Rastreamento de tarefas e monitoramento de marcos online para uma entrega melhor
Resposta rápida
O desvio de escopo e a falta de comunicação são fáceis de acontecer em qualquer trabalho complexo. Uma das coisas que pode ajudá-lo a ter sucesso é usar um rastreador de projetos.
Esta ferramenta é projetada para manter toda a equipe alinhada, manter as operações sob controle e informar as partes interessadas sobre todas as etapas importantes. Você monitorará de perto as tarefas e os marcos para evitar que o projeto fique para trás.
O que o rastreamento de tarefas de projeto deve mostrar
As melhores ferramentas funcionam tanto para sua equipe quanto para suas partes interessadas. Tenha em mente, porém: sua equipe precisa ver todos os detalhes operacionais, enquanto as partes interessadas precisam apenas de uma visão geral mais ampla.
Para atender a ambos no mesmo software de rastreamento de tarefas, ele precisa incluir estes componentes:
#1. Responsáveis
O software deve identificar claramente a pessoa responsável por cada tarefa—este é o responsável principal. Cada item no quadro precisa de um. Você pode então adicionar colaboradores ou contribuidores onde fizer sentido.
#2. Prazos e cronogramas
Cada atividade precisa de uma data de início e término, indicadores de marcos e alertas de atraso. Prazos adequados são o que transformam uma lista em um plano real.
#3. Status
É o que indica o progresso operacional. Existem dois tipos:
- Fluxo de trabalho padrão: A fazer, em andamento, em revisão, concluído.
- Personalizados: dependendo do seu setor. Por exemplo: bloqueado, em espera ou design aprovado.
#4. Prioridades
Embora as prioridades às vezes sejam óbvias, defini-las explicitamente é importante para garantir que todos saibam o que realmente importa. Use uma hierarquia clara e fácil de seguir, ou codificação visual se preferir. Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também reduz o estresse da equipe.
#5. Dependências
É raro ter uma tarefa que seja completamente independente—por isso rastreá-las é importante. As dependências ajudam a prevenir gargalos antes que se formem.
Use ferramentas como gráficos de Gantt ou um cronograma para mapeá-las visualmente, ou adote um modelo de término para início, em que a tarefa B não pode começar até que a tarefa A seja concluída.
#6. Comentários
Quando alguém abre uma tarefa, deve ver uma seção de comentários que suporte @menções e qualquer discussão diretamente relacionada a esse trabalho.
#7. Anexos
Estes podem incluir documentos de requisitos, arquivos de design, planilhas, textos ou qualquer outra coisa que você queira manter próximo a cada tarefa.
Todos esses elementos estão incluídos no Flowlu. Além disso, ao criar uma tarefa você pode adicionar mais detalhes: escrever uma descrição, aplicar uma etiqueta, definir um tempo específico de conclusão em horas e minutos, adicionar subtarefas e montar um checklist.
Como o rastreamento de marcos ajuda a controlar a entrega
Ao procurar um software de rastreamento de tarefas online, certifique-se de que ele suporte marcos. Eles indicam se você está indo na direção certa ou já está ficando para trás.
Lógica dos marcos
Pense no monitoramento de marcos do projeto como um evento de duração zero que marca uma conquista. Geralmente sinaliza o fim de uma fase principal e o início da próxima.
Pontos de verificação mensuráveis
Você pode falar sobre percentual de conclusão para tarefas, mas não para marcos. Eles só podem ser atingidos ou perdidos.
Sinais precoces de falha na entrega
Os marcos também são o seu sinal mais antecipado de que algo está dando errado. Se um marco não está sendo atingido porque as tarefas anteriores continuam atrasando, é o sinal para verificar se a equipe tem capacidade de terminar no prazo. Bloqueios não resolvidos nesta fase são geralmente o que silenciosamente tira uma entrega dos trilhos—e são muito mais fáceis de lidar cedo do que depois.
Tarefas atrasadas
Às vezes um marco é perdido simplesmente por causa de atrasos em tarefas. Quando isso acontece, identifique onde aplicar pressão.
Examine de perto o que está atrasado. Identifique o que está causando o atraso e o que está impedindo a conclusão. Depois de identificar o problema, reatribua ou redistribua o trabalho. Em seguida, atualize as partes interessadas—juntos vocês podem decidir se estendem o prazo de entrega ou reduzem os requisitos.
Rastreador de projetos online vs. rastreamento em planilhas
Então, o que você deve usar para rastreamento?
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Rastreador de projetos |
Planilha |
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Visibilidade |
Multidimensional—calendário, Kanban, lista, gráficos de Gantt |
Plana e linear |
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Atualizações |
Fluidas, com proteções contra perda acidental de dados |
Fácil de sobrescrever dados e quebrar fórmulas |
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Colaboração |
Ativa—anexos de arquivos, @menções, comentários inline |
Passiva—mesmo a edição simultânea não tem chat contextual |
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Automação |
Nativa e intuitiva |
Complexa e frágil—tende a quebrar |
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Relatórios |
Painel com atualizações em tempo real |
Demorado—gráficos e tabelas dinâmicas precisam de configuração e atualização manual |
Quando uma planilha é realmente suficiente
A tabela acima pode tentá-lo a abandonar as planilhas completamente. Mas há situações em que elas são a escolha certa:
#1. Sua equipe é pequena
Se é só você ou uma equipe de dois, uma planilha é perfeita. Não há curva de aprendizado.
#2. O projeto é curto e linear
Para algo como uma mudança de escritório ou um checklist básico de evento, uma tabela simples é mais rápida e fácil.
