Como gerir as despesas da empresa e controlar o seu orçamento
Resposta rápida
É sempre importante ter em mente que a gestão de despesas deve acontecer ao longo de todo o ano, e não apenas durante a época fiscal. Os gestores precisam de monitorizar continuamente os orçamentos dos projetos, tratar dos pedidos de aprovação e categorizar os recibos sem interrupções. Só assim é possível planear eficazmente as despesas futuras, aprovar custos e comparar os valores reais com o orçamento.
Este artigo vai ajudá-lo a passar das definições de despesas empresariais e de gestão do orçamento para uma abordagem mais prática sobre como pode realmente controlá-las e acompanhá-las. Vamos mostrar-lhe como utilizar a análise de desvios, melhorar a visibilidade financeira em tempo real, definir políticas de reembolso e reunir tudo isto numa ferramenta como o Flowlu. Vamos começar.
Noções básicas da gestão de despesas empresariais
Uma boa gestão das despesas empresariais ajuda-o de três formas principais:
- Garante o cumprimento das obrigações fiscais
- Evita fugas de fluxo de caixa
- Mantém o controlo financeiro entre as equipas
No entanto, para o fazer, precisa primeiro de conhecer alguns conceitos básicos:
#1: Categorias de despesas
É fundamental dividir as suas despesas em diferentes categorias.
As mais comuns seguem as orientações do IRS (Internal Revenue Service), permitindo à gestão identificar padrões com maior facilidade.
Alguns exemplos destas categorias incluem o custo dos produtos vendidos, viagens e entretenimento, despesas operacionais e despesas de capital.
#2: Recibos
Como regra geral, deve guardar todos os recibos, mesmo os inferiores a 75 $. Estes ajudam a prevenir fraudes.
Todos os recibos que guardar devem incluir a data da transação, o valor gasto, a localização e o nome do fornecedor, o que foi comprado e o motivo da compra. Além disso, deve carregar uma fotografia do recibo em tempo real através de uma aplicação móvel.
Utilize aplicações específicas de digitalização de recibos que recorrem ao OCR (reconhecimento ótico de caracteres) para ler o texto de um recibo fotografado e extrair automaticamente a data, o fornecedor e o valor, para que não tenha de os introduzir manualmente. Ferramentas como o Expensify e o QuickBooks funcionam desta forma, armazenando tudo num arquivo digital pesquisável.
#3: Aprovações
Embora as aprovações possam demorar algum tempo, a verdade é que são necessárias para controlar o orçamento.
Por isso, uma opção é configurar um fluxo de aprovação.
Por exemplo, um funcionário envia uma despesa, que é depois verificada pelo seu superior direto quanto ao cumprimento do orçamento e das políticas. Após a aprovação, segue para o departamento de contabilidade ou financeiro, onde os recibos são verificados, a despesa é categorizada e é aplicada a codificação do GL (razão geral) antes de o pagamento ser finalmente efetuado.
Em vez deste processo manual, pode configurar regras para que pequenas transações sejam aprovadas automaticamente. Por exemplo, pode definir que transações inferiores a 20 $ sejam aprovadas automaticamente e que transações superiores a 1000 $ sejam encaminhadas diretamente para o CFO.
#4: Reembolsos
A forma como o dinheiro sai da sua empresa afeta diretamente os custos de processamento e a rapidez da reconciliação. E isto pode acontecer de várias formas:
- SLA (Acordo de Nível de Serviço) para reembolsos: Nesta opção, compromete-se a pagar ao funcionário dentro de um prazo específico, por exemplo, no prazo de 7–10 dias úteis após a aprovação.
- Depósito direto ACH (Automated Clearing House): É uma excelente opção para reduzir os custos de processamento. Afinal, elimina os cheques em papel.
- Cartões empresariais com limites flexíveis: Ao disponibilizá-los aos funcionários, poderá acompanhar as despesas em tempo real e reduzir significativamente o stress dos funcionários.
