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Cómo incorporar eficientemente a los nuevos empleados: La guía definitiva

Damon Williamson
Damon Williamson
Copywriter
28 de junio de 2022
8 min read
Cómo incorporar eficientemente a los nuevos empleados: La guía definitiva
Cuando por fin haya encontrado y contratado al candidato perfecto, no debe dejar que su adaptación en la empresa siga su curso. Es esencial construir adecuadamente un proceso para introducir a los nuevos empleados en la organización o, dicho de otro modo, para incorporarlos.

Cuando finalmente has encontrado y contratado a un candidato perfecto, no debes dejar que su adaptación en la empresa siga su propio curso. Es esencial construir adecuadamente un proceso para introducir a los nuevos empleados en la organización, o, en pocas palabras, integrarlos.

La integración es el proceso de incorporar nuevos trabajadores a una empresa, lo cual implica presentarles nuevas responsabilidades y miembros del equipo, aprender sobre los objetivos y la estructura de la empresa, recibir formación profesional y otras actividades iniciales.

La integración es fundamental para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse más rápidamente y alentarlos a desempeñarse de manera más eficiente. Muchos estudios enfatizan la relevancia de la adaptación de los nuevos empleados, especialmente cuando se trata de una perspectiva a largo plazo. Así, según datos de la Society for Human Resource Management (SHRM), hasta el 20% de la rotación de personal ocurre en los primeros 45 días de trabajo.

Sin embargo, si los nuevos empleados superan con éxito la etapa de adaptación, hasta el 69% de ellos tienen más probabilidades de permanecer en la empresa. En esta publicación de blog, descubriremos cómo construir una integración adecuada y mejorar la retención de nuevas contrataciones.

Los expertos de SHRM han identificado cuatro niveles principales que componen una integración exitosa o las Cuatro C's:

  • Cumplimiento es la formación de nuevos empleados sobre la política de la empresa.
  • Clarificación significa que los empleados deben saber cuáles son sus responsabilidades y cómo desempeñarlas correctamente.
  • Cultura se refiere a integrar al nuevo empleado en las normas formales e informales de la organización.
  • Conexión son las relaciones con colegas y el sentido de ser parte del equipo.

En promedio, la integración puede tomar desde varias semanas hasta tres meses. Durante este período, los nuevos trabajadores se familiarizan con sus roles, se preparan para cumplir con sus responsabilidades y adquieren los conocimientos y habilidades necesarios para tener éxito.

Cómo Utilizar Flowlu para la Integración de Nuevos Empleados

Con la introducción de herramientas en línea y aplicaciones de colaboración, el proceso de adaptación puede volverse más sencillo y estructurado, tanto para el empleador como para el nuevo miembro del equipo. Además, una integración bien diseñada puede ayudarte a ahorrar recursos—financieros, humanos y de tiempo—en la formación de empleados. Veamos varias formas de integrar con éxito a nuevos miembros del equipo con Flowlu.

Paso 1: Construir un Proceso de Orientación

Para ahorrar tiempo en actividades mundanas como hacer papeleo y proporcionar información organizacional básica, crea una guía paso a paso para los nuevos miembros del equipo. En Flowlu, puedes hacer esto usando un módulo dedicado — Integración. Registra todos los pasos en la lista de verificación y proporciona información adicional sobre cada uno de ellos. Una vez que crees tal lista de verificación, puedes volver a ella cada vez que contrates nuevo personal.

Siéntete libre de editar la lista de verificación o agregar nuevos pasos según sea necesario. Acompaña tu integración con videos y documentos. Una integración bien construida puede minimizar la carga de trabajo del equipo de RRHH y aumentar la transparencia de tus operaciones.

Aprende más: Cómo crear una integración

Paso 2: Asignar Tareas Iniciales

Además, puedes crear un flujo de trabajo de proyecto para los nuevos reclutas que contendrá tareas para los primeros 30/60/90 días en el trabajo. Complementa tus tareas con descripciones extensas, archivos y enlaces a sitios web importantes para facilitar su transición a un nuevo rol.

Y cuando un nuevo empleado se une a la empresa, puedes crear rápidamente un proyecto usando una plantilla predefinida. Una vez que esta persona haya completado su lista de verificación de integración del Paso 1, él o ella puede comenzar a realizar tareas más relacionadas con su rol indicadas en su proyecto.

Descubre más: Cómo agregar un flujo de trabajo de proyecto

Paso 3: Crear Manuales y Directrices

Usar la base de conocimientos de la empresa te permite almacenar todos tus datos acumulados y crear una sección separada de procedimientos operativos estándar y documentación de formación para nuevos trabajadores. Puedes incluir las Preguntas Frecuentes sobre deberes laborales, política de seguro, teléfonos clave, un resumen de la empresa, miembros clave del equipo, etc.

En una base de conocimientos, puedes adjuntar cualquier foto o video, crear tablas, enlaces, así como cambiar el diseño del texto usando un editor. Y gracias a la estructura jerárquica de los artículos, el contenido siempre se verá bien estructurado y lógico. Los artículos que necesiten atención especial pueden ser etiquetados como importantes para un fácil acceso.

Aprende más: Cómo crear una base de conocimientos

Sigue estos consejos fáciles para escribir contenido al publicar artículos en la KB:

  • Desglosa la información en partes más pequeñas y manejables. Esto es especialmente relevante para grandes cantidades de datos. Simplifica la lectura para una persona nueva y divide toda la información en tres o cuatro secciones clave. Da artículos esenciales para aprender en los primeros 2-3 días, luego agrega más para ampliar la comprensión del nuevo empleado sobre su rol y tu organización.
  • Usa infografías, gráficos y tablas. De esta manera, será más fácil para el lector navegar por el contenido.
  • Haz una lista de preguntas para ayudar a la comprensión del lector. Cuando el empleado lea los artículos, la lista de preguntas lo llevará de vuelta al contenido. Al responderlas, el nuevo miembro del equipo puede mejorar su comprensión.