#3. Seu orçamento é zero
As planilhas são sempre mais econômicas do que rastreadores dedicados.
#4. Você precisa de personalização financeira extrema
Se você está fazendo modelagem financeira, trabalhando com fórmulas personalizadas ou executando cálculos de orçamento complexos, as planilhas ainda ganham aqui.
Melhores práticas, checklist e ferramentas
Como configurar seu rastreador de tarefas: 5 etapas
Etapa #1: Defina o status da tarefa
A maioria dos gestores usa rótulos como "a fazer", "fazendo" e "concluído". Isso funciona bem para a maioria dos projetos, mas alguns precisarão de etapas mais específicas.
O Flowlu permite personalizar completamente seu fluxo de trabalho: adicione etapas, renomeie-as, use sua própria terminologia ou os padrões, opte pelo modelo clássico ou mude para o Agile.
Salve as configurações mais usadas como modelos para não precisar reconstruir do zero a cada vez.
Etapa #2: Campos e parâmetros personalizados
A capacidade de personalizar dados para atender às suas necessidades e ao seu setor é uma das principais vantagens de usar uma ferramenta de rastreamento de tarefas online. Use o que faz sentido para sua equipe—não complique demais.
Etapa #3: Crie modelos
Todo projeto tem processos repetitivos. Identifique-os primeiro, depois crie modelos para automatizar a configuração.
Etapa #4: Configure as principais automações
É quando você configura as simples automações "se/então" que liberam sua equipe de tarefas manuais repetitivas—como notificações automáticas quando o status de uma tarefa muda ou um prazo está se aproximando.
Etapa #5: Integre a equipe e defina expectativas
Convide todos para o espaço de trabalho e apresente-o a eles. Também reserve um tempo para alinhar as regras básicas de comunicação e comentários—isso traz retorno rapidamente.
Como é um sistema de rastreamento saudável
Um sistema sólido de rastreamento de tarefas online é uma ótima base. Mas ele não funcionará sozinho se você não verificar as operações toda semana. Para manter tudo nos trilhos, desenvolva estes hábitos:
- Nomeie as tarefas corretamente: Use um verbo e um substantivo. Em vez de "orçamento", escreva "elaborar orçamento de marketing do 2º trimestre".
- Sem trabalho não programado: Cada atividade precisa de uma data de início e término. Sem uma, ela fica à deriva no backlog indefinidamente.
- Um único responsável: Evite múltiplos responsáveis. Cada tarefa precisa de um único dono que seja responsável por ela.
- Centralize as informações: Quando alguém abre uma tarefa, tudo deve estar lá: anexos, links de referência, histórico de conversas relevantes.
Escolhendo a ferramenta certa: Flowlu
Há muitas opções sólidas no mercado, e o Flowlu é uma delas.
Ele cobre todas as etapas acima para manter as atividades da equipe organizadas e rastreáveis. A plataforma permite que você:
- Personalize seu fluxo de trabalho com status de tarefa, prioridade, etiquetas, descrição, responsável, seguidores, colaboradores, tempo e muito mais
- Adicione campos personalizados e parâmetros para oportunidades, contatos, finanças e muito mais
- Crie modelos para tarefas e projetos, ou converta um projeto existente em um modelo reutilizável
- Configure regras de automação: envie notificações, crie novas tarefas, adicione comentários, arquive itens e muito mais
- Prepare materiais de integração na base de conhecimento—a wiki interna da sua empresa
Além disso:
Com o Flowlu você pode gerenciar todo o seu rastreamento em um único lugar, em múltiplas visualizações de projeto, incluindo quadros Kanban e gráficos de Gantt. Ele também conta com um CRM completo e finanças integradas, para que você possa criar e enviar faturas, preparar estimativas, rastrear horas faturáveis e gerar múltiplos relatórios, tudo sem sair da plataforma.
Acerte no rastreamento do seu projeto
Quando se trata de rastrear tarefas e entregas, a ferramenta certa realmente faz diferença. Mas o que mais importa são os hábitos e a responsabilidade dentro da sua equipe.
Certifique-se de que as pessoas certas sejam responsáveis por cada atividade para que o trabalho seja concluído no prazo, com os recursos certos e tudo entregue conforme planejado.
Quando você tem uma propriedade clara das tarefas e marcos mensuráveis, seu rastreador se torna mais um roteiro do que uma lista de verificação. É exatamente o que deveria ser. Como gestor responsável, você utiliza as informações que ele apresenta e ajusta os recursos para evitar gargalos e atrasos.
Escolha a ferramenta certa para o trabalho—algo como o Flowlu. Com uma ampla gama de recursos que você pode usar tanto quanto precisar, ele funciona tão bem como um simples rastreador de projetos online quanto como uma plataforma de gestão completa.
É o processo de monitoramento contínuo de todos os aspectos do que está sendo entregue. Usar a ferramenta certa mantém toda a equipe alinhada e aumenta muito as chances de uma entrega bem-sucedida.
O Flowlu é uma opção sólida para rastrear marcos online. Ele permite monitorar tudo em múltiplas visualizações—quadros Kanban, gráficos de Gantt e cronogramas.
Pode ser, mas depende do trabalho. Para projetos curtos e lineares com equipes pequenas, pode ser mais do que suficiente.
Em um projeto de ritmo acelerado, você não quer revisá-los com muita frequência — isso arrisca o microgerenciamento. Mas esperar muito tempo pode deixá-lo sem margem para corrigir o rumo antes do prazo.
