PERT em gerenciamento de projetos: método, significado e análise
- O que é o método PERT em gestão de projetos?
- Histórico e características
- Como o PERT funciona em gestão de projetos
- Análise PERT em gestão de projetos
- Exemplo passo a passo do PERT para um projeto
- Vantagens do método PERT na gestão de projetos
- Limitações e desvantagens do PERT
- Atualize sua análise PERT na gestão de projetos
Análises fornecem aos funcionários dados fortes. Essa base sólida ajuda a transformar a incerteza em um framework mais estruturado e entregar iniciativas complexas com sucesso. Em nossa análise, falamos sobre como PERT se diferencia de outros métodos e por que você deve testá-lo em sua empresa.
O que é o método PERT em gestão de projetos?
Antes de mostrar como isso funciona, é importante entender o significado de PERT em gestão de projetos.
Definição de PERT em gestão de projetos
A forma completa de PERT é Técnica de Avaliação e Revisão de Programas.
Você pode definir PERT em gestão de projetos como um método estatístico que analisa tarefas e cronogramas.
É um diagrama visual que mostra atividades, seu tempo e dependências para ajudar os gerentes a identificar possíveis gargalos ou obstáculos.
Esta ferramenta de planejamento pode ser usada para determinar exatamente quanto tempo uma etapa específica realmente leva.
Desta forma, você pode ver este diagrama como uma maneira de facilitar a coordenação da equipe e o agendamento de entregas.
Quando combinado com ferramentas digitais como Flowlu, esses benefícios são amplificados ainda mais através de automação e visibilidade em tempo real.
Histórico e características
Um fato interessante que você pode não saber é que este modelo foi criado pela Marinha dos EUA nos anos 50. O objetivo era gerenciar o programa de submarino Polaris. Esta iniciativa específica exigiu não apenas diferentes contratantes, mas também lidar com muitos cronogramas de pesquisa que eram bastante imprevisíveis. No entanto, o setor privado não ficou quieto. Ele desenvolveu o caminho crítico na mesma época.
Como mencionamos no início deste artigo, existem várias ferramentas ou abordagens que você pode adotar quando se trata de agendamento.
Aqui estão 4 aspectos que distinguem o PERT:
#1. Estatístico
Isso significa que a análise usa fórmulas para transformar as estimativas em cronogramas mais realistas. Nos referiremos a isso abaixo com mais detalhes.
#2. Dependências
Este método permite que você determine e veja facilmente o que precisa ser feito para que outros possam começar.
#3. Mais de uma estimativa de tempo
Fornece mais de apenas uma estimativa de tempo por etapa. Você provavelmente terá uma abordagem otimista e uma pessimista, como também veremos abaixo em mais detalhes.
#4. Caminho crítico (CP)
Com o uso de um caminho crítico, especialistas podem determinar a sequência de operações que revela o tempo de conclusão mais curto possível tempo para todo o processo.
Como o PERT funciona em gestão de projetos
PERT em gestão de projetos pode ser dividido em 3 partes principais que funcionam juntas:
Eventos e atividades
Esses elementos são a base do diagrama. Enquanto um evento é visto como um marco que você atinge no momento em que algo é concluído, uma atividade é o trabalho que permite que o evento seja atingido.
Imagine que você tem uma campanha de marketing. Neste caso, o evento aqui é o lançamento da campanha. A atividade—tudo o que ajuda a alcançá-la: criar anúncios e conteúdo promocional e até preparar a estratégia para o lançamento.
Estimativas de tempo
Você obterá 3 estimativas de tempo diferentes para ter certeza de que conhece todos os resultados possíveis:
- Otimista (O): Esta métrica assume que tudo é ideal (aprovações são quase imediatas, todos os recursos sempre estão disponíveis, nenhuma revisão é necessária, apenas para citar alguns). Portanto, tudo será feito dentro da duração mais curta possível. Como você pode imaginar, esta é uma situação extremamente rara.
- Mais provável (M): Esta é a projeção mais realista, pois é a que é mais frequente. Inclui lidar com ciclos de revisão padrão, atrasos comuns, restrições de recursos, entre outros.