#5: Políticas
Quando tem uma política de despesas clara, será mais fácil tanto para os funcionários como para os gestores, uma vez que elimina a necessidade de fazer suposições. Eis alguns dos elementos que pode incluir nas suas políticas:
- Limites de gastos: Pode definir limites de gastos com base no nível hierárquico. Como é fácil perceber, os funcionários terão limites mais baixos, enquanto os diretores terão limites mais elevados.
- Gastos diários: Em vez de solicitar recibos para reembolsos, pode simplesmente definir subsídios diários para despesas como refeições durante viagens.
- Itens não reembolsáveis: Deve ter uma lista de despesas proibidas. Estas variam naturalmente, mas algumas das mais comuns incluem álcool, upgrades de viagem ou entretenimento pessoal.
- Fornecedores preferenciais: Deve incluir uma lista dos seus serviços e plataformas preferenciais — aqueles com os quais costuma ter tarifas previamente negociadas.
Processo de gestão do orçamento
Como já mencionámos acima, a gestão de despesas empresariais é um processo, não um evento único. Por isso, é importante seguir um plano rigoroso que ajude na gestão diária dos gastos.
Passo 1: Planeamento
Comece com um plano bem definido antes mesmo de atribuir valores. Precisa de estabelecer metas financeiras com base nas projeções de crescimento, no desempenho histórico e nas prioridades estratégicas.
Tendo isto em conta, escolha o modelo de orçamento que fizer mais sentido para a sua empresa.
Pode optar por um destes tipos de orçamento:
- Base zero. Cada departamento começa em 0 $ em cada período e precisa de justificar todas as despesas.
- Incremental. O orçamento é ajustado a partir do orçamento do ano anterior, por exemplo, através de uma percentagem definida para ter em conta o crescimento esperado.
- Baseado no valor. Os fundos são atribuídos apenas com base no valor que cada despesa gera.
Passo 2: Alocação
Depois de definir o orçamento geral, terá de o distribuir pelos departamentos. No entanto, nem todos precisam exatamente do mesmo plano de gastos — afinal, alguns necessitam de uma verba maior do que outros. Tendo isto em conta, tem várias opções:
- Despesas fixas vs. variáveis: Certifique-se de que cria uma separação clara entre as duas. As despesas fixas incluem itens como rendas e salários, enquanto as variáveis podem incluir custos de envio ou taxas de processamento de pagamentos.
- Reservas de capital: É sempre uma boa ideia ter um plano de contingência. Por isso, pode optar por reservar 5–10% do seu capital de exploração e deixá-lo sem atribuição. Será a sua rede de segurança caso tenha de lidar com emergências operacionais ou alterações inesperadas do mercado.
- Atribuição de centros de custos: Deve adicionar códigos GL a cada departamento para garantir que todas as despesas são registadas diretamente no razão correto.
Passo 3: Acompanhamento das despesas
O acompanhamento das despesas empresariais funciona melhor quando regista todas as despesas à medida que ocorrem, em vez de esperar pelo final da semana ou do mês. Isto não só torna a tarefa mais fácil e menos sujeita a erros, como também evita gastos excessivos.
Para manter um acompanhamento em tempo real, registe as ordens de compra no momento em que são executadas. Também é boa ideia ter todas as suas informações (processamento de salários, cartões empresariais e software de contabilidade) centralizadas num só lugar.
Passo 4: Análise de desvios
Compare regularmente os seus gastos reais com o orçamento planeado para garantir que não existem discrepâncias.
Pode fazê-lo através da análise de desvios, que consiste basicamente em subtrair o valor efetivamente gasto ao valor orçamentado. Depois, analise o resultado:
Positivo → significa que está a gastar menos do que o previsto.
Negativo → significa que está a gastar mais do que o previsto no orçamento.
Mas não deve limitar-se a analisar estes números. Precisa de determinar as causas subjacentes.
Passo 5: Previsão
A verdade é que ter um orçamento estático já não é a norma. Porquê? Porque é bastante fácil que fique desatualizado. Atualmente, cada vez mais empresas utilizam previsões que lhes permitem adaptar-se constantemente.
O que pode fazer é criar alguns cenários e um plano de ação para cada um deles.
