Como Escrever um Resumo Executivo: Guia Passo a Passo com Modelo
- O que é um resumo executivo?
- Qual é o principal objetivo de um resumo executivo?
- Benefícios de um resumo executivo
- Onde o resumo executivo deve ficar em um relatório?
- O que é um bom resumo executivo
- Estrutura do resumo executivo — o que incluir
- Como escrever um resumo executivo: 4 etapas + exemplos práticos
- Modelos de eesumo executivo que você pode reutilizar
- 7 Erros comuns ao escrever resumos executivos
- Guia de como escrever um resumo executivo: 6 boas práticas
- Conclusão
Hoje em dia, as empresas e organizações são mais difíceis de gerenciar e administrar do que nunca. Basta pensar nas mudanças que ocorrem o tempo todo. O problema é que até mesmo os gestores seniores não conseguem lidar com tanta informação sobre cada detalhe da vida da empresa. Embora precisem estar por dentro de tudo, eles precisam contar com resumos executivos.
Esse documento fornece aos diretores os detalhes mais importantes de board books, documentos, relatórios e projetos. Assim, os executivos podem ter uma boa visão geral sobre uma ampla gama de temas complexos.
O que é um resumo executivo?
Um resumo executivo é um documento curto no qual os diretores podem ler as informações mais importantes sobre uma área específica da empresa. Por exemplo, é comum tê-lo para:
- Planos de projeto
- Propostas de projeto
- Casos de negócio
- Estudos ambientais
- Pesquisas de mercado
- Documentos de pesquisa.
Qual é o principal objetivo de um resumo executivo?
O principal objetivo de um resumo executivo é manter diretores e stakeholders bem informados para que possam tomar boas decisões sem perder tempo com detalhes. Ele atende a 4 objetivos principais:
#1: Economizar tempo
Os altos executivos não têm tempo a perder. Portanto, se puderem ler um resumo executivo que apresente as informações mais importantes, não precisam ler o documento inteiro.
#2: Fornecer a visão geral
Um dos principais objetivos de um resumo executivo é apresentar o contexto completo de todo o documento. Ele explica por que o documento é relevante e o que deve ser discutido.
#3: Destacar insights-chave
Este documento ajuda a resumir facilmente recomendações e conclusões.
#4: Impulsionar decisões
Uma boa apresentação pode fazer com que o diretor apoie uma iniciativa ou aprove um projeto.
Benefícios de um resumo executivo
Você deve encarar um resumo executivo como a primeira impressão de um documento. Quanto melhor ele for, maiores são as chances de ver um projeto aprovado, uma decisão de financiamento a seu favor ou apoio a uma iniciativa específica.
Quando diretores e tomadores de decisão têm esse documento em mãos, eles conseguem tomar decisões eficientes com base nas informações críticas que ele contém. Eles não precisam conhecer todos os detalhes, apenas as informações mais importantes.
Onde o resumo executivo deve ficar em um relatório?
O resumo executivo de um relatório é o mesmo para um projeto, plano de negócios ou proposta. Ele deve ficar logo no início do plano ou da proposta, respectivamente, logo após o título e antes do sumário.
O que é um bom resumo executivo
Escrever um bom resumo executivo não é difícil, e você vai pegar o jeito com o tempo. Para garantir que ele cumpra seu objetivo, siga o conselho de David Platt, diretor da Moody’s: “Diga ao conselho o que eles precisam saber, não o que você sabe.”
Para escrever um bom resumo de projeto, é preciso encontrar um equilíbrio para garantir que todas as informações importantes estejam presentes, mas sem incluir todos os detalhes. As informações devem ser apresentadas como insights estratégicos. Com esses dados em mãos, as partes interessadas poderão tomar as melhores decisões para a empresa.
Estrutura do resumo executivo — o que incluir
A redação considera 5 partes diferentes:
#1: O objetivo
Aqui você deve mencionar o objetivo do documento. Explique por que ele existe e qual problema aborda.
#2: Principais conclusões
Esta é provavelmente a parte mais importante do resumo executivo. Aqui você deve dedicar tempo para resumir não apenas os dados mais relevantes, mas também a pesquisa e as conclusões. A seção de Principais Conclusões é frequentemente chamada de declaração do “e daí?”, pois deve incluir todas as informações que realmente importam.
