Cómo gestionar los gastos empresariales y controlar tu presupuesto
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Es importante tener siempre presente que la gestión de gastos debe realizarse durante todo el año, no solo durante la temporada de impuestos. Los gerentes deben supervisar continuamente los presupuestos de los proyectos, gestionar las solicitudes de aprobación y categorizar los recibos sin interrupciones. Solo así podrás planificar correctamente los gastos futuros, aprobar costos y comparar los valores reales con el presupuesto.
Este artículo te ayudará a pasar de las definiciones de gastos empresariales y gestión del presupuesto a un enfoque más práctico sobre cómo puedes controlarlos y hacerles seguimiento. Te mostraremos cómo utilizar el análisis de desviaciones, mejorar la visibilidad financiera en tiempo real, establecer políticas de reembolso y reunirlo todo con una herramienta como Flowlu. Empecemos.
Conceptos básicos de la gestión de gastos empresariales
Una buena gestión de los gastos empresariales te ayuda de tres formas principales:
- Garantiza el cumplimiento fiscal
- Evita fugas de flujo de caja
- Mantiene el control financiero en todos los equipos
Sin embargo, para hacerlo, primero debes conocer algunos conceptos básicos:
#1: Categorías de gastos
Es fundamental dividir tus gastos en diferentes categorías.
Las más comunes siguen las directrices del IRS (Internal Revenue Service), lo que permite a la gerencia identificar patrones con mayor facilidad.
Algunos ejemplos de estas categorías son el costo de los bienes vendidos, viajes y entretenimiento, gastos operativos y gastos de capital.
#2: Recibos
Como regla general, debes conservar todos los recibos, incluso los inferiores a 75 $. Estos ayudan a prevenir el fraude.
Todos los recibos que conserves deben incluir la fecha de la transacción, el importe gastado, la ubicación y el nombre del proveedor, qué se compró y por qué. Además, debes cargar una foto del recibo en tiempo real mediante una aplicación móvil.
Utiliza aplicaciones específicas para escanear recibos que utilizan OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para leer el texto de un recibo fotografiado y extraer automáticamente la fecha, el proveedor y el importe, para que no tengas que introducirlos manualmente. Herramientas como Expensify y QuickBooks funcionan de esta manera y almacenan todo en un archivo digital con función de búsqueda.
#3: Aprobaciones
Aunque las aprobaciones pueden llevar algo de tiempo, lo cierto es que son necesarias para controlar el presupuesto.
Por eso, una opción es configurar un flujo de aprobación.
Por ejemplo, un empleado envía un gasto, que luego es revisado por su gerente directo para comprobar que cumple con el presupuesto y las políticas. Una vez aprobado, pasa al departamento de contabilidad o finanzas, donde verifican los recibos, agregan la categorización y aplican la codificación del GL (libro mayor) antes de ejecutar finalmente el pago.
En lugar de este proceso manual, puedes configurar reglas para que las transacciones pequeñas se aprueben automáticamente. Por ejemplo, puedes establecer que las transacciones inferiores a 20 $ se aprueben automáticamente y que las superiores a 1000 $ se envíen directamente al CFO.
#4: Reembolsos
La forma en que el dinero sale de tu empresa afecta directamente los costos de procesamiento y la velocidad de conciliación. Y esto puede hacerse de varias maneras:
- SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) para reembolsos: Con esta opción, te comprometes a pagar al empleado dentro de un plazo específico, por ejemplo, entre 7 y 10 días hábiles después de la aprobación.
- Depósito directo ACH (Automated Clearing House): Es una excelente opción para reducir los costos de procesamiento. Después de todo, elimina los cheques físicos.
- Tarjetas corporativas con límites flexibles: Al ofrecerlas a los empleados, podrás controlar los gastos en tiempo real y reducir considerablemente su estrés.
#5: Políticas
Cuando tienes una política de gastos clara, será más fácil tanto para los empleados como para los gerentes, ya que elimina las dudas. Estas son algunas de las cosas que puedes incluir en tus políticas:
- Límites de gasto: Puedes establecer límites de gasto según el nivel del puesto. Como es fácil entender, los empleados tendrán límites más bajos, mientras que los directores tendrán límites más altos.
