Cómo Escribir un Resumen Ejecutivo: Guía Paso a Paso con Plantilla
- ¿Qué es un resumen ejecutivo?
- ¿Cuál es el propósito principal de un resumen ejecutivo?
- Beneficios de un resumen ejecutivo
- ¿Dónde se coloca el resumen ejecutivo de un informe?
- Qué es un buen resumen ejecutivo
- Estructura de un resumen ejecutivo — qué Incluir
- Cómo redactar un resumen ejecutivo: 4 pasos + ejemplos prácticos
- Plantillas de resumen ejecutivo que puedes reutilizar
- 7 Errores comunes al escribir resúmenes ejecutivos
- Cómo escribir un resumen ejecutivo: 6 mejores prácticas
- Conclusión
Hoy en día, las empresas y organizaciones son más difíciles de gestionar y dirigir que nunca. Basta con pensar en los cambios que ocurren constantemente. El problema es que incluso los altos directivos no pueden manejar tanta información sobre cada detalle de la vida de la empresa. Aunque deberían estar al tanto de todo, necesitan apoyarse en los resúmenes ejecutivos.
Este documento proporciona a los directores los detalles más importantes de los libros del consejo, documentos, informes y proyectos. De este modo, los directivos pueden obtener una visión bastante clara de una amplia variedad de temas complejos.
¿Qué es un resumen ejecutivo?
Un resumen ejecutivo es un documento breve en el que los directores pueden leer la información más importante sobre un área específica de la empresa. Por ejemplo, es habitual utilizarlo para:
- Planes de proyectos
- Propuestas de proyectos
- Casos de negocio
- Estudios ambientales
- Estudios de mercado
- Documentos de investigación.
¿Cuál es el propósito principal de un resumen ejecutivo?
El propósito principal de un resumen ejecutivo es mantener a los directores y stakeholders bien informados para que puedan tomar buenas decisiones sin perder tiempo en los detalles. Cumple 4 objetivos principales:
#1: Ahorrar tiempo
Los altos directivos no tienen tiempo que perder. Por lo tanto, si pueden leer un resumen ejecutivo que les muestre la información más importante, no necesitan leer el documento completo.
#2: Ofrecer una visión general
Uno de los principales objetivos de un resumen ejecutivo es proporcionar el contexto completo de todo el documento. Explica por qué el documento es relevante y qué debe abordarse.
#3: Destacar información clave
Este documento ayuda a resumir fácilmente las recomendaciones y los hallazgos.
#4: Impulsar la toma de decisiones
Una buena presentación puede hacer que el director apoye una iniciativa o apruebe un proyecto.
Beneficios de un resumen ejecutivo
Debes ver un resumen ejecutivo como la primera impresión de un documento. Cuanto mejor sea, mayores serán las probabilidades de que un proyecto sea aprobado, una decisión de financiación sea favorable o una iniciativa específica reciba apoyo.
Cuando los directores y responsables de la toma de decisiones tienen este documento en sus manos, pueden tomar decisiones eficientes basadas en la información crítica que contiene. No necesitan conocer cada detalle, sino solo la información más importante.
¿Dónde se coloca el resumen ejecutivo de un informe?
Un resumen ejecutivo para un informe es igual que para un proyecto, un plan de negocio o una propuesta. Debe colocarse al inicio del plan de negocio o de la propuesta, respectivamente, justo después del título y antes del índice.
Qué es un buen resumen ejecutivo
Redactar un buen resumen ejecutivo no es difícil y con el tiempo le cogerás el ritmo. Para asegurarte de que cumples su propósito, sigue el consejo de David Platt, director de Moody’s: “Dile al consejo lo que necesita saber, no lo que tú sabes”.
Para redactar un buen resumen de un proyecto, necesitas encontrar un equilibrio que garantice incluir todo lo importante, pero no todos los detalles. Toda la información debe presentarse en forma de perspectiva estratégica. Con estos datos en la mano, las partes interesadas podrán tomar las mejores decisiones para la empresa.
Estructura de un resumen ejecutivo — qué Incluir
La redacción contempla 5 partes diferentes:
#1: El propósito
Aquí es donde se menciona el propósito del documento. Debes explicar por qué existe el documento y qué problema aborda.
#2: Hallazgos clave
Probablemente esta sea la parte más importante del resumen ejecutivo. Aquí debes tomarte el tiempo de resumir no solo los datos más relevantes, sino también la investigación y las conclusiones. La sección de Hallazgos Clave suele denominarse la declaración de “¿y qué?”, ya que debe incluir toda la información que realmente importa.
