Documentação Interna: Melhores Práticas, Exemplos e Ferramentas para Criar Documentos de Equipe

Anastasia Dornell

Escritora

1º de novembro de 2025

26 min de leitura

À medida que as empresas crescem, elas tendem a acumular uma ampla variedade de informações valiosas. De boas práticas a procedimentos, conhecimento sobre clientes ou até mesmo know-how, as informações acabam espalhadas em documentos, e-mails arquivados, no Slack e em muitas outras ferramentas que as empresas utilizam.

Em equipes remotas ou híbridas, o conhecimento muitas vezes fica em mensagens ou na cabeça das pessoas, em vez de sistemas. Se não houver uma documentação adequada da equipe ou uma cultura de compartilhamento de conhecimento, as empresas perdem tempo e produtividade todos os dias. A documentação interna ajuda a manter todos alinhados, mesmo quando as equipes trabalham separadas.

Infelizmente, isso faz com que os colaboradores tenham as mesmas dúvidas e perguntas repetidamente — sem mencionar que continuam cometendo os mesmos erros. A verdade é que é muito simples resolver isso: basta usar a documentação interna da equipe.

Embora você possa pensar que criar documentos internos é uma tarefa difícil e demorada, pode ter certeza de que isso traz muitos benefícios.

O Que É Documentação Interna?

Em termos simples, um documento interno é um registro escrito de tudo o que seus colaboradores precisam saber sobre sua empresa. A documentação interna da equipe deve incluir boas práticas, procedimentos, diretrizes, processos internos e qualquer coisa que ajude sua equipe a obter as referências necessárias para realizar o trabalho.

Diferente da documentação externa (como um manual do usuário, por exemplo), que é distribuída aos clientes quando eles compram seu produto, a documentação interna serve apenas como referência para os membros da equipe.

Vale lembrar que um exemplo de documento interno pode ser qualquer coisa: texto, listas de verificação, diagramas, imagens, tutoriais em vídeo ou qualquer outro formato que faça sentido incluir.

5 Tipos de Documentação Interna

Como já mencionamos, existem muitos tipos diferentes de documentação interna. Aqui estão os mais comuns:

#1: Documentação de Processos

Como o nome sugere, este tipo de documentação deve incluir os processos, fluxos de trabalho e procedimentos da sua empresa. Certifique-se de incluir tutoriais, guias passo a passo, listas de verificação e até mesmo POPs (procedimentos operacionais padrão).

#2: Documentação de Projetos

O principal objetivo deste tipo de documentação é garantir que todos compreendam as metas e os objetivos do projeto, o plano geral e os recursos atribuídos a ele. Esse tipo de documentação pode ser reunido a partir de reuniões, propostas, planos de projeto e estudos de caso de negócios.

#3: Documentação Técnica

Inclui todos os documentos relacionados aos produtos: desde o código-fonte até os processos de desenvolvimento, requisitos de produto, arquitetura, infraestrutura interna, FAQs e outros.

#4: Documentação de RH

Essa documentação se refere aos materiais criados pela equipe de RH e compartilhados com o restante da empresa. Inclui políticas de RH, diretrizes para recrutamento e triagem de candidatos, documentação de integração, materiais de treinamento e manuais de funcionários, entre outros.

#5: Documentação de Equipe

Esse tipo de documentação é válido apenas para uma equipe específica, o que significa que não precisa ser vista pelo restante da empresa. Seu principal objetivo é ajudar os membros da equipe a realizarem suas tarefas e pode incluir respostas prontas, organogramas e outros materiais.

Por Que a Documentação Interna É Importante?

A triste verdade é que a maioria das empresas só percebe os impactos negativos da falta de documentação interna quando já é tarde demais — geralmente quando enfrentam uma crise que poderia ser facilmente evitada com o uso de um simples software de documentação interna.

Pesquisas mostram que os funcionários gastam cerca de duas horas por dia procurando as informações ou documentos necessários para concluir suas tarefas. Quando não há documentação interna, todo esse tempo é perdido, e muito conhecimento importante acaba desaparecendo em chats, e-mails e pastas.

