4 Passos para preparar a migração do CRM da sua ONG
Mas, depois de usar seu primeiro CRM por algum tempo, você pode perceber que ele já não atende totalmente às suas necessidades. Nesse caso, talvez seja hora de considerar a migração para um novo CRM—um processo que provavelmente trará benefícios para sua organização sem fins lucrativos a longo prazo, mas que pode apresentar desafios no início.
Vamos falar sobre quatro passos que você deve seguir antes de iniciar a migração do CRM da sua organização sem fins lucrativos para preparar o caminho para um processo bem-sucedido.
1. Planeje os aspectos práticos do projeto de migração
Como qualquer iniciativa importante na sua organização, a migração de CRM tem mais chances de sucesso quando começa com objetivos claros. Comece definindo o que você espera obter com a nova plataforma e consulte esses objetivos ao longo do processo de migração para manter as atividades no caminho certo.
Depois de definir os objetivos, concentre-se nos aspectos práticos da migração, incluindo:
- Cronograma: Até que data você deseja que seu novo CRM esteja funcionando e quando precisa concluir as outras atividades para cumprir esse prazo?
- Orçamento: Quanto você pode gastar com custos iniciais, assistência na implementação, testes e outras etapas da migração?
- Gerenciamento interno do projeto: Quem da sua equipe será responsável por atribuir tarefas e acompanhar o progresso durante a migração dos sistemas? E quem executará as atividades necessárias?
- Suporte externo: O fornecedor do novo CRM ajudará na migração dos dados? Seria útil contratar um consultor externo para alguma etapa desse processo?
Se você contratar um consultor para ajudar na migração do CRM, certifique-se de que ele seja especializado em organizações sem fins lucrativos e tenha experiência tanto com o CRM antigo quanto com o novo. Também vale a pena entrar em contato com outras organizações da sua rede que tenham realizado migrações semelhantes recentemente. Peça recomendações de consultores e pergunte como foi o processo para ter uma ideia do que esperar.
Por exemplo, a equipe do Flowlu tem ampla experiência com migração de CRM para projetos de organizações sem fins lucrativos e empresas comerciais. Por isso, sabe como ajudar os usuários a se adaptar e aproveitar ao máximo o novo sistema.
2. Organize seu banco de dados atual
A migração de CRM oferece uma excelente oportunidade para melhorar a qualidade dos dados da sua organização sem fins lucrativos. Dados organizados e atualizados ajudam a tornar o processo de migração mais tranquilo e seu novo CRM mais útil desde o início.
Revise seu banco de dados atual para identificar:
- Dados que não são mais úteis para você e que podem ser arquivados ou excluídos da migração.
- Registros duplicados que podem ser excluídos ou mesclados com perfis e atividades correspondentes.
- Informações incorretas ou incompletas—preencha as lacunas integrando outras fontes de dados, complementando os registros com informações adicionais ou solicitando diretamente aos apoiadores que atualizem seus dados.
- Preferências e consentimentos para garantir que sejam preservados durante a migração, já que essas informações protegem a privacidade dos doadores e a confiança deles.
Além dos registros individuais, revise as estruturas gerais do seu CRM atual (campos dos perfis de doadores, segmentos de apoiadores, padrões de formatação de informações etc.) para determinar o que deve ser mantido, ajustado ou excluído no novo sistema.
3. Mapeie e converta seus dados
O mapeamento de dados define onde as informações da plataforma atual serão armazenadas no seu novo CRM. Analise a configuração dos dois sistemas e crie um guia explicando como:
- Associar campos de dados equivalentes: Por exemplo, o campo “Endereço principal” do sistema antigo pode corresponder ao campo “Endereço para correspondência” no novo.
- Dividir, combinar ou padronizar dados: Os nomes são um exemplo comum—talvez seja necessário separar um nome completo em nome e sobrenome, ou fazer o contrário, além de reorganizar nomes do meio, iniciais, títulos e sufixos para adequá-los ao novo sistema.
- Adaptar as estruturas dos registros: Certifique-se de que segmentos, notas e outros dados personalizados que ainda são úteis possam ser preservados no novo sistema. Se isso for possível, determine como formatar esses elementos.
