4 Pasos para preparar la migración del CRM de tu ONG
Pero, después de utilizar tu primer CRM durante un tiempo, puede que descubras que ya no satisface todas tus necesidades. En ese caso, podrías considerar la migración a un nuevo CRM—un proceso que probablemente beneficiará a tu organización sin fines de lucro a largo plazo, pero que puede resultar complicado al principio.
Veamos cuatro pasos que debes seguir antes de iniciar la migración del CRM de tu organización sin fines de lucro para sentar las bases de un proceso exitoso.
1. Planifica los aspectos prácticos del proyecto de migración
Como cualquier iniciativa importante en tu organización, las migraciones de CRM tienen más probabilidades de éxito cuando comienzan con objetivos claros. Empieza por definir qué esperas conseguir con la nueva plataforma y consulta esos objetivos durante todo el proceso de migración para mantener las actividades bien encaminadas.
Después de establecer los objetivos, céntrate en los aspectos prácticos de la migración, incluidos:
- Cronograma: ¿Para qué fecha quieres que tu nuevo CRM esté funcionando y cuándo necesitas completar las demás actividades para cumplir ese plazo?
- Presupuesto: ¿Cuánto puedes gastar en costos iniciales, asistencia para la implementación, pruebas y otros aspectos de la migración?
- Gestión interna del proyecto: ¿Quién de tu equipo se encargará de asignar las tareas y supervisar el progreso durante la migración de sistemas? ¿Y quién llevará a cabo las actividades necesarias?
- Apoyo externo: ¿El proveedor de tu nuevo CRM te ayudará con la migración de datos? ¿Sería útil contratar a un consultor externo para alguna parte del proceso?
Si contratas a un consultor para ayudarte con la migración del CRM, asegúrate de que esté especializado en organizaciones sin fines de lucro y tenga experiencia tanto con tu CRM anterior como con el nuevo. También es útil contactar con otras organizaciones de tu red que hayan realizado migraciones similares recientemente. Pídeles recomendaciones de consultores y pregúntales cómo fue el proceso para tener una idea general de lo que puedes esperar.
Por ejemplo, el equipo de Flowlu tiene una amplia experiencia en la migración de CRM para proyectos de organizaciones sin fines de lucro y empresas comerciales. Por eso, sabe cómo ayudar a los usuarios a adaptarse y aprovechar al máximo su nuevo sistema.
2. Organiza tu base de datos actual
La migración de CRM ofrece una excelente oportunidad para mejorar la calidad de los datos de tu organización sin fines de lucro. Contar con datos organizados y actualizados facilitará el proceso de migración y hará que tu nuevo CRM sea más útil desde el principio.
Revisa tu base de datos actual para identificar:
- Datos que ya no te resultan útiles para poder archivarlos o excluirlos de la migración.
- Registros duplicados que puedes eliminar o fusionar con perfiles y actividades correspondientes.
- Información incorrecta o incompleta—completa los datos que faltan integrando otras fuentes de información, enriqueciendo los registros con datos adicionales o solicitando directamente a los colaboradores que actualicen sus datos.
- Preferencias y consentimientos para asegurarte de conservarlos durante la migración, ya que esta información protege la privacidad de los donantes y su confianza.
Además de los registros individuales, revisa las estructuras generales de tu CRM actual (campos de los perfiles de donantes, segmentos de colaboradores, estándares de formato de la información, etc.) para determinar qué debes conservar, modificar o eliminar en el nuevo sistema.
3. Mapea y convierte tus datos
El mapeo de datos define dónde se almacenará la información de tu plataforma actual en tu nuevo CRM. Revisa la configuración de ambos sistemas y crea una guía que explique cómo:
- Relacionar campos de datos equivalentes: Por ejemplo, el campo “Dirección principal” de tu sistema anterior podría corresponder al campo “Dirección postal” del nuevo.
- Dividir, combinar o estandarizar datos: Los nombres son un ejemplo habitual—puede que necesites separar un nombre completo en nombre y apellido, o hacer lo contrario, además de reorganizar segundos nombres, iniciales, títulos y sufijos para adaptarlos al nuevo sistema.
- Adaptar las estructuras de los registros: Asegúrate de que los segmentos, las notas y otros datos personalizados que todavía te resultan útiles puedan conservarse en el nuevo sistema. Si es posible, determina cómo dar formato a estos elementos.