Se você ainda não está convencido a usar documentação interna, veja os principais benefícios para sua empresa:

#1: Melhora a Comunicação e o Conhecimento

Não há dúvida de que a comunicação e o compartilhamento de conhecimento na equipe melhoram com a documentação interna. Afinal, ela permite que todos fiquem na mesma página. E sempre que um membro da equipe tiver uma dúvida, pode simplesmente consultar a base de conhecimento. De acordo com uma pesquisa recente, cerca de 46% dos funcionários dizem ter dificuldade em encontrar as informações de que precisam para trabalhar de forma eficiente.

#2: Melhora o Onboarding

O processo de integração de novos funcionários nem sempre é simples. Mas a realidade é que poucas empresas realmente se preocupam em oferecer uma boa experiência de onboarding. Com a documentação interna, isso pode mudar completamente. Com o conhecimento certo disponível, novos colaboradores podem começar a trabalhar rapidamente.

#3: Evita Erros

Se sua equipe conhece bem todos os processos, é certo que os erros serão evitados. Isso é especialmente importante no desenvolvimento de produtos tecnológicos. Quando há boa documentação interna, os funcionários não precisam sempre recorrer ao engenheiro responsável — eles podem resolver problemas sozinhos e ainda evitar falhas.

#4: Aumenta a Produtividade

Quando um membro da equipe tem uma dúvida, não precisa gastar tempo perguntando a colegas ou superiores. Basta consultar a documentação interna e seguir em frente. Isso ajuda a aumentar a produtividade, pois todos economizam tempo — tanto quem tem a dúvida quanto quem teria que responder. Um relatório recente mostrou que 83% dos funcionários recriam arquivos porque não conseguem encontrá-los. Quando a documentação é bem organizada, ninguém perde tempo refazendo o mesmo trabalho.

#5: Melhora o Aprendizado

É importante que sua empresa tenha um processo de documentação definido, pois isso pode ser muito útil no futuro. Por exemplo, quando um colaborador participa de um projeto, ele deve documentar o que aprendeu. Um bom processo de documentação ajuda a empresa a evitar erros repetidos e a aproveitar melhor seus recursos.

#6: Decisões Mais Rápidas

Quando há compartilhamento de conhecimento, as decisões são tomadas mais rapidamente. Muitas vezes, um problema precisa acontecer várias vezes antes que a empresa tome uma atitude. Com ferramentas de documentação interna, esse tempo não é desperdiçado — as decisões podem ser tomadas imediatamente, e a empresa age mais rápido.

#7: Fácil Acesso à Informação

Uma das maiores vantagens da documentação colaborativa é que todos na empresa podem acessar facilmente as informações. Os funcionários não precisam perder horas procurando o que precisam em e-mails, Slack, mensagens ou outras ferramentas.

Boas Práticas de Documentação Interna

#1: Torne o Acesso Fácil

Se você usa um software de documentação interna, garanta que as informações estejam disponíveis e acessíveis a todos na empresa.

Ao criar a estrutura da documentação, use nomes claros e fáceis de identificar para os arquivos.

#2: Linguagem Acessível

Não há necessidade de complicar instruções simples. Em vez de jargões e siglas difíceis, mantenha a linguagem o mais simples possível para que todos entendam o que precisa ser feito.

Ao criar seus documentos, evite deixá-los pesados. Para isso, use listas e subtítulos.

#3: Use Recursos Visuais e Exemplos

Como já mencionamos, a documentação interna não precisa conter apenas texto. Imagens e exemplos podem facilitar muito a compreensão, então adicione-os sempre que necessário.

#4: Detalhes São Importantes

Quando você é responsável por uma tarefa específica, pode esquecer de incluir etapas que parecem óbvias. Adicione todos os detalhes que conseguir lembrar. Também é útil pedir para alguém que não conheça a tarefa revisar o documento e ver se consegue segui-lo. Caso contrário, você precisará ser mais específico.

#5: Compartilhe a Tarefa

A documentação interna não deve ser feita por uma única pessoa. É melhor pedir contribuições — quanto mais familiar um colaborador estiver com a tarefa, melhor será a contribuição e o resultado final.

#6: Documento Sempre em Evolução

Lembre-se de que a documentação interna nunca está totalmente finalizada. Mudanças acontecem rápido no ambiente de trabalho, então é fundamental mantê-la atualizada e fácil de editar.

#7: Publique a Documentação Interna

Quando terminar um documento interno, disponibilize-o para todos os colaboradores. É uma boa ideia manter uma base de conhecimento central de fácil acesso.

