Melhor software de CRM para pequenas empresas: funcionalidades, casos de utilização e critérios de seleção
Resposta rápida
Um CRM simples para pequenas empresas servirá como o centro de operações de todo o seu negócio.
É aqui que pode encontrar todos os dados de que precisa a qualquer momento, com apenas alguns cliques. E, embora o CRM seja a solução, ainda tem de escolher o melhor para a sua empresa. Mas, com tantas opções disponíveis no mercado, pode ser difícil separar o essencial do ruído.
Por isso, continue a ler para descobrir como escolher o melhor CRM para a sua pequena empresa.
O que as pequenas empresas precisam de um software CRM
Enquanto proprietário de uma pequena empresa, precisa de procurar uma solução que realmente ajude a gerir o seu negócio — não uma cheia de funcionalidades que nunca terá oportunidade de utilizar.
Apesar de o seu objetivo ser fazer crescer o negócio, não faz sentido tornar as coisas mais difíceis do que precisam de ser e criar uma curva de aprendizagem enorme para si e para os seus colaboradores.
Em vez disso, o melhor CRM para pequenas empresas deve incluir as seguintes funcionalidades:
#1: Contactos
Uma das funcionalidades mais básicas, mas também uma das mais importantes, de qualquer CRM. Quando falamos de contactos, referimo-nos ao armazenamento dos dados básicos de uma pessoa — como endereços de email e números de telefone, mas também perfis de redes sociais, etiquetas personalizadas e muito mais.
#2: Negócios
Como pequena empresa, está sempre à procura de formas de agir sobre uma oportunidade de venda ativa. Com um software CRM para pequenas empresas, tem uma visão geral de todas estas oportunidades num único local.
#3: Funil de vendas
Extremamente útil para uma empresa em crescimento. Afinal, um funil com uma gestão detalhada das etapas permite identificar exatamente onde um negócio está bloqueado, por exemplo.
#4: Acompanhamentos
Somos todos humanos e simplesmente não conseguimos lembrar-nos de tudo. É por isso que tem utilizado notas autocolantes até agora.
Mas, como sabe, não pode continuar a utilizá-las para sempre, porque deixam de funcionar. Simplesmente há demasiadas.
Por isso, em vez disso, precisa de um CRM simples para pequenas empresas que o ajude a manter os acompanhamentos sob controlo. Se prometeu voltar a contactar um cliente ou potencial cliente amanhã às 14h, o CRM irá lembrá-lo.
#5: Tarefas
Tal como acontece com os acompanhamentos, se não anotar todas as tarefas que precisa de realizar, vai esquecer-se de algumas. E isso não pode acontecer. Pode utilizar uma simples lista de tarefas em papel, mas é muito mais fácil adicionar as suas tarefas ao software de gestão de relacionamento com clientes.
Aí, poderá ver como se encaixam dentro do próprio projeto. Irá acompanhar não só as suas tarefas, mas também as dos restantes membros da equipa, bem como quem está responsável por cada uma. Com esta ferramenta, também pode acompanhar quando cada tarefa começou e quando deverá estar concluída.
#6: Integração de email
Uma das integrações que não pode ignorar. Afinal, o email é uma ferramenta que utiliza constantemente, e não faria sentido ter de abrir um novo separador do navegador sempre que envia uma mensagem.
Além disso, seria muito mais difícil manter tudo sincronizado dentro do CRM. É por isso que deve procurar uma solução simples para pequenas empresas que permita uma integração fácil.
#7: Histórico de clientes
Ter todos os dados dos seus clientes facilmente acessíveis já não é apenas um sonho. Pode tornar-se realidade.
Já imaginou um cliente ligar e, simplesmente, abrir o respetivo registo para ver todas as comunicações anteriores, compras e problemas de suporte passados? Os seus clientes irão certamente notar a diferença, pois não terão de repetir constantemente a mesma informação a pessoas diferentes.
Todas estas funcionalidades estão reunidas no Flowlu. Experimente agora gratuitamente e veja como todas as suas operações se tornam mais organizadas e a sua equipa mais coordenada.
Principais funcionalidades de CRM a comparar
Até agora, abordámos as funcionalidades básicas que o melhor CRM para pequenas empresas deve incluir. No entanto, para uma comparação adequada de CRMs para PMEs, existem outras funcionalidades que podem ser úteis no dia a dia. Tenha em mente que provavelmente não precisará de todas — apenas das que se adequam à sua forma de trabalhar.
1. Automação
Quanto mais simples forem os criadores de regras, melhor. Deve procurar soluções que permitam criar regras de automação do tipo “se isto acontecer, então faça aquilo”.
