Cómo redactar un alcance del trabajo (con ejemplos y plantilla)

Ingrid Johansen

Redactor

14 de mayo de 2025

19 lectura mínima

Si te preguntas qué es un alcance de trabajo, es exactamente lo que vas a hacer para tu cliente o cliente. En pocas palabras, cuando creas este esquema de proyecto, necesitas incluir no solo lo que harás, sino también los materiales, las responsabilidades de todos los involucrados, el cronograma y todos los pasos necesarios para completar el trabajo como parte de tu proceso de gestión de proyectos.

Si eres perfeccionista, te encantará un alcance de trabajo. Al fin y al cabo, con esta herramienta no hay malentendidos sobre el proyecto, ya que todo se especifica en detalle. A continuación encontrarás ejemplos de alcance de trabajo y aprenderás cómo redactar un documento de alcance de trabajo.

Significado de Alcance de Trabajo

Aunque ya hemos mencionado qué es un alcance de trabajo, vale la pena profundizar un poco más. Desglosémoslo correctamente, paso a paso.

Un alcance de trabajo es simplemente un documento que detalla cada aspecto de un proyecto—from las tareas hasta los plazos y quién es responsable de qué. Para que te hagas una idea, muchas empresas lo utilizan cuando elaboran una propuesta de servicio para clientes o cuando definen flujos de trabajo de gestión de proyectos. Ayuda a los clientes a sentirse seguros porque saben exactamente qué recibirán, cómo lo recibirán y cuándo lo recibirán de ti. Si lo piensas, un esquema de proyecto permite que tu cliente potencial vea exactamente lo que ofreces—and establezca sus expectativas desde el principio.

Cuando tengas dudas sobre si incluir un detalle—includinglo.

Qué Incluir en el Documento de Alcance de Trabajo

Al armar un alcance de trabajo—or incluso un borrador—quieres asegurarte de cubrir lo importante. Piensa en las pequeñas cosas que podrían causar confusión más adelante si no las especificas ahora. Siempre es mejor ser demasiado claro que no lo suficientemente claro. Para ayudarte a cubrir tus bases, aquí tienes algunos elementos importantes que probablemente querrás incluir. Por supuesto, puedes ajustar la lista según lo que tu proyecto realmente necesite.

Consejo profesional: si quieres una forma más sencilla de gestionar los detalles de tu alcance de trabajo, puedes organizar todo—from entregables hasta cronogramas e informes—directamente dentro de una plataforma de gestión de proyectos como Flowlu. Te ayuda a mantener alineadas las tareas, los hitos y las expectativas del cliente sin necesidad de múltiples documentos.

#1: Entregables:

Los entregables son la razón principal del proyecto. En pocas palabras, es lo que entregarás al cliente al final.

Ten en cuenta: el entregable puede ser cualquier cosa—a document, un software, un producto, un informe o algo completamente distinto. Solo necesitas especificarlo aquí como parte de tu proceso de gestión de proyectos.

#2: Cronograma:

Al armar tu alcance de trabajo, no olvides el cronograma del proyecto.

Trázalo desde el inicio hasta la entrega final.

Dividir el proyecto en fases o pasos claros hace que todo sea más fácil de seguir—and mucho más sencillo de gestionar después con tus herramientas de gestión de proyectos.

Si quieres reforzar aún más tu cronograma, añade un elemento visual.

Algo sencillo, como un diagrama de Gantt, puede ayudar a todos a ver el panorama general y saber exactamente qué sigue.

#3: Hitos:

Si llevas tiempo trabajando en proyectos, ya sabes lo importantes que son los hitos—especialmente cuando un proyecto se vuelve más grande y algo caótico desde una perspectiva de gestión de proyectos.

Si eres nuevo en proyectos de mayor envergadura, aquí tienes un consejo:

Establece un hito cada vez que completes una fase principal.

Esto hará que sea más fácil seguir el progreso y detectar problemas antes de que crezcan. Hará que el seguimiento del progreso sea mucho menos estresante.

#4: Informes:

Los informes son una parte fundamental para mantener a todos en la misma página.

Sé claro sobre qué informes enviarás, con qué frecuencia los enviarás y qué incluirán realmente.

Y cuando hablamos de "informes", nos referimos a todo tipo—informes de variación, actualizaciones de progreso, chequeos de estado, lo que mejor se adapte al proyecto.

Elige los que tengan más sentido y explícalo claramente para que nadie se quede con dudas.

¿Qué es una Plantilla de Alcance de Trabajo?

Una plantilla de alcance de trabajo es exactamente lo que parece: un documento predefinido que completas con los detalles de tu proyecto. Está diseñada para ahorrarte tiempo—and ayudarte a asegurarte de no omitir nada importante al juntar todo.

Cómo Redactar una Plantilla de Alcance de Trabajo

En lugar de explicarte cómo construir una desde cero, te ofrecemos una plantilla gratuita para facilitarte la vida.

