Quando as ferramentas gratuitas param de funcionar: software de gestão empresarial tudo-em-um
É aí que o software de gestão empresarial tudo-em-um passa a valer a pena considerar. Abaixo, vou mostrar como identificar o momento certo para fazer o upgrade e realizar a transição sem jogar o trabalho diário da sua agência no caos.
O que é o software de gestão empresarial tudo-em-um?
O software de gestão empresarial tudo-em-um oferece um lugar central para gerenciar projetos, clientes, finanças e colaboração em equipe enquanto você cresce.
Por exemplo, o Flowlu inclui recursos de gerenciamento de projetos, gestão de relacionamento com o cliente (CRM), controle de despesas e chats de equipe sob o mesmo teto.
Benefícios de usar o software de gestão empresarial tudo-em-um
O software de gestão empresarial tudo-em-um torna o gerenciamento do seu negócio mais eficiente.
Como proprietário de uma agência, você pode:
- Ter um local central para seus procedimentos operacionais padrão (POPs)
- Manter informações, arquivos e conversas dos clientes em um só lugar
- Obter uma visão geral de projetos, clientes e finanças
- Criar processos mais consistentes à medida que sua agência cresce
- Melhorar a colaboração em equipe e a comunicação
- Integrar contratados e funcionários mais rapidamente
- Automatizar tarefas e fluxos de trabalho repetitivos
- Reduzir a alternância entre aplicativos e a proliferação de ferramentas
Quando parar de usar ferramentas gratuitas ao fazer a transição de freelancer para agência
Aqui estão alguns sinais claros de que é hora de se afastar das ferramentas gratuitas e independentes.
Você está se perdendo em um mar de planilhas
O Google Sheets funcionava bem quando você tinha apenas algumas planilhas para gerenciar. Mas agora que sua base de clientes cresceu, você está gastando a maior parte da sua energia gerenciando planilhas. Você frequentemente se perde procurando os dados de que precisa — e está genuinamente preocupado em perder um arquivo importante.
À medida que seu negócio freelance cresce e se torna uma agência, você precisa de uma visão clara do que está acontecendo em todo o negócio. Sem isso, você toma decisões com uma imagem incompleta do seu negócio. Detalhes importantes sobre seus projetos, clientes, finanças e equipe podem facilmente escapar pelas rachaduras.
Você sente que está constantemente alternando contextos
Você está pulando entre muitas ferramentas.
Você começou com um CRM gratuito e uma ferramenta de gestão de faturas. Agora você também está usando uma ferramenta de colaboração em equipe, uma ferramenta de previsão de receita e uma ferramenta de base de conhecimento. (Sem contar outros aplicativos aleatórios.) Reconciliar dados e alternar entre essas ferramentas está consumindo tempo demais.
Uma pesquisa encomendada pelo Slack com 2.000 proprietários de pequenas empresas nos EUA descobriu que 17% consideravam a alternância de contexto entre aplicativos e ferramentas um fator que prejudica a produtividade. O respondente médio usava quatro ferramentas digitais por dia, enquanto quase um terço usava cinco ou mais.
Treinar novos contratados ou membros da equipe parece um trabalho em tempo integral
Quando você precisa treinar novos membros da equipe, pode levar muito tempo para que eles se familiarizem com todas as suas ferramentas.
Mesmo após 30 dias, eles ainda estão te fazendo perguntas, se bloqueando no seu cofre de senhas ou quebrando um fluxo de trabalho.
Quanto maior fica sua equipe, menos prático se torna guiar pessoalmente cada novo contratado pelos seus sistemas e fluxos de trabalho.
Você está ganhando mais dinheiro e precisa de melhor visibilidade das suas finanças
Sua agência está lotada.
Você é grato pelos seus novos clientes, mas está constantemente reconciliando suas finanças e monitorando seu fluxo de caixa.