- Gasto diario: En lugar de pedir recibos para los reembolsos, puedes establecer simplemente asignaciones diarias para gastos como las comidas durante viajes.
- Artículos no reembolsables: Debes tener una lista de gastos prohibidos. Estos variarán, por supuesto, pero algunos de los más comunes incluyen alcohol, mejoras de viaje o entretenimiento personal.
- Proveedores preferidos: Debes incluir una lista de tus servicios y plataformas preferidos — aquellos con los que normalmente tienes tarifas negociadas de antemano.
Proceso de gestión del presupuesto
Como ya mencionamos anteriormente, la gestión de los gastos empresariales es un proceso, no un evento puntual. Por eso, es importante seguir un plan estricto que ayude a gestionar los gastos diarios.
Paso 1: Planificación
Comienza con un plan bien definido antes incluso de asignar cifras. Debes establecer objetivos financieros basados en las proyecciones de crecimiento, el desempeño histórico y las prioridades estratégicas.
Teniendo esto en cuenta, elige el modelo de presupuesto que tenga más sentido para tu empresa.
Puedes optar por uno de estos tipos de presupuesto:
- Base cero. Cada departamento comienza en 0 $ en cada período y debe justificar cada gasto.
- Incremental. El presupuesto se ajusta a partir del presupuesto del año anterior, por ejemplo, mediante un porcentaje establecido para tener en cuenta el crecimiento esperado.
- Basado en el valor. Los fondos se asignan únicamente en función del valor que genera cada gasto.
Paso 2: Asignación
Una vez definido el presupuesto general, tendrás que distribuirlo entre los departamentos. Sin embargo, no todos necesitan exactamente el mismo plan de gastos — al fin y al cabo, algunos requieren una asignación mayor que otros. Teniendo esto en cuenta, tienes varias opciones:
- Gastos fijos vs. variables: Asegúrate de establecer una separación clara entre ambos. Los gastos fijos incluyen aspectos como el alquiler y los salarios, mientras que los variables pueden incluir los costos de envío o las tarifas de procesamiento de pagos.
- Reservas de capital: Siempre es buena idea tener un plan de contingencia. Por eso, puedes reservar entre un 5 y un 10 % de tu capital de trabajo y dejarlo sin asignar. Será tu red de seguridad en caso de que tengas que afrontar emergencias operativas o cambios inesperados del mercado.
- Asignación de centros de costos: Debes agregar códigos GL a cada departamento para garantizar que todos los gastos se registren directamente en el libro mayor correspondiente.
Paso 3: Seguimiento de gastos
El seguimiento de los gastos empresariales funciona mejor cuando registras todos los gastos a medida que ocurren, en lugar de esperar hasta el final de la semana o del mes. Esto no solo facilita la tarea y reduce la posibilidad de errores, sino que también evita gastar de más.
Para mantener un seguimiento en tiempo real, registra las órdenes de compra en el momento en que se ejecutan. También es buena idea centralizar toda la información (nómina, tarjetas corporativas y software contable) en un solo lugar.
Paso 4: Análisis de desviaciones
Compara periódicamente tus gastos reales con el presupuesto planificado para asegurarte de que no haya discrepancias.
Puedes hacerlo mediante un análisis de desviaciones, que básicamente consiste en restar el importe real gastado al importe presupuestado. Después, analiza el resultado:
Positivo → significa que estás gastando menos de lo previsto.
Negativo → significa que estás gastando más de lo presupuestado.
Pero no debes limitarte a analizar estos números. Debes determinar las causas principales.
Paso 5: Previsión
Lo cierto es que tener un presupuesto estático ya no es la norma. ¿Por qué? Porque es bastante fácil que quede desactualizado. Hoy en día, cada vez más empresas utilizan previsiones que les permiten adaptarse constantemente.
Lo que puedes hacer es crear varios escenarios y un plan de acción para cada uno.