Aquí tienes un esquema sencillo que puedes seguir para armar un SOW sólido:

• Nombre o Título del Proyecto: El nombre oficial del proyecto.
• Partes Involucradas: Lista de todos los participantes en el proyecto.
• Introducción: Describe brevemente el tipo de trabajo que completará cada parte.
• Objetivos y Metas: Incluye información de contexto y antecedentes sobre el propósito principal del proyecto.
• Alcance de Trabajo: Enumera claramente todos los objetivos del proyecto.
• Lista de Tareas: Describe exactamente de qué será responsable cada miembro del equipo.
• Cronograma del Proyecto: Sé específico con el cronograma. Divide el proyecto en fases, añade tus plazos e incluye hitos si los has establecido. Cuanto más organizado esté tu cronograma desde el principio, más fluido será todo en tu flujo de trabajo de gestión de proyectos.
• Entregables del Proyecto: Haz una lista clara de todo lo que entregarás al finalizar. Sé específico. Cuantos más detalles definas ahora, menos preguntas (y dolores de cabeza) tendrás más adelante.
• Costos del Proyecto: Detalla un presupuesto completo que cubra todas las tarifas y gastos previstos.
• No olvides los extras—materiales, mano de obra, software y cualquier otro recurso que el proyecto pueda necesitar para mantenerse en marcha.

En lugar de gestionar manualmente todas estas piezas, puedes organizar todo en Flowlu—tu plataforma de gestión de proyectos todo en uno.

Crea tareas, establece entregables, supervisa presupuestos y traza tu cronograma del proyecto—all en un solo lugar, sin el típico ida y vuelta.

¿Cómo Redactar un Alcance de Trabajo?

Aunque ya hemos repasado las partes clave de un alcance de trabajo, estos siguientes pasos te ayudarán a verificar que nada importante se escape en tu proceso de gestión de proyectos.

Paso #1: Define los Objetivos

Antes de empezar a escribir, define los objetivos del proyecto—the resultados que necesitas lograr al final.

Paso #2: Identifica las Tareas

Deberás dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Ahí es donde entra un WBS—abreviatura de estructura de desglose del trabajo. Es una forma sencilla de organizar el trabajo para que sea más fácil planificarlo y seguirlo. Es una herramienta simple que organiza todo en pasos claros y facilita mucho la programación para la gestión de proyectos.

Paso #3: Determina los Entregables

Como mencionamos antes, los entregables del proyecto son el producto final que entregarás. Pueden ser tangibles o intangibles—and son el resultado de todas las tareas que identificaste en el paso anterior.

Paso #4: Define los Criterios de Aceptación

Tus entregables deben cumplir ciertos estándares—como requisitos de funcionalidad o benchmarks de calidad. Establece estas expectativas claramente aquí.

Paso #5: Crea el Cronograma del Proyecto

Un cronograma claro es una de las mejores maneras de mantener un proyecto en curso. Muchos gestores de proyectos utilizan el CPM—abreviatura de método de ruta crítica—to mapear el orden más eficiente de las tareas y tener una mejor idea de cuánto tiempo tomará todo.

Paso #6: Establece los Términos de Pago

Como cabría esperar, aquí detallas todos los pagos. Sé específico. Enumera el calendario de pagos, los métodos aceptados, las fechas de vencimiento y cualquier intereses por pagos atrasados o penalizaciones. Ponerlo por escrito desde el principio mantiene claras las expectativas y evita conversaciones incómodas después.

Paso #7: Define los Procedimientos de Informe

Ya sabes lo importante que es una buena comunicación con tus stakeholders. En esta sección, describe qué tipo de informes enviarás—and cuándo los enviarás.

Ejemplos de Alcance de Trabajo

Ahora que sabes qué incluir—and has visto una plantilla—es hora de ver algunos ejemplos reales. Te guiaremos a través de varios SOWs para que veas exactamente cómo redactar un SOW de principio a fin.

#1: Ejemplo Simple de Alcance de Trabajo: Programa de Onboarding de Empleados

• Objetivo: Ayudar a los nuevos empleados a adaptarse rápidamente y sentirse parte del equipo desde el primer día.
• Alcance: Crear materiales de formación, elaborar una lista de verificación de onboarding, llevar a cabo sesiones de orientación y recopilar comentarios para mejorar continuamente el proceso.
• Cronograma: 3 meses para completar, incluidos períodos de revisión y evaluación.
• Entregables: Materiales de formación, manual de onboarding e informe de retroalimentación.
• Dependencias: Disponibilidad de los nuevos empleados, colaboración de distintos departamentos, comentarios de los nuevos empleados e insumos oportunos.