Exemplo: Vamos imaginar que as pessoas podem registar-se no seu website através do preenchimento de um formulário. Pode utilizar a automação para adicionar todos os dados ao sistema, atribuir o potencial cliente a um representante comercial e enviar um email de boas-vindas que já está preparado.
2. Integrações
Embora o CRM que escolher possa ter muitas funcionalidades, a maioria permite algumas integrações para garantir que pode continuar a utilizar algumas das suas ferramentas favoritas.
Exemplo: A maioria dos sistemas permite ligar-se a algumas ferramentas de contabilidade, como o QuickBooks, calendários como o Outlook ou o Google Workspace, sistemas de pagamento como o PayPal, entre muitos outros.
3. Personalização
Quanto mais personalizável for a aplicação que escolher, melhor. A última coisa que quer é utilizar uma terminologia complicada que nem sequer conhece. Precisa de um CRM que torne a sua vida mais fácil e não ainda mais complicada.
Exemplo: No mínimo, deve permitir ocultar funcionalidades que não utiliza, adicionar campos de dados personalizados e alterar o nome das etapas do funil de vendas.
4. Relatórios
Os relatórios não precisam de ser exaustivos ou extensos. No fim de contas, precisa de relatórios que façam sentido e sejam realmente úteis — não há necessidade de gráficos demasiado complexos.
Exemplo: Os relatórios devem abranger métricas como a receita de vendas por representante, taxas de sucesso de negócios, desempenho das fontes de leads e tudo o resto que seja relevante para o seu negócio e setor.
5. Acesso móvel
Parece que ter uma aplicação é essencial para todas as ferramentas que utiliza. Mas, embora seja uma necessidade real para algumas pequenas empresas, para outras é apenas uma funcionalidade interessante.
Exemplo: Se tem equipas remotas ou se o seu setor envolve colaboradores que passam longos períodos fora do escritório, o acesso móvel ao seu CRM é indispensável.
6. Permissões
Embora todos os seus colaboradores devam conseguir aceder à maioria dos seus dados — como projetos, tarefas e informações de clientes, por exemplo — alguns dados devem ter um acesso mais restrito.
Exemplo: Os dados financeiros sensíveis devem estar limitados a um pequeno número de utilizadores. Uma boa plataforma pode oferecer regras de acesso personalizadas para situações como esta.
7. Transparência de preços
Muitos sistemas afirmam ser um CRM gratuito para pequenas empresas, mas, depois de se registar, descobre que, na realidade, tem de pagar por funcionalidades básicas. Por isso, é importante ter cuidado.
Exemplo: Certifique-se de que verifica exatamente o que está incluído antes de tomar uma decisão e que funcionalidades básicas, como a personalização de cores ou a adição de novos contactos, não estão bloqueadas por um pagamento adicional.
Principais tipos de ferramentas CRM para pequenas empresas
Quando procura uma plataforma para a sua pequena empresa, tenha em mente que existem diferentes tipos de soluções à escolha. Os programadores sabem que cada pequena empresa tem necessidades próprias e, por isso, disponibilizam software dedicado. Aqui está uma explicação dos principais tipos de CRM a considerar:
CRM de vendas
O principal objetivo destas plataformas é a gestão de leads — acompanhar leads e funis num único local. São especialmente adequadas para equipas de vendas dedicadas que procuram fechar mais negócios.
Por onde começar: uma das opções mais populares no mercado é o Pipedrive.
CRM tudo-em-um
Estas ferramentas combinam várias funções numa única plataforma. O objetivo é gerir campanhas de email de marketing, vendas e sistemas de tickets de suporte ao cliente, tudo num só local. São mais adequadas para pequenas equipas ou empreendedores individuais.
Por onde começar: uma plataforma apreciada pelos utilizadores é o HubSpot (Starter).
CRM por setor
Estas soluções são desenvolvidas para setores e fluxos de trabalho específicos, como saúde ou imobiliário. São perfeitas para empresas com necessidades operacionais e de conformidade únicas.
Por onde começar: com base nas avaliações, recomendamos o CRM da Veeva (para empresas farmacêuticas, de biotecnologia e dispositivos médicos).
CRM com gestão de projetos
Estas soluções foram desenvolvidas para ligar diretamente as vendas à entrega de serviços ao cliente. São a escolha ideal para empreiteiros, agências ou prestadores de serviços cujo trabalho começa depois de o negócio ser fechado.
Por onde começar: o Flowlu oferece o melhor equilíbrio de funcionalidades nesta área.
Como escolher o melhor CRM
Para garantir que a sua equipa se adapta rapidamente ao software CRM para pequenas empresas que escolher, utilize a seguinte lista de verificação:
- Tem um mapa em papel de todos os seus processos de vendas manuais?