À medida que freelancers se tornam proprietários de agências, obter informações financeiras claras é essencial. Empresas em crescimento precisam de software que forneça relatórios em tempo real, acompanhamento de fluxo de caixa, orçamento e análise de desempenho.
É muito mais fácil tomar decisões sobre preços, contratações, rentabilidade de clientes e crescimento quando você consegue ver exatamente o que está acontecendo dentro do seu negócio.
Você está superando suas ferramentas atuais e o upgrade é caro
Os planos gratuitos são gratuitos por um motivo … eles têm limitações. Em algum momento, os recursos gratuitos deixam de fornecer o que você precisa.
Fazer o upgrade de uma ferramenta pode não parecer uma grande despesa. Mas quando você está pagando por cinco a 10 ferramentas atualizadas, os custos aumentam rapidamente.
É curioso como remendamos ferramentas esperando economizar dinheiro … só para descobrir que uma ferramenta de preço médio era muito mais barata e projetada para escalar desde o início.
Como fazer a transição de ferramentas gratuitas para software empresarial de verdade
Você se viu concordando com as razões acima? Então você está no lugar certo.
Continue lendo para ver sete etapas simples que vão te ajudar a fazer a transição de ferramentas dispersas para um software empresarial de verdade.
Etapa 1. Faça uma auditoria do seu conjunto de ferramentas atual
Antes de começar a pesquisar software, faça uma auditoria das ferramentas que você já está usando.
Pergunte a si mesmo:
- Onde guardo os POPs e o conhecimento da empresa?
- Como faço o controle de faturas e despesas?
- Quais ferramentas minha equipe usa para se comunicar?
- Como estou gerenciando projetos e tarefas?
- Onde armazeno as informações dos clientes?
Depois de responder a essas perguntas, procure as ferramentas que estão gerando trabalho extra, custando muito ou que não estão mais oferecendo o que sua equipe precisa. Sejam elas extensões do Chrome para blogueiros ou ferramentas mais avançadas com recursos excepcionais, certifique-se de escolher as que vão te beneficiar.
Em seguida, some o que sua configuração atual realmente está te custando. Inclua assinaturas pagas, as horas perdidas alternando entre ferramentas e o tempo gasto corrigindo informações duplicadas ou ausentes. Compare esse total com o custo de uma nova plataforma, incluindo configuração, migração e treinamento.
Etapa 2. Pesquise ferramentas tudo-em-um que possam preencher as lacunas
Agora é hora de pesquisar suas opções.
Leia guias de comparação, navegue pelas avaliações do Capterra e do G2, pesquise tópicos no Reddit e pergunte a outros proprietários de agências o que eles estão usando.
Ao avaliar as ferramentas, procure recursos que resolvam seus maiores pontos problemáticos. Para a maioria das agências, isso inclui gerenciamento de projetos, CRM, faturamento, automação de fluxos de trabalho, colaboração em equipe, acompanhamento financeiro e gestão do conhecimento.
Confira opções como Flowlu, ClickUp, Monday.com, HoneyBook, Basecamp e Asana.
Etapa 3. Teste as ferramentas selecionadas
Experimente as novas opções de software que você está considerando seriamente. Muitas plataformas de gestão empresarial tudo-em-um oferecem um período de teste gratuito, então aproveite.
Crie um projeto de exemplo, adicione algumas tarefas, envie uma fatura de teste e experimente seus fluxos de trabalho mais importantes. Não se preocupe em testar todos os recursos. Concentre-se em determinar se o software suporta a forma como sua agência opera.
Etapa 4. Decida para qual software migrar e comece a integração
Após os testes, escolha o seu software de gestão empresarial tudo-em-um favorito.
Por exemplo, o Flowlu é uma opção sólida para agências que desejam gerenciar projetos, clientes, finanças, conhecimento da empresa e fluxos de trabalho em um só lugar.
Mas não o escolha, nem qualquer outra plataforma, apenas com base na lista de recursos. Volte aos problemas que você identificou na etapa 1 e verifique o quão bem cada ferramenta lida com os fluxos de trabalho que sua equipe usa todos os dias.