Paso 4: Configurar Permisos

Si no quieres abrumar a un nuevo empleado con la información, puedes configurar sus derechos de acceso según tus necesidades. Los permisos se pueden expandir con el crecimiento de la competencia del nuevo contratado. Por ejemplo, en Flowlu, puedes ocultar módulos de los trabajadores, otorgándoles acceso a la información inicial que necesitan.

Descubre más: Cómo configurar permisos para los miembros del equipo

Paso 5: Crear un Chat o Espacio de Trabajo

Separado Si tu empresa tiende a contratar varios nuevos empleados a la vez, puedes crear un chat especial para ellos para fomentar la colaboración entre los nuevos empleados y facilitar su adaptación. Incluso puedes agregar un nuevo espacio de trabajo dedicado para ellos para anunciar noticias relevantes o publicar cualquier información para ellos usando Feed.

Paso 6: Utilizar Listas de Registros

Con las listas, puedes organizar información, como detalles de inicio de sesión para cursos y herramientas útiles. Puedes agregar rápidamente recursos adicionales, almacenarlos de forma segura en un solo lugar y protegerlos con derechos de acceso personalizables. Siempre que necesites, da al nuevo empleado acceso a las listas personalizadas necesarias. De esta manera, todos los recursos siempre estarán al alcance de la mano, reunidos en una plataforma.

Más Consejos para una Adaptación Exitosa

Proporciona Retroalimentación Prontamente

La crítica constructiva y la apreciación de los logros pueden ayudarte a establecer confianza con las nuevas contrataciones y darles la oportunidad de mejorar. Recuerda realizar una revisión de rendimiento al final de los primeros 90 días del nuevo empleado para evaluar su desarrollo y proporcionar sugerencias sobre cómo pueden seguir creciendo en su posición.

Identificar un Mentor

Considera un programa de mentoría como parte del proceso de integración. Elige a algunos trabajadores proactivos que puedan guiar a nuevos miembros del equipo. Ten en cuenta que es preferible que el mentor no sea un supervisor directo. Al hacer esto, el nuevo empleado se sentirá mucho más cómodo haciendo preguntas, especialmente las cotidianas que no querrían molestar a nadie más. Para discutir el progreso actual y establecer metas futuras, los mentores deben programar chequeos regulares con los nuevos miembros del equipo.

Establecer Metas Medibles

Tus metas fomentarán el compromiso del empleado en el proceso de trabajo y actuarán como puntos de referencia para evaluar la efectividad de su ajuste. Dale a cada nueva contratación una lista de objetivos a cumplir, por ejemplo, leer toda la base de conocimientos para una fecha límite específica o completar con éxito una tarea por su cuenta.

Manténlos Actualizados con las Noticias

Para sentirse parte del equipo, un nuevo empleado debe estar familiarizado con la agenda de noticias de la empresa. Infórmales sobre eventos próximos, reuniones, logros de la empresa o victorias recientes. Puedes lograr esto con Flowlu usando un chat o feed para que cada usuario esté al tanto de los eventos actuales.

Pide Su Opinión

Al adoptar la integración en el lugar de trabajo por primera vez, la retroalimentación será extremadamente útil para ajustar y mejorar este proceso. Una vez que la integración haya terminado, averigua qué extrañó el nuevo recluta, qué disfrutó más y qué pensó que podría mejorarse. Puedes programar una sesión de retroalimentación de 15 minutos o utilizar software para recopilar comentarios como Google Forms, o herramientas profesionales de compromiso de empleados como 15five, Officevibe o Culture Amp.

Conclusión

Una integración efectiva es esencial para un reclutamiento exitoso y una aclimatación efectiva del empleado. Si implementas procedimientos de integración eficientes en tu empresa, tu negocio reducirá el costo de atraer talentos y mejorará la retención de nuevos empleados a largo plazo.

Ya sea que utilices una, algunas o todas las herramientas de integración a la vez, todas ellas ayudarán a los nuevos miembros del equipo a adaptarse más exitosamente a sus roles. Con un módulo de gestión de integración incorporado en Flowlu, puedes proporcionar a tus trabajadores una experiencia de integración excepcional y ayudarles a prepararse mejor para sus nuevas posiciones.

FAQs
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Knowledge base

El objetivo del onboarding es integrar a los nuevos trabajadores en la empresa presentándoles sus responsabilidades, los miembros del equipo, los objetivos y la estructura de la empresa, y proporcionándoles la formación y las actividades iniciales necesarias. Este proceso es fundamental para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse más rápidamente y animarles a rendir con mayor eficacia.

Por término medio, el proceso de incorporación puede durar entre varias semanas y tres meses. Este periodo permite a los nuevos trabajadores familiarizarse con sus funciones, prepararse para cumplir sus responsabilidades y adquirir los conocimientos y habilidades necesarios para tener éxito en su nuevo puesto.

Flowlu puede utilizarse para la incorporación mediante la creación de un proceso de orientación a través de una guía paso a paso en el módulo Onboarding, la asignación de tareas iniciales con descripciones detalladas, la creación de manuales y directrices en una base de conocimientos, la configuración de permisos, la creación de un chat o espacio de trabajo independiente para los nuevos empleados y la utilización de listas de registros para organizar la información importante.

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