Gestão de custos e riscos na construção: controles práticos para equipes de projeto
Resposta rápida
Quando um projeto escapa do orçamento, não se pode assumir que houve apenas uma causa. Geralmente é uma combinação de fatores, incluindo:
- lacunas de mão de obra que não foram contabilizadas
- ordens de mudança que não foram rastreadas
- pequenos atrasos no canteiro que acabam custando significativamente mais
Para lidar com o controle de custos na construção, você precisa ser mais do que um especialista—você precisa ser rigoroso e proativo. Hoje, compartilhamos controles práticos para equipes de projetos sobre gestão de custos e riscos na construção.
Por que projetos de construção ultrapassam o orçamento
A experiência mostra que projetos de construção raramente são concluídos dentro do orçamento. Essas falhas representam milhões de dólares em perdas.
Muitas pessoas assumem que o problema é um planejamento ruim, mas a prática revela três principais causas subjacentes:
#1. Ordens de mudança e desvio de escopo
Planejar operações de construção é relativamente simples. Mas quando a execução começa, a realidade entra em cena.
É normal lidar com muitas ordens de mudança—solicitações formais para modificar o escopo original. Algumas são necessárias. Mas outras não.
Além disso, você precisará gerenciar o desvio de escopo: fazer mais trabalho do que o originalmente acordado, sem ajustar o orçamento correspondente. Embora algum desvio de escopo seja inevitável, vale a pena manter-se vigilante.
Um acompanhamento eficaz do orçamento torna ambos os aspectos mais fáceis de gerenciar com o sistema certo. No Flowlu, todos os elementos do projeto—tarefas, documentos e finanças—estão conectados. Quando você registra um ajuste, ele é atualizado em tempo real e notifica imediatamente os membros da equipe designados.
#2. Custos de materiais e escassez de mão de obra
Uma das coisas que torna esse trabalho tão difícil é que os custos precisam ser projetados ao longo de anos, não apenas meses, com base em premissas difíceis de verificar.
Os preços estão sempre mudando, e você não tem controle sobre isso.
Pense no cobre, no concreto ou no aço—materiais comuns na indústria. Seus preços são influenciados por muitos fatores: inflação, eventos geopolíticos e interrupções na cadeia de suprimentos.
Depois há a mão de obra. Ao contrário de muitos outros setores, a construção não tem uma abundância de candidatos esperando por vagas abertas. É genuinamente difícil encontrar pedreiros, encanadores e eletricistas. Isso significa que você pode precisar pagar um valor premium para tê-los no canteiro. E quando não consegue encontrá-los ou não consegue atender às suas taxas, o trabalho atrasa.
Práticas sólidas de aquisição são uma das formas mais eficazes de gerenciar isso. Fechar contratos com subcontratados e materiais antecipadamente por meio de acordos formais limita sua exposição a variações de preço no futuro.
#3. Atrasos climáticos e gargalos de aprovação
Aluguéis de equipamentos, juros de financiamento, seguros e salários de supervisores são pagos por dia—o que significa que você precisa maximizar a produção todos os dias. Mas você não pode controlar o clima. E seu impacto vai além das horas de trabalho perdidas: tempestades podem destruir obras concluídas e tornar o canteiro inseguro.
Depois há a burocracia. As aprovações frequentemente ficam retidas em governos locais, levando a atrasos de semanas ou até meses. Com documentação completa e bom planejamento, porém, você pode reduzir significativamente essa exposição.
Fundamentos da gestão de custos na construção
O principal objetivo aqui é reduzir a lacuna entre as expectativas e a realidade.
Como mencionado acima, muitos custos são determinados por premissas. Portanto, você não pode prever tudo o que afetará os preços de materiais e mão de obra. Mas você precisa ter controles sólidos de gestão de custos na construção para rastrear todos os gastos.
1. Estimativas
Produzida durante a fase de planejamento, uma estimativa abrange o que você espera que todos os equipamentos e materiais custem.
Se você não tem uma ferramenta dedicada para elaborar estimativas, experimente um gerador gratuito do Flowlu.
2. Orçamentos
Uma vez que a proposta é aceita, sua estimativa fica bloqueada. Este é o valor máximo que você concordou em gastar no trabalho.