Por ejemplo, imagina que estableces un escenario optimista en el que superas tus ingresos en un 20 %. En este caso, podrías aumentar las contrataciones y gastar más en marketing. Por otro lado, puedes definir un escenario pesimista en el que tus ingresos sean un 20 % inferiores a lo previsto. En esta situación, tu plan podría incluir congelar las contrataciones y reducir todos los gastos discrecionales.
Seguimiento de gastos vs. control del presupuesto
Aunque seguimos utilizando estos dos términos como si significaran lo mismo, el seguimiento de los gastos empresariales y el control del presupuesto tienen, en realidad, significados diferentes en las finanzas empresariales. El primero se refiere a lo que ocurrió; el segundo está relacionado con lo que ocurrirá. Veamos ambos más de cerca para entender sus diferencias:
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Seguimiento de gastos |
Control del presupuesto |
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Enfoque principal |
Registrar, documentar y conciliar cada transacción. |
Dirigir, optimizar y limitar la asignación de capital. |
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Horizonte temporal |
Mirar al pasado, a «lo que ocurrió». |
Mirar al futuro, a «lo que ocurrirá». |
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Actividad principal |
Recopilar recibos, categorizar códigos y aprobar reembolsos. |
Realizar análisis de desviaciones, previsiones y ajustar límites dentro de los departamentos. |
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Responsable principal |
Empleados y gerentes. |
CFO, controllers y responsables de departamento. |
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Métricas clave |
Velocidad de envío, precisión y tasa de cumplimiento de auditorías. |
Tasa de consumo, porcentaje de desviación y margen operativo. |
Herramientas, métricas y buenas prácticas
Cuando piensas en gestionar los gastos empresariales hoy en día, debes tener en cuenta flujos de aprobación estructurados, un seguimiento riguroso del desempeño y visibilidad en tiempo real. Por eso, asegúrate de utilizar el software de gestión de gastos adecuado para tu empresa y, al mismo tiempo, evita los errores más comunes.
Métricas de KPI que debes utilizar
Para ayudarte a mantener los costos y gastos bajo control, selecciona un par de métricas de KPI.
La mayoría de las empresas suelen utilizar:
- Porcentaje de desviación presupuestaria — la diferencia entre lo que planificaste y lo que realmente gastaste.
- Tasa de consumo — la rapidez con la que gastas tus reservas de efectivo.
- Relación gastos-ingresos — el porcentaje de tus ingresos que se destina a mantener la empresa en funcionamiento.
- Tiempo del ciclo de procesamiento — el tiempo total necesario para completar una tarea de principio a fin, incluidos los períodos de espera.
Sin embargo, puedes utilizar otras métricas que prefieras o simplemente algunas de las mencionadas aquí.
Flujos de trabajo automatizados y dashboards centralizados
Incluso si buscas controlar el presupuesto de una pequeña empresa, vale la pena estudiar las plataformas que te permiten tener todos tus datos en un solo lugar. Estos son sistemas donde puedes hacer seguimiento de todos los gastos, informes e incluso aprobaciones en tiempo real. Es mucho más eficiente que seguir utilizando las antiguas hojas de cálculo estáticas, que generan muchos errores y crean importantes brechas de visibilidad.
Con las herramientas modernas puedes simplificar el control financiero mediante:
- Crear una ruta automatizada para las aprobaciones. Esto evita cuellos de botella y, al mismo tiempo, garantiza que cada departamento tenga su propio límite de gasto.
- Utilizar un único dashboard. Una visibilidad conveniente te permite ver no solo tus ingresos totales, sino también los costos de los proyectos activos y los gastos operativos. El software que utilices debería permitirte obtener informes sencillos y claros.
Cómo funciona en Flowlu
Una opción que cubre estas necesidades es Flowlu — una solución de gestión empresarial que te permite gestionar todas tus funciones financieras desde un solo lugar. Con Flowlu puedes:
- Registrar gastos en tiempo real — directamente en la pestaña Finance de cada proyecto, junto con los ingresos, con importes estimados y reales y el saldo calculado automáticamente.