#2: Ejemplo de Alcance de Trabajo de Proyecto: Desarrollo de una App Móvil

• Objetivo: Diseñar y construir una app móvil de entrega de comida que sea fácil de usar y cuente con funciones imprescindibles como múltiples opciones de pago, seguimiento en tiempo real y más.
• Alcance: Desarrollar una app multiplataforma para Android e iOS. Gestionar todo el proceso, desde el diseño de UI/UX hasta el desarrollo backend, pruebas exhaustivas, corrección de errores y despliegue final en las tiendas de aplicaciones.
• Cronograma: 4 meses desde el inicio hasta el lanzamiento, con hitos clave establecidos en el camino.
• Entregables: App móvil, código fuente, manual de usuario e informe de pruebas.
• Dependencias: Disponibilidad de recursos, aprobaciones de stakeholders en cada hito y acceso a pasarelas de pago de terceros.

#3: Ejemplo Detallado de Alcance de Trabajo: Lanzamiento de un Nuevo Producto

• Objetivo: Planificar y lanzar una campaña de marketing para impulsar el lanzamiento de un nuevo producto.
• Alcance: Realizar investigación de competidores, estudiar el mercado, crear materiales de marketing, gestionar la divulgación en medios, ejecutar promociones en redes sociales y monitorear el desempeño de la campaña de principio a fin.
• Cronograma: 2 meses para completar, con hitos incluidos.
• Entregables: Estrategia de marketing completa y contenidos promocionales para comunicados de prensa, publicaciones en redes sociales, blogs y más. Incluye un informe final que mide el impacto de la campaña.
• Dependencias: Colaboración con influencers, aprobaciones y comentarios de stakeholders y del equipo de producto, y respuesta del mercado.

¿Por Qué Es Importante Redactar un Alcance de Trabajo General?

Aunque ya conozcas algunos beneficios de tener un documento de SOW claro—or incluso una simple carta de esquema de proyecto—hay algunos motivos clave que vale la pena destacar para una gestión de proyectos efectiva.

#1: Define el Alcance del Proyecto

Un buen SOW expone el proyecto con claridad—sin suposiciones, sin conjeturas. Detalla exactamente qué se entregará—and, igual de importante, qué no se entregará—para que todos sepan qué esperar desde el principio.

#2: Ayuda a Prevenir el Scope Creep

El scope creep puede colarse en cualquier proyecto, sin importar su tamaño.

Suele ocurrir cuando se agregan tareas adicionales después de haber comenzado el trabajo—retrasando cronogramas, desbordando presupuestos y agotando recursos.

Un alcance claro facilita mantener el enfoque, detectar cambios a tiempo y evitar que el proyecto se desvíe de su curso.

#3: Establece Expectativas Claras

Una de las mejores ventajas de un SOW sólido: nadie se queda con dudas.

Cuando los roles, plazos y entregables están claramente definidos, es mucho más fácil mantener el proyecto en marcha a través de tu sistema de gestión de proyectos—and evitar sorpresas de última hora.

Cómo Crear un Documento de Alcance de Trabajo - 4 Consejos

#1: Sé Específico

No puede decirse lo suficiente: cuando redactas un alcance de trabajo, los detalles importan.

Cuanto más especifiques, más fácil será para todos los involucrados saber exactamente qué se espera—and menores serán las posibilidades de confusión más adelante.

#2: Usa Visuales

Los elementos visuales no solo ayudan con los cronogramas—they pueden hacer que todo el alcance sea más fácil de asimilar.

No temas añadir gráficos, diagramas o sencillas infografías donde puedan aportar claridad. A veces, un buen visual ahorra todo un montón de explicaciones.

#3: Haz Firmar el Documento

Un alcance de trabajo—or un alcance de funciones—solo cobra verdadero valor una vez que todos los involucrados lo firman. Asegúrate de obtener las firmas antes de avanzar para evitar disputas más adelante.

#4: Usa un Ejemplo de Alcance de Trabajo

Redactar un SOW desde cero puede llevar tiempo. Incluso si sabes exactamente cómo estructurarlo, usar un ejemplo de SOW—como los que compartimos arriba—puede ahorrarte tiempo y esfuerzo y ayudarte a mantener el rumbo.

Conclusión

Para ahora ya deberías tener un sólido entendimiento de cómo redactar un alcance de trabajo—and cómo convertirlo en una propuesta completa. Hemos cubierto lo esencial, compartido una plantilla lista para usar y repasado ejemplos reales para ayudarte a juntar todo. Un esquema de proyecto sólido mantiene claras las expectativas y alinea a los equipos, haciendo que cada proyecto sea más fácil de gestionar de principio a fin.

¿Necesitas ayuda para convertir tu alcance de trabajo en un plan de proyecto vivo y dinámico? Flowlu puede ayudarte a transformar tu SOW en tareas reales, cronogramas, hitos e informes—manteniendo todo (y a todos) en camino desde el inicio hasta el final.