Depois de tomar sua decisão, faça backup dos seus dados atuais e decida o que precisa ser migrado primeiro. Importe um pequeno lote de registros e documentos de clientes, verifique se tudo foi transferido corretamente e corrija quaisquer problemas antes de migrar o restante.
Em seguida, convide sua equipe e dê a cada pessoa o nível de acesso adequado.
Etapa 5. Configure fluxos de trabalho no seu novo software empresarial
Coloque seu novo software para trabalhar. Armazene seus procedimentos operacionais padrão, processos e conhecimento da empresa.
Em seguida, crie fluxos de trabalho para as tarefas que sua agência realiza todos os dias.
Por exemplo, crie fluxos de trabalho que ajudem sua agência a:
- Gerenciar projetos com tarefas, prazos e acompanhamento de progresso
- Lidar com faturamento, despesas e relatórios financeiros
- Acompanhar leads e clientes pelo seu pipeline de vendas
- Comunicar-se e colaborar com sua equipe
Configure também os portais de clientes e informe seus clientes sobre como acessá-los quando estiverem prontos. Quanto mais trabalho repetitivo você conseguir sistematizar, mais fácil será gerenciar sua agência à medida que ela cresce.
Etapa 6. Preencha as lacunas restantes no seu conjunto de ferramentas
Teste os novos fluxos de trabalho que você criou e procure lacunas. Há algo faltando que seu novo software empresarial não consegue resolver?
Se sim, procure uma ferramenta especializada.
Mesmo o melhor software empresarial não consegue substituir todas as ferramentas do seu conjunto.
Por exemplo, algumas agências usam software de produtividade de funcionários para obter insights mais profundos sobre cargas de trabalho, capacidade e tendências de desempenho da equipe. Ferramentas como essas ajudam os proprietários de agências a entender como o trabalho é distribuído, quais tarefas consomem mais tempo e onde os gargalos atrasam as entregas.
Alguns outros exemplos de ferramentas especializadas (não incluídas no software de gestão empresarial tudo-em-um) incluem:
- Software de SEO para pesquisa de palavras-chave, monitoramento de posições e auditorias de sites
- Software de design gráfico e produção criativa
- Ferramentas de agendamento e gestão de redes sociais
- Ferramentas de criação de conteúdo e edição
- Ferramentas de criação e edição de vídeo
Etapa 7. Teste e implemente seus fluxos de trabalho em toda a equipe
Antes de implementar seu novo sistema em toda a agência, faça um teste pequeno.
Peça a alguns membros da equipe que usem os novos fluxos de trabalho e documentem quaisquer problemas que encontrarem. Analise as observações deles e faça ajustes onde necessário. Quando tudo estiver funcionando bem, treine o restante da sua equipe no software empresarial e nas ferramentas de suporte, e faça a troca oficialmente.
Certifique-se de que todos saibam onde encontrar informações, como funcionam seus fluxos de trabalho e o que se espera deles daqui para frente.
Faça uma auditoria dos seus fluxos de trabalho trimestralmente para verificar se ainda estão funcionando de forma ideal. Atualize, exclua e crie novos fluxos à medida que sua agência cresce e aprende o que funciona melhor.
Erros comuns a evitar durante a transição
Evite esses erros comuns ao fazer a transição de aplicativos independentes para um software empresarial.
Tentar migrar tudo de uma vez
Você não precisa migrar todos os fluxos de trabalho, documentos, clientes e processos em uma única semana. É exaustivo e você está pedindo para algo dar errado.
Em vez disso, comece pelo essencial. Deixe sua equipe confortável com o novo sistema e, em seguida, migre o restante gradualmente. Uma implementação em fases é menos estressante do que uma migração de uma vez só.
Escolher software apenas com base nos recursos
As listas de recursos podem ser enganosas.