3. Códigos de custo
Uma das melhores coisas que você pode fazer é adotar o CSI MasterFormat. Este é o método padrão para categorizar e rastrear despesas.
4. Ordens de compra
Uma ordem de compra é um contrato que você envia aos fornecedores especificando as quantidades, tipos e preços de produtos e serviços. Esses são custos comprometidos, portanto, certifique-se de que seu gestor não duplique cobranças.
5. Custos reais
Estes são gastos em tempo real: recibos de equipamentos alugados, faturas pagas de madeireiras, folha de pagamento processada.
6. Previsão
Vá além de apenas comparar estimativas e despesas. A previsão financeira permite ver exatamente quanto você gastou até agora e quanto custará realisticamente para concluir o trabalho.
7. Planejamento de contingência
Espere o inesperado na construção. Por isso você precisa de planos alternativos para diferentes cenários—uma porcentagem do orçamento reservada desde o início, geralmente entre 5 e 15%. Considere dois tipos:
- Contingência do contratado: Para ineficiências de mão de obra, pequenos desperdícios de materiais e erros de execução.
- Contingência do proprietário: Para mudanças de escopo.
Processo de gestão de riscos na construção
Na gestão de riscos na construção, você precisa ser proativo, não reativo. Não se trata de eliminar todos os riscos — isso não é realista neste setor. Trata-se de saber o que fazer quando algo dá errado.
Sempre que o canteiro de obras enfrenta uma crise, a equipe segue um plano como este:
Etapa #1: Identificação e documentação de riscos
Você não pode mitigar uma ameaça que não antecipou. Tenha em mente que os riscos já estão presentes na pré-construção e se estendem até o final do projeto.
Reúna todas as partes interessadas (gestores, arquitetos, engenheiros e principais subcontratados), identifique os riscos e divida-os em quatro categorias: financeiro/jurídico, logístico, socioambiental e técnico.
Nesta etapa, é prática padrão construir um registro de riscos. Este é um documento dinâmico que pontua cada ameaça por probabilidade e gravidade, e serve como base para toda a documentação de riscos daqui em diante.
Etapa #2: Responsáveis pelos riscos e estratégias de mitigação
Cada risco identificado precisa de um responsável. Esta é a pessoa encarregada de monitorar essa ameaça e executar a resposta.
Depois de atribuir a responsabilidade, a equipe concorda em uma das quatro estratégias principais de mitigação:
- Prevenção: Altere completamente o detalhe do projeto para eliminar a ameaça.
- Mitigação: Tome medidas proativas para reduzir a probabilidade da ameaça.
- Transferência: Transfira o impacto financeiro da ameaça para um terceiro.
- Aceitação: Reconheça a exposição e reserve fundos para cobri-la caso ocorra.
Etapa #3: Monitoramento e procedimentos de escalonamento
Um registro de riscos só é útil se você o mantiver atualizado.
Acompanhe-o continuamente para que os responsáveis pelos riscos possam observar os gatilhos—sinais de alerta precoce de problemas emergentes. Assim que um problema ultrapassar o limite que você definiu, execute seus procedimentos de escalonamento.
Ferramentas, checklists e recomendações finais
Para manter tudo em um só lugar (dados de gastos, acompanhamento do orçamento, projeções de fluxo de caixa e documentação de riscos), você precisa de um software confiável.
Ao escolher uma plataforma, procure estes recursos:
Arquitetura interconectada
Uma boa ferramenta permite visualizar tarefas, dados financeiros e registros de clientes no mesmo lugar. Isso mantém sua equipe informada e garante que nada passe despercebido.
Rastreamento financeiro granular
O sistema precisa suportar tanto custos estimados quanto reais para que você possa compará-los diretamente. Também deve suportar codificação de custos ou oferecer campos de rastreamento personalizados.
Faturamento e estimativas
Verifique se você pode converter uma estimativa ganha em uma fatura com um único clique.
Portais externos para clientes
O software deve permitir que as partes interessadas vejam o status do trabalho para ajudar a prevenir o desvio de escopo. Soluções de gestão robustas não apenas compartilham o progresso — elas também garantem aprovações e registram mudanças com mais rapidez.