Incluye ejemplos de cada uno de estos elementos en tu guía, junto con instrucciones para gestionar los datos que no se migrarán. Antes de transferir todos los datos, realiza pruebas con pequeñas muestras para comprobar que has resuelto estos problemas y ajusta tu enfoque según sea necesario.
Even if your old and new CRMs use different names for the same fields, some systems let you match them before importing your data. For example, Flowlu has a dedicated Field Mapping step when importing accounts and opportunities from CSV files, so you can match the fields before completing the import.
4. Planifica la capacitación después de la migración
La implementación de tu CRM tiene más probabilidades de alcanzar sus objetivos si tienes en cuenta la fase posterior a la migración desde el principio. Así, podrás comenzar la capacitación del personal en cuanto todos tus datos estén en el nuevo sistema.
Tus planes posteriores a la migración deben incluir:
- Formatos y cronogramas de capacitación: Dependiendo de cómo aprendan mejor los miembros de tu equipo, puedes programar sesiones en directo durante varias semanas o preparar cursos individuales que cada persona pueda completar a su propio ritmo antes de una fecha determinada.
- Responsabilidades: Algunos proveedores de CRM y consultores externos ofrecen capacitación para el personal, mientras que otros dejan esta responsabilidad en manos de tu equipo. Designa a alguien para dirigir la capacitación internamente o coordinar el proceso con estos profesionales externos. Esta persona puede ser o no la misma encargada de configurar los permisos de los usuarios y mantener el nuevo sistema a lo largo del tiempo.
- Recopilación de comentarios: Crea un formulario, una encuesta o una dirección de correo electrónico donde los miembros del equipo puedan compartir sus opiniones sobre el nuevo sistema a medida que comienzan a utilizarlo. Una vez que hayan enviado sus inquietudes e ideas, implementa las sugerencias más útiles y frecuentes y comunica los cambios que realices con el tiempo. Así, los empleados sabrán que has tenido en cuenta sus opiniones.
Planificar con antelación facilitará mucho que tu equipo lleve a cabo la migración del CRM de manera eficiente y eficaz, y ayudará a tu organización a aprovechar antes las ventajas del nuevo sistema.
Encuentra un lugar mejor para los proyectos de tu organización sin fines de lucro
La migración de CRM para organizaciones sin fines de lucro tiene sus particularidades en comparación con los proyectos comerciales. Aunque el proceso es bastante similar—planificar los aspectos prácticos, preparar los datos esenciales y capacitar al equipo—la migración requiere un enfoque basado en la experiencia.
Es aún mejor si el CRM que eliges ofrece flexibilidad. Con el apoyo adecuado, puedes adaptar las cuentas de clientes para crear perfiles de donantes, utilizar herramientas financieras para hacer un seguimiento de las donaciones y convertir el registro de horas facturables en una forma de registrar el trabajo de los voluntarios.
Flowlu fue diseñado para ser precisamente ese tipo de sistema flexible — que funciona tanto si diriges una empresa comercial de éxito como si estás comenzando proyectos importantes en una organización sin fines de lucro.
Preguntas frecuentes
Los mejores CRM para organizaciones sin fines de lucro incluyen perfiles detallados de donantes, funciones de segmentación, integraciones con soluciones externas, como herramientas de marketing y software de contabilidad, además de informes completos y paneles de control para ayudarte a analizar los datos de manera eficaz. Asegúrate de elegir una solución o un paquete de CRM diseñado para organizaciones sin fines de lucro, no para empresas, que te permita hacer un seguimiento de donaciones, membresías, compromisos de donación, subvenciones, actividades de voluntariado, eventos y otras actividades propias de organizaciones con una misión social.
La migración de datos entre CRM para organizaciones sin fines de lucro consiste en extraer los datos del sistema anterior, convertirlos a un formato compatible con la nueva plataforma y cargarlos en la nueva solución. Probar primero con pequeñas cantidades de datos y ajustar los procesos según sea necesario antes de trasladar toda la información al nuevo CRM ayuda a facilitar la transición.
La migración de un CRM para organizaciones sin fines de lucro puede tardar entre seis semanas y seis meses. Los plazos varían según la cantidad y la calidad de los datos que deseas migrar, la complejidad de los sistemas antiguo y nuevo, el número de integraciones o procesos personalizados que planeas utilizar y la capacidad de tu organización.