Por exemplo, imagine que define um cenário otimista em que supera as suas receitas em 20%. Neste caso, pode querer aumentar as contratações e gastar mais em marketing. Por outro lado, pode definir um cenário pessimista em que fica 20% abaixo das receitas previstas. Nesta situação, o seu plano pode incluir o congelamento das contratações e a redução de todas as despesas discricionárias.
Acompanhamento de despesas vs. controlo do orçamento
Embora continuemos a utilizar estes dois termos como se significassem a mesma coisa, o acompanhamento das despesas empresariais e o controlo do orçamento têm, na realidade, significados diferentes nas finanças empresariais. O primeiro refere-se ao que aconteceu; o segundo está relacionado com o que vai acontecer. Vejamos mais de perto ambos para perceber as suas diferenças:
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Acompanhamento de despesas |
Controlo do orçamento |
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Principal foco |
Registar, documentar e reconciliar cada transação. |
Orientar, otimizar e limitar a alocação de capital. |
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Horizonte temporal |
Analisar o passado, ou seja, «o que aconteceu». |
Olhar para o futuro, ou seja, «o que vai acontecer». |
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Principal atividade |
Recolher recibos, categorizar códigos e aprovar reembolsos. |
Fazer análises de desvios, previsões e ajustar limites dentro dos departamentos. |
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Principal responsável |
Funcionários e gestores. |
CFOs, controllers e responsáveis de departamento. |
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Principais métricas |
Rapidez de submissão, precisão e taxa de conformidade com auditorias. |
Taxa de consumo, percentagem de desvio e margem operacional. |
Ferramentas, métricas e boas práticas
Quando pensa na gestão das despesas empresariais atualmente, deve considerar fluxos de aprovação estruturados, um acompanhamento rigoroso do desempenho e visibilidade em tempo real. Por isso, certifique-se de que utiliza o software de gestão de despesas adequado à sua empresa e, ao mesmo tempo, evite os erros mais comuns.
Métricas de KPI que deve utilizar
Para ajudar a manter os seus custos e gastos sob controlo, selecione algumas métricas de KPI.
A maioria das empresas tende a utilizar:
- Percentagem de desvio orçamental — a diferença entre o que planeou e o que efetivamente gastou.
- Taxa de consumo — a rapidez com que utiliza as suas reservas de caixa.
- Rácio despesas/receitas — a percentagem das suas receitas que é gasta para manter a empresa em funcionamento.
- Tempo do ciclo de processamento — o tempo total necessário para concluir uma tarefa do início ao fim, incluindo quaisquer períodos de espera.
No entanto, pode utilizar outras métricas que prefira ou apenas algumas das mencionadas aqui.
Fluxos de trabalho automatizados e dashboards centralizados
Mesmo que esteja à procura de uma solução de controlo do orçamento para pequenas empresas, vale a pena analisar plataformas que permitem ter todos os seus dados num só lugar. São sistemas onde pode acompanhar todos os gastos, relatórios e até aprovações em tempo real. É muito mais eficiente do que continuar a utilizar as antigas folhas de cálculo estáticas, que estão sujeitas a muitos erros e criam grandes lacunas de visibilidade.
Com ferramentas modernas, pode simplificar o controlo financeiro através de:
- Criar um processo automatizado para aprovações. Isto evita estrangulamentos e, ao mesmo tempo, garante que cada departamento tem o seu próprio limite de gastos.
- Utilizar um único dashboard. Uma visibilidade conveniente permite-lhe ver não só as receitas agregadas, mas também os custos dos projetos ativos e as despesas operacionais. O software que utiliza deve permitir-lhe obter relatórios simples e claros.
Como funciona no Flowlu
Uma opção que responde a estas necessidades é o Flowlu — uma solução de gestão empresarial que permite gerir todas as suas funções financeiras num só lugar. Com o Flowlu, pode:
- Registar despesas em tempo real — diretamente no separador Finance de cada projeto, juntamente com as receitas, com valores estimados e reais e o saldo calculado automaticamente.