Assim que publicar as informações, verifique se elas estão sendo exibidas corretamente, especialmente se incluir imagens, vídeos ou outros elementos visuais.

#8: Revise Sua Base de Conhecimento

Como já mencionamos, um documento interno nunca está totalmente finalizado. As coisas mudam o tempo todo, por isso é importante revisar sua documentação interna pelo menos uma vez por trimestre.

Como Criar um Sistema de Documentação

Pronto para começar a criar sua documentação interna? Basta seguir estas etapas para garantir uma colaboração eficiente:

Etapa #1: Identifique os Processos Principais

Comece identificando os processos mais importantes. Não é necessário documentar tudo — alguns eventos aleatórios podem ser deixados de fora.

Etapa #2: Crie um Modelo

Os modelos podem ser extremamente úteis na criação de documentação interna, pois garantem consistência entre todos os documentos.

Ao criar um modelo, inclua elementos essenciais como:

• O motivo pelo qual o processo existe
• Os principais responsáveis pelo processo
• Os recursos ou softwares necessários para concluir o processo

Etapa #3: Armazene os Processos

Além de definir os processos, é importante determinar onde armazená-los. Assim, todos poderão acessar facilmente a documentação interna.

Considere criar uma base de conhecimento central e pesquisável.

Etapa #4: Faça Limpezas Regulares

Com o tempo, é normal que as coisas fiquem um pouco bagunçadas. Reserve um tempo para verificar se todos os documentos estão no lugar certo e se os processos estão atualizados. Faça isso, por exemplo, a cada trimestre.

Modelos e Exemplos de Documentação Interna

Para facilitar o início, você pode usar modelos simples para diferentes tipos de documentação interna. Os modelos ajudam a manter a consistência e garantem que cada processo ou guia tenha todas as informações importantes. Aqui estão alguns exemplos que você pode adaptar para sua empresa:

1. Modelo de Documentação de Processo

2. Modelo de Documentação de Projeto

3. Modelo de POP (Procedimento Operacional Padrão)

Se você já usa um sistema de gestão do conhecimento, pode salvar esses modelos dentro da sua base de conhecimento e compartilhá-los com a equipe. Caso ainda não tenha um, continue lendo para conhecer as melhores ferramentas para sua equipe.

Principais Ferramentas e Softwares de Documentação Interna

Ao criar documentação interna, ter a ferramenta certa é essencial. Cada plataforma tem sua própria forma de organizar, colaborar e compartilhar informações. Aqui você encontrará algumas das melhores ferramentas que podem ajudar sua empresa a manter o conhecimento claro e de fácil acesso.

1. Flowlu

Flowlu é uma plataforma empresarial tudo em um que torna a documentação interna muito simples de gerenciar. Ela já possui uma base de conhecimento integrada, permitindo que as equipes armazenem procedimentos, documentação de RH, políticas da empresa, documentação técnica e boas práticas junto com projetos e tarefas. Tudo fica conectado em um só lugar, ajudando as pessoas a encontrar rapidamente o que precisam. A ferramenta é bastante completa, com CRM integrado, gestão de projetos, faturamento, automação de fluxos de trabalho, mapas mentais e permissões flexíveis de acesso a documentos. Os planos começam em US$ 9 por usuário/mês.

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2. Confluence

Confluence, da Atlassian, é um software muito popular entre as equipes para documentação interna. Ele permite que os times colaborem, comentem e editem em tempo real, o que é muito útil quando várias pessoas trabalham juntas. Integra-se perfeitamente ao Jira, sendo ótimo para desenvolvedores e equipes de produto. No entanto, alguns usuários acham a interface um pouco complexa no início, e a configuração pode levar algum tempo. Os planos começam em US$ 6,05 por usuário/mês.

3. Notion

Notion é uma ferramenta flexível e bonita para criar qualquer tipo de documentação. É possível criar wikis, procedimentos ou bancos de dados usando texto, imagens e tabelas. É muito fácil de personalizar, e tudo fica visualmente limpo e organizado. No entanto, quando há muitas páginas, é necessário ter uma boa estrutura para evitar confusão. Os planos começam em US$ 10 por usuário/mês.