- As integrações do novo software incluem o acompanhamento de emails e o calendário que já utiliza?
- Os seus colaboradores conseguem aprender a utilizar a plataforma numa hora, sem conhecimentos prévios ou específicos?
- Quanto irá pagar se precisar de adicionar mais 3 utilizadores no próximo ano? (Não se esqueça de incluir taxas de implementação e extras).
- Está incluído um bom suporte ao cliente?
Erros comuns na compra
Um dos maiores erros que muitos proprietários de pequenas empresas tendem a cometer ao comprar um novo sistema é olharem demasiado para o futuro e esquecerem as necessidades atuais.
Embora possa querer fazer crescer rapidamente a sua pequena empresa nos próximos anos, é importante concentrar-se nas suas necessidades neste momento.
Procurar uma ferramenta com muito mais funcionalidades do que aquelas de que precisa atualmente pode ser contraproducente, uma vez que os seus colaboradores podem não ter capacidade para a utilizar. Irão demorar muito tempo a aprendê-la e, na maioria dos casos, acabarão por desistir por ser demasiado frustrante.
Em vez de planear para um período de 5 anos, analise as necessidades que a sua empresa tem atualmente e aquelas que poderá ter daqui a 18 meses — não mais do que isso.
Dicas de implementação para garantir o sucesso
#1: Limpe os seus dados
Não adicione os seus dados tal como estão ao novo sistema. Certifique-se primeiro de que estão limpos e sem erros.
#2: Escolha o responsável pela plataforma
Escolha um dos seus colaboradores e torne-o responsável por aprender a utilizar a plataforma. Será a pessoa a quem todos irão recorrer quando tiverem alguma questão ou dúvida.
#3: Fase de testes de uma semana
Para garantir que tudo corre bem, dedique uma semana a testar completamente a nova plataforma. Basta colocar o responsável pela plataforma e um representante comercial a trabalhar na identificação de erros, funcionalidades em falta e outros problemas.
#4: Lançamento completo
A partir desta data, qualquer negócio, nota, chamada, interação ou qualquer outra informação que não esteja registada no CRM não aconteceu.
Encontrar a solução ideal
Para algumas pequenas empresas, a relação com o cliente só começa quando um potencial cliente assina um contrato.
É aqui que uma plataforma como o Flowlu pode ser uma grande ajuda. Gere toda a jornada do cliente num único espaço de trabalho.
Mas isso não é tudo — também poderá:
- acompanhar o lead à medida que avança pelo funil de vendas
- fechar o negócio
- convertê-lo num projeto utilizando modelos
- faturar o cliente
- analisar relatórios detalhados
Tudo isto sem nunca sair da plataforma.
Conclusão: encontrar o CRM ideal para si
Se finalmente percebeu que a sua pequena empresa precisa de um software de gestão de relacionamento com clientes para ajudar no crescimento, está na altura de começar a procurar um. A melhor solução é aquela que se adapta às necessidades do seu negócio, e não o contrário. Lembre-se de que você e os seus colaboradores irão utilizá-la diariamente. Por isso, vale a pena analisar cuidadosamente as funcionalidades incluídas e garantir que oferece aquilo de que precisa agora, não um conjunto de funcionalidades que poderá precisar daqui a 3 ou 4 anos.
Perguntas frequentes
Não podemos dizer que existe uma única solução ideal para todas as pequenas empresas. O melhor CRM é aquele que se adapta ao seu negócio e que a sua equipa consegue utilizar sem dificuldades.
Estes produtos costumam incluir muitas funcionalidades. Algumas são consideradas básicas, como contactos, histórico de clientes, email, tarefas e acompanhamentos, enquanto outras são mais específicas.
É aqui que precisa de conhecer as necessidades do seu negócio. Por exemplo, pode precisar de integrações e automação, mas conseguir perfeitamente trabalhar sem acesso móvel.
Depende das necessidades do seu negócio. Para garantir que paga um preço justo, faça uma lista das funcionalidades de que a sua empresa precisa. Depois, com base nisso, procure sistemas disponíveis no mercado. Não se esqueça de verificar possíveis custos ocultos ou extras.
Boas opções podem começar por menos de 10 $ por utilizador, por mês, e algumas oferecem até funcionalidades básicas e limitadas gratuitamente para sempre.
Embora possa ser um bom ponto de partida para algumas pequenas empresas, não o recomendamos.
Há algumas razões para isso.
Primeiro, os planos gratuitos normalmente exigem pagamentos adicionais para funcionalidades básicas, uma vez que são bastante limitados desde o início.
Segundo, pode ser mais difícil mudar para outra aplicação à medida que a empresa cresce do que simplesmente atualizar o plano que já tem com a ferramenta atual.