#3: Acciones propuestas
Esta parte debe referirse a lo que se necesita hacer y por qué.
#4: Beneficios e impacto
En esta sección, debes describir cómo las acciones propuestas anteriormente mejorarán la situación o resolverán el problema.
#5: Conclusión breve
La conclusión simplemente debe reforzar todo lo que se dijo en la presentación breve y proporcionar un llamado claro a la acción.
Cómo redactar un resumen ejecutivo: 4 pasos + ejemplos prácticos
La estructura de un resumen ejecutivo tiende a ser relativamente rígida. Debe ser conciso, claro, breve y respaldado con datos.
Paso #1: Planteamiento del problema
La primera parte se utiliza para mostrar por qué se tuvo que crear el documento. Esto significa que necesitas explicar cuál es el problema, por qué es importante y por qué es crucial resolverlo. Para ello, analiza los datos de tu proyecto, CRM, herramientas financieras o la retroalimentación de los clientes, y utilízalos como base de tu resumen.
Será más fácil obtener toda la información si ya has adoptado software digital para gestionar tu negocio. Flowlu es un buen ejemplo. Usarlo para el seguimiento de proyectos proporciona datos reales (presupuestos, ventajas, expectativas) que se pueden incluir en informes y entregar ideas claras a los interesados.
En esta etapa, necesitas identificar y transmitir los puntos más importantes para los ejecutivos.
Por ejemplo, imagina que trabajas para una empresa de muebles de alta gama. Tu tarea es diseñar una línea de muebles más asequible y simplificada que mantenga la artesanía y el atractivo estético de la marca. Al mismo tiempo, debería atraer a compradores primerizos que aspiren a poseer piezas de lujo, pero que anteriormente no podían acceder al mercado debido al precio.
Ejemplo:
Recientes sesiones de retroalimentación con clientes mostraron que el 52% de los clientes desea una versión más simple y asequible de nuestros muebles. A partir de nuestras encuestas, descubrimos que el precio se menciona el 87% de las veces como el factor decisivo principal para los clientes que eligieron marcas competidoras.
Necesitamos atender mejor a nuestros clientes actuales y expandirnos a nuevos segmentos de mercado. Para ello, necesitamos desarrollar una nueva línea de muebles. Debe ofrecer nuestro diseño y calidad distintivos a un precio adecuado para esta base de clientes emergente.
Paso #2: La solución
Dado que ya describiste el problema en el paso anterior, ahora necesitas explicar la solución para el problema. Preséntala como la única solución para el problema, no como una lluvia de ideas.
Siguiendo el ejemplo de resumen ejecutivo anterior:
Nuestra nueva línea de muebles tendrá precios a partir de un 20% menos que nuestros productos de entrada actuales. El potencial de ahorro puede alcanzar el 40% o más, dependiendo de los materiales y métodos de construcción. Aprenda los siguientes pasos para lograrlo:
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Introducir materiales alternativos. Incluya madera ingeniería, compuestos metálicos y laminados sostenibles.
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Simplificar las técnicas de construcción. Pero, al mismo tiempo, mantener los estándares de durabilidad y comodidad.
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Ofrecer opciones modulares y personalizables. Debemos enfatizar la flexibilidad y la elección personal sobre diseños completamente a medida.
Cada pieza seguirá pasando por un riguroso control de calidad. Los clientes potenciales deben percibir los estándares de nuestra marca en términos de artesanía, longevidad y usabilidad diaria.
Paso #3: El valor de la solución
Mientras que en la sección anterior solo mencionaste la solución que se iba a adoptar para resolver el problema, en este paso necesitas agregar más detalles sobre la solución. Describe los impactos que tendrá la solución, si existen riesgos relevantes y los beneficios potenciales.
También usa este paso para resaltar cómo la implementación de esta solución se alinea con los objetivos de la empresa.
Continuando con nuestro ejemplo de resumen ejecutivo:
Estamos planeando lanzar nuevas ofertas con precios entre un 10% y un 35% por debajo de nuestros productos de entrada actuales. La expectativa es ingresar con éxito al segmento de muebles casual y de mercado medio.
Al mismo tiempo, queremos seguir elevando nuestra marca de lujo. Esta iniciativa apoya directamente el Objetivo 3 del FY25: Expandir la marca. Se proyecta que las nuevas ofertas generen más de tres millones de dólares en ganancias anuales, contribuyendo de manera significativa al Objetivo 1 del FY25: alcanzar siete millones de dólares en ganancias anuales totales.