#3: Ações propostas
Esta parte deve indicar o que precisa ser feito e por quê.
#4: Benefícios & impacto
Nesta seção, você deve descrever como as ações propostas acima irão melhorar a situação ou resolver o problema.
#5: Conclusão curta
A conclusão deve apenas reforçar tudo o que foi dito na apresentação breve e trazer um chamado claro à ação.
Como escrever um resumo executivo: 4 etapas + exemplos práticos
A estrutura de um resumo executivo tende a ser relativamente rígida. Ele deve ser conciso, claro, breve e baseado em números.
Etapa #1: Declaração do problema
A primeira parte é usada para mostrar por que o documento precisou ser criado. Isso significa que você deve explicar qual é o problema, por que ele é importante e por que é crucial resolvê-lo. Para isso, explore dados do seu projeto, CRM, ferramentas financeiras ou feedback dos clientes e use essas informações como base do seu resumo.
Será mais fácil reunir todas as informações se você já tiver adotado um software digital para gerenciar o seu negócio. Flowlu é um bom exemplo. Usá-lo para acompanhar projetos fornece dados reais (orçamento, benefícios, expectativas) para incluir em relatórios e apresentar ideias claras às partes interessadas.
Nesta etapa, você precisa identificar e comunicar os pontos mais importantes para os executivos.
Por exemplo, imagine que você trabalha para uma empresa de móveis de alto padrão. Sua tarefa é criar uma linha de móveis mais enxuta e acessível, que mantenha o acabamento artesanal e o apelo estético da marca. Ao mesmo tempo, ela deve atrair compradores de primeira viagem que sonham em ter peças de luxo, mas que antes não conseguiam pagar por elas.
Exemplo:
Sessões recentes de feedback de clientes mostraram que 52% dos clientes desejam uma versão mais simples e acessível de nossos móveis. A partir de nossas pesquisas, descobrimos que o preço é citado 87% das vezes como o fator decisivo principal para clientes que optaram por marcas concorrentes.
Precisamos atender melhor nossos clientes atuais e expandir para novos segmentos de mercado. Para isso, precisamos desenvolver uma nova linha de móveis. Ela deve oferecer nosso design e qualidade característicos a um preço adequado para essa base de clientes emergente.
Etapa #2: A solução
Como você já descreveu o problema na etapa anterior, agora precisa explicar a solução para esse problema. Apresente-a como se fosse a única solução possível — e não como um brainstorm.
Seguindo o exemplo de resumo executivo acima:
Nossa nova linha de móveis terá preços a partir de 20% abaixo dos nossos produtos de entrada atuais. O potencial de economia pode chegar a 40% ou mais — dependendo dos materiais e métodos de construção. Aprenda os seguintes passos para alcançar isso:
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Introduzir materiais alternativos. Inclua madeira engenheirada, compósitos de metal e laminados sustentáveis.
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Simplificar as técnicas de construção. Mas, ao mesmo tempo, manter os padrões de durabilidade e conforto.
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Oferecer opções modulares e personalizáveis. Precisamos enfatizar a flexibilidade e a escolha pessoal em vez de designs totalmente sob medida.
Cada peça continuará passando por um rigoroso controle de qualidade. Os clientes em potencial devem perceber os padrões da nossa marca em termos de artesanato, durabilidade e usabilidade no dia a dia.
Etapa #3: O valor da solução
Enquanto na seção anterior você apenas mencionou a solução que seria adotada para resolver o problema, nesta etapa é necessário adicionar mais detalhes sobre a solução. Descreva os impactos que ela terá, se existem riscos relevantes e os benefícios potenciais.
Use também esta etapa para destacar como a implementação dessa solução está alinhada aos objetivos da empresa.
Dando continuidade ao nosso exemplo de resumo executivo:
Estamos planejando lançar novas ofertas com preços entre 10% e 35% abaixo de nossos produtos de entrada atuais. A expectativa é entrar com sucesso no segmento de móveis casuais e de mercado intermediário.
Ao mesmo tempo, queremos continuar elevando nossa marca de luxo. Esta iniciativa apoia diretamente o Objetivo 3 do FY25: Expandir a marca. As novas ofertas têm projeção de gerar mais de três milhões de dólares em lucro anual, contribuindo significativamente para o Objetivo 1 do FY25: atingir sete milhões de dólares em lucro anual total.
