tanto sus pasivos como sus activos.
Los pasivos pueden controlarse consultando los saldos de las tarjetas de crédito, los arrendamientos a largo plazo, los préstamos empresariales y las líneas de crédito pendientes.
Informes y procesos contables básicos
Una buena gestión financiera depende de una estructura sólida y de datos organizados. Los informes y los procesos son los dos elementos que ayudan a las empresas a obtener una visión clara de sus finanzas, mantener un presupuesto saludable y tomar decisiones razonables sobre los siguientes pasos.
Como punto de partida, estos son los 5 pilares básicos de la contabilidad:
1: Cuenta de pérdidas y ganancias
También conocida como cuenta de resultados. Mide el rendimiento financiero de su empresa durante un periodo específico: un año, un trimestre o simplemente un mes.
En pocas palabras, este estado financiero le indica si su empresa está ganando o perdiendo dinero después de contabilizar sus costes.
Cómo determinar su beneficio neto:
Reste sus gastos de sus ingresos.
2: Balance
Imagine o Balance como una fotografía tomada el último día de cada mes: muestra cuánto posee su empresa y cuánto debe. En última instancia, al consultar el balance, puede saber cuánto quedaría si cerrara la empresa hoy y pagara todas sus deudas.
Cómo determinar sus activos:
Sume sus pasivos y su patrimonio neto.
3: Estado de flujo de caja
Muestra el movimiento real del efectivo que entra y sale de sus cuentas bancarias durante un periodo específico. El problema es que, incluso con una cuenta de pérdidas y ganancias positiva, su empresa puede quebrar si se queda sin efectivo.
Este estado financiero divide todos los movimientos de efectivo en 3 categorías:
- Actividades de financiación — inversiones de los propietarios y préstamos
- Actividades operativas — ventas y costes diarios
- Actividades de inversión — compra de activos, como equipos
Cómo determinar su flujo de caja neto:
Sume el efectivo procedente de las actividades operativas, de inversión y de financiación.
4: Conciliación bancaria
Consiste en comparar los extractos de sus tarjetas de crédito y cuentas bancarias con los datos de su software de contabilidad. Es una tarea importante para asegurarse de que no haya cargos fraudulentos ni errores bancarios, y para detectar posibles recibos que falten.
Cómo hacerlo:
Compare el saldo de su extracto bancario con el saldo de su contabilidad y, después, ajuste los cheques pendientes, los depósitos pendientes y las comisiones bancarias hasta que ambos coincidan.
5: Cierre de mes
Es una sencilla lista de tareas que deben completarse al final de cada mes. Una vez cerrado el mes, los datos no se modificarán. Esta lista evita que las transacciones se pierdan entre meses.
Cómo hacerlo:
Concilie todas las cuentas, revise las facturas y cuentas pendientes, registre las transacciones que falten y, después, cierre la contabilidad de ese mes.
Herramientas, errores y buenas prácticas
Hacer un seguimiento de las finanzas de su empresa puede ahorrarle muchos quebraderos de cabeza. Hacerlo con regularidad evita perder tiempo y dinero; en pocas palabras, eso es la contabilidad para pequeñas empresas.
Pero la contabilidad para pequeñas empresas no es igual para todos los tipos de organizaciones o sectores. Algunas empresas pueden funcionar con hojas de cálculo, mientras que otras necesitan un software específico. Entonces, ¿cuál es su caso?
¿Cuándo puede utilizar hojas de cálculo?
Utilizar hojas de cálculo como Google Sheets o Microsoft Excel puede ser suficiente para algunas empresas. Compruebe si alguna de estas situaciones describe la suya:
- Es freelancer o trabaja por cuenta propia y tiene pocas transacciones al mes.
- Utiliza la contabilidad de caja, registrando las transacciones solo cuando el dinero entra o sale realmente de su cuenta.
- Tiene gastos sencillos y trabaja con un máximo de 5 clientes al mes.
Aunque las hojas de cálculo funcionen en su caso, tenga en cuenta que son propensas a errores, ya que dependen de la introducción manual de datos.
¿Cuándo debería utilizar un software?
Opte por un software de contabilidad cuando necesite:
- Registrar los gastos de los empleados y gestionar la nómina.
- Gestionar un inventario que deba controlarse y actualizarse en tiempo real.
- Dedicar más de un par de horas a la semana a introducir manualmente datos de los extractos bancarios.