- Acompanhar a rentabilidade em tempo real — veja a percentagem de rentabilidade em tempo real de cada projeto, para saber sempre qual é a situação.
- Obter uma visão geral da empresa — tenha uma visão mais abrangente através do dashboard de Receitas e Despesas, que apresenta os mesmos dados de toda a empresa, por mês ou trimestre.
- Obter relatórios financeiros claros — aceda aos relatórios de Fluxo de caixa e P&L sempre que precisar de uma visão mais abrangente.
Se procura opções exclusivamente financeiras, experimente ferramentas de gestão financeira dedicadas, como o FreshBooks ou o Expensify.
4 erros comuns que pode evitar
#1: Orçamento estático
Antigamente, as empresas trabalhavam com um orçamento estático — isso já não funciona, uma vez que todas têm agora de lidar com alterações inesperadas do mercado.
Uma solução melhor: utilize previsões e analise o desempenho mensalmente.
#2: Gastos fora do processo
Isto leva normalmente os funcionários a fazer compras fora do processo aprovado, sem acompanhamento ou supervisão.
Para evitar isto: exija ordens de compra e utilize cartões empresariais com um limite de gastos.
#3: Submissão tardia de despesas
Quando submete despesas meses depois de terem sido efetuadas, verá discrepâncias — e os custos podem surgir como picos em trimestres posteriores, mesmo que não tenha sido nessa altura que os gastos ocorreram.
Para resolver isto: defina uma regra segundo a qual todos os recibos devem ser submetidos imediatamente após a compra.
#4: Fluxo de caixa vs. rentabilidade
Pode ter uma empresa rentável no papel e, ainda assim, enfrentar problemas de liquidez se existirem diferenças significativas entre o momento em que paga aos fornecedores e aquele em que os clientes lhe pagam.
Como evitar isto: acompanhe o seu fluxo de caixa com a mesma atenção que dedica às suas demonstrações de resultados.
Fazer com que funcione para a sua empresa
Gerir as despesas e os orçamentos da empresa não tem de ser difícil. Basta seguir algumas regras rigorosas para evitar erros e, sobretudo, más decisões financeiras.
Quando define claramente os limites de gastos e as categorias de despesas e automatiza os fluxos de aprovação, tudo funciona de forma muito mais fluida, com muito menos atrito.
É importante ter em mente que o orçamento estático já não funciona, tal como não funciona pedir aprovações manualmente. A sua empresa precisa de se adaptar constantemente às mudanças e oscilações do mercado, e a única forma de o fazer corretamente é através de previsões e acompanhamento em tempo real.
Utilizar as melhores ferramentas financeiras do mercado, como o Flowlu, deve ser sempre uma opção e ser encarado como um investimento. Afinal, terá finalmente um único lugar para acompanhar todas as suas despesas, relatórios e até a gestão de projetos.
Perguntas frequentes
Refere-se simplesmente ao processo de acompanhar, controlar e processar todas as despesas e compras efetuadas por uma empresa. Inclui a definição de políticas, a categorização de despesas e a aprovação de pedidos de compra e reembolsos.
A maioria das empresas utiliza mais do que uma forma de acompanhar as suas despesas. Normalmente, recorrem a cartões de crédito empresariais com limites de gastos, software centralizado e aplicações para a captura digital de recibos.
É um processo que inclui várias etapas: planeamento, distribuição por departamentos e monitorização financeira.
Para comparar as despesas reais com o orçamento que definiu anteriormente, pode utilizar a análise de desvios, calculada subtraindo o valor efetivamente gasto ao valor orçamentado. Em seguida, deve analisar os resultados e identificar as causas subjacentes.
A maioria das empresas utiliza uma combinação de software de gestão de despesas, plataformas de contabilidade e ferramentas específicas para aprovações e reembolsos. Opções como o Flowlu combinam o acompanhamento de despesas com orçamentos de projetos e relatórios num só lugar, enquanto ferramentas como o Ramp ou o Zoho Expense se concentram especificamente no acompanhamento financeiro e no controlo de gastos.