- Controlar la rentabilidad en tiempo real — consulta el porcentaje de rentabilidad en tiempo real de cada proyecto para saber siempre cuál es tu situación.
- Obtener una visión general de toda la empresa — amplía la perspectiva con el dashboard de Ingresos y Gastos, que muestra los mismos datos de toda tu empresa por mes o trimestre.
- Obtener informes financieros claros — accede a los informes de Flujo de caja y P&L cuando necesites una visión más amplia.
Si buscas opciones exclusivamente financieras, prueba herramientas de gestión financiera especializadas, como FreshBooks o Expensify.
4 errores comunes que puedes evitar
#1: Presupuesto estático
Antiguamente, las empresas trabajaban con un presupuesto estático — eso ya no funciona, ya que ahora todas tienen que hacer frente a cambios inesperados del mercado.
Una solución mejor: utiliza previsiones y revisa el desempeño mensualmente.
#2: Gastos fuera del proceso
Esto suele llevar a los empleados a realizar compras fuera del proceso aprobado, sin seguimiento ni supervisión.
Para evitarlo: exige órdenes de compra y utiliza tarjetas corporativas con un límite de gasto.
#3: Envío tardío de gastos
Cuando presentas los gastos meses después de haberlos realizado, aparecerán discrepancias — y los costos pueden aparecer como picos en trimestres posteriores, aunque el gasto no se haya producido en ese momento.
Para solucionarlo: establece una regla según la cual todos los recibos deben enviarse inmediatamente después de la compra.
#4: Flujo de caja vs. rentabilidad
Puedes tener un negocio rentable sobre el papel y aun así enfrentarte a problemas de liquidez si existen diferencias importantes entre el momento en que pagas a los proveedores y cuando te pagan los clientes.
Cómo evitarlo: controla tu flujo de caja con la misma atención que prestas a tus estados de pérdidas y ganancias.
Cómo hacerlo funcionar para tu empresa
Gestionar los gastos y presupuestos empresariales no tiene por qué ser difícil. Solo necesitas seguir algunas reglas estrictas para evitar errores y, especialmente, malas decisiones financieras.
Cuando defines claramente los límites de gasto y las categorías de gastos y automatizas los flujos de aprobación, todo funciona de forma mucho más fluida y con mucha menos fricción.
Es importante tener en cuenta que los presupuestos estáticos ya no funcionan, y lo mismo ocurre con solicitar aprobaciones manualmente. Tu empresa necesita adaptarse constantemente a los cambios y las fluctuaciones del mercado, y la única forma de hacerlo correctamente es mediante previsiones y seguimiento en tiempo real.
Utilizar las mejores herramientas financieras del mercado, como Flowlu, siempre debería estar sobre la mesa y considerarse una inversión. Al fin y al cabo, por fin tendrás un solo lugar para consultar todos tus gastos, informes e incluso la gestión de proyectos.
Preguntas frecuentes
Se refiere simplemente al proceso de registrar, controlar y procesar todos los gastos y compras realizados por una empresa. Incluye establecer políticas, categorizar gastos y aprobar solicitudes de compra y reembolsos.
La mayoría de las empresas utilizan más de una forma de controlar sus gastos. Normalmente, recurren a tarjetas de crédito corporativas con límites de gasto, software centralizado y aplicaciones para capturar recibos digitales.
Es un proceso que incluye varios pasos: planificación, asignación por departamentos y seguimiento financiero.
Para comparar los gastos reales con el presupuesto definido previamente, puedes utilizar un análisis de desviaciones, que se calcula restando el importe real gastado al importe presupuestado. Después, debes analizar los resultados e identificar las causas.
La mayoría de las empresas utilizan una combinación de software de gestión de gastos, plataformas contables y herramientas específicas para aprobaciones y reembolsos. Opciones como Flowlu combinan el seguimiento de gastos con presupuestos de proyectos e informes en un solo lugar, mientras que herramientas como Ramp o Zoho Expense se centran específicamente en el seguimiento financiero y el control del gasto.