Los comentarios iniciales de los clientes sugieren que la introducción de opciones más asequibles no afectará negativamente la percepción de calidad o prestigio de la marca.
Por otro lado, este sigue siendo un riesgo clave que debe gestionarse cuidadosamente durante las fases de diseño y lanzamiento. Para prevenir este riesgo, el equipo de marketing de productos comenzará a desarrollar una estrategia de entrada al mercado diferenciada 4 meses antes del lanzamiento. Para empezar, nuestro equipo garantizará una separación clara entre las líneas de productos de lujo y accesibles.
Paso #4: Conclusiones
En este paso final, solo necesitas mostrar a las personas cómo estas ideas impactan a la organización, así como su importancia.
Para completar nuestro ejemplo:
Ofertas más asequibles y diversificadas nos permitirán acceder a un nuevo segmento de mercado, además de fortalecer y ampliar la percepción de nuestra marca.
Con el aumento de visibilidad de esta nueva línea de productos, junto con la demanda anticipada de opciones de muebles accesibles, proyectamos un incremento anual del 2% en la cuota de mercado.
Consulte detalles adicionales en la estrategia de entrada al mercado y en la documentación de retroalimentación de clientes que acompaña este proyecto.
Plantillas de resumen ejecutivo que puedes reutilizar
Hemos preparado una plantilla universal sobre cómo redactar un resumen ejecutivo.
Problema
Encuestas recientes muestran [estadísticas o retroalimentación de clientes]. Para atender a nuestros clientes de la mejor manera posible, [idea resumida].
Solución
Nuestra solución [descripción de la solución] proporcionará [resultados esperados]. Para lograr esto, debemos seguir estos pasos: [2–3 declaraciones].
Tenga en cuenta que podemos enfrentar [posibles riesgos], que pueden prevenirse mediante [solución] proporcionada por [empleados o departamentos].
Valor
Con nuestra nueva idea, esperamos lograr [resultados con estadísticas] de mejora dentro de [plazo]. Esto generará [estadística de beneficio] en ingresos anuales.
Nuestro cliente valorará la idea, porque le ofrece [valor para los clientes].
Conclusión
[solución] nos permitirá resolver los problemas de los clientes y expandir nuestra marca. Se alinea con el objetivo global de la empresa [breve descripción del objetivo]. Comencemos nuestro trabajo el [fecha] con el primer paso del plan de negocio [qué exactamente].
7 Errores comunes al escribir resúmenes ejecutivos
Aquí hay una lista de verificación de los errores más importantes que debes evitar al redactar un texto por tu cuenta:
#1: Usar jerga y lenguaje técnico
Ten en cuenta que cualquiera que lo lea necesita entenderlo. Las personas que lo leerán pueden ser directores, stakeholders, colaboradores, entre otros. Y, a veces, no están familiarizados con el lenguaje técnico o la jerga. Por lo tanto, tienes 2 opciones: puedes usar tanto jerga como lenguaje técnico y tomarte el tiempo para explicarlos, o simplemente evitar ambos, lo cual es una mejor solución. Además, debes tratar de usar un lenguaje simple y prestar atención a la audiencia o lectores del informe.
#2: Demasiados detalles
Si estás escribiendo tu primera presentación breve de un proyecto, puedes tener la tendencia de agregar más detalles de los necesarios. Es importante siempre tener en mente que estás escribiendo un resumen, no un informe completo. Esto significa que debes evaluar cuidadosamente la información que necesitas incluir y asegurarte de no añadir detalles innecesarios.
#3: No tener una introducción fuerte
Necesitas comenzar en grande. Este debería ser tu mantra. Tómate el tiempo para describir el problema de manera clara y efectiva para que todos los que lo lean lo comprendan.
Cuando buscas ideas para tu introducción fuerte, lo último que quieres hacer es copiar la introducción. La verdad es que muchas personas lo hacen, pero generalmente no termina bien porque los detalles siempre son diferentes.
#4: Tu resumen ejecutivo no se mantiene solo
Aunque tu documento sea un resumen de un informe completo, debe poder sostenerse por sí solo. En otras palabras, mientras tú tienes un conocimiento profundo del informe, las personas que lo lean no. Recuerda, ellos solo leerán este resumen y basarán sus decisiones en él, no en todo el documento. Por lo tanto, vale la pena ser cuidadoso y asegurarte de agregar la información más importante, pero no todos los detalles.