O feedback inicial dos clientes sugere que a introdução de opções mais acessíveis não afetará negativamente a percepção de qualidade ou prestígio da marca.
Por outro lado, este continua sendo um risco importante que deve ser cuidadosamente gerenciado durante as fases de design e lançamento. Para mitigar esse risco, a equipe de marketing de produtos começará a desenvolver uma estratégia de entrada no mercado diferenciada 4 meses antes do lançamento. Para começar, nossa equipe garantirá a separação clara entre as linhas de produtos de luxo e acessíveis.
Etapa #4: Conclusões
Nesta etapa final, você só precisa mostrar como essas ideias impactam a organização, bem como sua importância.
Para concluir nosso exemplo:
Ofertas mais acessíveis e diversificadas nos levarão a um novo segmento de mercado, além de fortalecer e ampliar a percepção da nossa marca.
Com o aumento da visibilidade desta nova linha de produtos, juntamente com a demanda antecipada por opções de móveis acessíveis, projetamos um aumento anual de 2% na participação de mercado.
Estude detalhes adicionais na estratégia de entrada no mercado e na documentação de feedback dos clientes que acompanham este projeto.
Modelos de eesumo executivo que você pode reutilizar
Preparamos um modelo universal sobre como escrever um resumo executivo.
Problema
Pesquisas recentes mostram [estatísticas ou feedback de clientes]. Para atender nossos clientes da melhor maneira possível, [ideia resumida].
Solução
Nossa solução [descrição da solução] proporcionará [resultados esperados]. Para alcançar isso, devemos seguir estes passos: [2–3 declarações].
Observe que podemos enfrentar [possíveis riscos], que podem ser prevenidos por [solução] fornecida por [funcionários ou departamentos].
Valor
Com nossa nova ideia, esperamos alcançar [resultados com estatísticas] de melhoria dentro de [período]. Isso trará [estatística de lucro] em receita anual.
Nosso cliente valorizará a ideia, pois ela oferece [valor para os clientes].
Conclusão
[solução] nos permitirá resolver os problemas dos clientes e expandir nossa marca. Ela está alinhada com o objetivo global da empresa [breve descrição do objetivo]. Vamos iniciar nosso trabalho em [data] com o primeiro passo do plano de negócios [o que exatamente].
7 Erros comuns ao escrever resumos executivos
Aqui está uma lista dos erros mais importantes que você deve evitar ao escrever um texto por conta própria:
#1: Uso de jargões e linguagem técnica
Leve em consideração que qualquer pessoa que leia o texto precisa compreendê-lo. Afinal, quem fará a leitura pode ser diretores, partes interessadas, colaboradores, entre outros. E, muitas vezes, eles não estão familiarizados com linguagem técnica ou jargões. Portanto, você tem duas opções: usar jargões e linguagem técnica e dedicar tempo para explicá-los ou simplesmente evitar ambos — o que é uma solução muito melhor. Além disso, tente usar uma linguagem simples e preste atenção ao público ou aos leitores do relatório.
#2: Excesso de detalhes
Se você estiver escrevendo sua primeira apresentação curta de um projeto, pode ter a tendência de adicionar mais detalhes do que o necessário. É importante ter sempre em mente que você está escrevendo um resumo, e não um relatório completo. Isso significa que você deve avaliar cuidadosamente quais informações precisam ser incluídas e garantir que não sejam adicionados detalhes desnecessários.
#3: Não ter uma abertura forte
Você precisa começar com impacto. Esse deve ser o seu mantra. Reserve um tempo para descrever o problema de forma clara e eficaz, para que todos que leiam o texto o compreendam.
Quando estiver buscando ideias para uma abertura forte, a última coisa que você deve fazer é copiar a introdução. A verdade é que muitas pessoas fazem isso, mas normalmente o resultado não é bom, pois os detalhes são sempre diferentes.
#4: Seu resumo executivo não é autossuficiente
Embora seu documento seja um resumo de um relatório completo, ele deve ser capaz de se sustentar sozinho. Em outras palavras, embora você tenha um conhecimento profundo do relatório — as pessoas que o leem não têm. Lembre-se de que elas lerão apenas este resumo e basearão suas decisões nele, e não no documento completo. Portanto, vale a pena ter cuidado e garantir que você inclua as informações mais importantes, mas não todos os detalhes.