Inclua exemplos de cada um desses elementos no guia, além de instruções sobre como lidar com os dados que não serão migrados. Antes de transferir todos os dados, faça testes com pequenas amostras para verificar se você resolveu esses problemas e ajuste sua abordagem conforme necessário.
Even if your old and new CRMs use different names for the same fields, some systems let you match them before importing your data. For example, Flowlu has a dedicated Field Mapping step when importing accounts and opportunities from CSV files, so you can match the fields before completing the import.
4. Planeje o treinamento após a migração
A implementação do seu CRM tem mais chances de atingir os objetivos se você considerar a fase pós-migração desde o início. Assim, você poderá começar o treinamento da equipe assim que todos os dados estiverem no novo sistema.
Seu planejamento pós-migração deve incluir:
- Formatos e cronogramas de treinamento: Dependendo de como os membros da sua equipe aprendem melhor, você pode agendar sessões ao vivo durante algumas semanas ou preparar cursos individuais que cada pessoa possa concluir no próprio ritmo até uma data definida.
- Responsabilidades: Alguns fornecedores de CRM e consultores externos oferecem treinamento para equipes, enquanto outros deixam essa responsabilidade para sua organização. Designe alguém para conduzir o treinamento internamente ou coordenar o processo com esses profissionais externos. Essa pessoa pode ou não ser a mesma responsável por configurar as permissões dos usuários e manter o novo sistema ao longo do tempo.
- Coleta de feedback: Crie um formulário, uma pesquisa ou um endereço de e-mail para que os membros da equipe possam compartilhar suas opiniões sobre o novo sistema à medida que começam a utilizá-lo. Depois de receber suas preocupações e ideias, implemente as sugestões mais relevantes e frequentes e comunique as mudanças realizadas ao longo do tempo. Assim, os funcionários saberão que suas opiniões foram levadas a sério.
Planejar com antecedência facilitará muito a migração do CRM para sua equipe, tornando o processo mais eficiente e ajudando sua organização a aproveitar os benefícios do novo sistema mais rapidamente.
Encontre um lugar melhor para os projetos da sua organização sem fins lucrativos
A migração de CRM para organizações sem fins lucrativos tem suas particularidades em comparação com projetos comerciais. Embora o processo seja bastante semelhante—planejar os aspectos práticos, preparar os dados essenciais e treinar a equipe—a migração ainda exige uma abordagem experiente.
É ainda melhor quando o CRM escolhido oferece flexibilidade. Com o suporte adequado, você pode adaptar contas de clientes para criar perfis de doadores, usar ferramentas financeiras para acompanhar doações e transformar o controle de horas faturáveis em uma maneira de registrar o trabalho dos voluntários.
O Flowlu foi desenvolvido para ser exatamente esse tipo de sistema flexível — que funciona tanto para quem administra uma empresa comercial de sucesso quanto para quem está começando projetos importantes em uma organização sem fins lucrativos.
Perguntas frequentes
Os melhores CRMs para organizações sem fins lucrativos incluem perfis detalhados de doadores, recursos de segmentação, integrações com soluções externas, como ferramentas de marketing e softwares de contabilidade, além de relatórios completos e painéis de controle para ajudar você a analisar os dados com eficiência. Escolha uma solução ou um pacote de CRM desenvolvido para organizações sem fins lucrativos, e não para empresas, para acompanhar doações, associações, promessas de doação, subsídios, atividades de voluntariado, eventos e outras atividades específicas de organizações orientadas por uma missão.
A migração de dados entre CRMs para organizações sem fins lucrativos envolve extrair os dados do sistema antigo, convertê-los para um formato compatível com a nova plataforma e importá-los para a nova solução. Testar pequenas quantidades de dados primeiro e ajustar os processos conforme necessário, antes de transferir todos os dados para o novo CRM, ajuda a tornar a transição mais tranquila.
A migração de um CRM para organizações sem fins lucrativos pode levar de seis semanas a seis meses. O prazo varia conforme a quantidade e a qualidade dos dados que você pretende migrar, a complexidade dos sistemas antigo e novo, o número de integrações ou processos personalizados que deseja utilizar e a capacidade da sua organização.
