Cómo redactar un proceso de flujo de trabajo ganador en 2024
Planificar el proceso de flujo de trabajo permite a las empresas funcionar con mayor eficacia. Es la base de todas las tareas. Ahorra tiempo, mejora la eficacia, evita posibles problemas y desarrolla estrategias para alcanzar grandes objetivos a tiempo.
¿Qué se entiende por flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es un proceso integral que ayuda a los equipos a alcanzar sus objetivos conectando a las personas adecuadas con los datos cuando es necesario a lo largo de la ejecución del proyecto. Incluye una descripción de todas las tareas y procesos necesarios para alcanzar un objetivo específico.
Ayuda a organizar la información de forma que no sólo sea comprensible, sino también reproducible cuando sea necesario. El flujo de trabajo suele constar de tres etapas que pueden dividirse condicionalmente en siete pasos.
Planificación:
- Generación de ideas y recopilación de datos;
- Recepción de solicitudes;
- Establecimiento de prioridades y asignación de recursos.
Ejecución:
- Investigación y análisis;
- Seguimiento de los avances.
Análisis:
- Coordinación;
- Elaboración de informes.
¿Cómo se redacta un proceso de flujo de trabajo?
Redactar un flujo de trabajo ideal es un proceso complejo que incluye numerosos subpasos y requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, los siguientes consejos le facilitarán mucho su elaboración.
1. Discusión general
La discusión del proyecto es una parte necesaria que a menudo se pasa por alto. Implica plantear preguntas a los miembros del equipo y evaluar los recursos disponibles. Aquí puede destacar cualquier dependencia que pueda surgir en un proyecto, así como aclarar si algún punto parece complicado para el equipo. Asegúrate de que todo el mundo entiende los objetivos, y las herramientas necesarias para alcanzarlos.
2. Determinar los resultados
Antes de empezar a planificar el proceso de flujo de trabajo para un proyecto, haga una lista de los resultados del proyecto, es decir, especifique para qué trabajo o tarea está creando un flujo de trabajo. Por ejemplo, ha decidido lanzar una nueva línea de ropa. Entonces, los resultados del proyecto incluirán algunos de los siguientes:
- Desarrollo de un documento con las especificaciones de la ropa;
- Desarrollo de un prototipo de ropa;
- Comunicado de prensa;
- Embalaje de la nueva ropa.
Cuando trabaje en este paso, tenga en cuenta que no incluye las actividades necesarias para producir los resultados.
3. Especificar procesos
Cada resultado es fruto de una acción o proceso concreto. Por ejemplo, para crear un comunicado de prensa, es posible que tenga que hacer lo siguiente
- Obtener citas de la alta dirección;
- Crear el contenido del comunicado de prensa;
- Obtener la aprobación del departamento jurídico;
- Obtener la aprobación de la alta dirección
- Distribución de los comunicados de prensa a los medios de comunicación.
Este paso es fundamental porque incluye la descripción de todos los procesos necesarios para lograr cada resultado. Esboza todas las acciones que deben emprenderse para que el proyecto pueda completarse con eficacia. También puede observar dependencias específicas a medida que describe los procesos del flujo de trabajo.
Por ejemplo, para crear un comunicado de prensa, necesitarás una foto de la novedad y una descripción atractiva. Escribir textos pegadizos no está al alcance de cualquiera. Afortunadamente, existen numerosos sitios web de reseñas de servicios de redacción de artículos que le ayudarán. Todas las dependencias deben tenerse en cuenta y reflejarse en el flujo de trabajo visual.
4. Asignar responsabilidades
Una vez determinados los resultados y los procesos necesarios para alcanzarlos, es hora de asignar funciones. Puede haber varios departamentos y equipos que realicen tareas específicas para un subpaso determinado. Asignar responsabilidades le permite asegurarse de que conoce a todos los participantes en el proyecto.
5. Indique el calendario
Una vez determinados los objetivos, los procesos y los actores clave, es hora de plantearse el "cómo". Esto implica definir el calendario del proyecto y determinar la duración de cada paso previo.
6. Creación de diagramas
Una vez determinado el número de procesos necesarios para alcanzar los resultados del proyecto, dispondrá de la información necesaria para crear un diagrama de flujo visual. De este modo, todo el mundo podrá comprender rápidamente todo el proyecto de un vistazo.
Como resultado, tanto la alta dirección como los empleados del departamento jurídico podrán ver qué debe hacerse, cuándo debe hacerse y quién será responsable.
7. Sea inteligente
Puede utilizar una de las herramientas de gestión de flujos de trabajo para mantener a todos comprometidos y automatizar el flujo de trabajo. Permitirán a cada equipo seguir el progreso de las tareas y determinar cuándo es necesario actuar.
Hay numerosas herramientas entre las que elegir. Éstas son algunas de las mejores:
- Flowlu;
- Hive
- Kissflow;
- Monday.com;
- Smartsheet.
Conclusión
No es difícil documentar un proceso de flujo de trabajo, pero requiere atención al detalle y buenas dotes organizativas. No se desanime si encuentra dificultades; en su lugar, céntrese en las oportunidades que le brindan. También debe revisar siempre sus flujos de trabajo para introducir cambios que aumenten la calidad del proyecto.
Un proceso de flujo de trabajo es una secuencia de operaciones que convierten recursos en productos o servicios. La planificación eficiente de los procesos de flujo de trabajo es crucial para el éxito de una empresa, ya que ahorra tiempo, mejora la eficiencia, evita posibles problemas y ayuda a cumplir grandes objetivos a tiempo.
Un flujo de trabajo es un proceso global que describe todas las tareas y procesos necesarios para alcanzar un objetivo específico. Suele constar de tres fases: planificación, ejecución y análisis, que a su vez pueden dividirse en siete pasos: generación de ideas, investigación, coordinación y elaboración de informes.
Para escribir un proceso de flujo de trabajo con éxito, siga estos pasos:
- Discusión general.
- Determinar los resultados.
- Especifique los procesos:
- Asignar responsabilidades.
- Indique los plazos.
- Elaborar diagramas.
- Utilizar herramientas de gestión de flujos de trabajo.
Recuerde que redactar un proceso de flujo de trabajo requiere atención al detalle y capacidad de organización. No dude en buscar ayuda o utilizar herramientas para agilizar el proceso y mejorar la eficacia.