Checklist de controle de custos
Execute este checklist nas principais etapas do seu projeto para manter o controle de custos do projeto de construção no caminho certo:
#1. Pré-construção
- Fixar linhas de base: Converta a proposta final aceita em um orçamento fixo (sua linha de base de gestão de capital na construção) e mantenha-a do início ao fim.
- Atribuir códigos de custo: Atribua um código de rastreamento a cada item esperado antes do início do trabalho. Inclua mão de obra, concreto e licenças.
#2. Construção
- Ordens de compra: Exija-as para todos os materiais a fim de fixar os custos comprometidos antes que as faturas cheguem.
- Auditorias semanais: Revise os gastos reais em relação à sua linha de base de gestão do orçamento de construção semanalmente.
- Ordens de mudança formais: Certifique-se de que todas as solicitações sejam aprovadas por escrito. Nunca apenas verbalmente.
#3. Encerramento
Compare os números finais com suas estimativas iniciais. Essa análise é uma documentação valiosa para projetos futuros. Ela se torna seu ponto de referência para uma previsão melhor na próxima vez.
Use o Flowlu como centro de controle na construção
Embora o Flowlu seja conhecido como um software de gestão empresarial flexível e de uso geral, ele também funciona bem para projetos de construção. Sua estrutura interconectada torna o gerenciamento de documentos muito mais fácil. Você pode organizar as operações de construção e monitorar de perto suas finanças em um único lugar.
Com o Flowlu, você tem
Tarefas e fluxos de trabalho de procedimentos
Crie seus próprios fluxos de trabalho de projeto e use-os como modelos. Mapeie cada fase, certifique-se de que os marcos sejam atingidos em sequência, adicione campos personalizados, use o rastreamento de tempo e defina dependências automáticas entre tarefas.
Por exemplo, para uma reforma residencial, você pode criar um modelo de fluxo de trabalho com as fases: fundação → estrutura → elétrica → hidráulica → HVAC → drywall → acabamento. Configure-o para que a elétrica não possa começar até que a estrutura seja aprovada, e a hidráulica não possa iniciar até que a elétrica esteja concluída.
Visibilidade financeira em tempo real
A previsão de fluxo de caixa do projeto do Flowlu ajuda você a planejar a receita esperada e identificar lacunas antes que se tornem problemas. A ferramenta gera gráficos dinâmicos com base nos seus dados, mostrando exatamente onde podem ocorrer problemas de fluxo de caixa.
Documentos unificados
Mantenha todos os documentos (estimativas, especificações e listas de quantidades) em um único lugar, vinculados diretamente ao projeto. Acesse-os em uma única aba sem precisar alternar entre sistemas ou vasculhar e-mails.
Construa com inteligência, não apenas com rapidez
A gestão de custos na construção e a gestão de riscos em projetos de construção não são opcionais—elas são sua rede de segurança.
Certifique-se de que sua empresa sobreviva a cada contrato que conquistar. Passe das suposições para ordens de compra, códigos de custo rigorosos e previsões financeiras em tempo real. Transforme seu registro de riscos de um documento estático em uma ferramenta dinâmica. E use uma plataforma como o Flowlu para manter todos os seus dados em um único lugar.
Você não pode evitar todas as surpresas. Mas certamente pode evitar a ruína financeira.
A gestão de custos na construção é um processo que começa antes do início das obras e termina quando o trabalho está concluído. Significa monitorar todos os materiais, equipamentos, mão de obra, subcontratados, custos indiretos e fundos de reserva.
Para praticar uma boa gestão de capital na construção, as equipes estabelecem uma linha de base, controlam as aquisições por meio de ordens de compra rigorosas para fixar os custos comprometidos, aplicam uma gestão formal de ordens de mudança e reservam fundos de contingência para despesas imprevistas.
Deve incluir um ID e categoria do risco, descrição e causa raiz, pontuações de probabilidade e gravidade, responsável pelo risco e estratégia de mitigação.
Com certeza. O software é indispensável para uma gestão eficaz do orçamento de construção e para manter o desvio de escopo sob controle.