Algunas opciones populares que puede considerar son QuickBooks, Xero, FreshBooks y Flowlu. Todas cubren aspectos esenciales como la facturación, el seguimiento de gastos y los informes, aunque difieren en precio, facilidad de uso y funciones adicionales, como la integración con proyectos o CRM.
Por qué utilizar herramientas específicas puede ser la mejor opción
Cada vez más herramientas permiten gestionar las finanzas y las operaciones diarias conjuntamente desde un solo lugar.
Estas son algunas razones para probar Flowlu:
1. Se adapta tanto a empresas como a profesionales independientes
Aunque gestione una empresa más grande, Flowlu puede ser una alternativa más sencilla y cómoda a las hojas de cálculo. Y si gestiona proyectos más pequeños, le ayuda a controlar su presupuesto de forma clara y sencilla.
2. Ofrece un creador de documentos financieros, desde la creación personalizada hasta la automatización completa
Cree su propia factura (o presupuesto) y guárdela como plantilla, o utilice una de las plantillas ya disponibles.
3. Mantiene sus finanzas en contexto
Vincule todos los documentos financieros a una oportunidad o proyecto específico para no tener que buscar datos por toda la plataforma.
4. Recopila y prepara sus resultados por usted
Flowlu ofrece informes detallados. Puede ver una visión general o profundizar en datos específicos de un proyecto: flujo de caja, facturas y presupuestos, pagos y gastos recurrentes, gestión de inventario e incluso previsiones de flujo de caja.
En lugar de utilizar una herramienta distinta para cada tarea, Flowlu le permite hacerlo todo en un solo lugar: controlar sus finanzas en el contexto de los proyectos, crear documentos financieros, integrar sistemas de pago útiles, automatizar el envío y obtener informes detallados.
5 errores de contabilidad de las pequeñas empresas
#1: Mezclar fondos personales y empresariales
Este es un error que cometen muchos freelancers y profesionales por cuenta propia. Es más fácil y rápido seguir utilizando la misma cuenta bancaria para los gastos personales y empresariales. Pero cuando llega la temporada fiscal o se enfrenta a una auditoría fiscal, esto puede convertirse en una pesadilla: no tendrá la misma protección de responsabilidad que tendría como sociedad o LLC (Sociedad de Responsabilidad Limitada).
#2: No conservar recibos inferiores a 75 $
Asegúrese de conservar todos sus recibos, independientemente del importe. No confíe únicamente en las descripciones de sus extractos bancarios, ya que a menudo son demasiado vagas.
#3: Clasificar incorrectamente a los trabajadores
Cada trabajador debe clasificarse correctamente. No clasifique a alguien como contratista independiente en lugar de empleado habitual solo para ahorrar en impuestos sobre la nómina.
#4: Ignorar los informes financieros
Debe revisar sus cifras con regularidad, no solo una vez al año durante la temporada fiscal. Revise sus pérdidas y ganancias mensualmente y su flujo de caja semanalmente.
#5: Posponer las conciliaciones
Realice las conciliaciones con regularidad: posponerlas facilita que se pierdan recibos y dificulta detectar suscripciones duplicadas.
Haga que cada cifra cuente
No debería considerar los conceptos básicos de la contabilidad para pequeñas empresas como una tarea u obligación más; considérelos una ventaja competitiva. Conocer los conceptos básicos de la contabilidad de su pequeña empresa es fundamental para evitar cuellos de botella y problemas inesperados.
Tanto si utiliza hojas de cálculo como software de contabilidad o una herramienta integral como Flowlu, recuerde que la constancia es clave: debe ser el primer elemento de su lista de tareas contables.
Preguntas frecuentes
Es el proceso de hacer seguimiento, registrar, analizar e informar sobre todas las transacciones financieras de una empresa.
Aunque algunas personas utilizan ambos términos indistintamente, son diferentes.
La contabilidad consiste en desarrollar una estrategia basándose en los datos recopilados mediante el registro contable.
El registro contable consiste en registrar diariamente las transacciones de una empresa.
Los registros más importantes son los de ingresos, gastos, impuestos laborales y extractos bancarios.
Sí; dependiendo de la empresa, las hojas de cálculo pueden ser suficientes para gestionar la contabilidad. Dicho esto, hay que tener en cuenta que estos sistemas dependen por completo de la introducción manual de datos, lo que puede provocar errores. De hecho, un solo error puede poner en riesgo todos sus datos financieros.
Ingresos y gastos → semanalmente
Pérdidas y ganancias y flujo de caja → mensualmente
Conciliación completa y cierre de mes → todos los meses, sin excepción.