#5: Escrevê-lo antes de o relatório estar concluído
Às vezes, você pode sentir vontade de escrever (ou começar a escrever) o resumo executivo de um relatório antes que o relatório em si esteja concluído. Você pode achar que já tem informações suficientes e que não haverá problema em fazer as coisas dessa forma. No entanto, isso nunca deve ser feito.
Por quê? Na maioria dos casos, você terá muitas imprecisões e inconsistências. A realidade é que você precisa ter o relatório completo pronto primeiro para então extrair os insights corretos.
#6: Não revisar o texto
Você nunca deve entregar um documento, seja ele o relatório completo ou uma versão resumida, sem revisá-lo antes. Você pode até pedir a um colega de trabalho que também o leia, já que um novo olhar pode perceber coisas que você não notou.
#7: Falta de recomendações claras
Sua proposta deve sempre incluir uma solução para o problema apresentado, o que envolve recomendações claras.
Guia de como escrever um resumo executivo: 6 boas práticas
Ao escrever uma nota explicativa eficaz, você deve garantir que os pontos principais, descobertas-chave, recomendações e próximos passos sejam apresentados de forma concisa e simples. Para isso, certifique-se de seguir as seguintes boas práticas:
#1: Seja conciso
Na maioria dos casos, um resumo executivo deve ter cerca de 10% do relatório completo e ocupar apenas de 1 a 2 páginas.
#2: Linguagem clara
A linguagem utilizada deve ser clara e o uso de jargões deve ser sempre evitado.
#3: Evite detalhes excessivos
Em vez de adicionar cada vez mais detalhes, você deve substituí-los pelos principais aprendizados.
#4: Legibilidade
Garanta o uso de títulos e listas com marcadores para tornar o documento fácil de ler.
#5: A informação do “E então?”
Podemos dizer que esta é a informação mais importante do documento. Você deve incluir mais do que aquilo que está no relatório em si. Pense em riscos, recomendações e implicações estratégicas, entre outros pontos.
#6: Considere o público-alvo
Ao escrever um resumo executivo, é fundamental considerar o público para o qual você está escrevendo. Portanto, leve em conta suas prioridades e necessidades.
Conclusão
Os resumos executivos são uma excelente ferramenta para as empresas. Afinal, eles ajudam todos a estarem alinhados.
No entanto, é importante saber como escrever um. E foi exatamente isso que mostramos acima.
Começamos apresentando a estrutura do documento e, em seguida, fornecemos um exemplo que você pode usar como modelo de resumo executivo. Embora não seja um modelo do tipo “preencher os espaços”, ainda assim é um bom exemplo que pode ser utilizado.
Para tornar sua apresentação envolvente e informativa, use estatísticas e fatos reais. Colete informações mais rapidamente com sistemas digitais como o Flowlu. Ele oferece ferramentas que vão desde anotações simples até relatórios avançados e análises. Esse sistema fornece uma visão abrangente dos dados reais do seu negócio e ajuda a sustentar novas ideias e apresentá-las com sucesso às partes interessadas.
É uma revisão curta de documentos maiores, como materiais para conselhos, propostas ou relatórios. O texto deve conter os principais pontos, informações essenciais e recomendações futuras. Com esse resumo, diretores e partes interessadas conseguem compreender completamente o problema e tomar as melhores decisões.
O principal objetivo de um resumo executivo é economizar tempo dos leitores e fornecer os insights mais importantes.
O volume e o conteúdo do resumo dependem do documento ao qual ele pertence, mas, em geral, não deve ultrapassar uma ou duas páginas.
Um resumo executivo para um relatório empresarial é uma versão reduzida do documento completo. Ele deve reunir todas as estatísticas essenciais e explicá-las no contexto dos objetivos gerais da empresa, para que os leitores compreendam o valor dos resultados desde o início. Esse tipo de resumo apoia a tomada de decisões empresariais e incentiva ações futuras. Use uma linguagem estratégica e prática.
A principal diferença de um resumo executivo para um trabalho acadêmico está em sua natureza não comercial. Ele também está ligado a um objetivo educacional mais amplo, mas foca mais na explicação do que em chamar à ação. Use um tom acadêmico para apresentar esse tipo de resumo.
Títulos curtos são aceitáveis. Eles ajudam a estruturar o texto, melhoram a clareza visual e proporcionam uma compreensão mais clara dos temas abordados.