- Pessimista (P): Este cenário leva em consideração as piores condições possíveis. Observe que não estamos falando sobre catástrofes, mas problemas significativos que podem incluir licenças por doença, várias rodadas de revisão, atrasos do fornecedor, entre outros. Esta também é uma situação rara.
A duração da tarefa (DT) pode então ser calculada usando a seguinte fórmula:
TD = (O + 4M + P) / 6
Dependências e caminho crítico
Como já dissemos acima, dependências referem-se às atividades que precisam ser concluídas antes que outras possam começar. No que se refere ao CP, ele pode ser definido como a cadeia mais longa de atividades dependentes.
Análise PERT em gestão de projetos
É um diagrama visual ou de rede que mostra não apenas atividades, mas também suas dependências.
Existem 3 componentes principais dentro:
- Nós: podem ser representados por círculos ou retângulos e referem-se aos eventos.
- Setas: mostram os passos que precisam ser concluídos.
- Direção: exibe não apenas a direção, mas também a dependência.
Atividades
É importante ter em mente que cada atividade em um diagrama inclui 3 aspectos diferentes:
- Antecessores: são os passos que precisam ser concluídos primeiro.
- Duração: ou o tempo esperado.
- Float: também referido como slack, que é o atraso permitido.
Além disso, existem dois tipos diferentes de atividades:
- Crítica. Não pode ser atrasada e, portanto, tem slack zero.
- Não crítica. Atividades que têm mais flexibilidade.
PERT vs método do caminho crítico (CPM)
Enquanto ambas as metodologias ajudam os gerentes a mapear uma estrutura de projeto, seus propósitos são substancialmente diferentes.
Escolher o método correto depende não apenas de suas necessidades de planejamento, mas também do nível de previsibilidade envolvido.
1—PERT; 2—CPM
#1. Estimativas de tempo
| 1 | 2 |
| Três: tempo otimista, pessimista e mais provável. | Apenas um. |
#2. Foco
| 1 | 2 |
| Usado ao lidar com incerteza. | Preferido quando você precisa otimizar a velocidade e o custo de conclusão. |
#3. Melhores usos
| 1 | 2 |
|
Funciona melhor para iniciativas únicas ou incertas. Exemplo: campanhas de marketing, pesquisa e desenvolvimento de produtos. |
Tratamento de trabalho previsível ou rotineiro. Exemplo: planejamento de eventos, processos de fabricação ou manutenção rotineira. |
#4. Cálculos de complexidade
| 1 | 2 |
| Usa fórmulas mais avançadas (é um método estatístico). | Construído em adições simples. |
Exemplo passo a passo do PERT para um projeto
Quando você decidir que usará essa ferramenta, precisará transformá-la em um plano estruturado. Isso permite que você desenhe o diagrama.
Aqui estão as etapas que você precisa seguir:
Etapa 1: Identifique as atividades do projeto
A primeira coisa que você precisará fazer é determinar todas as atividades que precisarão ser realizadas.
Quando você tem um grande empreendimento, precisará dividi-lo em etapas menores e mensuráveis. No entanto, você quer ter certeza de que não vai longe demais com isso. Tente se concentrar nas tarefas que levam dias e semanas, não apenas horas.
Também nesta etapa, você precisará adicionar um entregável e atribuir alguém responsável por cada atividade.
Etapa 2: Defina as dependências
Agora, determine a etapa que precisa ser concluída para que outras possam começar.
Observe que isso pode ser um pouco mais desafiador, pois você pode ter:
- duas ações diferentes que começam simultaneamente,
- tarefas que precisam terminar ao mesmo tempo,
- até mesmo operações que não podem terminar até que outra comece.
Etapa 3: Estimativas de duração das atividades
A melhor coisa que você pode fazer é ir diretamente ao curso. Isso significa perguntar às pessoas que costumam completá-las sobre o tempo que levam.
No entanto, quando a iniciativa é nova ou você está preso por qualquer motivo, você precisa pensar sobre as 3 estimativas diferentes para determinar a duração (otimista, mais provável e pessimista).
Etapa 4: Crie o diagrama PERT
Você está pronto para construir seu diagrama.
Você deve começar desenhando suas atividades como um fluxograma com um círculo ou retângulo ao redor delas.