O software com a lista de recursos mais longa não é necessariamente o mais adequado. Concentre-se em como sua agência realmente opera no dia a dia antes de finalizar sua escolha.
Personalizar demais desde o primeiro dia
Muitos proprietários de agências passam semanas construindo a configuração "perfeita" antes que alguém tenha usado o software.
Comece simples. Deixe o uso real revelar o que precisa de mais personalização.
Pular o treinamento da equipe
Esperar que os membros da equipe usem um novo sistema sem treinamento é uma receita para o desastre. Toda ferramenta tem uma curva de aprendizado — e você não quer que sua equipe aprenda no meio de uma campanha importante.
Certifique-se de que todos entendam onde as informações estão, como os fluxos de trabalho funcionam e o que você espera deles … ANTES de implementar seu novo sistema.
Manter um pé no sistema antigo
Esse é um erro que atrapalha muitos proprietários de agências.
Depois que o novo sistema passar no seu teste, escolha uma data de corte e informe à sua equipe quais ferramentas antigas passarão a ser somente leitura. Mantenha um arquivo para referência, mas pare de atualizar os dois sistemas. Caso contrário, ninguém saberá qual versão da informação é a atual.
Quando você estiver confiante de que o novo sistema funciona, comprometa-se com ele. E deixe as outras ferramentas para trás.
É hora de auditar seu conjunto de ferramentas
As ferramentas gratuitas podem ajudar você a colocar um negócio no ar.
Mas quando você está gerenciando múltiplos clientes, projetos, contratados e fluxos de trabalho, elas frequentemente criam mais problemas do que resolvem.
Comece observando para onde estão indo seu tempo e dinheiro. Se você está perdendo muito de um ou de outro com ferramentas dispersas, pode ser hora de investir em um software de gestão empresarial tudo-em-um.
E minha principal escolha é: Flowlu.
Pronto para simplificar suas operações? Conheça o Flowlu e veja como ele pode te ajudar a gerenciar projetos, clientes, finanças e fluxos de trabalho em uma única plataforma.
Em muitos casos, sim, o software tudo-em-um pode substituir múltiplas ferramentas.
A maioria das plataformas de gestão empresarial tudo-em-um combina gerenciamento de projetos, colaboração em equipe e automação de fluxos de trabalho em um só lugar.
Dito isso, você ainda pode precisar de algumas ferramentas especializadas dependendo dos serviços e processos da sua agência. Por exemplo, pode ser necessário software de produtividade de funcionários, ferramentas de SEO e aplicativos de criação de conteúdo.
Procure recursos que resolvam seus maiores desafios operacionais.
Para a maioria das agências, os recursos mais importantes incluem gerenciamento de projetos, automação de fluxos de trabalho, portais de clientes, colaboração em equipe e um repositório central para POPs e conhecimento da empresa.
Muitas vezes, sim, o software pago vale o investimento.
Embora as ferramentas gratuitas possam funcionar quando você é freelancer, agências em crescimento precisam de melhor visibilidade, automação e organização. O tempo que você pode economizar com fluxos de trabalho simplificados pode rapidamente superar o custo do próprio software.
Para descobrir se suas ferramentas atuais estão te limitando, pergunte a si mesmo quanto tempo você está gastando alternando entre aplicativos, procurando informações, atualizando planilhas e treinando novos membros da equipe.
Se gerenciar suas ferramentas parece um trabalho por si só, você provavelmente já superou sua configuração atual.
Nenhuma opção é universalmente melhor.
A maioria das agências se beneficia de usar uma plataforma tudo-em-um como hub operacional, mantendo algumas ferramentas especializadas para tarefas como SEO, gestão de redes sociais, design e acompanhamento de produtividade de funcionários.
Sim, o software pode te ajudar a escalar sua agência.
O software certo não vai magicamente fazer sua agência crescer. Mas pode te ajudar a criar processos repetíveis, melhorar a visibilidade, reduzir o trabalho manual e facilitar o gerenciamento de uma equipe e base de clientes maior.