#5: Escribirlo antes de que el informe esté completo
A veces, puedes sentir la urgencia de escribir (o comenzar a escribir) el resumen ejecutivo de un informe antes de que el informe real esté completo. Solo piensas que ya tienes suficiente información y que no debería haber ningún problema en hacerlo de esta manera. Sin embargo, esto nunca debe hacerse.
¿Por qué? En la mayoría de los casos, tendrás muchas inexactitudes e inconsistencias. La realidad es que primero necesitas tener listo el informe completo para poder obtener los insights correctos.
#6: No revisar
Nunca debes entregar un documento, ya sea el informe completo o una versión resumida, sin revisarlo primero. Incluso puedes pedirle a un compañero que lo lea también, ya que un par de ojos frescos puede ver cosas que tú no.
#7: Falta de recomendaciones claras
Tu propuesta siempre debe incluir una solución al problema presentado, lo que incluye recomendaciones claras.
Cómo escribir un resumen ejecutivo: 6 mejores prácticas
Cuando busques redactar una nota explicativa efectiva, querrás asegurarte de incluir los puntos principales, hallazgos clave, recomendaciones y próximos pasos de manera concisa y simple. Por lo tanto, necesitas cumplir con las siguientes mejores prácticas:
#1: Mantenerlo corto
En la mayoría de los casos, un resumen ejecutivo debería representar alrededor del 10% del informe completo y debe tener solo 1 a 2 páginas de extensión.
#2: Lenguaje claro
El lenguaje utilizado debe ser claro y siempre se debe evitar la jerga.
#3: Evitar detalles excesivos
En lugar de agregar más y más detalles, deberías reemplazarlos con los puntos clave o conclusiones principales.
#4: Legibilidad
Debes asegurarte de agregar encabezados y viñetas para que el documento sea fácil de leer.
#5: La Información del “¿Y qué?”
Podemos decir que esta es la información más importante del documento. Debes incluir más de lo que hay en el informe mismo. Solo piensa en los riesgos, recomendaciones e implicaciones de estrés, por mencionar algunos.
#6: Tener en cuenta a la audiencia
Al redactar un resumen ejecutivo, necesitas tener en cuenta a la audiencia, para quien estás escribiendo. Por lo tanto, debes considerar sus prioridades y necesidades.
Conclusión
Los resúmenes ejecutivos son una excelente herramienta para las empresas. Después de todo, son una herramienta que ayuda a que todos estén en la misma página.
Sin embargo, es importante que sepas cómo redactar uno. Y esto es exactamente lo que te mostramos arriba.
Comenzamos mostrándote un esquema de documento, y luego proporcionamos un ejemplo que puedes usar como plantilla de resumen ejecutivo. Aunque esto no sea una plantilla de rellenar espacios, sigue siendo un buen ejemplo de plantilla que puedes utilizar.
Para que tu presentación sea atractiva e informativa, utiliza estadísticas y datos reales. Recoge información más rápido con sistemas digitales como Flowlu. Proporciona herramientas que van desde simples notas hasta reportes avanzados y analíticas. Este sistema ofrece una vista integral de las estadísticas reales de tu negocio y ayuda a respaldar nuevas ideas y presentarlas exitosamente a los stakeholders.
Es una revisión breve de documentos más extensos, como informes para juntas directivas, propuestas o reportes. El texto debe incluir los puntos clave, la información esencial y recomendaciones posteriores. Con este resumen, directores y partes interesadas pueden comprender completamente el problema y tomar las mejores decisiones.
El objetivo principal de un resumen ejecutivo es ahorrar tiempo a los lectores y proporcionarles los insights más relevantes.
La extensión y el contenido del resumen dependen del documento al que pertenece, pero en general no debería ocupar más de una o dos páginas.
Un resumen ejecutivo para un informe empresarial es una versión abreviada del documento completo. Debe incluir todas las estadísticas clave y explicarlas dentro del contexto de los objetivos generales de la empresa, para que los lectores comprendan el valor de los resultados desde el principio. Este tipo de resumen respalda la toma de decisiones empresariales y fomenta acciones posteriores. Usa un lenguaje estratégico y práctico.
La principal diferencia de un resumen ejecutivo para una tarea académica radica en su naturaleza no comercial. También está vinculado a un objetivo educativo más amplio, pero se centra más en la explicación que en el llamado a la acción. Usa un tono académico para presentar este tipo de resumen.
Los encabezados cortos son aceptables. Ayudan a estructurar el contenido, mejoran la claridad visual y facilitan una mejor comprensión de los temas.