Depois, adicione as setas para mostrar as dependências. O diagrama deve ser lido da esquerda para a direita.
Etapa 5: Determine o caminho crítico e a folga
Basta olhar para o diagrama que você criou e identificar a sequência mais longa de atividades dependentes, que mostra o PC do processo.
Você deve então calcular a folga ou flutuação para processos não-críticos.
Lembre-se de que as tarefas com folga zero são as que já estão no PC, e são as que você deve prestar mais atenção.
Etapa 6: Revise e valide o gráfico
Assim que você preparar o gráfico, deve mostrá-lo aos membros da equipe e aos stakeholders.
Isso é importante porque eles podem notar dependências incorretas, estimativas irrealistas ou qualquer detalhe ausente.
Etapa 7: Mantenha monitorando e atualizando
Embora você possa acreditar que terminou assim que o gráfico é desenhado. A verdade é que as coisas estão sempre mudando e precisam ser adaptadas rapidamente. E o gráfico de Técnica de Avaliação e Revisão de Programa é uma dessas coisas.
Imagine que uma operação leva mais tempo do que você antecipou. Você precisa levar esse atraso em conta no diagrama, bem como anotá-lo para futuros prazos.
Vantagens do método PERT na gestão de projetos
- Planejamento simplificado através da identificação de padrões
- Agendamento melhorado
- Melhor estimativa de durações de tarefas
- Dependências precisas
- Identificação do caminho crítico
- Otimização de recursos e tempo
- Gargalos facilmente identificáveis
- Otimização da alocação de equipamentos, materiais e pessoal
- Permite conhecer o tempo esperado de conclusão, a probabilidade de conclusão antes do prazo, a tarefa que tem tempo de folga e as datas de início e término de cada atividade.
Limitações e desvantagens do PERT
- Pode exigir mais esforço
- Pode ser muito demorado
- Obter dados precisos pode ser difícil
- Determinar quanto tempo levará a conclusão pode ser desafiador e levar a imprecisões.
- Pode ser complicado porque é geralmente uma análise estática; portanto, é difícil adicionar mudanças imediatas
- Sua precisão depende da precisão das estimativas de duração das tarefas.
De todas essas desvantagens e limitações, você certamente pode entender que este modelo pode não ser o melhor para uma abordagem Agile que requer monitoramento constante e adaptação conforme o processo evolui.
Atualize sua análise PERT na gestão de projetos
Não há dúvida de que esta análise é uma ferramenta muito poderosa para gerentes. Ela fornece insights incríveis sobre o que diz respeito não apenas ao planejamento, mas também aos riscos e alocação de recursos.
Embora existam outras ferramentas que podem ajudar, o PERT é uma ótima opção para empreendimentos mais exigentes e incertos.
O potencial analítico aumenta quando você automatiza processos. Tente implementar uma plataforma especializada em gestão de projetos.
O Flowlu é um desses. Ele permite que você automatize processos rotineiros, rastreie tarefas e estude resultados. Por exemplo, você pode rastrear o tempo gasto versus tempo estimado, coletar estatísticas e criar um painel personalizado com widgets para ver como os projetos estão progredindo em tempo real: receita ativa, custo ou visão geral de lucratividade.
Use métodos comprovados com ferramentas confiáveis para obter as melhores estatísticas.
Embora sua precisão dependa dos dados históricos e da qualidade de suas entradas, certamente é uma das melhores ferramentas que os funcionários podem usar para ideias complexas que têm uma grande incerteza.
Depende. No caso de o trabalho envolver pesquisa, inovação ou fazer algo novo, a metodologia descrita deve ser usada.
Por outro lado, se a iniciativa é semelhante às anteriores, inclui trabalho rotineiro e é bem definida, você deve usar CPM.
Sim, você pode, especialmente se houver muitas dependências.
Enquanto os gráficos de Gantt apresentam o plano em uma linha do tempo usando barras horizontais para indicar quando cada tarefa começa e termina, o gráfico destaca as dependências entre as etapas ao longo da linha do tempo.
É desenhado usando retângulos ou círculos com cada etapa e setas apontando na direção certa, exibindo também o tempo esperado para a conclusão.
