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Como escrever um processo de fluxo de trabalho vencedor em 2024

Abby Gilmore
Abby Gilmore
Escritor
17 de fevereiro de 2024
6 min read
Como escrever um processo de fluxo de trabalho vencedor em 2024
Um processo de fluxo de trabalho é uma sequência de operações que convertem recursos em produtos ou serviços. O seu planeamento ineficiente ou incorreto afecta negativamente o sucesso da empresa e conduz a perdas de recursos. Sabe como escrever um processo de fluxo de trabalho vencedor?

O planeamento do processo de fluxo de trabalho permite que as empresas funcionem de forma mais eficiente. É a base de todas as tarefas. Poupa tempo, melhora a eficiência, evita a ocorrência de potenciais problemas e desenvolve estratégias para atingir grandes objectivos a tempo.

O que se entende por fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é um processo abrangente que ajuda as equipas a atingir os seus objectivos, ligando as pessoas adequadas aos dados, quando necessário, ao longo da implementação do projeto. Inclui uma descrição de todas as tarefas e processos necessários para atingir um objetivo específico.

Ajuda na organização da informação de uma forma que não só é compreensível, mas também reproduzível quando necessário. O fluxo de trabalho é geralmente composto por três fases que podem ser condicionalmente divididas em sete etapas.

Planeamento:

  • Geração de ideias e recolha de dados;
  • Receção de pedidos;
  • Definição de prioridades e afetação de recursos.

Execução:

  • Investigação e análise;
  • Acompanhamento do progresso.

Análise:

  • Coordenação;
  • Relatórios.

Como é que se escreve um processo de fluxo de trabalho?

Escrever um fluxo de trabalho ideal é um processo complexo que inclui várias sub-etapas e requer tempo e esforço. No entanto, as dicas que se seguem facilitarão muito o seu desenvolvimento.

1. Discussão geral

A discussão do projeto é uma parte necessária que é frequentemente negligenciada. Implica colocar questões aos membros da equipa e avaliar os recursos disponíveis. Nesta fase, é possível destacar as dependências que podem surgir no âmbito de um projeto, bem como esclarecer se algum ponto parece complicado para a equipa. Certifique-se de que todos compreendem os objectivos e as ferramentas necessárias para os alcançar.

2. Determinar os resultados

Antes de começar a planear o processo de fluxo de trabalho para um projeto, faça uma lista dos resultados do projeto, ou seja, especifique para que trabalho ou tarefa está a criar um fluxo de trabalho. Por exemplo, decidiu lançar uma nova linha de roupa. Os resultados do projeto incluirão alguns dos seguintes aspectos:

  • Desenvolvimento de um documento com especificações de vestuário;
  • Desenvolvimento de um protótipo de roupa;
  • Comunicado de imprensa;
  • Nova embalagem de vestuário.

Ao trabalhar nesta etapa, tenha em mente que ela não inclui as actividades necessárias para produzir os resultados.

3. Especificar os processos

Cada resultado é o resultado de uma ação ou processo específico. Por exemplo, para criar um comunicado de imprensa, pode ser necessário fazer o seguinte:

  • Obter citações da gestão de topo;
  • Criar o conteúdo do comunicado de imprensa;
  • Obter a aprovação do departamento jurídico;
  • Obter a aprovação da direção
  • Distribuição dos comunicados de imprensa aos meios de comunicação social.

Esta etapa é fundamental porque inclui a descrição de todos os processos necessários para alcançar cada resultado. Descreve todas as acções que devem ser tomadas para que o projeto possa ser concluído de forma eficaz. Pode também notar dependências específicas à medida que descreve os processos de fluxo de trabalho.

Por exemplo, para criar um comunicado de imprensa, é necessária uma fotografia do novo artigo e uma descrição apelativa. Escrever um texto apelativo não é para todos. Felizmente, existem inúmeros sítios Web de revisão de serviços de escrita de papel para o ajudar. Todas as dependências devem ser consideradas e reflectidas no fluxo de trabalho visual.

4. Atribuir responsabilidades

Depois de ter determinado os resultados e os processos necessários para os alcançar, é altura de atribuir funções. Podem existir vários departamentos e equipas que executam tarefas específicas para uma determinada sub-etapa. A atribuição de responsabilidades permite-lhe garantir que está familiarizado com todos os participantes no projeto.

5. Indicar o calendário

Depois de determinar os seus objectivos, processos e principais intervenientes, é altura de considerar o "como". Isso implica definir o cronograma do projeto e determinar a duração de cada pré-etapa.

6. Construir diagramas

Assim que tiver determinado o número de processos necessários para alcançar os resultados do projeto, terá a informação necessária para criar um fluxograma visual. Este permite a todos compreender rapidamente todo o projeto.

Como resultado, tanto a direção como os funcionários do departamento jurídico poderão ver o que deve ser feito, quando deve acontecer e quem será responsabilizado.

7. Seja inteligente

Pode utilizar uma das ferramentas de gestão do fluxo de trabalho para manter toda a gente envolvida e automatizar o fluxo de trabalho. Estas ferramentas permitirão a todas as equipas acompanhar o progresso das tarefas e determinar quando é necessário agir.

Existem inúmeras ferramentas à escolha. Eis algumas das melhores:

  • Flowlu;
  • Hive;
  • Kissflow;
  • Monday.com;
  • Smartsheet.

Conclusão

Não é difícil documentar um processo de fluxo de trabalho, mas requer atenção aos pormenores e boas capacidades de organização. Não desanime se encontrar dificuldades; em vez disso, concentre-se nas oportunidades que elas trazem. Também deve rever sempre os seus fluxos de trabalho para fazer alterações que aumentem a qualidade do projeto.

FAQs
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Knowledge base

Um processo de fluxo de trabalho é uma sequência de operações que convertem recursos em produtos ou serviços. O planeamento eficiente dos processos de fluxo de trabalho é crucial para o sucesso de uma empresa, uma vez que poupa tempo, melhora a eficiência, evita potenciais problemas e ajuda a atingir grandes objectivos a tempo.

Um fluxo de trabalho é um processo abrangente que descreve todas as tarefas e processos necessários para atingir um objetivo específico. Normalmente, é composto por três fases: planeamento, execução e análise, que podem ser divididas em sete etapas, incluindo a geração de ideias, a investigação, a coordenação e a elaboração de relatórios.

Para escrever um processo de fluxo de trabalho bem sucedido, siga estes passos:

  1. Discussão geral.
  2. Determinar os resultados.
  3. Especificar os processos:
  4. Atribuir responsabilidades.
  5. Indicar o tempo.
  6. Construir diagramas.
  7. Use ferramentas de gestão de fluxo de trabalho.

Lembre-se, escrever um processo de fluxo de trabalho requer atenção aos detalhes e habilidades organizacionais. Não hesite em procurar ajuda ou usar ferramentas para simplificar o processo e aumentar a eficiência.

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