Caso de Uso: Flowlu para Gerenciamento de Projetos

O Flowlu é um software de gerenciamento de projetos online que ajuda a acompanhar todos os detalhes do projeto, monitorar a carga de trabalho e colaborar com sua equipe. No Flowlu, todos os dados do projeto são armazenados com segurança na nuvem. Como resultado, você sempre vê a versão final do progresso do trabalho, não importa onde você esteja acessando suas informações ou de qual dispositivo.

Quer aprender como usar efetivamente o Flowlu para gerenciamento de projetos e configurar seus projetos? Vamos direto ao assunto.

Etapa 1: Configurar Status de Tarefa

A primeira coisa que você precisa fazer é personalizar os status de tarefa que são exibidos no quadro Kanban em cada projeto. Para fazer isso, navegue até Configurações do portal > Tarefas > Fluxos de trabalho. Esses fluxos de trabalho de tarefa representam os processos em sua empresa e definem quais estágios sua tarefa deve passar até atingir um estágio de conclusão.

Etapa 2: Criar Campos Personalizados

Sabemos que todos os processos de negócios são únicos e alguns campos básicos às vezes não são suficientes. É por isso que o Flowlu oferece campos personalizados para registrar as informações específicas de sua empresa. Por exemplo, usando campos personalizados, você pode adicionar mais de um cliente ao projeto, anexar um guia da Base de Conhecimento, atribuir uma categoria de projeto ou colocar qualquer outra informação.

Etapa 3: Adicionar Clientes

Cada projeto pode ser vinculado a um cliente específico do seu CRM. Você pode adicioná-los manualmente ou importar sua base de clientes em massa.

Etapa 4: Convide Sua Equipe

Para garantir uma colaboração eficaz, convide seus colegas de equipe para a conta da empresa e atribua a eles um nível de acesso de Funcionário ao módulo Projetos. Neste caso, eles não verão nenhum dado financeiro em seus projetos e não poderão editar nenhuma informação. No entanto, eles poderão executar tarefas, ver o progresso do projeto, deixar comentários e carregar arquivos.

As permissões podem ser atribuídas depois de adicionar um usuário ou com antecedência — usando funções.

Etapa 5: Configurar as Configurações para Seus Projetos

Se você for para as Configurações do portal > Projetos > Configurações gerais, você encontrará algumas configurações adicionais que podem ajudá-lo a personalizar seus projetos ainda melhor.

• Se você gostaria que seu projeto avançasse para o próximo estágio assim que todos os marcos no estágio atual forem concluídos, ative esta configuração.
• Se você gostaria que seus gerentes de projeto acessassem todos os projetos e não apenas os seus, marque esta configuração.
• Se você gostaria que seus colegas de equipe pudessem remover projetos ativos (não apenas arquivados), ative esta configuração.
  

Também recomendamos usar as opções de gerenciamento financeiro em projetos e ativá-las lá. Você sempre pode desativá-lo para um projeto específico.

Esta seção também inclui algumas opções de personalização, como alterar a cor da borda para os projetos vencidos ou incluir imagens de capa do cartão do projeto no quadro.

Etapa 6: Habilitar Notificações

Escolha quais notificações você gostaria de receber sobre as atualizações do projeto. O Flowlu oferece notificações de navegador, web (no aplicativo), móvel e e-mail.

Etapa 7: Criar um Projeto

Depois de configurar todas as informações necessárias, podemos começar a criar nosso primeiro projeto.

• Insira o nome do projeto e escolha uma prioridade.
• Você pode conectar seu projeto a um espaço de trabalho. Se você não vir esta opção, instale o módulo Espaços de Trabalho.
• Insira uma descrição detalhada.
• Selecione um cliente e um gerente de projeto. Observe que apenas os usuários com nível de acesso de Administrador ou Gerente de Projeto ao módulo Projetos podem ser selecionados como gerente de projeto.
• Em Fluxo de trabalho do projeto, escolha Projeto Personalizado.
• Em Fluxo de Trabalho de Tarefa, selecione seu fluxo de trabalho de tarefa pré-configurado.
• Adicione uma equipe de projeto e ative o chat do projeto. Você não poderá ativá-lo depois que seu projeto for criado.
• Coloque seu projeto em um portfólio, se você quiser observar todas as informações relacionadas a projetos com objetivos e estratégias semelhantes de uma só vez. Você pode aprender mais sobre portfólios neste guia.
  
• Habilite um gerenciamento financeiro. Você pode aprender mais sobre o gerenciamento financeiro neste guia.
• Selecione as datas de início e término do projeto.
• Preencha os campos personalizados, se houver.
• Salve seu projeto. Parabéns, você acabou de criar seu primeiro projeto no Flowlu!

Etapa 8: Mapear Seus Processos

Depois de criar seu projeto, é hora de montar um plano de projeto. Vá para a Estrutura de Trabalho e divida seu projeto em estágios e marcos principais. Adicione tarefas para cada marco. Depois que todas as tarefas forem fechadas, o marco será fechado automaticamente. O mesmo vale para os estágios, depois que todos os marcos são alcançados, o projeto avança para o próximo estágio.

Etapa 9: Atribuir Tarefas e Monitorar o Progresso

O Flowlu oferece várias visualizações para visualizar o progresso do projeto: o quadro Kanban, Gantt, tabela ou uma lista por responsáveis. Vá para Tarefas (cartão do projeto) e escolha a visualização de tarefa que funciona melhor para você. Use arrastar e soltar para colocar a visualização preferível em primeiro lugar.

Atribua tarefas do projeto aos colegas de equipe relevantes e acompanhe o desempenho deles. Dica: Você pode atribuir tarefas em massa usando a visualização de lista.

No quadro, você pode criar tarefas adicionais clicando no botão "Adicionar Tarefa" na parte inferior da primeira coluna do seu fluxo de trabalho. Ou, utilize o botão "Criar" no canto superior direito.

Ao executar seu projeto, basta arrastar e soltar seus cartões para os próximos estágios. Ou, altere seu estágio a partir de sua página detalhada.

Dica: Você pode rotular os cartões de tarefa usando tags para melhor organização no quadro.

Os projetos Flowlu permitem que você carregue documentos, colabore no bate-papo do projeto, crie eventos, deixe anotações, crie tarefas com base nos comentários e sugestões do cliente, registre despesas e emita faturas. Tudo está conectado ao seu projeto e exibido em seu cartão.

Etapa 10: Concluir um Projeto

Depois de concluir todos os estágios, você pode concluir o projeto como bem-sucedido. Você também pode pausar o projeto ou fechá-lo como falha. Os projetos concluídos podem ser facilmente restaurados do Arquivo do Projeto sempre que desejar.

Quer impulsionar ainda mais seu gerenciamento de projetos? Recomendamos verificar estes recursos:

• Fluxos de trabalho do projeto (modelos para processos semelhantes)
• Rastreamento de tempo (temporizador para rastrear o tempo gasto e emitir faturas com base no trabalho realizado)
• Listas Personalizadas (tabelas para registrar quaisquer dados)