4. Document360

Document360 foi criado especialmente para documentação e bases de conhecimento. Ele possui um editor simples e permite organizar e acompanhar como os colaboradores utilizam o conteúdo. A interface é moderna e clara, e o sistema inclui histórico de versões para controle de atualizações. Ainda assim, possui menos integrações em comparação com outras ferramentas. Os planos começam em US$ 149 por projeto/mês.

5. Nuclino

Nuclino é uma ferramenta simples e leve que ajuda as equipes a colaborar e documentar tudo em tempo real. É rápida e fácil de usar, perfeita para equipes que não precisam de muitos recursos. No entanto, não é ideal para grandes empresas que exigem controle de acesso complexo ou muitas opções de personalização. Os planos começam em US$ 5 por usuário/mês.

6. BookStack

BookStack é um software de código aberto que organiza o conteúdo como livros e capítulos. É ótimo para manter as informações estruturadas e claras. Você pode hospedá-lo por conta própria, o que garante controle total sobre seus dados e design. O único ponto a considerar é que é necessário algum conhecimento técnico para a instalação. O BookStack é gratuito.

7. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint é uma ferramenta robusta e confiável, usada por muitas grandes empresas. Integra-se muito bem com o Microsoft 365 e permite que as equipes armazenem, compartilhem e gerenciem todos os documentos em um só lugar. É segura e cheia de recursos, mas para equipes pequenas pode parecer complexa demais. Os planos começam em US$ 5 por usuário/mês.

8. Guru

Guru funciona como um assistente inteligente que mantém o conhecimento da empresa acessível para todos. Ele se conecta a ferramentas como Slack ou Chrome, permitindo que os colaboradores encontrem respostas sem sair do trabalho. As sugestões de IA ajudam bastante, mas pode ser limitado para equipes que precisam de grandes estruturas de documentos. Os planos começam em US$ 5 por usuário/mês.

9. Tettra

Tettra ajuda as equipes a compartilhar conhecimento rapidamente e manter o alinhamento. Conecta-se facilmente ao Slack e ao Microsoft Teams, permitindo que todos façam perguntas ou sugiram atualizações. É simples e fácil de usar, mas não possui muitas opções para personalizar o visual das páginas. Os planos começam em US$ 8 por usuário/mês.

10. Slite

Slite é uma ótima ferramenta para equipes que desejam escrever notas, compartilhar ideias e criar documentação interna em um só lugar. É moderna, limpa e tem um editor muito intuitivo. Funciona muito bem para equipes pequenas e médias, mas quando há muito conteúdo, a busca poderia ser melhor. Os planos começam em US$ 8 por usuário/mês.

11. Bit.ai

Bit.ai permite criar documentações bonitas e interativas. É possível inserir vídeos, links ou imagens dentro das páginas, tornando as informações mais visuais e fáceis de entender. É moderna e agradável de usar, mas pode levar algum tempo para se acostumar à interface. Os planos começam em US$ 8 por membro/mês.

12. Stonly

Stonly ajuda você a criar guias interativos passo a passo em vez de documentos estáticos. É excelente para onboarding e treinamentos, pois mostra cada ação de forma clara ao usuário. É muito eficiente, mas não é ideal para quem precisa de documentação longa ou detalhada. Os planos começam em US$ 83 por mês para pequenas equipes.

13. Helpjuice

Helpjuice é um software completo para criar bases de conhecimento internas. Possui uma busca muito rápida, design limpo e análises detalhadas para entender como os colaboradores usam o conteúdo. É poderosa e profissional, mas o preço pode ser alto para pequenas empresas. Os planos começam em US$ 120 por mês para até quatro usuários.

Construindo uma Cultura de Documentação

Se sua empresa ainda não tem uma documentação interna estruturada, é hora de começar. Como mostramos acima, a documentação interna é muito importante e traz diversos benefícios para o negócio.

Mesmo que você não saiba por onde começar, basta documentar um processo de cada vez. Crie um modelo com os elementos que mencionamos e peça ajuda aos colaboradores para descrever e registrar os processos.

Comece hoje documentando um processo simples e compartilhe com sua equipe. Você verá como rapidamente tudo se tornará mais claro e eficiente. Se estiver pronto para organizar tudo em um só lugar, experimente criar sua primeira documentação interna no Flowlu. É rápido, simples e mantém todo o conhecimento do seu negócio conectado.

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